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IT技術の進化により、これまで手作業でなければできなかった業務の多くで、デジタル化やAI活用が進んでいます。契約書管理もその一つで、契約者管理システムの登場により、大幅な効率化が実現しました。ただし、契約書は法律がかかわることもあり、実はデジタル化やAI活用が法律違反になってしまうケースも考えられるのです。
本記事では、契約書管理のデジタル化やAI導入の流れのなかでも、AI契約書レビューに違法性があるかどうかについて、2023年8月に法務省が公表したガイドラインをもとに解説します。契約書管理やリーガルチェックの効率化を検討されている企業担当者の方はぜひ参考にしてください。
契約書管理システムは、煩雑な契約書管理を効率的に行うためのシステムです。法律に関する業務の効率性を高めるITサービス・ツールの総称であるリーガルテックの一つで、業務のデジタル化に合わせ、多くの企業で導入が進んでいます。
企業がビジネスを行う際、さまざまな契約が必要です。たとえば新たな企業と取引を行う際、従業員を雇用する際、不動産の売買を行う際などが挙げられます。
一般的に多くの契約は期限が設定されていて、期限を迎えたら新たに更新するもしくは契約を終了するなどの判断をしなくてはなりません。ただし、契約内容によって期限はさまざまなため、見逃してしまうと不用意な支出の増加、契約不履行などさまざまな問題が発生します。
また、法改正により契約内容の見直しをしなければならないケースも少なくありません。従来は契約書作成から期限や内容のチェックをすべて手作業で行ってきました。そのため、担当者の負担は大きく、契約書管理の効率化は多くの企業で早急な解決が求められていたのです。
ひと口に契約書管理システムといってもその種類は多様です。ここでは、主な契約書管理システムの種類を解説します。
改正電子帳簿保存法の施行により、契約書の電子化も急速に進んでいます。電子文書による契約書は、紙の契約書に比べ印刷や郵送の手間がかからず、効率的な管理が可能です。ただし、一つ大きな問題があります。それは、電子契約書の内容をデータとしてシステムに入力する手間です。
一般的に電子文書はプラットフォームに左右されず、低コストで作成・閲覧が可能なPDF形式で作成されます。しかし、PDFはシステムに入力する際、テキストデータとして抽出するのが難しく、場合によっては手作業で入力しなければなりません。
そこで、効果を発揮するのがOCR機能を持った契約書管理システムです。OCRでPDF文書を読み取り、テキストデータとして抽出することでデータ入力の効率化を実現します。
また、OCRであっても読み取りができない場合もあることから、最近では読み取り精度の高いAI-OCR機能を持った文書管理システムが人気です。
契約書管理だけではなく、作成から押印締結、保管までを一元管理できるシステムもあります。電子契約を行う場合、契約書作成と押印締結、管理を行うシステムが分かれているとかえって非効率で手間もかかってしまいます。
そこで人気なのが契約書にかかわる業務のすべてを一元で管理できるシステムです。契約の流れを可視化させられるため、進捗状況管理もしやすく契約期限漏れ防止にもつながります。
契約内容について、法のもとに作成されているか、条項に抜け落ちがないかなど、リーガルチェックに特化したシステムもあります。AIが自動的に契約書の中身についてチェックを行うため、契約内容の不備を防ぎ、リーガルチェックの効率化を実現します。
契約書管理システムは、契約書の作成管理を行うすべての企業で効率化を実現するためのシステムです。しかし、AI契約書レビューの利用に関しては、法律が絡むことも多く、基本的には法律事務所および法務部門が設置されている企業が効率化実現のために利用します。主なメリットは次のとおりです。
AI契約書レビューを利用すれば、契約書のチェックをサポートする専門のアシスタントであるパラリーガルを雇用するのに比べ、大幅なコスト低減が可能です。企業の法務部もAI契約書レビューの利用で業務効率化が可能になります。
契約書をチェックする時間を削減できるようになれば、そのぶんの時間を依頼者とのコミュニケーションに費やすことが可能です。企業の法務部でも、経営者や事業部からの相談に対し、今まで以上に時間を割けるようになるでしょう。
AI契約書レビューの利用は、弁護士事務所や企業の法務部にとって大きなメリットがあります。しかし、大きな問題点として挙げられるのが、次に挙げる弁護士や弁護士法人以外が行えない業務を規定する弁護士法72条に抵触する可能性がある点です。
（非弁護士の法律事務の取扱い等の禁止）
第七十二条 弁護士又は弁護士法人でない者は、報酬を得る目的で訴訟事件、非訟事件及び審査請求、再調査の請求、再審査請求等行政庁に対する不服申立事件その他一般の法律事件に関して鑑定、代理、仲裁若しくは和解その他の法律事務を取り扱い、又はこれらの周旋をすることを業とすることができない。ただし、この法律又は他の法律に別段の定めがある場合は、この限りでない。
出典：弁護士法 | e-Gov法令検索
AI契約書レビューが弁護士法72条に抵触するかが注目されるようになったきっかけは、2022年に弁護士ドットコムが法務省へおこなったグレーゾーン解消制度による照会です。
