ビジネスをしていくうえで、取引業者との間で取引基本契約書を交わすことがあります。しかし、ざっと見るだけで深く考えもせず、相手の作成した取引基本契約書にサインをしているだけという会社も少なからず存在します。
取引基本契約書も契約である以上、後で知らなかったという言い訳は通用しません。重要事項が書かれていることもあるため、しっかりと確認して契約を締結する必要があります。
そこで今回は、基本契約書とはどういうものなのか、また個別契約書との違い、基本契約書と個別契約書のどちらの内容が優先されるのかといったことについて、民法の改正なども含めて解説します。
基本契約書とは
基本契約書とは、継続的取引を行う相手方と締結する契約書です。同じ相手方と繰り返し取引を行う場合、取引のたびに毎回契約書を作成するのは手間がかかるため、取引上、共通する事項についてあらかじめ定めておくものです。
そうすることで、それ以降の取引については、共通事項でない個別の内容についてのみの契約で済むため、手続きが簡略化できます。
ソフトウェアで例えると、基本OSであるWindowsが基本契約書で、アプリケーションであるWordが個別契約書というイメージです。マウスでの操作や入出力といった基本操作をWindowsが制御し、用途に応じてWordを使ったりExcelを使ったりして作業するのとほぼ同じ仕組みといえます。
一般的には取引基本契約書という名称がよく使われますが、これに限られるわけではありません。名称にかかわらず、継続的取引を行う場合の基本合意を定めるのは、基本契約書と考えて差し支えありません。
なお、契約書と似た書類に覚書や念書があります。書面の名称は法的解釈をするうえで参考にはなるものの、実際の効力は書面の内容で判断されます。多くの場合、覚書は契約書の補足的な役割を果たす書面とされます。ただし、基本合意を覚書で運用する場合もあるため、覚書という名称のみで基本契約でないと判断すべきではありません。
また、念書は、一方の当事者がもう一方の当事者に提出するのが一般的で、念書を基本合意の書面として利用することはほぼありません。ただし、これも絶対といえるわけではないため、内容をしっかりと確認する必要があります。
取引時に基本契約書を作成すべき理由
基本契約書を作成すべき理由は、毎回、個別契約を交わすとなるとやり取りが煩雑になるため、当事者双方の手間を省く必要があるからです。基本契約書に毎回の共通事項を記載しておけば、取引内容が安定するうえ、継続的取引をすることが明確になり、双方とも安心して取引できるというメリットがあります。
ただ、パソコンで個別契約のひな型を作っておいて、毎回同じものを利用すれば、別途基本契約書を作成する必要がない場合もあります。
基本契約書は必ず作らなければならないものではなく、作るかどうかは、当事者の意思次第です。そうはいっても、取引期間が長くなると、毎回個別契約を交わしていては契約書が増える一方です。そのため、基本契約書を作成しておいた方がお互いに管理の手間が省けます。
基本契約と個別契約の違い
これまで説明してきたとおり、基本契約は継続的取引をするうえでの共通事項について定めたものです。それに対し、個別契約は個々の取引の具体的内容について定めたものです。支払方法、支払期限、所有権の移転時期など、毎回変わらない内容は基本契約で定め、発注する商品の種類や個数といったその都度発生する内容は個別契約で定めます。
個別契約の成立時期や基本契約との関係については、基本契約書で定めるのが一般的です。ただし、契約書の内容によっては両者の関係が異なってきます。たとえば、基本契約と矛盾する内容の個別契約がなされた場合、どちらの契約を優先するかが問題になります。
このような場合に備えて、個別契約と矛盾するときにはどちらを優先するか定め、基本契約書に記載しておくことが重要です。個別契約が本契約と矛盾する場合は、個別契約の内容を優先する、といった具合です。
このように規定しておけば、個別契約に基本契約と矛盾する内容があったとしても個別契約が優先されます。個別契約を優先することのメリットは、柔軟な対応が可能になることです。基本契約とは違う内容で一時的に取引したいという場合にも、スムーズに対応できます。逆に基本契約を優先するとしてしまうと、その都度基本契約を改定しなければならず、手間がかかります。
