働き方改革の推進によって、多くの企業では労働環境の改善を進めています。その一環として、残業時間の削減に力を入れているところもあります。残業に関するルールは厳格化されているため、もし違反してしまうと企業の代表者がペナルティを受けるケースもあります。

そこで、残業時間について定められているルールの内容や上限時間を超えたらどうなるのか詳しく解説します。本記事でお伝えして知識をもとに、自社における労務管理にお役立てください。

基本的に残業はNG

残業が毎日のように行われている企業もありますが、基本的に残業は違反行為に該当します。なぜなら労働基準法第32条によって、法定労働時間を超える労働は違法と定められているからです。法定労働時間は1日あたり8時間、1週間で40時間の労働時間とされており、この時間を超える労働は残業となります。

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残業には36協定の締結が必要

実際に残業が必要ない企業は少ないでしょう。そこで労働者本人か労働組合、もしくは労働者の過半数の代表者と協定を結ぶことで、残業できるルールがあります。この残業を認めるための協定が「36協定」なのです。

36協定は労働基準法の第36条にもとづいて策定されることから、このような呼称が付けられています。残業自体は違法であり、例外的な措置として36協定の締結によって残業が可能となるのです。

36協定を労働者と結んだら、その旨を企業が労働基準監督署に届け出る必要があります。届け出には指定された様式がありますので、それに従って書類を作成し、法律上のルールを遵守して協定が締結されていることを明示しなければなりません。

月間45時間・年間360時間の上限

ただし36協定を結んでも、残業が無制限に認められるわけではありません。労働基準法第36条第4項で残業の上限時間が定められており、月間45時間、年間360時間までとなっています。

上限を超える残業が必要な場合には？

36協定を締結すれば、残業ができるようになります。

しかし、業務に欠かせないスタッフが急に辞めてしまったり、大口の注文が舞い込んできたりするなど思わぬ事態が生じて対応に追われるケースが起こった場合には、残業の上限時間をオーバーせざるを得ない場合も見られます。

そのような事態に備えるために、さらに上限時間の延長が可能な規定が存在しますので、詳しく解説します。

特別条項付き36協定を締結

通常の36協定で定められている「月間45時間、年間360時間」という上限時間を超えて労働を課す場合には、特別条項を加えた協定を結ぶことができます。この協定を「特別条項付き36協定」と呼びます。

特別条項付き36協定には条件が付けられており、あくまでも予測不能な事情で業務量が増加してしまったケースに適用されます。そのため特別条項付き36協定を結んでいても、普段から上限時間を超える残業をさせることはできません。また予測不能な事情が生じたケースに限定されていますので、毎年生じる繁忙期のような予測できる事態に適用させることもできません。

そして特別条項付き36協定を締結した場合でも、残業の上限時間は存在します。月に45時間を超える時間外労働をさせられるのは、年に6ヶ月間までと規定されています。また年における残業時間は、年間720時間までとなっています。

月の上限時間には、時間外労働と休日労働の合計で月に100時間未満に収めるルールが存在します。また、2ヶ月から6ヶ月の平均で80時間以内となるようにしなければなりません。

適用除外や猶予期間がある業種

このように特別条項付き36協定を結んでいても、基本的には上限時間が適用されます。しかし、一部の業種では特殊な事情から上限規制が適用されない、もしくは猶予期間がある仕事もあります。

たとえば、新商品や新技術についての研究開発業務に携わる業種では、上限が適用されないようになっています。また建設事業のうち、災害復興や復旧を担当する業種でも上限規制がありません。建設事業ではそのほかの業種についても、2024年3月31日までは上限規制が適用されない猶予期間が定められています。

同じように、自動車を運転する業務でも猶予期間が設けられています。ただし、猶予期間が過ぎても、年間上限が960時間まで引き上げられています。

医師も2024年3月31日までが猶予期間となっています。それ以降は雇用形態や雇用される医療機関によって、別のルールが適用されます。

それぞれの業種によって、適用除外や猶予期間について詳細に定められています。そのため、自社が以上のような事業を行っている場合には通常の規定が適用されない点を把握して、労務処理を適正に行いましょう。

残業時間の上限を超えたらどうなるか？

36協定などで定められている残業時間の上限は、労働基準法によって厳格に定められており、違反すると会社に対してペナルティが科せられます。具体的にどのような罰則があるのか詳しく解説します。