ここで、法務省はAI契約書レビューサービスが弁護士法第72条で定められた非弁行為に該当するかどうかに関して、限りなくクロに近いグレー判定を下したことから、世間でも大きく注目されるようになりました。ただし、政府としてデジタル化の推進をするうえでも、法に照らし合わせた枠組みを示すことが必要だとして、2023年8月に新たな見解を公開しています。
AI契約書レビューの利用において法務省は、2023年8月に「AI等を用いた契約書等関連業務支援サービスの提供と弁護士法第72条との関係について」で下記1～3すべてに該当する場合、72条違反になるとしています。
1に関しては、誰が利用するかではなく、利用するAI契約書レビューが報酬を得る目的で提供されているかどうかが焦点です。無料で提供されていれば問題ないかと思われるかもしれません。しかし、有料プランへの誘導があったり、広告が表示されていたりすれば、それは報酬目的と判断されてしまう可能性があります。
2に関しては、企業間での取引契約や社員の雇用契約などの場合、訴訟事件や審査請求などの事件性があるわけではないと判断されるため、72条に違反には該当しません。
3に関しては、AI契約書レビューで、法的リスクの判定や解説、修正例の表示機能がある場合、これが「鑑定」に当たると判断されると、72条違反となります。
なお、上記1～3のいずれにも該当したとしても、次の点に該当する場合、AI契約書レビューは72条に違反しないとの見解を示しました。
(1) 本件サービスを弁護士又は弁護士法人に提供する場合であって、当該弁護士又は弁護士法人がその業務として法律事務を行うに当たり、当該弁護士又は当該弁護士法人の社員若しくは使用人である弁護士が、本件サービスを利用した結果も踏まえて審査対象となる契約書等を自ら精査し、必要に応じて自ら修正を行う方法で本件サービスを利用するとき
(2) 本件サービスを弁護士又は弁護士法人以外のものに提供する場合であって、当該提供先が当事者となっている契約について本件サービスを利用するに当たり、当該提供先において職員若しくは使用人となり、又は取締役、理事その他の役員となっている弁護士が上記(1)と同等の方法で本件サービスを利用するとき
出典：ＡＩ等を用いた契約書等関連業務支援サービスの提供と弁護士法第72条との関係について
つまりAI契約書レビューを弁護士が利用し、最終的に自らの手で精査するのであれば、弁護士法72条には違反しません。
ここまで説明してきたように、AI契約書レビュー利用は、要件により対応が異なる場合もあり、完全な自動化は現状では困難です。そのため、契約書管理業務を効率化させるには、法律にかかわるレビュー以外の部分をいかに効率的に行うかがポイントとなります。
そこでおすすめなのが契約書作成から締結・管理まで一元で管理できるサービスの導入です。自動化できる部分や効率化できる部分は最大限にシステムを利用して時間的余裕をつくるようにします。
そしてシステム利用で空いた時間を契約書レビューや他部署からの法律相談に当てるようにすれば、法務担当者の負担は大幅に軽減され、人材不足にも対応できるようになるでしょう。
「AI契約書レビューの導入を検討していたが、非弁行為に該当する可能性がネックとなって、導入を見送らざるを得ない」そのような企業におすすめなのが、GMOサイン「契約レビューパック」です。
契約レビューパックは、契約書の作成・レビューから電子契約締結、管理に至るまで契約に関わるすべてのやり取りが自動保管される仕組みを構築しています。契約の進捗状況がどのフェーズにあるのかも一目で確認可能です。
さらに契約レビューパックはAI-OCR機能を搭載しています。通常のOCRよりも高精度な文字認識が可能です。契約に必要な情報が自動的に抽出されるため、大幅な業務効率アップが期待できるでしょう。
※1 「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年11月）
※2 電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数（タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より）。自社調べ（2023年12月）
AI契約書レビューとは、契約書の内容が法に伴って作成されているか、条文に抜け落ちがないかなどのリーガルチェックを行うシステムです。法律事務所や法務部が設置された企業での業務効率化に大きな効果が期待できます。
ただし、いくつかの法的制限があり、守れなければ弁護士法72条違反に抵触してしまうリスクも考えられます。そのため、利用には十分な検討が欠かせません。
そこで、AI契約書レビューだけではなく、同時に契約書管理のデジタル化を行い、契約書管理全般の効率化を検討することが重要となります。
電子印鑑GMOサインが提供する契約レビューパックは弁護士72条に抵触しない形で、契約業務全般の効率化を達成できるサービスです。AI-OCRやドキュメントの差分比較機能など、契約業務に大きな負担を感じている企業に役立つ機能を豊富に取り揃えています。
電子契約書の管理や契約での負担軽減、効率化を検討されている際は、お気軽にご相談ください。
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※ 導入企業数は「GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントする。内、契約社数「100万社」（複数アカウントをご利用の場合、重複は排除）
