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電子契約を導入しても、取引先が応じてくれるか不安…
相手方に負担をかけずに契約を進めたいけれど、方法がわからない…
電子契約は片方だけの電子署名でも可能？
電子契約を進めるためには、相手方の同意が欠かせません。導入へのハードルを下げるためにも、相手の立場を考え、わかりやすい説明やサポートを用意することが大切です。
しかし、紙の契約書に慣れている取引先からは「手続きが面倒」「よくわからない」といった理由で断られてしまうことがあります。結果として、DX化が進まないだけでなく、信頼関係が損なわれる恐れもあります。
この記事では、電子契約の導入を進めたい方に向けて、以下の内容を紹介します。
電子契約サービスの導入にあたっては『電子印鑑GMOサイン』の利用がおすすめです。取引先はかんたんな操作でコストをかけずに電子署名を行えるのが特徴です。そのため導入がしやすく、国内シェアNo.1（※）を獲得しています。
※電子署名法に基づく電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の累計送信件数（タイムスタンプのみの契約を除く。主な立会人型電子署名サービスが対象）GMOリサーチ&AI株式会社調べ（2024年12月）
また、GMOサインでは、導入支援サポートや相手方向けのマニュアルもあるため、スムーズに契約を進めることが可能です。以下のようなお役立ち資料が無料でダウンロードできるので、参考にしてみてください。
GMOサインの特徴は以下の通りです。特に、ほかの電子契約サービスを契約している相手との契約もスムーズに進む「署名互換機能」が便利で、国内350万社以上（※）の企業に導入されています。
※導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。 自社調べ（2023年11月）
GMOサインでは、毎月5通までの電子契約が無料でできるお試しフリープランも提供しています。登録はかんたん3ステップでクレジットカードの登録も不要です。
使い勝手を試してみたい方は、以下の登録方法を参考にしてお気軽にご利用ください。
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多くの企業で電子契約をはじめとするDXが進んでいますが、具体的な仕組みについて理解できていない人もいるでしょう。まずは、電子署名の法的有効性や普及率などについて解説していきます。
相手方への説明の材料としても使用できますので、基本的な特徴を知りたい方は内容を確認していきましょう。
電子署名とは、紙の契約書における「押印」や「サイン」に相当するデジタル技術です。契約書に対して、本人が承認したことを証明する電子的な印として機能します。暗号化技術を用いて契約内容の改ざんを防止し、署名者の本人確認を可能にしています。
契約の種類によっては、一方のみの署名で法的効力を持つケースもあります。たとえば、注文書や請書などの一部の商取引文書では片方の署名のみで成立することもあるのです。
また、電子契約を行うにあたっては「当事者双方が同じ電子契約サービスを利用していないといけないのか？」と気になる方もいらっしゃるでしょう。必ずしも双方が電子契約サービスを利用していなくても問題ありません。
電子契約サービスの中には、GMOサインのように、相手方が電子契約サービスを利用していなくても電子署名をしてもらえるサービスがあります。
そのため、どの電子契約サービスで署名するか相手方と調整する必要がなく、署名したサービスごとに契約文書がバラバラに保管されるといった悩みも解決できます。
電子契約の法的有効性は、日本では「電子署名法」（電子署名及び認証業務に関する法律）によって保証されています。2001年に施行されたこの法律により、一定の要件を満たす電子署名は、紙の契約書における実印と同等の法的証拠力を持つことが認められました。
電子署名法によると、電子契約では本人による電子署名を行うことで真正に成立したものと推定されます。
第三条
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
引用：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索
また、有効な電子署名の定義については以下のように定められています。
（定義）
引用：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索
第二条 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
