ビジネスにおいて、注文書を発行する機会は頻繁にありますが、作成するのには手間がかかりコストもかかります。昨今、これらの手間やコストを省くために書類を電子化する動きが広まっています。
ただ、これまで注文書を紙で作成していた場合には、電子化へのとまどいもあると考えられます。具体的な方法や必要なものなどを把握しておきたいところです。
本記事では注文書の電子化について必要なものやメリット、注意点などを中心に解説します。
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2024年11月1日から施行の新法について、制度背景や具体的な内容をポイントにまとめてわかりやすく解説します。類似の「独禁法」や「下請法」との違いと法対応への留意点、各義務項目と通知の仕方についてもご紹介。さらに電子契約を利用することでかなう契約締結と業務効率化についてもご案内いたします。
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※本動画は2024年11月7日に開催されたセミナーのアーカイブ動画です。予めご了承ください。
目次
注文書の役割
最初に、注文書がビジネスにおいてどのような役割を果たしているのか確認しましょう。
注文内容を相手に伝える
注文書は、発注者が受注者に対して、注文を行うという意思と具体的な注文内容を伝えるために発行する書類です。受注者が注文書を受け取って合意することで契約が成立します。
企業によっては「発注書」という名称を用いていることもありますが、呼び方が異なるだけで注文書との違いは基本的にありません。
注文を行う際に、注文書の発行は法的に必須なわけではありません。注文書を発行せずに、口頭で済ませるケースもあります。しかし、口頭だと証拠が残らないため、主にトラブル防止や記録を残す目的で、注文書を発行します。
また受注者は、記載されている条件で受注する意思を発注者に伝えるため、注文書を受け取った後に注文請書を発行することもあります。
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下請法で発行が義務づけられている取引もある
注文書は、元請け会社が下請け会社に対して発行するケースもありますが、元請け会社と下請け会社の取引に関しては、下請け業者の利益保護のための規定が下請法に設けられています。
その中に発注の際に書面の交付を義務づける規定も設けられており、元請け会社の立場にある企業は、注文書の発行が必須です。納期や支払期日など、明記しなければならない項目もあります。
親事業者の義務
- 発注書面を交付する義務
- 下請代金の支払期日を定める義務
- 取引に関する書類を作成・保存する義務
- 支払が遅延した場合に利息を支払う義務
出典:政府広報オンライン「それ、下請法違反かも!?親事業者から不当なしわ寄せを受けたと感じたら相談を!」
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注文書を電子化するメリット
注文書を紙に印刷して作成するのではなく、電子化してデータのまま相手に送信することも可能です。では、注文書を電子化するメリットについて見ていきましょう。
取引がスピーディーになる
注文書を電子化することで、紙の注文書を発行する場合と比べて、スピーディーな取引を実現できるのがメリットです。紙の注文書は相手へ郵送する必要があるため、どうしても日数を要します。
注文書を電子化すれば、相手は瞬時に内容を確認でき、すぐに注文作業に着手できます。発注者と受注者の双方にとってメリットがあります。
管理を効率化できる
紙で注文書を発行する場合、管理に手間がかかります。控えとしてコピーを取っておき、ファイリングをする必要がある上に、後から内容を確認したいときにも、探すのに時間がかかります。
しかし、注文書を電子化すれば、サーバーにデータのまま保存可能です。紙の書類と違って、ファイリングなどの作業が必要ないため、手間を削減できます。後から内容を確認したいときにも、発行日や件名などで簡単に検索可能です。
コストの削減につながる
紙の注文書を作成するのには、用紙代やインク代などのコストがかかります。相手に郵送する際には、封筒代や切手代などもかかるため、トータルで見ると、軽視できない金額になっていることもあります。
注文書を電子化すれば、印刷も郵送も必要ないため、これまで注文書発行にかかっていたコストの大部分を削減できます。
また、これまで紙の注文書を保管するのに使用していたスペースも空き、有効活用できます。
テレワークでも対応できる
注文書を電子化すれば、テレワークでオフィスにいない社員も注文書を発行したり内容を確認したりできます。紙の注文書を発行している場合だと、注文書発行のためだけに出社が必要になることもあるでしょう。電子化していればそのようなことがないため、テレワークを導入している企業にとってメリットが大きいと言えるでしょう。
紛失や盗難のリスクを減らせる
紙の発注書は、紛失や盗難のリスクが高いのもデメリットです。担当者のミスで紛失してしまうこともありますし、火災や震災などで滅失してしまうおそれもあります。また、社内に出入りしている外部の人でも、持ち出そうとすれば持ち出せる状態で保管している企業もあるでしょう。
その点、発注書を電子化していれば、盗難や紛失のリスクを減らせるのがメリットです。データのままサーバーに保管され、アクセスログなどの履歴も記録されるため、紛失してしまうことはほぼありません。データをクラウド上に保管していれば、火災や震災でオフィスの建物が損害を被ってもデータは無事で済みます。
