外注先に物品を発注する際、発注書をFAXや対面、郵送で渡している方も多いかと思いますが、メールで発注すれば、外注先に行く手間や書類を印刷して発送する手間が省けます。

そこで、今回はメールでの発注のメリットや注意点について解説します。

発注はメールで行ってもいい？

結論から言うと、メールで発注を行うことに法的な問題はありません。そもそも発注は、売買契約や請負契約における「申込」にあたり、民法上では、この申込とそれに対する承諾があれば、契約は成立します。そして、契約の申込や承諾は、書面に限らずFAX、電話、口頭など、手段は問われません。したがって、メールで発注を行うことも可能です。むしろ、メールは口頭や電話と異なり送信日時や内容の履歴が残るため、トラブル防止にもつながります。

ただし、下請法は、「取引内容に関する具体的事項を全て記載した書面を交付しなければならない」と定めており、下請取引における書面の交付義務について規定しているため、下請取引においては発注書面が必須となることに注意が必要です。なお、この場合であっても、下請事業者の事前の承諾があれば、書面に代わってメールで発注書面を交付することも可能です。

発注をメールで行う際のメリット

メールで発注を行うことにはさまざまなメリットがあります。一番大きな利点は、業務が効率化できるということです。例えば、発注書を郵送する場合、書類を印刷して封筒に入れて郵便局に行かなければいけません。また、持参なら取引先に都度足を運ぶ必要があります。しかし、メールであればこうした手間がかかりません。また、発注書作成から取引先へ届くまでのタイムラグが減り、納品までの時間を短縮することもできます。発注にかかる人件費や郵便局、取引先までの交通費などの経費も削減可能です。

また、後から検索しやすいのもメールで発注するメリットです。紙の場合、1枚1枚内容を確認して探し出さなければいけませんが、メールソフトの検索機能などを使えば、確認したい発注メールをスムーズに見つけることができます。発注日時や発注内容をすぐに確認できるので、業務効率の改善やトラブル防止にもつながります。自社だけでなく取引先でも同様に管理できるため、問い合わせをした際にも早めのレスポンスが期待できます。

発注をメールで行う際の注意点

このように、発注を従来の方式からメールに切り替えることには、さまざまなメリットがあります。しかし、いきなり発注方法を変えるのも考えものです。

従来はFAXや郵送などで発注書が届いていたのに、いきなりメールに切り替えられると、取引先は混乱します。紙の発注書が届かなかったために、発注先が発注に気づかず、納品されないというリスクも考えられます。発注方法を切り替えるのであれば、必ず事前に取引先に連絡を入れて了承を得ておきましょう。メールで発注する旨を確認して再度契約書を交わす、もしくは覚書を交わすことでトラブルを未然に防ぐことができます。下請法の順守の観点からも重要なポイントです。

発注を依頼するメールの書き方

メールで発注をする際には、上記以外にもさまざまな注意点があります。スムーズに取引を行うためにも、以下のような点を意識しておきましょう。

ひと目でわかる件名をつける

発注は契約上の行為であり、発注メールは契約を成立させるために必要なものです。もし件名が目立たないと、ほかのメールにまぎれて読み飛ばされてしまう可能性もあります。見落としを防ぐためにも「【発注書】」「【依頼書】」というように、ひと目で発注とわかる件名をつけましょう。

本文は丁寧にわかりやすく書く

発注者と外注先という立場の違いはあっても、ビジネスの場である以上、丁寧な対応を心がけましょう。今まで口約束や電話で「よろしく」と言うだけで通じていたような気心の知れた関係の取引先であっても、やり取りをメールに切り替えると、印象が異なってきます。互いに気持ちよく仕事をするためにも、マナーは大切です。

特に、発注内容や納期について補足説明をする場合には、相手にとってわかりやすい文章を書くことで認識の相違などによるトラブルを防ぐことができます。

発注書はPDFで添付する

添付する発注書はPDF形式がおすすめです。WordやExcelファイルだと、相手方が使っているパソコンによっては、フォーマットが崩れたり、文字化けしたりして見られない場合もあります。また、互いに改ざんを防ぐという意味合いもあります。

確認の意味を込め、本文にも発注内容を明記する

発注書を添付する場合でも、必ずメール本文にも発注内容を明記しましょう。二度手間に思うかもしれませんが、本文にも内容を記載することで認識のズレを防ぐことができます。詳しい発注内容や納品までの流れ、仕様などの補足説明は本文に記載するとスムーズです。

発注依頼時のメールの例文

初めてメールで発注する場合、件名や本文をどのように書けばいいか悩むことがあるかもしれません。そこで、例文を2パターン紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

以上のように、「挨拶」「発注したい旨の文章」「発注内容」の3つの要素を盛り込むことで、取引先もスムーズに発注内容を理解できます。あまり長くなりすぎず、明瞭かつ簡潔に情報をまとめるのがコツです。補足内容が長くなる、あるいは発注内容が複雑な場合は無理にメールで伝えようとせずに、例文2のように電話での説明や打ち合わせを打診するのもいいかもしれません。

発注依頼を受けた場合の返信メールの書き方

ここまで発注側の立場で説明してきましたが、反対にメールで発注を受けた場合はどうすればいいのでしょうか。ここからは発注依頼を受けた際の対応について解説します。

返信はなるべく早く（可能であれば1営業日以内に）行う

発注メールを受信したら、可能な限り早めに返信しましょう。返信が遅いと発注者としては仕事を請けてくれるか？納期の希望通りに納品されるか？と不安になります。レスポンスが早ければ信頼を獲得できて、次の仕事につながる可能性も高くなります。可能であれば1営業日以内の返信を心がけましょう。

お礼と手配状況を伝える

返信メールのポイントは「お礼」と「手配状況」の2点です。まずは、発注してもらったことへの感謝の気持ちを表しましょう。そのうえで、発注に対応可能か、手配をしているかどうかを伝えれば、相手先に安心感を与えられます。

発注連絡に対する返信メールの例文

それでは返信メールの例文を2つ見ていきましょう。

件名は、例文1のように受信メールから変更するのがマナーであるという考えもあれば、例文2のように件名を変えないほうがわかりやすいという考えもあります。例えば、新規の取引先であれば件名を変える、既存の取引先ならそのまま返信するというように使い分けるのもいいかもしれません。

メール発注で業務効率アップ

メールで発注を行うことで、業務効率を大幅に改善できます。今回紹介した注意点や例文も参考に、メールを活用して発注フローを見直してみてはいかがでしょうか。

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