電子契約サービスの本格導入にあたり、どのサービスにすべきか迷うことが多々あります。とくに取引先が多い企業であれば契約相手方に合わせて複数の電子契約サービスを使い分けていることも多く、一本化が難しいこともあるでしょう。また、規模が大きい企業であれば、部署ごとに利用しているサービスが異なるケースもあります。
本記事では、電子印鑑GMOサインとWAN-Signという2つの電子契約サービスを例に挙げて、複数の電子契約サービスを使い分ける、すなわち複数サービスを併用する際の、注意点やメリットについて詳しく解説します。さらに記事後半では、複数サービスに散らばった電子文書を一つの場所にまとめて管理する具体的な方法についてもご紹介。ぜひ最後までご覧ください。
電子印鑑GMOサインとは
電子印鑑GMOサインは、国内の数多くの企業で活用されている電子契約サービスです。導入企業数（※1）や契約送信数（※2）など、数多くの項目で業界No.1に輝いているため、シェア率が高く安心して使える電子契約サービスを選びたいと考える方におすすめです。
電子契約におけるあらゆる基本機能が提供されており、業界や部署を問わず活用できます。なお、不動産・人事・法務の各業界向けプランや官公庁や自治体向けの特化型プランも用意されています。
2つの署名タイプが利用できるのも、GMOサインの特徴です。メール認証により本人性を担保する契約印タイプ（立会人型）が利用できるのに加えて、認証局から発行された電子証明書により本人性を担保する実印タイプ（当事者型） も利用できるため、契約の性質や本人確認レベルに応じて適切な署名方法を選択でき、利便性および汎用性に優れた電子契約サービスといえるでしょう。
さらに、セキュリティに関する国際規格である「ISO/IEC27001」や「ISO/IEC27017」を取得しており、また内部統制の国際認証「SOC2 Type1保証報告書」を受領していることから、GMOサインは高いセキュリティをその基盤としたうえで提供されている電子契約サービスです。
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3分でわかるGMOサイン
※1 導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年11月）
※2 電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数（タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より）。自社調べ（2023年12月）
WAN-Signとは
WAN-Signとは、2つの契約方法と優れた書類管理機能を備えている電子契約サービスです。GMOサインと同様に、メール認証で電子署名を行う立会型、署名する各ユーザーが電子証明書を用いて電子署名を行う当事者型の署名タイプを採用しているので、書類の重要度や取引先のニーズにあわせて対応できます。
また、WAN-Signには、電子契約による書類はもちろん、これまでの書面の書類もまとめて管理できる機能が付いています。
サービスを提供する株式会社NXワンビシアーカイブズは、長年情報管理を行ってきた会社です。これまでのノウハウを活かして作り上げた情報管理機能は、使いやすさはもちろん、重要な書類の管理機能も備えているため、安心して電子契約を始められるでしょう。
電子印鑑GMOサインとWAN-Signの機能面での違い
Wan-SignはGMOサインを技術基盤としているため、両者の機能には共通しているものが多く存在します。
電子印鑑GMOサインとWAN-Signに共通する機能
- 署名タイプ
-
両サービスともに、立会人型署名と当事者型署名どちらも利用できます。
- ハイブリッド署名
-
両サービスともに、自社は当事者型署名、相手方は立会人型署名といったように立場によって署名タイプを分けることが可能です。
- 三者間以上の契約
-
両サービスともに、特別な設定を行うことなく、三者間以上の契約を締結できます。
- 印影登録・手書きサイン
-
両サービスともに、紙の契約と同じような見た目を再現する印影を登録できます。また、タブレッドなどのモバイル端末を利用した手書きサインも可能です。
- 差込文書一括送信
-
両サービスともに、CSVファイルにデータを入力してアップロードすることで、宛先や内容の異なる契約書を一括送信できます。大量の契約書を扱う雇用契約や業務委託契約の場面で活躍する機能です。