盗難や改ざんのリスクに関しても、アクセス権限を設定していれば、関係者以外は閲覧したり変更を加えたりすることはできません。アクセス権限のある社員がアクセスした場合にも、そのログが残ります。
注文書を電子化する方法
注文書を電子化する際には、次のような方法で行うことができます。
WordやExcelを使用する
WordやExcelなどのオフィスソフトで注文書を作成すれば、電子化された注文書ができます。プリントアウトせずに、WordやExcelのファイルのまま、相手に送付すれば、相手はデータのまま内容を確認可能です。注文請書も同じようにして相手に発行してもらえばデータのまま受け取れます。
ただし、タイムスタンプの付与など、注文書を電子化するための条件を備えておかなければなりません(※具体的な条件は次の章で詳しく解説します)。
紙で作成してスキャンデータを取る
手書きで作成した注文書をスキャナーで読み取ってPDFファイルにする方法でも電子化できます。WordやExcelを使用する場合と同様にPDFファイルを相手に送信すれば、相手はデータのまま内容を確認可能です。この場合も注文書を電子化するための条件を備えておく必要があります。
電子契約システムを利用する
注文書や注文請書や契約書の一種です。そのため、電子契約の専用システムを利用するのもおすすめです。契約書類を作成する機能や管理する機能、タイムスタンプを付与する機能などが備わっています。大半の電子契約システムには、注文書を作成する機能も備わっているため、注文書の電子化には、電子契約システムを導入するのがもっとも便利な方法です。
注文書を電子化するための条件
注文書を電子化する際には、次のような条件を満たす環境でなければなりません。
必要な書類の備え付け
注文書を電子化するにあたって、電子帳簿保存法では、利用中のシステムの概要を記載した書類の備え付けを義務づけています。主にシステム基本設計書やシステム概要書、システム変更履歴書などの書類です。紙の書類ではなくデータで閲覧する方法でも問題ありません。
内容をすぐに確認できる機器の備え付け
電子化した注文書に記載されている内容をいつでも確認できるようにするため、見読可能装置を備え付けておく必要があります。見読可能装置とは、具体的にはパソコンやタブレット端末、スマートフォンなどです。電源なども確保されており、注文書のデータに容易にアクセスできる状態にしておかなければなりません。
一般的なオフィスであれば、パソコンが設置されているため、ほとんどの場合にこの条件を満たしています。
検索機能
注文書を電子化すると、サーバーに膨大な数の注文書が保存されます。特定の取引に関して、注文書の内容を確認したい場合には、日付や取引先名などで検索する方法を用います。
そのため、取引年月日と取引先名、取引金額で検索できる機能と範囲指定、複数条件の組み合わせで検索できる機能が必要です。
電子署名とタイムスタンプ
電子データはそのままの状態だと、簡単に改ざんできてしまいます。注文書を電子化するのであれば、改ざんできないようにするため、電子署名とタイムスタンプを付与しなければなりません。
注文書に電子署名を付与することで誰が作成したのかがわかります。また、タイムスタンプを付与することで、作成日時が記録され、それ以降改ざんされていないことを証明できるようになります。
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注文書を電子化する際の注意点
注文書を電子化する際には、次のような点にも注意が必要です。
業務フローの見直しが必要
注文書を電子化すると、発注業務の進め方がこれまでとは変わります。これまでは、発注書が相手に届いて同意を得るまで日数を要することを前提に業務が進められていたでしょう。しかし、注文書を電子化した後は、当日のうちに相手が確認することを想定して業務を進められるようになります。そのようなタイムスケジュールの変化に合わせて、業務フローの見直しが必要です。
保存義務が課せられている
法的には、発注書の発行自体は任意ですが、発注書を発行した場合には一定期間保存しておかなければなりません。法人の場合には、法人税法で保存期間が定められており原則として7年間です。欠損金の繰越控除を受ける場合には、最大で10年間の保存義務があります。
個人事業主の場合にも注文書を発行した場合には保存義務があり、期間は5年間です。個人事業主の場合には、青色申告の人と白色申告の人がいますが、注文書の保存期間においてはどちらの場合も変わりません。
なお、GMOサインは、10年以上の長期にわたって電子文書の真正性を担保する「長期署名」と呼ばれる仕組みを採用しています。
セキュリティ対策が必要
注文書を電子化する上で、セキュリティ対策は重要です。セキュリティ対策が不十分だと、パソコンがウイルスに感染するなどしてしまうおそれがあります。データの消失や情報漏洩などを防止するため、注文書を扱うパソコンには、セキュリティソフトをインストールしておきましょう。
まとめ
注文書は注文内容を取引相手に伝えるために発行する書類です。通常の取引では注文書の発行は任意ですが、下請け業者との取引では発行が義務づけられています。
注文書を電子化すれば、取引をスピーディーに行えるようになり、コスト削減や管理の効率化などメリットがあります。WordやExcelでの作成やスキャナーで読み取って電子化することもできますが、電子契約システムを利用する方法が幅広く採用されています。
注文書を発行する機会が多い企業では、電子化を検討してみましょう。
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