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近年、多くの企業で契約書の電子化が進められています。しかし、導入に至る準備や電子化移行のために、何から始めれば良いか、電子化に必要なサービスはどうやって選べば良いかなど、不明点がいくつも出てくるのではないでしょうか。
本記事では、契約書を電子化する方法について詳しく解説します。2024年1月から本格的な運用が開始された改正電子帳簿保存法の要件や法的に有効な電子署名を付与できる電子契約サービスについても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
#電子契約
従来の書面での契約から、電子化へと切り替える予定の方は、導入の流れを把握しておきましょう。大体の流れを知っておけば、スムーズに電子化に移行でき、電子化によるメリットを早々に得られるはずです。まず、電子化の流れを詳しく解説します。
契約書の電子化にはいくつかの方法があります。たとえば、契約書をWordなどのドキュメントツールで作成し、完成後その契約書をPDF化するのも電子化の方法の一つです。しかしこれでは契約締結に欠かせない署名や押印までは電子化しているとはいえず、結局PDF化した契約書を郵送で送るという展開になりかねません。
電子契約サービスとは、単純に紙文書を電子化するだけでなく電子サインや電子署名といった紙文書に対する署名や押印の代わりになる機能を備えたサービスです。そのなかでもとくにおすすめなのが、立会人型電子署名や当事者型電子署名と呼ばれる法的有効性が法律によって示された電子署名を付与できるサービスです。
なお、電子契約の仕組みについては次の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
電子契約サービスは、多くの事業者から展開されています。また、サービスによって料金や機能などが異なります。これらを一つひとつを比較して、導入するサービスを決定しましょう。サービスに求める条件は企業によって異なるため、自社に適したサービスを見つけることが大切です。
代表的な電子契約サービスである
の5つの電子契約サービスを以下に比較してみます。
| サービス名 | 料金プラン | 機能 | 導入支援サポート |
|---|---|---|---|
| 電子印鑑GMOサイン | ・お試しフリープラン：無料（一部機能のみ） ・契約印&実印プラン：月額8,800円（全機能使用可能） | ・署名機能 ・送信機能 ・文書管理機能 ・ユーザー管理機能 ・ワークフローの設定など | |
| クラウドサイン | ・Light：月額10,000円（一部機能のみ） ・Corporate：月額28,000円（一部機能のみ） ・Business：要問合せ（一部機能のみ） ・Enterprise：要問合せ（全機能使用可能） | ・検索機能 ・テンプレート設定 ・権限設定 ・二要素認証 ・AI契約書管理機能など | |
| freeeサイン | ・Starter：月額7,180円（一部機能のみ） ・Standard：月額35,760円（一部機能のみ） ・Advance/Enterprise：要問合せ（全機能使用可能） | ・送信機能 ・受信機能 ・文書管理 ・セキュリティ ・内部統制など | |
| WAN-Sign | ・通常プラン：月額10,000円（5,000件ごと） ・大容量プラン：月額30,000円（200GB） ※以降100GBごとに10,000円/月 | ・電子契約締結機能 ・契約管理機能 ・セキュリティ ・内部統制機能 ・ユーザー管理機能など | |
| BtoBプラットフォーム契約書 | ・シルバープラン：月額10,000円～（一部機能のみ） ・ゴールドプラン：月額30,000円～（全機能使用可能） | ・契約書発行 ・電子契約締結 ・押印機能 ・契約書保管 ・契約書管理など |
※料金はすべて税抜表示です。
導入サービスを選定と並行して、社内でサービスの運用体制を話し合いましょう。話し合いにはシステム管理者だけでなく、サービスを実際に利用する部門の人を交えることが大切です。実際に利用する人の意見を取り入れることで、サービスが必要な場面や必要な機能をあらためて確認できます。
運用体制を整える際に、サービスを運用する際のルールや運用フローも決めておきましょう。自社の体制をしっかり整えておけば、スムーズにサービスを導入できます。
電子契約サービスを導入することを、取引先に伝えておきましょう。電子契約と書面での契約にはいくつもの違いがあります。従来とは異なるやり方に戸惑う取引先も多いため、事前に従来の契約方法との違いと電子契約におけるメリットを伝えておきましょう。
自社の社員と取引先への周知を済ませたら、いよいよ電子契約サービスを導入しましょう。導入後、まずは利用者登録・印影登録・アクセス制御などの初期設定を済ませなければなりません。システム管理者が必要な手続きを済ませ、問題なくシステムが動作することを確認してから担当部門の社員に展開しましょう。
サービス導入後、すぐに講習会や勉強会を開催することがおすすめです。これまで書面で契約していた会社にとって、電子契約は未知の世界です。さまざまな機能を駆使して契約を進めていく必要があるため、まずはシステムの使い方を把握しなければなりません。
電子契約サービスの多くは、導入支援サポートを用意しています。電話・メール・チャット・講習会・セミナーなど、サービスによって対応方法が異なるため、自社に適したサポートを用意しているサービスを選びましょう。
電子契約を導入する企業が増えているものの、そもそも電子化によってどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、電子化によって得られる3つのメリットを紹介します。
契約書を電子化すれば、これまでに発生していた紙・インク・封筒・郵送代などのコストをすべてカットできます。対面で契約する際は紙代とインク代だけで済むものの、非対面の場合は取引先に書面を郵送しなければなりません。郵送するとなると、封筒・返信用封筒・郵送代がかかるため、契約数が多いほどコストも跳ね上がるでしょう。