上記はあくまでもGMOサインとWAN-Signに共通する機能の一例です。このほかにも多くの共通した機能が存在します。
電子印鑑GMOサインとWAN-Signにおいて異なる機能
GMOサインとWAN-Signは協業関係にあり、WAN-SignはGMOサインを技術基盤としていますが、これらは別のサービスであり、機能面においていくつかの差があります。
- マイナンバー実印
-
GMOサインでは立会人型署名と当事者型署名のほか、マイナンバーカードの電子証明書によって高い本人性を担保する「マイナンバー実印」をオプション機能として提供しています。この機能はWAN-Signには存在しません。
- 多言語対応
-
GMOサインは、日本語／英語／中国語／スペイン語／ポルトガル語／タイ語／ベトナム語／ミャンマー語の計8カ国語に対応していますが、WAN-Signは日本語と英語の2カ国対応です。
- 書面契約の電子化
-
従来の紙の契約書を電子化するオプションは両サービスともに提供しています。ただし、WAN-Signでは専用集配車両が原本を引き取り、電子化作業を行ったのち、情報管理センターでそのまま預かる仕組みが提供されています。
上記以外にも、GMOサインとWAN-Signには機能面での違いがあります。詳しくは各社の機能紹介ページをご覧ください。
【サービス別】利用にかかる料金は？
GMOサインとWAN-Signは、どちらも多彩な機能を提供している電子契約サービスです。本章では、両サービスの料金プランについて深掘りしてみたいと思います。
電子印鑑GMOサインの料金プラン
GMOサインの有料プランは月額基本料金9,680円（税込）の契約印＆実印プランに一本化されています。電子契約における基本機能はこの契約印＆実印プランに集約されており、あとは必要に応じてオプションを追加することで汎用性を高めていくのがGMOサインの特徴となっています。
なお、電子文書の送信料については、立会人型署名が110円/件（税込）となっており、200円程度で設定されている他社サービスの送信料と比べて約半額に抑えられている点もGMOサインの強みの一つです。
このほかGMOサインでは、月額基本料金0円で利用できるお試しフリープランも提供しています。お試しフリープランの機能詳細は次の通りです。
| 無料期間 | 無料で使える期間の有無 | 無 |
| 契約内容 | ユーザー数 | 1 |
| 送信数/月 | 5件 | |
| 署名機能 | 契約印タイプ（立会人型） | |
| 手書きサイン | ||
| 印影登録 | ||
| 認定タイムスタンプ | ||
| 契約締結証明書 | ||
| 送信機能 | 署名者変更 | |
| 署名順設定（順列/並列） | ||
| アクセスコード認証 | ||
| ⽂書テンプレート登録 | ||
| アドレス帳 | ||
| 下書き保存 | ||
| 差込⽂書⼀括送信 | ||
| 管理機能 | ⽂書検索（フリーワード検索） | |
| 契約更新の通知 | ||
| フォルダ作成 | ||
| ⽂書管理項⽬の追加設定 | ||
| セキュリティ | ⼆要素認証 |
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WAN-Signの料金プラン
WAN-Signの料金プランにおける特徴は、月額料金を0円に設定している点です。それでは、WAN-Signの利用にあたりかかる費用は送信料のみかというとそうではなく、電子データの管理料に費用がかかり、これが実質的な月額料金となります。
| プラン名 | 月額料金（税込） | 件数 |
| 通常プラン | 11,000円 | 5000件ごと |
| 大容量プラン | 33,000円 | 約40万件（200GB） ※以降100GBごとに11,000円/月 |
保管する電子データが10件までであれば、無料で利用できますが、10件を超える場合通常プランへの加入が必要となります。取引件数が15,000件を超える場合は、大容量プランへの加入がおすすめです。
口コミや評判は？電子印鑑GMOサインとWAN-Signの導入事例
GMOサインとWAN-Signについて、サービスを実際に導入している企業からの評判を紹介します。導入事例から実際の活用シーンを把握したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
電子印鑑GMOサインの導入事例
GMOサインを導入している企業からの口コミを紹介します。
株式会社創建