会社に与えられるペナルティ

残業時間に関する法律に違反した場合、労働基準法第119条の規定から6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金という罰則が与えられます。労務に関係するルール違反については行政処分にとどまっているケースが多いですが、残業時間の上限ルールに対する違反行為には刑事罰が科されます。それだけ重い違反行為であるため、しっかり詳細を把握しておきましょう。

また労働基準法に関する罰則には、両罰規定が存在します。つまり、実際に違反を働いた人だけでなく、事業主に対してもペナルティが科せられるのです。そのため現場で実際に不法な残業を課した管理職だけでなく、企業の代表者についても同様の刑罰が与えられます。

このように残業時間に関する違反行為は企業全体に影響する可能性があるため、コンプライアンスの体制を整備する必要性があると言えます。

上限時間を超えなくてもペナルティを科せられるケースも

特別条項付き36協定の締結事項には、月100時間未満などの上限時間とともに従業員の安全配慮義務が企業にあることが明示されています。そのため上限時間を守っていた場合でも、安全配慮義務を怠って何らかの事故や従業員の心身トラブルが生じればペナルティを科せられる可能性があります。

長時間の残業には、従業員にとって心身ともに大きな負担がかかります。そのため、集中力の低下や身体の不調から事故やトラブルが発生するリスクが高まると言えるでしょう。

雇用主は従業員をケアするために、必要な措置を講じる必要があります。たとえば、長時間労働をさせた後は休暇を与えるなどの対策を行う方法などが挙げられます。こうした配慮をせずに残業を続けさせてしまうと、企業としての義務を果たしていないと見なされるので注意が必要です。

違法となりやすいケース

罰則が適用される違法行為かどうかは、いくつかの要素から判断されます。まず36協定を締結していないのに、残業させることは違法行為です。残業代を支払えば、従業員に残業をさせても問題ないと勘違いしている事業主もいるので注意しましょう。

また36協定を結んでいても月に45時間以上の残業が行われているケースや、特別条項付き36協定が締結されていても月100時間以上の残業時間がカウントされるケースでも、違法行為と判断されてしまいます。そのため、上限時間を確実に守るようにしましょう。

さらに労働組合や労働者の代表などと協定を結んでも、労働基準監督署に届け出をしていないというケースもあります。36協定は届け出を行って成立しますので、手続き上のミスがないように気をつけましょう。

長時間残業への対策

36協定や特別条項付き36協定を締結して残業が認められる場合でも、長時間の残業が続くと従業員の心身の不調や業務トラブルなどを招く恐れがあります。そこで労働環境を整備しておき、働きやすい職場を作ることが求められています。そのための対策について詳しく解説します。

業務の効率化

残業が多い場合には、その原因を考える必要があります。たとえば、業務フローが非効率だったり、使っているシステムやツールの改善の余地があったりするなどの問題が隠れている可能性が考えられます。

そのような場合には業務効率化を図り、同じ仕事量でも短時間で済ませる方法がないか検討しましょう。コストカットにもつながりますので、必ず考えるべきポイントと言えます。

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従業員へのヒアリング

特定の従業員に残業が集中している場合には、その方にヒアリングしましょう。その結果から、残業が多くなっている理由や改善できる点などについて把握します。ヒアリングによって課題が明確化できれば、労働環境の改善とともに労務リスクを軽減できるでしょう。

専門家への相談

社会保険労務士などの労務の専門家に相談して、自社の状況ではどのような改善策がベストなのかアドバイスしてもらいましょう。豊富な経験やノウハウから、適切な対策を提示してくれるはずです。また専門家ならば、36協定などのルールも的確にチェックしてくれますので、法務で不安がある場合にもおすすめです。

36協定などのルールを理解して労働環境を整備しましょう

残業は多くの企業で行われていますが、実際には36協定などのルールが厳格に定められており、ミスなく対応しなければなりません。またルールを整備している場合でも、従業員に過度な負担がかかってしまうと事故やトラブルにつながる恐れがあります。そのため、残業をなるべく減らして労働環境を整備する必要があるでしょう。

働きやすい環境を作るには、業務効率化や専門家への相談などの対策をおすすめします。スムーズな業務を実現して外部からのアドバイスを受ければ、労務や法務において適切な対策を行いつつ、コストカットにもつながるでしょう。企業と従業員ともに役立つ対策なので、ぜひご検討ください。