これまで、日本では、不動産取引の完全な電子化は難しく、どうしても煩雑な紙の書類が残ってしまっていました。法律上、不動産取引にあたっては作成する義務のある書面があったからです。
しかし法律が改正・施行された今年、状況は大きく変化するでしょう。不動産取引に電子契約を導入する場合、どのようなことに注意が必要なのでしょうか。
今回は不動産業界でも完全な電子契約がついに可能となったことについて解説します。
そもそも電子契約とは？
まず「契約」という行為は、口頭だけで成立します。しかし口約束での契約は、「言った」「言わない」といったトラブルを招きかねません。また悪意の有無は関係なく、時間が経てば契約時の約束事を忘れてしまう可能性もあります。
そこで、契約内容（＝自社と相手方の権利と義務）を記載した書面、契約書を作成します。契約書には、氏名を印刷した部分に押印するか（記名押印）、自筆による署名を行います。これは契約当事者たちが契約書を作成し、契約内容に同意したことを証するために行うものです。
もし契約書に記名押印や署名がなければ、裁判上の争いになったときに証拠として使うにも信ぴょう性の低いものとして扱われてしまいます。また、相手や第三者が契約書を捏造、改ざんするといったさまざまなトラブルを招きかねません。このため、契約書への記名押印や署名は大変重要です。
一方、電子契約では、契約の証拠となる契約書を、紙ではなく電子ファイルで作成します。紙と違い、電子ファイルには印鑑を押すことができません。紙の契約書において、誰が意思を持って契約をしたのかを明確にし、契約書が改ざん、捏造されたものでないことを証していた印鑑が使えないのです。
そこで電子契約では、作成者と改ざんされていないことを別の方法で証明する必要があります。それが電子署名の技術です。電子署名を施した電子契約は、誰が作成したのか証明することが可能となり、改ざんされていないことも確認できます。もちろん、紙の契約書と同じ法的効力を有します。
電子化できる主な不動産取引の契約
次は不動産取引での電子契約について確認してみましょう。不動産取引では、これまで一部の書類の電子化が、法律によって認められていませんでした。
たとえば、「重要事項説明書」です。これまで、重要事項説明書の電子化は認められておらず、書面での交付や押印が必要とされていました。
このように不動産関連の契約を完全に電子契約へ移行することは法律上難しかったのですが、本年（2022年）5月から不動産取引における書面の電子化が全面解禁となりました。
不動産取引に電子契約を取り入れるメリット
では不動産取引に電子契約を導入した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは大きく3つ紹介します。
スピーディに契約を実現
紙の契約書の場合、相手に書類を送付する必要があります。特に不動産に関する契約は、他の契約比べて押印者が多くなるのが特徴です。具体的には、売主買主、貸主借主といった当事者だけでなく、媒介業者や仲介業者、取引主任者の押印などが必要となります。
建物の賃貸借契約の場合を例に考えてみましょう。一般的に、貸主側は家賃発生日をより早めるため、できるだけ早い入居日を借主側に提案します。その提案に借主側が応じたとしても、関係当事者間を持ち回ったり、郵送したりしている間に契約開始日がきてしまい、契約書が手元にないまま契約が開始するというケースも珍しくありません。
重要事項説明書の交付義務等、宅建業法を満たしていれば、契約書の完成や受け取りがなくても賃貸借契約の成立には問題ありませんが、契約開始日までに契約書が手元にない当事者はとても不安です。さらに契約書面が間違っていたとしましょう。契約書面の修正は、全員の訂正印が必要ですから、さらに日数と手間がかかることになります。
しかし電子契約を導入すれば、相手へ即時に送付できるようになり、こうした時間が大幅に削減できます。万一修正が必要となった場合でも、迅速に対応可能です。今まで以上に迅速に契約締結が可能となれば、当事者も取引への満足度や安心感も高まるでしょう。
印紙税が不要になり大幅なコスト削減
不動産の譲渡や売買に関する契約書、土地の賃借権に関する契約書、建築の請負に関する契約書には、印紙税がかかります。貼付する収入印紙の金額は印紙税法によって定められており、契約の内容や金額に応じて変わりますが、不動産取引にかかる契約金額は高額であることが多く、それに伴って印紙税の額も高額になる傾向があります。
一方で、電子契約は、収入印紙を貼る必要がありません。このため、多くの不動産に関する契約書を交わしている場合、印紙税の大幅なコストダウンが望めます。
書類の保管問題の解決と検索性の向上
押印された契約書類は、保管する必要があります。当然ですが、契約のたびにこれらの書類は増えてしまいます。このため、書類の保管場所を借りているという不動産業者も少なくないでしょう。
一方、電子契約では、物理的な保管スペースは必要ありません。さらに、これまで目的の書類を探しにくかったという問題も同時に解決できます。電子ファイルの検索であれば、タイトルや時期、検索タグなどを用いてあっという間に目的の書類を探し出せるからです。
消費者のニーズの高まり
現在不動産の賃貸や購入を考えている、もしくは1年以内にその予定がある消費者の方500人に対してアンケート調査を行ったところ、8割の人が「オンライン契約を利用してみたい」と回答しました。