他方、個別契約を優先することにはデメリットもあります。基本契約を定める場合には、長期的な契約となることが予想されるため、内容が慎重に検討されます。これに対して、個別契約は現場レベルで作成されることが多く、担当者の意向や判断で契約がなされるケースもあります。そのため、統一的な取り扱いという意味で基本契約を尊重すべきであるという考えに立って、基本契約を優先させるという会社もあります。
結局、基本契約を優先させるか個別契約を優先させるかは、契約当事者双方の考え方次第であり、統一的処理を重視するのであれば、基本契約を優先し、柔軟な対応を重視するのであれば、個別契約を優先するということになります。
基本契約書の作成方法
基本契約書に限らず、契約書を作成する場合、後の紛争を避けるために必須とされているのは、表題、日付、当事者の記名押印（もしくは署名）です。表題がなければ、何の書類かわからなくなります。日付を書くのは、いつ作られた書類なのかを特定するためであり、当事者の記名押印は当事者の合意を明らかにするために欠かせません。
契約書は当事者双方がそれぞれ保管するため、2社（2者）間の契約であれば2通作成されることが一般的です。その2通が同じものであることを証明するため、2通にまたがるような形で割印を押すのが慣習となっています。また、ページが複数になる場合には、差し替え等の改ざんを防止するため、ページの間に契印を押すか、製本テープなどで綴じて綴じ目に契印を押します。
▶参考記事：契約書の割印とは？｜契印などの違いについて解説
基本契約書の場合、表題は取引基本契約書または売買基本契約書となります。これ以外の表題でも構いませんが、わかりやすい表題とすることが望ましいです。商品売買の継続的取引を行う場合の具体的な内容としては、次のような項目が一般的です。
【基本契約書に記載すべき項目まとめ】
- 基本契約と個別契約の関係
- 個別契約の成立時期
- 個別契約で定めるべき事項
- 引渡しの方法
- 検査・検品
- 所有権の移転時期
- 危険負担
- 代金の支払方法
- 秘密保持
- 契約の解除
- 期限の利益の喪失
- 損害賠償
- 契約の有効期間
- 専属的合意管轄
基本契約書を作成するうえで注意すべき点は、法令と異なる定めをする場合、あまりにも一方の当事者に不利な内容にならないようにするということです。極端に偏った規定の場合、公序良俗違反として無効とされる可能性があるからです。
なお、取引基本契約書は、継続的取引の基本となる契約書として課税文書の扱いになり、4,000円の収入印紙を貼付する必要があります。収入印紙について、「収入印紙とは？｜印紙税額の一覧」という記事でも解説していますためご参照ください。
基本契約書に限らず、法人税法によって契約書の保管期間は、確定申告書提出期限の翌日から7年間と決められています。もちろん、電子化した書類であっても保管しなければなりません。
電子契約で基本契約を締結した場合、契約書は電子帳簿保存法という法律に従って保存します。電磁的記録（電子データ）の場合はパソコンのハードディスクや外付けハードディスク、CD-ROM、COM（電子計算機出力マイクロフィルム）などに保存します。紙で受領したものを電子データで保存する場合はスキャンしてパソコンなどに保存、あるいはデジタルカメラ、スマホなどで写真を撮影してSDカードに保存するか、パソコンにデータを取り込んで保存します。なお、スキャンファイルや写真データを保存する場合はタイムスタンプを付与するなど、改ざんを防ぐ対策が必要です。
電子帳簿保存法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
電子帳簿保存法とは？データ化できる文書の種類と適用に必要な手続き
民法改正による基本契約書への影響
瑕疵担保責任
