電子契約を学ぶ

2022年11月18日

【2024年義務化】電子帳簿保存法とは?保存の方法・要件の詳細を徹底解説

電子契約を導入する際には、「電子帳簿保存法」という法律に則って電子契約書等を保存できる環境や体制を整える必要があります。電子帳簿保存法では保存対象書類や保存方法、要件が定められており、これらを満たした上ではじめて電子契約書等が証憑書類(取引の内容を証明する書類)として認められます。

今回は、電子契約を導入するにあたって押さえておきたい電子帳簿保存法のポイントや注意点について解説します。



電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は、インターネットの普及やペーパーレス化が進む情報化社会の中で、納税者の国税関係帳簿書類の保存にかかる負担を軽減し、かつ国民に課せられた国税納税義務の適正な履行を確保することを目的として、1998年に制定された法律です。

正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。電子計算機とは、パソコンなどのコンピュータを指します。また、国税関係帳簿書類とは、帳簿類や取引に関する書類のことを指します。

すなわち、コンピュータで作成した国税関係帳簿書類の電子データの保存方法や要件を定めた法律が、電子帳簿保存法ということになります。

電子帳簿保存法による電子契約の保存方法の種類

まずは、電子契約を締結した際の電子契約書等の保存方法について見ていきましょう。
「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」という3つがあり、いずれかの方法で保存する必要があります。

電子帳簿等保存

電子帳簿等とは、パソコンなどで作成した帳簿や書類のことです。具体的には会計ソフトのデータ、WordやExcelで作成しPDF形式で保存した書類データなどがこれに当てはまり、電子契約システムで締結した電子契約書も該当します。データはハードディスクやクラウドに保存します。

国税関係帳簿、国税関係書類とも保存可能ですが、手書きで作成した主要簿や取引先から受け取った紙の書類などは保存できません。

スキャナ保存

スキャナ保存とは、紙の書類をスキャナで読み取って保存する方法です。書面で受領した契約書や領収書をスキャンデータとして保存することで、電子帳簿保存法に対応できます。書類をデジタルカメラやスマートフォンで撮影した画像ファイルも対象となるため、スキャナを持っていなくても対応可能です。

なお、スキャナ保存については国税関係書類のみ保存が認められています。

電子取引データ保存

電子取引でやり取りしている電子データを指します。具体的には、メールで送られてきた契約書や領収書などのデータ、あるいはクラウドに保存されているデータをダウンロードしたものが該当します。

電子契約を導入する際には、以上のいずれかの方法で電子契約書等を保存しなければなりません。電子帳簿保存法に対応した「電子印鑑GMOサイン」であれば安心です。

電子帳簿保存法による電子契約の保存要件

電子帳簿保存法では上記の方法で国税関係帳簿書類の保存が認められていますが、以下で説明する要件を満たしていることが前提となります。仮に要件を満たしていなかった場合は、上記の方法で帳簿や書類を保存したとしても、証憑書類として認められない可能性があるため、注意が必要です。

いずれの保存方式においても、「真実性(その書類が正しいものであるか)」と「可視性(その書類が目で見て確認できるものであるか)」の担保が大前提となります。その上で、以下のような要件満たすように保存する必要があります。

帳簿書類を電子化する際の保存要件

帳簿書類を電子化するための第一要件は、訂正や削除、追加などの履歴がわかるようにしておくことです。タイムスタンプ(ファイルを作成した日時を記録するもの)を付与するか、履歴がわかるシステムを使ってデータを作成する必要があります。

なお、検索のしやすさも重要です。日付や取引金額などから該当書類をすぐに見つけられる仕組みを整えなければなりません。

第二要件は、システムのマニュアルも備え付けておくことす。特に、電子契約システムや会計ソフトを用いて帳簿や文書を作成する場合に必要です。加えて、書類を閲覧するためのディスプレイやカラープリンタの設置も必要です。

スキャナでの保存要件

特にスキャナで書類を取り込んで保存する場合、文字がかすれたり、画像データのサイズが小さすぎたりして読みづらくなってしまうことがあります。そこで、スキャナ保存する際の要件は、書類を明瞭に読み取り、保存できる性能を持ったスキャナ、もしくはデジタルカメラやスマートフォンなどの撮影機器を用いることです。

解像度は200dpi相当以上、カラーは白黒でも問題ありません(一般書類の場合)が、赤・緑・青それぞれ256階調(1677万色)以上で読み取れるスキャナを用いることとされています。

なお、保存に際しては、前項と同様、真実性を担保するためにスキャンファイルもしくは画像ファイルにタイムスタンプを付与する必要があります。日付や取引金額等で検索できる状態にしておくことも重要です。

電子取引データの保存要件

電子取引データを保存する場合、可視性については、書類を電子データでやり取りした段階でお互いが内容を確認しているため、特段注意すべき事項はありません。メールなどを使えば、取引データを送受信した日時も記録されます。