コロナ禍による外出の自粛やテレワークの広がりなどもあり、物件の内見や重要事項説明をオンラインで行いたい、さらには契約もオンラインで完結させられるなら完結させたい、というニーズが、消費者の間で広まってきていることがわかります。
GMOグローバルサイン・HDといい生活が不動産DXニーズに関する共同調査：不動産の購入・賃貸を検討する人の8割が「オンライン契約を利用したい」
不動産取引に電子契約を取り入れる注意点
電子契約を導入するメリットに触れましたが、注意点もあります。
ここでは覚えておきたいいくつかのポイントを、解決のヒントとともに解説します。
電子契約サービスの導入の必要性
電子契約を導入する場合、1から契約のシステムを組むのは現実的ではありません。そのため電子契約のサービスや新たな設備・システムを準備する必要があります。
しかし、お試しフリープランのある電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」なら、コストを抑えて、また相手方の費用負担も心配せずに電子契約の導入が可能です。
高度なセキュリティ対策
電子契約においては、書類のやり取りがすべて電子ファイルで行われます。このため、紙の書類を保管していた倉庫やキャビネットを施錠管理していたように、電子ファイルの保管に関してもセキュリティ対策を十分に行う必要があります。
電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」では、契約後の書類も、高度なセキュリティ対策がなされたクラウド上での管理が可能です。
取引先の理解を得る必要がある
電子契約を行う場合に忘れてはならないのは、自社だけが対応すればよい、というわけではないことです。契約書の相手方からみると、いきなり電子契約の導入を要求されているように感じることもあるでしょう。このため、取引企業にはあらかじめ電子契約を導入することを説明し、理解を得る必要があります。
不動産取引の電子契約の現状と将来
現在、電子契約は多くの業界に取り入れられています。しかしこれまで解説したように、不動産業界においては、書面の交付や押印を義務付ける法律によって完全な電子化が難しい状況でした。
しかし、2021年に「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律」が成立しました。この法律は、デジタル化を推し進められるようにさまざまな法律に変更を加えるための法律で、宅地建物取引業法にも変更が加えられることになりました。特に不動産業界においてインパクトのある内容が、次の2点です。
- これまで必要であった重要事項説明書への宅地建物取引士のハンコが不要になり、電子署名で対応可能になった
- 重要事項説明書などに定められていた「書面交付」の義務がオンライン交付でも果たせるようになった
これらの変更によって不動産業界は、取引関連の書類が完全に電子化できるようになりました。
不動産取引における電子契約の締結までの流れ
それでは、不動産取引が完全に電子化された場合、どのような流れになるのでしょうか。
ここでは電子契約の締結の流れを紹介します。
STEP1：IT重説
「IT重説」とは、重要事項説明書の内容をオンラインで説明することです。テレビ会議用やウェブ会議用のなどのITツールを使って重要事項の説明を行います。
IT重説を行う際は、
- 相手方の承諾を得ること
- 相手方は承諾後であっても書面に変更が可能であることも併せて説明すること
- 相手方の承諾の記録を残すこと
- 電子署名を施した重要事項説明書を電子ファイル等で説明前にあらかじめ相手方に送付しておくこと
- 相手方が書面について改変されていないことが確認できること
が必要です。
STEP2：契約書の電子交付
電子契約の文案を契約当事者間で確認します。
STEP3：電子署名
契約当事者が電子署名を行います。これが、従来の紙の契約書への押印にあたります。
このように、完全な電子契約では、3つのSTEPで契約締結が可能です。もちろん、IT重説を行うときに電子契約を送付して、同時に内容を説明することも考えられます。この場合、IT重説と契約書の確認が同時に行えるばかりか、その場で電子署名をもらうこともできるでしょう。
近い将来、不動産契約は1STEPで完了するのかもしれません。
不動産取引の電子契約におすすめの「電子印鑑GMOサイン」
不動産取引における電子契約には、電子契約システム「電子印鑑GMOサイン」がおすすめです。
電子印鑑GMOサインは不動産売買契約書／契約内容の変更合意書（覚書）などで、書類の管理についてもすでに多くの不動産企業に採用されています。
不動産業界の電子契約元年ともいえる2022年、オンラインで完結するIT重説と、電子印鑑GMOサインを用いた電子契約によって、スピーディな契約を実現しましょう。
不動産業界の電子契約元年を「電子印鑑GMOサイン」で迎えよう
これまで完全な電子化には程遠かった不動産取引の現場ですが、法改正により電子契約化が一気に進むと考えられます。
電子契約では、
- 印紙が必要ない
- 書類の保管場所に困らない
- 書類送付などのタイムラグがない消費者のニーズに対応できる
といった、多くのメリットがあります。
一方で電子契約を導入する場合に、押さえておきたい注意点もあります。しかし、これらは電子印鑑GMOサインの導入によって解消できる問題です。
できる限り早い段階で電子印鑑GMOサインを導入し、不動産業界の電子契約元年に乗り遅れないようにしましょう。
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