電子契約を学ぶ

2021年10月29日

2022年7月13日

電子契約サービスが使える文書・契約類型まとめ|電子契約導入の多い書類は?

これから電子契約・電子署名をより活用されたい場合でも、どんな書面・契約で使えるのか分からないと判断がつきませんよね。実際、電子契約は導入し始めたものの利用方法がよく分からず、活用に困っているケースもあります。

知っておくべきこととして、「電子印鑑GMOサイン」でご提供しています電子契約サービスでは契約書だけでなく、発注書や請書・請求書など幅広い種類の文書・契約類型でご利用いただけます。

  • 電子署名を導入している企業で利用頻度の高い書面は?
  • 法律上、電子署名を利用できる契約類型は?
  • 逆に電子署名を利用できない契約類型もある?

これから電子契約を幅広く利用していく上で大事なポイントについて、一通りまとめましたのでご参考くださいませ。


電子契約・署名が可能な書面・契約類型をチェック!

紙媒体から電子契約へ移行する場合、どのような種類の書面・契約類型で電子契約が可能なのかが特に気になるポイントではないでしょうか。

2022年になり、ほとんどの契約において電子契約・電子署名が可能となりました。

 

電子契約に関する法律の整備が年々充実

2001年に電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)が施行されてから、電子署名に関する法的な整備が徐々に整ってきました。そのため、現在では幅広い種類の契約類型で対応可能です。

 

【電子契約に関連する法律は?】

電子署名法 通常の署名・押印と同等の法的効力が電子署名に認められる(2001年施行)
IT書面一括法 書面(紙媒体)に代わり、電子メールなどの情報通信技術よって届出が可能に(2001年施行)
e-文章法 商法や税法で保管が義務づけられている文書において、電子化でのファイル保存が認められる(2005年施行)
電子帳簿保存法 国税関係の帳簿類など全部・または一部で電子データの保存が可能(1998年施行/2020年改正)

加えて、2021年5月に成立、および9月に施行された「デジタル改革関連法」により、様々な書面の電子化が可能になりました。たとえば、これまで書面交付が必要であった不動産取引に関する重要事項説明書なども、電子化が可能となりました。今後、書面の電子化はますます進むことになるでしょう。

▷関連記事:不動産に関する契約はどこまで電子化されている?

利用頻度の高い契約類型は?|アンケート結果

実際、「電子署名GMOサイン」のセミナーにご参加いただきました企業さま向けにアンケートを実施しまして、普段からよく利用している契約書類・契約類型について以下グラフのような傾向が分かりました。

 

【アンケート内容:日頃よく使用している契約書の種類は?】

※アンケート詳細

  • 実施時期:2020年10月~2021年2月
  • 調査対象:「電子印鑑GMOサイン」のオンラインセミナーご参加者さま
  • 回答数:452件(複数回答あり)

 

業務委託契約書や秘密保持契約書(NDA)の利用頻度が高いほか、業務でよく使う発注書や請求書も普段から使われているようです。

これらの書面は電子契約や電子署名に移行可能です。多くの業務・契約についてご活用いただけるでしょう。

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電子契約で特に利用される契約類型・書面の種類まとめ

電子契約・電子署名がよく利用される書面もあれば、まだあまり利用されていないものもあります。

電子契約の導入を本格化したい場合、まずは他企業が積極的に導入している契約類型から検討してみると、具体的なイメージが得られるでしょう。書面の詳細や電子契約にするメリットなど、以下でまとめました。

また、具体的な利用イメージやGMOサインの導入事例について関連ページ:GMOサインの導入で業務効率化・課題解決できた事例にて取り上げていますので、あわせてご参照ください。

業務委託契約書

業務委託契約書は、業務の委託者(発注者)が受注者側(受託者)へ業務委託を依頼する際に必要な契約書です。業務委託契約書は単発・継続に関わらず、「言った言わない」のトラブルをなくすため、口頭での契約でなく書面で契約内容を残すことが重要です。詳しくは業務委託契約書の基本・注意点でも解説しています。

 

【業務委託契約書を電子契約にするメリット】

請負契約に関する業務委託契約で契約金額が記載されている場合、請負契約で扱われて印紙税の対象となります。しかし、電子契約にすると印紙税がかかりません。

数多くのスタッフと業務委託契約を結ぶ飲食業やフィットネス業などで電子契約を導入したことで、印紙税だけでなく手間や業務工数まで大幅削減できたといった事例もあります。

▶導入事例:株式会社ティップネスさま|約2,000人分の契約書を対応!

