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業務効率化や多様な働き方を実現させる手段の一つとして導入が進む電子契約。電子契約はオフィスにいなくても契約業務を進めることが可能なうえ、契約書の印刷や郵送にかかる時間やコストを削減できるなどの多くのメリットも存在します
こうした背景を受け、急速に導入が進む電子契約ですが「導入を検討しているもののどう進めれば良いかわからない」「どの電子契約サービスを選択すれば良いかわからない」といった企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、電子契約の導入をスムーズに進めるための手順やポイントをお伝えします。既存の契約業務で発生する煩雑さをなんとかしたい！とお悩みの企業担当者の方はぜひ参考にしてください。
電子契約とは、これまで紙で行ってきた契約業務のすべてを電子データに置き換えて行うことを指します。
契約書の作成については、すでにWordやExcelなどを使うのが一般的です。ただし取引先に対しては、作成した契約書を印刷し押印や署名を行ったうえで郵送する必要がありました。
これに対し電子契約では、パソコンで作成した契約書に電子署名を付与することで、印刷することなくメールやクラウドサービスを使って取引先に送付します。取引先も印刷することなく、電子署名を行うだけで契約が締結される仕組みです。契約書は当事者双方が電子データとして保管するため郵送の必要はありません。
ひと口に電子契約といってもやり方は複数あり、どの方法を選択するかにより手間もコストも大きく異なります。ここでは、電子契約を実現させる主な方法を紹介します。
取引先とのやり取りのなかで、成立した契約内容をメールに直接記載する方法です。具体的には次のような方法で契約を締結します。
メールのやり取りのみで契約は成立するのか疑問を持たれる方もいると思いますが、本来、契約は口約束であっても成立するため、メールに記載するだけであっても双方が合意しているのあれば、これは契約締結の一種とみなされます。
民法第522条（契約の成立と方式）
1.契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
2.契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。
出典：民法 | e-Gov法令検索
広義の契約という意味では、ECサイト利用時などに送られてくる領収書や注文書、請求書など良い例です。これらの取引情報はメールに直接記載されて送られてくるケースも多く、電子帳簿保存法によれば、メール本文に直接取引情報が記載されているような場合、そのメール自体を保存しておけば良いとされています。
新たなシステムやツールの導入をすることなく、メールのやり取りができるインターネット環境さえあればすぐにでも電子契約を開始できるのが、この方法のメリットといえるでしょう。
ただし、メールのみで契約する場合、簡単に改ざんができてしまうこと、誰がいつ契約をしたかを明確にできないことなどがデメリットとなります。とくに重要な契約ではトラブルに発展する要因ともなるため、前述したECサイトでの領収書や請求書のやり取り以外ではあまりおすすめはできません。
メールのやり取りのみでも一定の証拠力を持つと考えることは可能ですが、いざ契約内容について争いが生じた際は、法的効力に乏しいとみなされてしまうかもしれません。
次に、WordやExcel、Adobe Acrobat Readerなどを使う方法を紹介します。具体的には次の手順で契約を締結するのが一般的ですので、参考にしてください。
この方法の主なメリットは次のとおりです。
※WordやExcelなどのOfficeツール購入金額は別途必要
デメリットとしては、WordやExcel、Adobe Acrobat Readerなどで提供されている電子署名の機能はあくまでオプション的な存在であること、また契約業務全体を電子化するための機能までは提供されていないことなどが挙げられます。局所的に電子契約を利用するだけであれば問題ありませんが、電子契約を本格的に社内に導入したいような場合は、次に紹介する電子契約サービスの利用がもっともおすすめです。
3つめは電子契約サービスを使う方法です。これまでの方法は法的効力が乏しかったり、あくまでオプション的な位置づけで電子署名が提供されていたりするものでした。これに対し電子契約サービスは、法的効力が確保された電子署名の提供をはじめ、契約書の作成から管理まであらゆる契約業務をサポートするためのツールです。
電子契約サービスを使って電子契約を行う場合の実際の一般的な手順は次の通りです。
