ビジネスでは取引先や件数の増加から、保管すべき契約書の枚数もどんどん増えていくでしょう。しかし、紙ベースの契約書がかさばるようになると、いざ必要になったときに探し出すのが大変になってしまうリスクがあります。
そこで便利なのが、契約書をスキャン保存して電子データ化する方法です。本記事では、スキャン保存における要件やメリット、注意点について詳しく解説します。
契約書をスキャナ保存する際の要件
契約書などの書類をスキャンして、電子データとして保存するには法的な要件があります。そこで具体的な要件の内容について詳しく解説します。
入力期間の制限
契約書には入力期間に制限があり、書類を受け取ってからおおむね7営業日以内にスキャンしなければなりません。しかし、通常期間の場合には最長2ヶ月までとなっています。また業務処理サイクル方式の場合、業務処理にかかる通常期間が経過してからおおむね7営業日以内という要件が定められています。
解像度やカラーも指定されている
解像度やカラーにも要件が定められています。解像度は200dpi以上で保存する必要があり、カラーは赤・緑・青の階調が256階調以上でなければなりません。
タイムスタンプの付与も必要
一般社団法人日本データ通信協会が認定する業務には、タイムスタンプを付与しなければなりません。その他にも検索機能を確保するなどさまざまな要件を満たさなければならないので、要件を詳細にチェックしてからスキャナ保存しておきましょう。
契約書をスキャナ保存するメリット
契約書のスキャナ保存には法的要件の充足だけでなく、企業にとってもさまざまなメリットが期待できます。そこでスキャナ保存によるメリットについて詳しく解説します。
保管場所の省スペース化
ビジネスで必要な書類を電子データとして保管すれば、紙の保管スペースがいらなくなるので空いた場所を有効活用できるでしょう。特に書類の数が多い企業では、外部に倉庫などを借りているケースもありますのでコスト削減にも役立ちます。
契約書を簡単に探せる
契約書を確認したい場合、紙ベースだとファイリングやナンバリングなどをもとにして探し出す必要があるので時間や手間がかかってしまいます。しかしスキャナ保存しておけば、検索するだけですぐに必要な契約書を見つけられるでしょう。
閲覧権限を設定できる
紙ベースの場合では、契約書を当該取引とは関係ない社員が閲覧できてしまうケースがあります。しかし、電子データ化しておけば閲覧権限を設定できるので、関係者だけが契約書を確認して適切な運用ができるようになります。
テレワークにも対応可能
近年では働き方改革の一環として、テレワークが急速に普及しました。契約書のスキャナ保存は、テレワークに対応している点もメリットの一つです。
紙ベースの契約書では、オフィスに赴いて内容を確認したり手続きを完了させたりしなければなりません。しかし電子化しておけば、契約書はご自宅のパソコンやススマートフォンなどのデバイスから確認できるので、テレワークに役立ちます。そのためテレワークを本格的に導入したい場合には、契約書のスキャナ保存も検討することをおすすめします。
契約書をスキャナ保存する際の注意点
契約書をスキャナ保存する際には、ケースごとの要件を満たさなければなりません。そのためには、多くの注意点があるので重要なポイントをご紹介します。
ファイル形式は基本PDF
スキャナ保存場合には、ファイル形式は基本PDFファイルがおすすめです。なぜなら電子帳簿保存法に関わる国税庁の資料によると、PDF前提の記載が多いからです。
ただし、視認性の高い形式で保存する点も要件として定められていますので、忘れないように気をつけましょう。
原本も保存する
契約書をスキャンしてファイルなどで保存する場合には、原本も保存しておくことをおすすめします。たとえば契約問題が民事裁判で争われる場合には、契約書は重要な証拠になりえます。
（文書に準ずる物件への準用）
第二百三十一条 この節の規定は、図面、写真、録音テープ、ビデオテープその他の情報を表すために作成された物件で文書でないものについて準用する。
引用元：平成八年法律第百九号民事訴訟法
しかし、民事訴訟法第231条によるとスキャナ保存された電子データ化された契約書は、民事裁判の中では準文書扱いとなり、法的効力が認められないケースがあります。そこで契約書が本物であることを立証する場合には、原本を提出しなければなりません。そのため、契約書は電子データ化した場合でも、原本も保存しておいたほうが良いでしょう。
OCRが必要
契約書をスキャナ保存して、PDFファイルとして管理する場合にはOCRが必要です。OCRとはOptical Character Readerの略称であり、画像データのテキストを文字データに変換する機能を指します。この場合では、画像に記載されている文字をイメージスキャナやデジタルカメラで読み取り、そのデータをデジタル文字コードに変換します。
本文で検索するにはPDFファイルで保存しただけでは難しいので、OCRが欠かせません。OCRを取り入れれば、より効率的に必要な契約書を検索できるようになるでしょう。
まとめ：契約書のスキャナ保存は便利にお使いいただけます
契約書をスキャナ保存では、省スペース化や効率的な管理ができるようになります。また新しい働き方であるテレワークにも役立つため、これから広がっていくと予測されます。
しかし、契約書は重要な書類であり、民事裁判に備えるならば原本も保存しておくことをおすすめします。紙ベースの書類と電子データをうまく使い分けていきましょう。
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