２ この法律において「認証業務」とは、自らが行う電子署名についてその業務を利用する者（以下「利用者」という。）その他の者の求めに応じ、当該利用者が電子署名を行ったものであることを確認するために用いられる事項が当該利用者に係るものであることを証明する業務をいう。
３ この法律において「特定認証業務」とは、電子署名のうち、その方式に応じて本人だけが行うことができるものとして主務省令で定める基準に適合するものについて行われる認証業務をいう。
上記によると、契約者本人によって作成されたもの（本人性の担保）であり、改ざんされていないこと（非改ざん性の担保）を証明できる電子署名があれば、電子契約の法的証拠力を担保できます。電子署名の有無によって法的証拠力に影響を与えるので、重要な契約を行う際は、要件を満たした電子署名が必須といえるでしょう。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会の資料によると、電子契約の普及率はここ数年で増加しています。2020年までは50%前後で横ばいの状態が続いていましたが、コロナウイルスによってテレワークの需要が高まったことで、2021年1月には67.2%に増加しました。
2024年1月には77.9%とさらに増加傾向にあり、高い普及率を記録していることが分かります。電子契約は、コストの削減や業務効率の改善などメリットが多く、すでに多くの企業で利用されています。
電子契約を締結する際には、電子署名法や電子帳簿保存法に準拠している必要があります。電子署名法によると、電子契約では本人性や非改ざん性などを証明するために、電子署名の付与が求められます。電子署名がない場合は不正リスクが高まるとともに、法的有効性が認められない可能性も高くなるので注意が必要です。
また、電子帳簿保存法では真実性や可視性の確保が求められています。検索機能や記録されたアクセス履歴によって契約内容を速やかに確認できるようにしておく必要があるので、ディスプレイやプリンターで内容をチェックできるように準備しておきましょう。
大前提として、電子契約で契約を締結する際には、双方の合意が不可欠です。相手側が電子契約サービスに不信感を抱いている場合は、安全性や利便性について説明する必要があります。
電子契約を結ぶ際の流れは以下のとおりです。
まずは電子契約で締結したい契約書のアップロードや作成を行います。一般的に、契約書はWordやExcelなどで作成を行うことが多いです。必要な条項がすべて含まれていることを確認しましょう。
作成した契約書を電子契約システムにアップロードし、署名欄や押印箇所を指定します。各署名者について、メールアドレスや署名の順序を設定します。自社で署名が必要な場合は、相手方に送信をする前に電子署名を行っておきましょう。
作成・アップロードした契約書に問題がなければ、相手側に送信しましょう。電子契約サービスであれば、システムを通して自動で送信を行なってくれます。
相手方は送られてきたメールに記載されたURLを開くことで、契約書を確認でき、送信側が指定した箇所に電子署名を入れられます。GMOサインのように、相手方が電子契約サービスに加入していなくても電子署名を行えるサービスを利用するとよいでしょう。
電子署名のスタイルは、テキスト入力による印鑑風画像や用意した印影画像の挿入、タブレットなどを使った手書きサインから選択できます。また、複数の関係者がいる場合は、設定された順序に従って署名が進みます。
すべての関係者の署名が完了すると、契約が成立し、関係者全員に通知が届きます。署名済みの契約書（PDFなど）はクラウド上で安全に保管されると同時に、当事者各自でダウンロードできるようになります。
電子契約を導入すれば、誘導では難しい最短即日中の契約締結も可能です。相手方にとっては、郵送費や印紙代などのコスト負担なく契約締結ができる点も、大きなメリットでしょう。
※電子署名法に基づく電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の累計送信件数（タイムスタンプのみの契約を除く。主な立会人型電子署名サービスが対象）GMOリサーチ&AI株式会社調べ（2024年12月）
電子契約には多くのメリットがありますが、相手方にとって負担になってしまうリスクも存在します。利用を断られてしまう場合は、以下の項目が懸念点になっている可能性が高いです。
相手側がどのような点に不安を感じているのか確認しておきましょう。
相手方に一から導入を勧める場合は、予算の問題がボトルネックになっているケースもあります。電子契約サービスを導入する場合、サービスの利用料や送信料などがかかるためです。
また、書面の契約から電子契約に変更する際は、社内のオペレーション変更や周知を行うコストも発生します。操作に慣れていない人が多い場合は、マニュアルの作成や勉強会などを行わなければなりません。