電子契約サービスを使うメリットは、契約書の作成、送信、締結、管理までのプロセスを一元で行える点です。また、国が認めた第三者期間である電子認証局が発行する電子証明書によって高い本人性を担保した電子署名の付与もできるため、より重要度の高い厳格な契約シーンにも利用できます。
電子印鑑GMOサインは国内シェアNo.1（※）の電子契約サービスです。立会人型電子署名に加えて、SSL認知度＆シェアNo.1のグローバルサインと直接連携することで厳格な本人性を担保する当事者型電子署名を利用できる国内では数少ないサービスの一つです。お試しフリープランでは、実際に法的に有効な電子署名を月5件まで送信できます。電子契約導入のスタートにぜひご利用ください。
※1 「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年11月）
※2 電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数（タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より）。自社調べ（2023年12月）
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ここまで説明したように、電子契約を導入する方法は複数あります。ただし、業務で継続的に利用するのであれば、電子契約に関する業務を包括的にサポートしてくれる電子契約サービスを利用するのがおすすめです。ここでは、電子契約サービスの導入手順を解説します。
多くの電子契約サービスは、契約すれば即日から利用可能です。ただし初めて電子契約を導入する場合、いきなり全社で導入するとかえって混乱してしまいトラブルにつながるリスクがあります。また、取引先が電子契約での契約締結に否定的な立場をとっている可能性もあります。
スムーズに電子契約を導入するには、まず既存の契約業務プロセスの洗い出しを行うのがポイントです。自社で行う契約にはどのようなものがあるのか、社内向けと社外向けにわけて内容や頻度、契約成立までの期間などを整理しましょう。
また、この時点で取引先が電子契約を行っているかどうかの確認も必要です。自社内ですべてを決めた後に取引先で電子契約はNGとなれば、導入計画をやり直すことになります。二度手間を避けるためにも、必ずこの時点で確認するようにしましょう。
なお電子契約サービスを利用する場合、多くは相手方が電子契約サービスを導入していなくとも、電子署名自体は可能です。電子契約の導入に際して、課題となりそうな点については、次の記事でも詳しくまとめています。ぜひご覧ください。
前述したように最初から全社で電子契約を導入すると混乱を招きかねません。まずは、比較的すぐに成果を出せそうな契約業務を中心に電子契約導入計画を立てましょう。
はじめは、社内稟議や交通費や領収書などの経費請求といった社内向けの文書に限定してスタートすのがおすすめです。社内向けであればトラブルを最小限に止めることが可能なうえ、社員から電子契約の利用に関するフィードバックやアドバイスを受けることもできます。社員が積極的に「電子契約を使ってみよう！」という姿勢になってくれれば、さらなる導入推進につながるのです。
また、万が一ミスが起きても、社内で完結していれば問題を明確にしやすく、改善策もとりやすいでしょう。こうした経験があれば、本格導入後のトラブルを最小限に抑えられます。
現在、電子契約サービスには多種多様なものがあり、電子契約サービスを選ぶ際には何を基準に選定すれば良いかわからないと悩むかもしれません。サービスの乗り換え自体は不可能ではありませんが、相応の手間とコストが必要となります。そのような事態を避けるための、サービス選定の具体的なポイントを紹介します。
多くの電子契約サービスでは、無料のお試しプランが用意されています。電子契約を初めて使う方にとって、契約書のアップロードや電子署名の付与、締結後の管理など電子契約の具体的な運用フローについてイメージをうまく持てない方も多いでしょう。
まずは無料プランを通じて電子契約とは一体どのようなものなのか試してみるのがおすすめです。たとえば電子印鑑GMOサイン「お試しフリープラン」は、数ある電子契約サービスのなかでも利用できる機能が充実しており、国によって法的有効性が示されている立会人型電子署名を月に5件まで無料で利用できます。月額基本料はもちろん送信料もかからず、さらに利用期限などもないため、納得の行くまで電子契約の使い方を学ぶことができるのです。
なお、無料プランの提供の有無や利用できる機能は事業者によって異なります。気になるサービスがあれば、資料請求をしたり説明会（ウェビナーなど）に参加したりするのもおすすめです。このときに、無理に一つのサービスに絞らず、気になったものはぜひすべて試してみてください。
