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建設業でも電子契約はできる?システム導入のメリットとポイント

建設業での電子契約
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現在、電子契約を導入したいと考えている建設業は少なくありません。実は今、これまで導入が進んでいなかった建設業の電子契約に、追い風が吹いているのです。

ここでは建設業と電子契約の関係や、契約締結に必要なこと、メリットとともに、これまでの建設業における電子契約導入の経緯を解説します。

目次

建設業で電子契約は可能?

建設業において電子契約は可能なのでしょうか。これまで法規制などの理由から導入が遅れていた建設業界ですが、答えは「可能」です。

電子契約とは、これまで紙の契約書に捺印をして行っていた契約を電子ファイルでのやりとりに置き換えること。紙の契約書と同様の法的効力を持った電子契約を行うには、さまざまな要件を満たす必要があります。とはいえ、電子契約には多くのメリットがあり、建設業においてもその恩恵が期待されます。

建設業の電子契約に必要な要件

建設業で電子契約を締結するための要件は、原本性・本人性・見読性の3つです。まず、原本性とは、当事者が作成した契約書であり、改ざんが行われていないことを証明できることを指しています。非改ざん証明として、契約書に対して公開鍵暗号方式による電子署名を行う必要があります。

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また、本人性とは、電子署名が契約を行おうとする当事者のものであることを証明できることをいいます。メールアドレス等で本人性を確認する場合もありますが、必要に応じて信頼される第三者機関が発行する電子証明書を用いることもあります。

さらに、見読性とは、契約書をいつでも閲覧できるような状態、かつ、容易に検索できる状態で保管されていることをいいます。
なおこれ以外に、契約を行う相手に対して、契約を電子契約で行うことについて了承してもらう必要があります。

建設業における電子契約のメリット

建設業に電子契約を導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは導入によるメリットを3つ紹介します。

コストを削減できる

まず、金銭的なコストの削減です。紙の契約書の作成には、郵送・印刷・印紙・保管といった作業が必要ですが、当然、いずれの作業にも費用がかかります。

しかし、電子契約であれば、これらの費用は必要ありません。特に印紙代は、契約金額が高額となることが多い業界ですから、契約書に貼付する印紙代は大きな負担です。しかし、電子契約の場合、課税文書に該当しないため、貼付の必要がないのです。

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業務を効率化できる

次に、電子契約により、契約の手間を省くことができます。紙の契約書では、契約書の印刷や製本といった手間が必要です。それ以外にも相手への送付や捺印、保管作業、そして書類を探すといった作業にも時間を割かなければなりません。

一方、電子契約であれば、契約書を作成した後に発生する送付の手間は、ゼロといっても過言ではありません。書類の保管や検索も、電子ファイルですから容易に行えます。結果的に業務効率は大きく向上するのです。

また、業務効率の向上とともに、契約スピードも向上します。契約書を郵送し、相手が確認してから郵送で送り返す…といった時間が電子契約では必要ないからです。契約スピードの向上は、企業全体のビジネススピードの加速にも直結するため、大きなメリットといえます。

コンプライアンスの強化につながる

紙の契約書の場合、キャビネットや倉庫に保管していても、第三者や社員が不正に盗み見ることは可能です。もちろん、持ち出すこともできてしまいます。施錠などで対応したとしても、完全に防ぐことは難しいでしょう。

しかし、電子契約であれば、契約書の閲覧権限を社員ごとに割り振ることで、不正な閲覧を防げます。さらに、閲覧したというアクセスログが残るため、誰がいつ閲覧したかが明白です。もし改ざんされたとしても、電子署名やタイムスタンプなどからすぐに判明するため、被害を防げます

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建設業関連で電子契約可能な主な契約

電子契約が行えるのは、次のような契約です。

  • 請負契約
  • 売買契約
  • 賃貸借契約(今年の5月頃から)
  • 保証契約
  • 発注書/発注請書

どれも電子契約に替えることで、コスト削減と契約スピードの向上が狙えます。特に、請負契約や売買契約では、前述したように印紙を貼る必要がなくなるため、大きなコスト削減につながるでしょう。

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建設業における電子契約法制化の歴史

建設業での電子化イメージ

建設業における電子契約は、どのような歴史を辿ったのでしょうか。ここでは、建設業の電子契約に関する法規制の移り変わりを紹介します。

建設業法の改正(2001年)