なお、一般的に紙の契約書に必要なことが多い印紙代に関しても、電子契約の場合は不要です。その理由については次の記事で解説しています。ぜひご覧ください。
電子契約を導入することで、書類チェックや文書検索などが紙文書の場合よりも容易になるため、業務効率化が促進されるでしょう。紙の契約書の場合、他部署のチェックや上司の承認を得る際には、その都度実際に足を運ばなければなりません。また、紙文書を探す際は、さまざまな文書が保管されている保管庫などから探す必要があるため、時間がかかってしまいます。
電子契約サービスには、ワークフロー管理機能が備わっており、システム上で契約書のチェック（レビュー）から回覧、決裁者承認までをスムーズに済ませられます。文書はクラウドサーバー上に保管されており、検索機能を活用すればいつでもどこからでも目的の書類をすぐに探し当てることができるため、契約後の書類管理においてもタイムパフォーマンスに非常に優れているといえるでしょう。
電子契約サービスの導入によってコンプライアンスを強化できるため、契約書の紛失や改ざんなどに不安を感じる方も安心です。書面の契約書は紛失・盗難リスクがあるだけでなく、内容が改ざんされる恐れもあります。紛失や盗難によって第三者の手に渡れば、企業の信用問題にも発展するでしょう。
電子化されたファイルは主にクラウドサーバー上に保管されていますが、アクセス権限を設定すれば、限られた人しか閲覧できません。修正や変更などの操作ログ管理を使えば、書類が改ざんされた記録も確認できるため、第三者が勝手に契約内容を変更することを防げます。
契約書の電子化にはさまざまなメリットがある一方で、注意しておきたいポイントもあります。ここで2つの注意点を解説するので、サービス導入前に確認しておきましょう。
2024年1月より改正電子帳簿保存法の本格的な運用が開始されました。契約書を電子化する際は、電子帳簿保存法に則って保管・管理しなければなりません。
電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ化を可能とする法律です。ただし、電子データの保存方法や保存期間、提出方法などさまざまな要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法における主な保存区分は3つに分かれており、概要は以下の通りです。
電子契約したデータは、双方が7年間保存する必要があるため、文書の保管場所を決めておきましょう。電子帳簿保存法では、文書の保管・管理に関しても要件を定めているので、どのように保存すればいいかを知っておく必要があります。
電子取引データを電子的に保存する際に定められている要件は以下の通りです。
電子取引における電子データを保存する際は、データを閲覧できるディスプレイ等に、利用しているシステムマニュアルを備え付けなければなりません。また、検索機能と真実性を確保することで、電子帳簿保存法の要件を満たした文書の保管・管理が可能となります。
| 保存要件 | 概要 | 対応方法例 |
|---|---|---|
| 3.検索機能の確保 | ・「取引年月日」 ・「取引金額」 ・「取引先」 で検索できるようにする | 検索機能に対応した専用ソフトを使用するファイル名を「20221031_(株)国税商事_110000」等にしてデータを保存するExcel等で索引簿を作成し、保存したファイルと関係づける |
| 4.真実性の担保 | 保存した電子データの真実性を担保できるようにする。 | A.タイムスタンプが付与された書類の受け取り B.データに速やかにタイムスタンプを付与する C.データの訂正・削除が記録されるまたは禁止されたシステムでデータを受け取って保存する D.不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用 |
検索機能を確保するには、保存する電子データの名前に取引年月日や取引金額などを入力し、すぐに探せるようにしておくことが大切です。真実性の担保は、上表に記載されているA～Dのいずれかを満たす必要があります。一つのみ満たせば、電子データが改ざんされていないと判断されるため、電子帳簿保存法に違反することもありません。
取引先のなかには、電子契約の導入に否定的な企業も存在するかもしれません。そのような際は、個別に契約方法を変える必要があります。
電子化に移行した後、これまでの書面の契約書も電子化して、クラウドサーバー上で保管することも可能です。サーバー上で管理すれば、物理的な保存スペースも不要になります。
ここでは、これまでの書類を電子化する方法を詳しく解説します。
既存の紙による契約書を電子化したい場合は、スキャナを利用したPDF化を行いましょう。書面をスキャン機器、またはスキャン機能が付属したスマホで読み取ることで、電子ファイルに代えることが可能です。上述した電子帳簿保存法のスキャナ保存に該当することとなります。
紙の契約書が大量にあり限られた業務リソースのなかでは対処しきれないような場合は、紙文書のPDF化を代行してもらえるサービスをぜひ利用してみてください。
既存の契約書を電子化する場合は、スキャナ保存で定められる要件を守らなければなりません。チェックしておきたい要件は以下の通りです。
なお、過去の書類ではなく現在の書面を電子化する場合は、入力期間の要件も満たさなければなりません。書類の作成・受領からおおむね7営業日以内にスキャナ保存をする、または企業で採用している業務処理サイクル期間（最長2カ月以内）を経過してから、おおむね7営業日以内にスキャナ保存をする必要があります。
スキャナ保存の要件は非常に多いため、洩れのないようチェックすることが大切です。
契約書を電子化する際は、サービスの選定・社内での運用体制の話し合い・取引先への説明など、すべきことがいくつもあります。電子契約サービスは多数あるので、求める機能と最適な料金プランを用意しているところを選びましょう。
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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を“無料”でダウンロードできます。
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