「即決革命」と「GMOサインAPI」を連携させる作業は非常にスムーズで満足しています。おかげさまでリフォームでの見積もり、受注、発注に費やしていた作業を大幅にカットすることができるようになりました。
出典：電子印鑑GMOサイン「1ヶ月以上かかっていたリフォームの見積もりから契約、発注までの作業が最短1日で電子印鑑GMOサインと連動したシステムを開発」
東急リバブル株式会社
実際にGMOサインを利用している部門より、導入開始時こそ使い方に関する質問は入ってきましたが、かんたんな操作手順の紹介やGMOサインのWeb上にある使い方マニュアルが整っていることもあり、そのあたりを参考にしながら各担当が利用できています。
UI的には大変ありがたく、使いやすいと思います。
出典：電子印鑑GMOサイン「個人向けの電子署名をより安全にマイナンバー実印の活用も視野にGMOサインを導入」
作業時間の大幅な短縮が可能になった、導入がスムーズなど、各企業から喜びの声が多く寄せられています。GMOサインは初めてサービスを導入する企業向けに、説明会や導入マニュアルの配布などを行っているため、紙から電子化への移行がスムーズに進むでしょう。
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3分でわかるGMOサイン
WAN-Signの評判
WAN-Signを導入している企業からの口コミを紹介します。
明治安田生命
電子契約を導入したばかりの頃は、それまでに慣れ親しんできた紙の取り扱いを前提とした業務フローをなるべく変えずにいたいような気持ちも残っていたが、WAN-Signは使ってみると簡単で、スムーズに新しい業務の形を取り入れられている。
出典：WAN-Sign「明治安田生命保険相互会社様導入事例」
SBI新生銀行グループ
WAN-Signは、充実した機能やわかりやすい操作性に加え、情報漏えいをけん制することが可能な、権限の分割やきめ細かく情報を管理できるところが魅力である。より高度な権限の分割やデータ管理機能の向上にも引き続き取り組んでほしい。
出典：WAN-Sign「SBI新生銀行グループ様導入事例」
WAN-Signは操作がわかりやすいとの声が多く寄せられていました。操作性が難しいと社員に浸透しにくいものの、簡単に操作できるシステムは扱いやすいため、迅速に電子化へと移行できます。
電子印鑑GMOサインとWAN-Signを併用するメリットは？
状況によって複数の電子契約サービスを併用したほうがスムーズな業務遂行が果たせるケースもあるでしょう。GMOサインとWAN-Signの併用によって得られるメリットを解説します。
取引先にあわせてサービスを選べる
複数の電子契約サービスを導入しておけば、取引先にあわせてサービスを選択できます。
電子契約サービスは数多く提供されており、企業によって導入しているサービスが異なります。同じ電子契約サービスを使っていなくても契約はできるものの、使い慣れていないサービスを使うことでミスが起きるかもしれません。
複数の電子契約サービスを契約していれば、相手が導入しているサービスにあわせて使うサービスを切り替えられます。双方が導入しているサービスを使えば操作ミスが起きる心配もないため、滞りなく契約締結まで進めるでしょう。
不足する機能を補える
2つ以上の電子契約サービスを導入していれば、不足する機能を補えるため、取引先のニーズに応えられます。なお、GMOサインとWAN-Signは協業関係にあるため、多くの共通した機能を持っていますが、細かな機能面については違いも存在します。
たとえば、マイナンバーカードの電子証明書を利用することで本人性を担保した署名が可能なのはGMOサインです。一方、WAN-Signは長年にわたる情報管理で蓄積したノウハウを活かした文書管理システムに強みがあります。電子化した書面契約の原本を情報管理センターで預かるサービスも提供しています。
スムーズな電子契約業務を実現するためには、各社の違いを把握し、場合によっては両サービスを併用して運用することも検討してみてください。
3分でわかるGMOサイン
電子契約サービスの比較検討ガイド
電子契約サービスを併用する際の注意点
電子契約サービスを併用する際は、以下のポイントに注意しなければなりません。
- ランニングコストの増加
- 書類や送信先など管理業務の複雑化
- 電子帳簿保存法への対応
ここでは、デメリットについてわかりやすく解説します。
ランニングコストの増加