この年、建設業法改正によって初めて、電子契約が認められるようになりました。まず、改正前の第19条には、次のように定められていました。

“建設工事の請負契約の当事者は、前条の趣旨に従 って、契約の締結に際して次に掲げる事項を書面に記載し、署名又は 記名押印をして相互に交付しなければならない。” (第19条1項)
“請負契約の当事者は、請負契約の内容で前項に掲げる事項に該当するものを変更するときは、その変更の内容を書面に記載し、署名又は記名押印をして相互に交付しなければならない。” (第19条2項)

引用:建設業法|e-GOV法令検索

すなわち、契約の当事者同士は、必ず書面を取り交わす必要がありました。しかし、平成13年(2001年)4月に法改正がなされました。新設されたのは、以下の第19条3項です。

“建設工事の請負契約の当事者は、前二項の規定による措置に代えて、政令で定めるところにより、当該契約の相手方の承諾を得て、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて、当該各項の規定による措置に準ずるものとして国土交通省令で定めるものを講ずることができる。この場合において、当該国土交通省令で定める措置を講じた者は、当該各項の規定による措置を講じたものとみなす。” (第19条3項)

引用:建設業法|e-GOV法令検索

つまり、「相手の承諾」と「技術的要件」を満たせば、電子契約を締結することが認められるようになったのです。

グレーゾーン解消制度による国土交通省の回答(2018年)

しかし、すぐに電子契約が可能になりませんでした。それは、電子契約を行う場合に、導入が必須ともいえる電子契約システムが、「建設業法施行規則第13条」にある技術的基準を満たしているか不透明だったからです。

これを解決したのが、「グレーゾーン解消制度」です。グレーゾーン解消制度とは、新たなサービスなどが法規制に適合しているか否かを、消費者庁が窓口となり各省庁に問い合わせてくれる制度です。

「電子印鑑GMOサイン」が電子署名として適法であることがグレーゾーン解消制度で確認された

近年のペーパーレス化の流れの一環で、契約書を電子で締結する電子契約サービスが登場し、その利用が増えています。

電子契約サービスは、契約書の電子データに電子署名を施すことで契約を電子的に締結することができるものです。
しかし、電子署名として信頼性があり法的に高い有効性を持つためには、電子署名法上の「電子署名」に該当することが必要です。

電子署名法上の「電子署名」に該当するかどうかは、電子署名に関する技術的な要素により判断されるため、一概にこれに該当するといえるかは明確ではありません。

そこで、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社は、電子契約サービスである電子印鑑GMOサインについて、グレーゾーン解消制度を用いた照会をしました。これにより、デジタル庁・法務省・財務省から、電子印鑑GMOサインの立会人型・当事者型署名が記名押印に代わる有効な電子署名として適法性を有することが確認されました

以下は、デジタル庁・法務省・財務省からの回答の抜粋です。

GMOサインを用いた電子署名は、電子署名法第2条第1項に定める電子署名に該当し、同規定を引用する契約事務取扱規則第28条第3項に基づき、国の契約書が電磁的記録で作成されている場合の記名押印に代わるものとして、利用可能と考える。
GMOサインを用いて、契約書等の電子データをクラウドサーバにアップロードし、それぞれの利用者がログインして双方の契約締結業務を実施する仕組みが、契約事務取扱規則第28条第2項に規定する方法による「電磁的記録の作成」に該当し、契約書、請書その他これに準ずる書面、検査調書、見積書等の作成に代わる電磁的記録の作成として、利用可能であると考える。

出典:照会書
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建設業法施行規則の改正(2020年)

2020年に行われた建設業法施行規則の改正では、先のグレーゾーンとされていた内容が明記されることとなりました。

建設業で電子契約システムを導入する際のポイント

電子契約の要件を満たすシステムを自社で構築することは難しく費用もかかります。このため、電子契約の導入は、電子契約システムを使用することになるでしょう。

ポイントは、建設業における電子契約の要件を、きちんと満たすシステムを選ぶことです。原本性・見読性・本人性を満たせるシステムであれば、法的効力を持った電子契約が行えます。

建設業は電子契約のメリットがたくさん

電子契約は多くの企業にメリットがあります。なかでも契約金額が大きく、書類のやりとりが煩雑な建設業にとっては、とくに大きなメリットがあるものです。これらの要件を満たす電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」を導入すれば、建設業の電子契約化も容易に行えます。

電子印鑑GMOサインであれば、多くの取引相手との契約締結をまとめて締結することや、これまでの社内承認フローをそのまま電子化するといったことも可能です。まずは無料で試せる、電子印鑑GMOサインお試しフリープランを試してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

 

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
電子署名/電子サイン/電子印鑑(デジタルハンコ)/脱印鑑(脱ハンコ)/電子文書/電子証明書/電子帳簿保存法など、電子契約にまつわる様々なお役立ち情報をお届けします。

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