ただし、電子契約の導入が完了してしまえば、これまでにかかっていた多くのコストを削減できるのも事実です。紙の契約書では、印刷代や印紙代、郵送代など、予想よりも多額の費用が発生していることをていねいに説明すると、納得してもらいやすいでしょう。
電子契約を導入する際には、社内での運用ルールを新たに策定することが必要です。これが「面倒だ」と感じる担当者は少なくありません。
従来の紙の契約書と異なり、こうした細かな運用ルールを考える必要があるからです。
また、社内での説明会や研修も欠かせません。電子契約システムの使い方や新しい運用ルールを全社員に周知するための時間と労力は想像以上です。特に紙の契約書に慣れた年配の社員にとっては、新しいシステムへの適応が難しいケースもあるでしょう。
そもそも担当者自身が電子契約のやり方がわからず、導入に後ろ向きなケースも少なくありません。
電子契約サービスの導入を断られる理由として、セキュリティへの不安も考えられます。物理的に保管ができる紙の文書に慣れている方は、オンライン上で保存することに抵抗感を覚えることもあるでしょう。
しかし、多くの電子契約サービスでは、セキュリティ対策としてさまざまな機能が提供されています。
たとえば、GMOサインは総務省認定のタイムスタンプが標準付与されており、非改ざん性の証明に優れていることが特徴です。また、GlobalSignの発行システムとの直接連携やAdobe認定のルート証明書を採用していることもあって、信頼性の高い電子署名を実現しています。
そうしたセキュリティ強化により、350万社以上（※）の導入につながっています。このようにセキュリティ対策が万全な電子契約サービスであることを証明すれば、安心して導入を進めてもらえるでしょう。
※ 導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。 自社調べ（2023年11月）
電子契約への懸念として、法的有効性があるのか不安を抱く人は多いです。しかし、電子契約であっても要件を満たすことで法的有効性を担保できます。
電子署名法では「本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する」と記載されています。したがって、電子署名を付与できる電子契約サービスであれば、法的有効性を持った文書の送付が可能です。
紙の文書と同じように法的有効性を確保しながらコストの削減や業務の改善を目指せるので、電子契約を導入するメリットは大きいです。
ぜひ電子契約のメインサービスとして活用をご検討ください。
※電子署名法に基づく電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の累計送信件数（タイムスタンプのみの契約を除く。主な立会人型電子署名サービスが対象）GMOリサーチ&AI株式会社調べ（2024年12月）
電子契約を利用することについて相手方から同意を得たい場合は、まずメールで確認を行いましょう。以下はGMOサインが提供している「相手先さまへの電子契約移行通知文書」です。こちらを参考に同意形成を行なってみてください。
令和◯◯年◯◯月◯◯日
株式会社◯◯◯◯
◯◯◯◯ 様株式会社◯◯◯◯
代表取締役 ◯◯◯◯「電子印鑑GMOサイン」による契約締結手続きのお願い
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、このたび弊社では、「電子印鑑GMOサイン」の導入による電子契約手続きを開始する運びになりましたので、お知らせ申し上げます。
従来、紙媒体での契約書にて契約締結まで行って参りましたが、今後適用する電子契約には下記のメリットがございます。
【電子契約で手続きをするメリット】
・契約締結までの作業効率化（押印・郵送・保管作業など工数削減）
・郵便代や印刷用紙・印紙代などのコスト削減
・リモートワーク対応が容易また弊社では以下の観点より、「電子印鑑GMOサイン」（運営会社：GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社）の電子契約サービスを導入いたしました。
【電子印鑑GMOサインのご利用メリット】
・電子書面の送信先（貴社）において費用負担なし（メール認証での契約締結）
・電子契約に関する新規サービス申込も不要
・簡単かつスピーディな契約締結が可能▶電子印鑑GMOサイン 公式サイト
https://www.gmosign.com/以下の資料・説明動画からでも、「電子印鑑GMOサイン」での署名対応手順などご確認いただけますのでご参考くださいませ。
▶契約締結先向け｜署名依頼メールを受け取りされてからのご対応
https://helpcenter.gmosign.com/hc/ja/articles/900003197503▶契約締結の流れ・署名操作手順の説明動画はこちら