 

【業務委託契約書の電子化におけるポイント】

業務委託契約書を電子化する際には双方の合意が必要であり、一方的に電子契約に移行することができません。まずは相手方と協議した上で導入しましょう。相手の承諾が得られるまで、もしくは得られなかった場合は、従来のように書面で契約を締結する必要があります。

秘密保持契約書

秘密保持契約書はNDA(Non-disclosure agreement)と呼ばれる書面で、営業や技術などに関する秘密情報の目的外使用、および第三者への開示を禁止する際の契約に必要です。

アンケート結果でも利用頻度が高かったように、秘密保持契約書は企業規模に関わらず、他社との事業連携・協業などの取引の際に使われるなど、締結件数が多い契約書のひとつです。

秘密保持契約書(NDA)の詳細解説ページ

 

【秘密保持契約書を電子契約にするメリット】

秘密保持契約は取引開始の際に確認となる名刺代わりのような書面で、定型的な文章であることから、比較的電子契約に移行しやすいタイプの契約類型です。

また、秘密保持契約は取引開始前で迅速に締結したいものですが、まさに、短期間で確認や署名ができる電子契約が得意とするところです。

▶導入事例:株式会社シルバーライフさまの活用ケース

発注書(申込書)・発注請書

発注書や発注請書のほか、業務で使うケースの多い申込書も電子契約への移行が可能です。相手先へ物品・サービスの販売を申込み、相手先で引き受けしたことを書面化する契約類型で電子契約が活用されています。

 

【発注書・請書などを電子契約にするメリット】

注文内容が毎回ある程度決まっていてテンプレート化が容易である場合、受発注の工数が削減できスピーディーに対応できるというメリットがあります。

また、発注書や請書は件数が多くなり紙媒体だと管理コストや手間がかかります。電子契約にすることで、データはサーバー上に保管されるため、取引内容についての検索・確認もしやすくなるでしょう。

マンション管理業の導入事例:株式会社フージャースリビングサービスさま

ほかにも電子契約では幅広い書面に対応!

主要な契約類型についてご紹介しましたが、ほかにも以下のような書面で電子契約をご利用いただけます。

  • 売買契約書
  • 請負契約書
  • 雇用契約書(労働条件通知書)
  • 賃貸借契約書
  • 代理店契約書
  • 保証契約書
  • サービス利用契約書
  • 誓約書
  • 顧問契約書

電子印鑑GMOサイン」の電子契約サービスには、テンプレート機能もあり、時短につながります。詳しくは以下の関連記事も参考にしてください。

「電子印鑑GMOサイン」の機能:文書テンプレート登録で作業時間を短縮!

相手側の事前承諾があれば電子化できる書面も

また、以下の契約類型・書面では相手方の事前承諾が電子化する場合の規定に含まれています。下請法や建設業法などが該当します。

 

【契約相手側の承諾・希望があれば電子化が可能な契約類型の代表例】

  • 工事・建設請負契約書
  • 下請事業者との受発注書
  • 投資信託契約の約款
  • 金融商品取引契約等に関する説明文書

これまで電子化が難しかった書類も今後は電子署名が可能に!

これまで法律上電子化が難しかった書面の中にも、法律改正により電子化が認められるようになりました。

不動産関連の契約類型・書面も電子化へ【デジタル改革関連法】

たとえば、不動産業における重要事項説明書などは、これまで「紙(書面)の交付」が義務付けられていました。しかし、2021年にデジタル改革関連法が改正され2022年5月から電子交付が認められるようになりました。

今後、不動産業界における契約業務は、急速に電子化が進むことが見込まれています。

 

【デジタル改革関連法の施行で今後電子化が可能になる書面例】

  • 定期借地契約/定期建物賃貸借契約書
  • 宅地建物売買等媒介契約書
  • 宅地建物売買等の重要事項説明書
  • マンション管理業務の委託契約書

直ちに電子化が解禁されるというより、2022年を機にこれからオンライン化が進むといった状況ですが、不動産業界でも確実に電子契約の流れが来ると言えるでしょう。

▷参考記事:不動産のオンライン契約事情について詳しく!

クーリングオフの通知も電子化の交付が今後可能に【改正特定商取引法】

改正特定商取引法(改正特商法)が2021年6月に成立したことで、訪問販売に関する交付書面(クーリングオフ)も電子化が今後認められる予定です。(成立の2年後を目途に施行される見込みです。)

原則は紙媒体での書面交付となりますが、訪問販売やネットワークビジネスの事業者は、消費者の承諾を得られれば、PDF化した電子書面でクーリングオフの通知・交付が可能となる予定です。

契約書の電子化は段階的に|詳しくはWebセミナーでご紹介!

検討していた書類で電子化対応がまだ認められていない場合や、早急な電子化において課題があるケースもあるでしょう。

すべての書面を同時に電子化するより可能な範囲から電子契約へ段階的に試してみることをおすすめします。定型的な文面になる業務委託契約書や、少額の発注書などから導入を検討してみてはいかがでしょうか。

「電子印鑑GMOサイン」の導入事例詳細はこちら

また、電子契約の導入を進めるにあたり、「電子印鑑GMOサイン」では入門セミナーなどのWebセミナーを開催しています。「電子印鑑GMOサイン」の活用方法のほか、実際の画面を見ながらデモンストレーションなど、事例を交えてご紹介していますので、ぜひご活用ください!

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