前出の基本契約書に記載すべき項目には入れていませんが、基本契約書に瑕疵担保責任に関する条項が存在する場合があります。瑕疵担保責任とは、売った商品に欠陥などがあった場合に売主が保証するというものです。改正民法では、契約不適合責任と表現が改められました。古い表現を使っているからといって、直ちに無効になるわけではありませんが、改定の機会があれば修正しておいた方がトラブルの発生を未然に防ぐことにつながります。
また、契約不適合責任があった場合、損害賠償請求と解除に加え、追完請求権（民法第562条）と代金減額請求権（民法第563条）が認められるようになりました。追完請求権を行使した場合の追完方法は、特約によって変更することができるため、基本契約で規定できます。
※追完とは、法的要件を欠く行為に対して、後から要件を補完することを意味します。
追完請求をしたにも関わらず、追完がないときには、代金減額請求をすることができます。また、履行が追完不能な場合や、追完を拒絶する意志が明確な場合などには、追完請求することなく、代金減額請求が可能です。代金減額の方法については民法に特に規定がなく、後で減額の内容について紛争になる可能性があることから、取引基本契約書に減額の方法を定めておくことが望まれます。
危険負担
上記の基本契約書に記載すべき項目に挙げた危険負担についても改正がありました。危険負担というのは、当事者双方の責に帰することができない事由によって債務を履行できなくなったときの処理に関するルールです。
たとえば、商品に雷が落ちて使えなくなった場合、代金支払債務者である買主は、その代金を支払う必要があるのかという問題です。言い換えると、雷が落ちて商品が使えなくなることは誰も予想できず、誰の責任でもない中、売主と買主のどちらがその負担を負うのかということについて決めておくのです。
改正前は債権者が負担する場合（債権者主義）と債務者が負担する場合（債務者主義）がありましたが、改正民法ではすべて債務者が負担することとされました（第536条第1項）。さらに危険負担の移転時期について引渡しがあった時と明文化されました（第567条第1項）。
上の例でいえば、商品についての引渡債権者である買主は、雷が落ちて使えなくなった商品の代金を支払う必要はないということです。ただし、買主に商品が引渡された後に雷によって商品が使えなくなった場合には、売主は責任をとらなくてよいということになります。
基本契約では、売主（引渡債務者）の立場からすると危険を負担するのは債権者としたいはずであり、買主（引渡債権者）の立場からすると、債務者としたいはずです。危険負担については、立場によって考え方が変わってくるため、自分に不利になっていないかしっかりと確認するようにしましょう。
基本契約書について法的観点から見直すことが重要
今回は、基本契約書とは何か、基本契約と個別契約の関係、基本契約書の作成方法、民法改正による影響について解説しました。基本契約書は、継続的な取引をする場合に、毎回、個別の契約をするのは手間がかかるため、基本的な事項についてあらかじめ定めておくというものです。
必ず作成しなければならないものではありませんが、統一的処理をし、手間を省くためには作成しておいた方がよいものです。120年ぶりに民法が改正され、瑕疵担保責任や危険負担という重要な規定が変更されています。
新たに基本契約書を作成するときはもちろん、既に基本契約を締結している場合には、改正民法に適合しているかどうかを確認する必要があります。これを機に契約書の内容を確認することをおすすめします。
そして、契約書の見直しの際は、印紙税が不要で締結日や有効期限の管理もしやすい電子契約の導入もおすすめです。この機会に「電子印鑑GMOサイン」の導入をぜひご検討ください。
電子契約を導入すれば、取引先や自社の拠点との距離が離れていたとしても、スムーズに契約を締結することが可能です。
エステティックサロンや美容室などで使われる専売化粧品の卸販売をされている株式会社エクシーズジャパン様は宮崎県の本社のほか、東京、大阪、福岡に支店があります。本社が一括して契約業務を行っているため、これまで郵送によって最長1ヶ月もの時間的ロスが発生していましたが、電子印鑑GMOサインを導入することで、最短1日で契約締結が可能となりました。
▶参照：営業の拠点は東京・大阪・福岡の支社契約業務はすべて宮崎の本社郵送による契約の停滞が電子化でゼロに