https://youtu.be/pUvDCtX-iVE
署名依頼先（相手方）への特別なシステム導入対応や費用負担が不要であり、郵送対応や印紙の貼付不要など、貴社にとってもメリットの大きい契約締結方法であるものと存じます。
つきましては、「電子印鑑GMOサイン」を利用した電子契約を今後貴社へお願いすることとなりますが、何卒ご理解ご協力のほどお願い申し上げます。
【電子契約の対応が難しく紙での契約書・原本をご希望の場合】
電子契約での締結が難しい場合には、従来通り紙での契約書作成・押印でご対応いただくことも可能です。
ただ、その場合には、弊社側では、原本保管とあわせて書面の電子化対応もさせていただきたく存じますので、下記の流れにて、契約書等の紙書面を弊社側にて作成・郵送いたします。
1．弊社側にて、紙の契約書を2部作成・押印・郵送
2．貴社側にて、確認・2部押印、1部はご返送いただく
3．ご返送いただいた1部は、弊社保管また、電子契約全般に関することなど本件に関するお問い合わせにつきまして、下記の担当窓口までお願いいたします。
敬具
記
＜お問合せ先＞
〒◯◯◯-◯◯◯◯
◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯株式会社◯◯◯◯
メールアドレス：◯◯◯◯◯◯@◯◯◯
電話番号：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
FAX：◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯以上
引用：相手先さまへの電子契約移行通知文書
相手方が電子契約を導入していない場合、電子契約を進められません。そのような場合は、以下の対策をとってみてください。
スムーズに契約を締結できるように、それぞれの対策を確認していきましょう。
相手方へ説明する際には、セキュリティ面の安全性をしっかり説明することが効果的です。
電子契約サービスを利用したくない企業の多くは、セキュリティ面を懸念しています。そのため、電子契約への切り替えを持ちかけても、セキュリティ面で納得してもらえなければ、合意に至ることは難しいでしょう。
電子契約には、安全性の高い暗号鍵やハッシュ値など複数のテクノロジーが使われています。また、電子署名やタイムスタンプもあわせることによって、データのすり替えや偽造などができない仕組みになっています。
紙の契約書の場合、過去の書類を参考にする際や保管をする際に人的ミスで紛失してしまうリスクがあります。電子契約サービスであればクラウド上でまとめて保存でき、安全で効率的な管理が可能です。
このような点を説明し、セキュリティ面での不安を払拭しましょう。
電子契約に不安を感じている方には、紙の契約と比較したときのメリットをていねいに伝えることで納得してもらえる可能性が高まります。
電子契約のメリットとしては、以下のようなものが考えられます。
電子契約の導入を行うことで、押印や郵送、保管などの工数を減らして作業を効率化できるメリットがあります。また、郵送代や印刷代などのコストを抑えることも可能です。
このように、納得してもらえない場合は電子契約によって得られる利点や利益を詳しく解説することが大切です。
電子契約サービスの中には、相手方の登録が不要で、そのまま利用できるものもあります。GMOサインのように立会人型の電子契約に対応しているサービスであれば、ほとんどの場合は相手方の登録が必要ありません。
立会人型の電子契約では、当事者からの指示によって第三者の電子契約事業者が電子署名を付与します。当事者はICカードや署名鍵などの準備なしで、メールアドレスがあればすぐに利用できます。
相手方は、メールで届いたURLを開いて、指定の箇所に名前のテキストを入力するだけで完了です。難しい操作や登録などの負担がないため、導入してもらいやすいでしょう。
相手側が電子契約を受け入れてくれるか不安がある方には、GMOサインの受信者用ガイドを確認することもおすすめです。お役立ち資料として以下のようなものを用意しています。
契約者向けのガイドブックだけでなく、契約相手に向けた手順説明の資料も用意されているので、スムーズに契約を結びやすくなります。相手方に対してどのように説明すれば良いのかわからない方や、最終的に利用を断られてしまった方は、参考にしてみてください。
また、GMOサインでは、導入から定着までをサポートする導入支援サービスも提供しています。運用コンサルティングや社内説明会など、手厚い支援で効率的に利用を開始したい方は利用を検討してみてください。
相手方が異なる電子契約サービスを導入している場合は、以下2つの方法が取れます。
それぞれの対策について紹介していきます。
異なる電子契約サービスを利用している場合、それぞれの電子契約サービスでPDFファイルに電子署名を入れることで契約の締結が可能です。