複数の電子契約サービスの併用には、それぞれ月額費用やオプション料金などが発生します。紙の契約書を電子化すれば大幅なコストカットが実現できますが、企業にとって余分なサービスにかける費用は削りたいはずです。そのため電子契約サービスを併用する場合は、契約内容や利用方法で無駄なコストが出ないように定期的に見直す必要があります。
書類や送信先など管理業務の複雑化
複数のサービスを導入すると、書類やアドレス帳の管理が複雑化する恐れがあるので、注意が必要です。
取引先にあわせてサービスを切り替える場合は、サービス別に対応する企業の一覧表を作っておくことがおすすめです。一覧表があれば、担当者が変わってもどちらのサービスを選べばいいかすぐにわかるため、取引先にも迷惑をかけずに済みます。
また、サービスによって操作方法が異なるので、それぞれのマニュアルを社員全員に共有することも大切です。マニュアルがあれば徐々に2つのサービスの操作に慣れていけるため、導入時に周知しておきましょう。
電子帳簿保存法への対応
2つ以上の電子契約サービスを利用する場合は、各サービスが電子帳簿保存法に対応しているかを確認しておきましょう。なお、法改正により、2024年1月から電子帳簿保存法の本格的な運用が開始しています。書類は7年間保存しなければならないので、流出しないよう、強固なセキュリティ環境に保管する必要があります。
また、電子帳簿保存法の保管要件として、すぐに書類を検索できることと、書類内容が作成時から変更されていないことを証明しなければなりません。具体的には、ファイル名に取引日や取引金額などを入力してすぐに書類を探し出せるようにする、書類にタイムスタンプを付与するなどの方法があります。
電子契約サービスの併用に向いている企業とは？
電子契約サービスの併用に向いている企業もあれば、向いていない企業もあります。企業の特徴から向き・不向きがわかるため、ここで解説しましょう。
取引先が多い企業は併用に向いている
さまざまな企業と取引している企業に、電子契約サービスの併用は向いています。サービスによって使える機能が異なり、利用できる電子契約方法も変わります。署名方法の形式ひとつとってもサービスによって内容が異なる可能性があります。
立会人型署名のみ用意しているサービスから、認証局による電子証明書によって身元確認を行う当事者型署名が可能なサービス、さらにマイナンバーカードの電子証明を利用することで高い本人性を担保した電子契約が可能なサービスまで、さまざまな電子契約サービスが存在しています。自社の運用やガバナンスに合わせた署名タイプを選択できるサービスをしっかりと選定することが重要です。
契約頻度が少なく事業規模が小さい企業は向いていない
契約頻度が少なく、事業規模が小さい企業は併用ではなく、単体で使うことがおすすめです。併用によってさまざまな機能を活用できるものの、取引先が少なければ応えるべき要望も少なくなるため、併用のメリットをあまり感じられません。
複数の電子契約サービスで作成した契約書類を一本化する方法
現在、電子契約サービスは数多く存在します。そのため、契約相手の利用サービスに合わせて複数のサービスを使い分けている方も多いのではないでしょうか。相手方に合わせることでスムーズな取引が行えるメリットはありますが、保存書類が分散されることで、文書の検索性が落ちるなどのデメリットも存在します。
そのような方におすすめなのが、GMOサインの署名互換機能（※）です。他社サービスにて署名済みの文書をGMOサイン内でまとめて管理ができます。
※「署名互換機能」対象のサービスはこちらからご確認ください。
「相手方とどの電子契約サービスで署名するか調整しなくてはならない」「署名したサービスごとに契約文書がバラバラに保管される」といった悩みをお持ち方でも、今後はGMOサインでまとめて署名・保管することが可能です。
まとめ
電子印鑑GMOサインとWAN-Signは、どちらも多彩な機能を用意する電子契約サービスです。単体でも十分に活用できるものの、一方にあって、もう一方にない機能もあるため、併用すれば不足する機能を補えることもあるでしょう。
メインで使う電子契約サービス選びに悩んでいる、または慣れるまで単体でサービスを利用したいと考えている方は、電子印鑑GMOサインにお問い合わせください。
GMOサインでは、多彩な機能に加え、必要に応じて追加できる4つのオプションを用意しております。タイムスタンプの付与や検索機能などの電子帳簿保存法の保管要件にも対応しているため、法律に準拠した電子契約を締結できます。初めての方におすすめのお試しフリープランも用意しておりますので、ぜひご検討ください。
月額料金＆送信料ずっと0円
3分でわかるGMOサイン
