電子契約を学ぶ

2021年7月2日

電子印鑑を作成する3つの方法│安全性が高いのはどの作り方?

電子ファイルに電子印鑑を押印する場合、どのように作成すればよいのでしょうか。ここでは電子印鑑の作成方法を3つ紹介するとともに、それぞれの特徴を解説します。一方で、電子印鑑を安全に使いたいと思っても、自作した電子印鑑だけでは問題が多いことも事実です。そこで、最も安全性が高い電子印鑑が利用できる“電子印鑑サービス”についても合わせて紹介します。

電子印鑑の作成方法

電子印鑑はこれまで紙に押印していた印鑑(ハンコ)を、電子ファイル(電子データ)上で再現するために使われます。ここではさまざまな作成方法の中から、3つの方法を解説します。

印影をスキャンして自作する

普段使っている印鑑を紙に捺印し、それをスキャナで読み込んで画像にします。この画像を、作成したWordやExcel、PDFなどの電子ファイルに貼り付けることで、印影を再現する方法です。

無料ツールを使用して作成する

1.ハンコ風画像フリーソフトを使って作成する

丸印や角印を再現できるようなフレームに名字などの文字を入力し、フォントを選べば印影の画像が作成できるソフトやサイトがあります。また、スキャナなどで読み込んだ印面や印影の画像ファイルを、透過画像に加工してより本物の印鑑に近づけるツールや日付などを挿入できるツールもあります。

 

2.WordやExcelを使って作成する

図形ツールで丸や角丸の四角を描き、中に名字などの文字を入れれば完成です。これをコピーアンドペーストして使います。

有料ツールを利用する

無料ツールがより便利になった有料ツールもありますが、単なる画像ではない電子印鑑を作成できるツールもあります。例えば電子印鑑にシリアルナンバーを付与し、同じ名字の社員が複数いても判別できるものや、個人認証ができるものなどもあります。また、電子契約に対応した高い機能を備えているものや、社内確認などの業務フローをそのまま再現できるツールもあります。

作成方法別の電子印鑑の特徴

こうして作成した電子印鑑ですが、それぞれどのような特徴があるのでしょうか。特に安全性という観点から、その特徴を解説します。

自作や無料ツールで作成した電子印鑑の特徴

基本的に簡単に作成でき、また手軽に電子ファイルに押印できるというメリットはありますが、複製が簡単で、悪用しやすいという問題があります。電子ファイルを受け取った相手が電子印鑑をコピーしたり、スクリーンショットを撮ったりしてしまえば、まったく同じ電子印鑑を相手が持つことになります。この場合、悪意があれば、第三者が本人になりすまして書類の押印をすることが可能です。

もし本物の印鑑から電子印鑑を作った場合には、より大きなリスクを伴います。それは印鑑の偽造です。印面や印影画像が高解像度であればあるほど、その画像から本物の印鑑を偽造することも不可能ではないのです。

このため、自作や無料ツールで作成した電子印鑑の利用は、社内回覧などに押印する認印(三文判)の代わりとして、あるいは、請求書へ押印する角印の代わりなどの使用に留めておきましょう。偽造を防ぐという意味でも、銀行印や実印などの印影をスキャンすることは絶対にやめましょう。

有料ツールで作成した電子印鑑の特徴

有料であるからといって、高度なセキュリティ機能があるかは別問題です。一方で、安全性の高い電子印鑑を作成し、利用できるサービスもあります。それが電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」です。

電子印鑑を使う場合、なりすましや偽造への対策を考慮しなくてはなりませんが、電子印鑑単体で考えるとどうしても対策に限界があります。しかし、電子印鑑GMOサインであれば、なりすましといった行為をシステム全体で防ぐことが可能です。法的効力を持った電子署名を内包できる電子印鑑も作成できるほか、各種法令に準拠した電子契約を実現できることはもちろん、電子印鑑の作成に特別なスキルを必要としないことも特徴です。

電子印鑑を作成するなら「電子印鑑GMOサイン」がおすすめ

安全に利用できる電子印鑑を作成するなら、電子印鑑GMOサインがおすすめです。ここでは電子印鑑GMOサインの特徴を紹介します。

必要に応じて2種類の電子印鑑を使い分けできる

電子印鑑GMOサインでは、署名を付与したセキュアな電子印鑑を作成することができますが、必要に応じて2種類の電子印鑑を使い分けることが可能です。

 

・システムログなどで本人性を担保できる電子署名

メール認証などによって契約システムが提供する仕組みや、ログから本人確認を行います。契約サービスの登録やメールアドレスさえあれば利用できるため、導入しやすいことが特徴です。これまで認印などを押印していた書類などにおいて活躍します。

 

身元確認済み高度電子署名を用いた電子印鑑

電子認証局が厳格に本人確認を行い、その上で発行される電子証明書によって本人性を担保します。これまで実印などを押印していた重要な契約書にも利用できる、電子署名法にも準拠した電子印鑑で、法的効力やガバナンスを重視する場合に最適です。

押印ワークフローを変更せずに導入できる

社内でこれまで行ってきた押印ワークフローも、電子印鑑GMOサインなら、そのままクラウド上で再現することが可能です。例えば起票時に、担当者が承認者(決裁者)への承認依頼を設定しておけば、相手方に送信する前に必ず承認者の許可が必要、といったフローも実現できます。

また、よく行われる承認フローがある場合、ワークフロー上で社内承認者を固定することも可能です。この機能を使えば、社員が勝手に相手方に契約書を送信することはできなくなり、必ず承認者の確認を得なければならないフローを実現できるのです。しかもこうしたワークフローは、特定の社員を対象とするなど個人ごとに設定することもできるため自由度が高く、社内の既存ワークフローを変えることなく電子印鑑を導入できます。

自作する電子印鑑は不安、安全性を考えるなら「電子印鑑GMOサイン」

電子印鑑は、紙の書類に印鑑を押印するのと同じように、電子ファイルに押印するものです。作成は、本物の印影をスキャンして画像化する、専用ツールを利用する、といった比較的簡単な方法で可能です。一方で複製も容易であり、なりすましに対する対策が難しいというデメリットもあります。電子印鑑単体では、安全性や信頼性を担保することが困難です。

電子印鑑を導入する上で安全性と信頼性を考慮するなら、電子印鑑をサービス全体で安全に利用できる電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」の導入がおすすめです。電子印鑑GMOサインは法的効力を持つ電子契約が可能なクラウドサービスで、実印レベルと、認印レベルの電子印鑑を使い分けることが可能です。

加えて既存の社内ワークフローにも柔軟に対応できるため、ペーパーレス化の第一歩として、社内向け書類の電子化を行う場合にも適したサービスです。また、「新人が勝手に客先へ契約書を送信してしまった」といったミスも防げる、安心で安全なサービスです。

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ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

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