ただし、真実性を確保するには、改ざんできないよう対策を行う必要があります。タイムスタンプを付与して、その電子データが作成された日時とそれ以来改ざんされていないことを証拠として残しておく、といった措置が必要です。

改正電子帳簿保存法により不可になった保存方法

電子帳簿保存法により、国税関係帳簿書類を電子データとして保存することが認められていますが、一方で、一定の制限がある点にも注意が必要です。

たとえば、これまで電子メールなどで電子データのまま受け取った契約書や請求書、領収書などの書類をプリントアウトして紙で保存していたという企業も少なくないかと思います。2022年に電子帳簿保存法が改正され、電子データで受領した書類の出力保存を認めないというルールになりました。電子データで受け取った書類は、電子データのままハードディスクやクラウドに保存しなければならなくなったのです。通信販売の領収書などの保管には注意しましょう。

また、電子データを保存する際には、前章で説明した要件に従わなければなりません。改正電子帳簿保存法は2022年1月1日に施行され、2023年12月31日までの2年間は猶予期間となっています。

まだ電子データで受領した書類を印刷して紙で保存しているのであれば、早急に対応が必要です。

電子帳簿保存法で電子保存可能な書類の主な例

冒頭でも触れた通り、電子帳簿保存法は国税関係帳簿と国税関係書類を電子データで保存することを認める法律です。ここからは、どのような帳簿あるいは書類が対象になるのかを、具体的な例を交えて見ていきましょう。

国税関係帳簿

国税関係帳簿とは、税務申告の際に使用する帳簿を指します。具体的には、仕訳帳や総勘定元帳、売上台帳、仕入台帳、現金出納帳などです。
多くの企業では、会計ソフトを使用してこれらの帳簿を作成されているかと思います。使っている会計ソフトが電子帳簿保存法に対応していれば、データをハードディスクやクラウドに保存しておけば問題ありません。

国税関係書類

国税関係書類は「決算関係書類」と「取引関係書類」に大別されます。決算関係書類としては、貸借対照表、損益計算書、事業報告書、財産目録など、決算業務に使用する書類が挙げられます。

取引関係書類とは、契約書や見積書、注文書、請求書、納品書、領収書など、取引に関わる書類を指します。いわゆる証憑書類のことです。取引関係書類には自社が発行するものはもちろん、他社から受領したものも含まれます。

特に、国税関係書類は電子データではなく紙で受領するケースも多いため、前述の3つの保存方法や要件を念頭において書類を適切に保存しましょう。

契約を電子化するのであれば、電子印鑑GMOサインがおすすめです。
わざわざメールで電子契約書を添付する必要がなく、システムを介して最短1分で契約締結が可能です。文書は契約書名、相⼿⽅、締結⽇、有効期限などさまざまなワードから検索が可能です。文書の種類や部署ごとにファイルをまとめて保存できる「フォルダー作成」、文書ごとに文書名や取引先名、締結日などを登録できる「文書情報項目設定」など、文書管理機能が充実しています。電子契約書と書面の契約書をスキャナ保存した電子ファイルの一元管理も可能です。「電子印鑑GMOサイン」を使った電子契約を使えば、契約業務がより効率的になります。

改正電子帳簿保存法に関する注意点

改正電子帳簿保存法で注意すべきなのは、電子データで受領した国税関係書類を書面で保存できなくなった点です。電子データでやり取りした書類は電子データのままで保存しなければなりません。猶予期間は2023年12月31日までですが、早急に社内のワークフローを見直し、仕組みを構築する必要があります。
 
また、これを機に電子契約に移行される企業も増えてくるかと思われます。電子契約システムを使用する場合は、それが電子帳簿保存法に対応しているものであるかどうかも確認しておきましょう。

国税関係帳簿書類は電子帳簿保存法に従って適切に保存しよう

国税関係帳簿や国税関係書類は、電子帳簿保存法にもとづき保存することが求められます。2022年の法改正では、より国税関係帳簿書類の電子保存がしやすくなったと同時に、電子データで受領した書類の紙での保存を認めないなど「ペーパーレス化をより推し進めていこう」という意思が感じられます。

これを機に、書類の電子保存や契約の電子化を進めていきましょう。ペーパーレス化を実現すれば、業務効率の改善やコスト削減、取引のスピードアップなど、さまざまなメリットが得られます。一方で、適切に対応するためには社内体制の見直しや設備・システムの選定・新調が必要になるかもしれません。また、契約の際は契約書が電子帳簿保存法に適合しているかどうかも確認する必要があります。
 
「電子印鑑GMOサイン」なら、改正電子帳簿保存法に標準対応しているため、細かい保存方法や要件を確認する手間がありません。さまざまな機能が備わっており、文書管理もラクになります。ぜひ、この機会に契約や書類管理の電子化を検討してみましょう。

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