具体的には、以下のステップで行います。
この方法であれば、双方が利用しているサービスの種類に関わらず電子契約を締結できますが、効率はあまり良くありません。そのため、次に解説する方法をおすすめします。
電子契約サービスによっては、異なるサービスであっても署名のプロセスを互換できる機能が搭載されています。たとえば、GMOサインでは相手方がほかのサービスを利用している場合でも、自社側はGMOサインを使ってまとめて署名や保管をすることが可能です。
基本的に、どの電子契約サービスを利用するか相手方と相談する必要がないので、スピーディーな契約締結を実現できるでしょう。
契約時の煩わしさや工数を減らしたい方は、GMOサインの利用をご検討ください。
電子契約は片方だけしかサービスを利用していない場合でも締結が可能です。
GMOサインのように、電子契約サービスによっては、相手側がサービスに登録していなくても文書の送信や締結ができます。
電子契約の種類によって相手方の費用の有無は変わります。
立会人型の場合は、第三者が電子署名を付与するため、メールアドレスがあれば無料で契約の締結が可能です。
一方の当事者署名型の場合は、契約当事者の全員が電子証明書の取得をする必要があるため、電子証明書の取得費用や電子契約サービスの利用料が発生します。
電子契約は、Wordなどで作成した契約書を電子契約サービスにアップロードして、契約概要や署名依頼を相手側に送ることで行えます。
紙の文書と比較すると作業がかんたんで、効率化を実現しやすいことがメリットです。
電子契約では、印鑑は必須ではありません。紙の文書の場合は印鑑やサインによって法的効力が認められますが、電子契約では電子署名によって真正性が確保されます。
ただし、商習慣に則って、相手方に安心感を与えるために、印鑑の画像を電子契約書に入れることがあります。
電子契約を求められた場合、以下の方法で電子契約に必要な電子署名を入れられます。
相手方が利用する電子契約サービスを通してメールで契約書が届いた場合は、メールに記載されているURLから電子契約書を確認でき、自分の名前をテキスト入力することで電子署名を行えます。
電子署名を行うと自動的に相手方に通知が届き、契約締結となります。
一方で、自身で電子署名を入れなくてはならない場合は、GMOサインのような無料プランのある電子契約サービスを使うのがおすすめです。
GMOサインで無料のアカウント登録を行ったら、PDFファイルをアップロードします。電子署名を入れる位置を決めて名前をテキスト入力すると、電子署名の入ったPDFファイルをダウンロードできます。
ダウンロードしたファイルを相手方に送信しましょう。
電子契約を導入する際は、相手方にも同意を得ることが不可欠です。同意を得るためには、電子契約のメリットを伝えて納得してもらう必要があります。
コスト削減や業務効率の改善など、多くのメリットがあるので、きちんと説明すれば利用してもらえる可能性は高いでしょう。ただし、紙の文書による契約に慣れている方は、電子契約に抵抗感を示すことがあるかもしれません。
相手が電子契約を受け入れてくれるか不安がある場合は、GMOサインのお役立ち情報を参考にしてみてください。
また、GMOサインでは相手方の登録や費用負担なしで電子契約の締結が可能なので、電子契約に関する合意を取りやすいことも特徴です。350万社以上の企業に導入いただき、国内シェアNo.1（※）を獲得しています。そうした安心感も相手方からの信頼につながるでしょう。
※電子署名法に基づく電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の累計送信件数（タイムスタンプのみの契約を除く。主な立会人型電子署名サービスが対象）GMOリサーチ&AI株式会社調べ（2024年12月）
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電子契約サービスごとの違いや選び方などについて、下記の記事でわかりやすく比較しています。ぜひご参考にしてください。また、各社のサービスをまとめた比較表を “無料” でダウンロードできます。
＼ “無料” で使える電子契約サービスをまとめました！ ／
＼ 各社サービスを一覧でチェック！ ／
GMOサインは、導⼊企業数No.1 ※ の電子契約サービスで、350万社以上の事業者にご利用いただいております。また、自治体などにおいても広く導入されています。同⽔準の他社サービスと比較をしても、使用料がとてもリーズナブルなのが特徴です。さらに、無料で試せる「お試しフリープラン」もあるので手軽に利用できます。各種機能も充実しているため、使い勝手も抜群です。ぜひ一度お試しください。
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