有料プランを検討する際は、機能とコストのバランスをチェックしましょう。コスト低減ばかりを考えて必要な機能を削ってしまうと使い勝手が悪くなり、効率化も進みません。
自社に必要な機能があれば、多少コストが高くても業務効率化が進み、トータルではコスト削減につながります。たとえば、1回の送信で送れる最大件数が少ないと、繁忙期に大量にアルバイトを雇用したり、顧客の契約が毎月1,000件を超えるといった場合、何回も同じ作業を繰り返さなければなりません。電子契約サービスによっては一括送信できる機能を提供しているところもあります。
また、導入コストは予算内であっても、1送信あたりの料金が高いと結果として毎月の運用コストがオーバーしてしまうケースもあります。導入コストだけではなく、運用コストも意識して選定することが重要です。
2024年1月から本格的な運用が開始された改正電子帳簿保存法（以下：電帳法）に対応しているかどうかも、チェックすべきポイントの一つです。電帳法した書類について、厳格な保存要件が定められています。電帳法に対応しているサービスを選択することで、経理業務の負担は大幅に削減するため、ぜひ検討の際は電帳法対応の有無をチェックしてみてください。
契約書に記載される内容は通常社外秘の情報です。簡単に漏洩してしまうようなことは許されません。そのため電子契約サービスを利用するうえで、セキュリティ対策がしっかりとられているか入念にチェックしましょう。
それでは一体どこを確認すれば良いのか。一つの基準となるのがセキュリティ関係の認証取得の有無です。
例に挙げたような認証取得の有無が、事業者内部においてセキュリティ体制がしっかりと構築されているかどうかの一つの証となります。
初めての電子契約サービスを導入する場合、導入支援やアフターサポートが充実しているかどうかで、その後の社内浸透度は大きく変わります。最終的に全社での運用を検討しているのであれば、導入支援やアフターサポートが充実した電子契約サービスがおすすめです。
導入する電子契約サービスが正式決定した後は、電子契約での業務プロセスを策定します。また、同時に電子契約のルール策定も欠かせません。電子契約サービスの管理者を選定し、閲覧権限の設定や保管、管理ルールを適切に策定し、周知の徹底をすることが重要と考えてください。
「書面での契約に比べ電子契約は大変便利」という意見が多いのは事実ですが、初めて利用する際には残念ながら「使いにくい」と感じることあるかもしれません。まずは社内で講習会や利用方法をまとめた資料の配布を行い、社員に基本的な操作方法を習得してもらいます。とくに経理や営業、人事など契約業務の多い部署の社員については、サービス提供会社の導入支援も活用してしっかりと操作できるようにしましょう。
テレワークが新たな働き方の一つとして定着した今、多様な働き方をさらに推し進めていくには、従来の業務プロセスの見直しが必須です。とくに紙文書の電子化は、オフィス以外でもオフィスにいるときと同じような業務を可能にするため、効率化や生産性向上に欠かせません。
ただ、これまでの契約業務プロセスを一気に変革するのは難しいでしょう。そこで、電子契約を導入するには既存の業務課題を洗い出すこと、周囲の理解を得ること、スモールスタートで始めることなどが重要となります。
電子契約を導入するには、さまざまな方法があるものの、企業にとって重要な契約業務を安心して行うにはセキュリティ機能の充実が必須です。メールやword、Excelを使えば無料ですぐにでも電子契約を始められますが、セキュリティを考えれば電子契約サービスが最適の選択といえるでしょう。
そこでおすすめなのがGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子印鑑GMOサインです。無料で試せるお試しフリープランの存在はもちろん、セキュリティ機能や導入支援、アフターサポートも充実しています。
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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を“無料”でダウンロードできます。
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GMOサインは、導⼊企業数No.1 ※ の電子契約サービスで、350万社以上の事業者にご利用いただいております。また、自治体などにおいても広く導入されています。同⽔準の他社サービスと比較をしても、使用料がとてもリーズナブルなのが特徴です。さらに、無料で試せる「お試しフリープラン」もあるので手軽に利用できます。各種機能も充実しているため、使い勝手も抜群です。ぜひ一度お試しください。
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