近年、企業におけるペーパーレス化への取り組みが加速しています。その中でも、契約業務の効率化に貢献する電子契約サービスは、多くの企業で導入が進んでいます。しかし、電子契約サービスは数多く存在しており、それぞれ機能や特徴が異なるため、最適なサービスを選ぶのは難しいと感じている方も多いのではないでしょうか。本記事では、電子印鑑GMOサインと契約大臣という、2つの電子契約サービスを併用するメリットについてご紹介します。
電子契約サービスとは
電子契約サービスとは、インターネット上で契約書の作成、送受信、締結を行うサービスです。従来の紙の契約書と異なり、印刷、郵送、押印などの手間が省け、契約業務を効率化できます。
電子契約サービスは主にクラウドサービスとして提供されており、一般的に月額基本料金および送信料を支払うことで利用できます。
電子契約サービスのメリット
- 業務効率化
-
紙の契約書と比べて、印刷、郵送、押印などの手間が省け、契約業務を大幅に効率化が可能です。
- コスト削減
-
紙代、郵送料、印刷代などのコストを削減できます。
- セキュリティ向上
-
電子署名、タイムスタンプなどの機能により、契約書の改ざんや偽造を防止できます。
- コンプライアンス強化
-
契約締結の履歴などを記録し、監査にも対応可能です。
- BCP対策
-
災害時でも、インターネット環境があれば契約業務を継続できます。
- リモートワーク対応
-
場所や時間に縛られずに契約業務を行うことができます。
電子印鑑GMOサインとは
電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する、クラウド型の電子契約サービスです。紙の契約書に押印する代わりに、電子文書に電子印鑑を押印することで、契約を締結できます。
電子印鑑GMOサインの主な機能
電子署名
電子署名により、契約書の改ざんや偽造を防止できます。GMOサインの署名方法は以下の3通りです。
- 契約印タイプ（立会人型）
-
メール認証により本人性を担保できる電子署名方法です。スピーディーな契約締結に向いており、業務委託契約書・秘密保持契約書など相手が個人の場合にも利用しやすいタイプとなっています。
- 実印タイプ（当事者型）
-
電子証明書により本人性を担保できる電子署名方法です。法人実印相当の法的効果が認められます。
- マイナンバー実印
（オプション） -
個人との契約において、マイナンバーカードを使うことで厳格な本人確認が可能な電子署名方法です。個人との契約で実印の代替となります。
長期署名・認定タイムスタンプ
タイムスタンプにより、契約書の作成日時を証明できます。契約締結後の保管文章に付与されたGMOサインのタイプスタンプは、有効期限前に自動で延長されます。
複数文書一括送信（封筒機能）
1回の送信で複数の文書を送信可能です。2文書以上送信した場合でも、1件あたりの送信料は変わりません。
電子署名フォーム
署名依頼画面を「URL化」できます。不特定多数との契約における効率化が可能です。
手書きサイン
スマートフォンやタブレットなどに端末を用いた手書きでのサインにも対応しています。
印影登録
電子契約で署名する際に、見た目を再現する印影を登録可能です。
OR署名
設定された複数の署名者のうち、いずれか1名画署名をすれば完了する送信方法に設定できます。
署名依頼メールの再送信
先方の担当者が万が一署名依頼メールを紛失した際にも、署名依頼メールの再送が可能です。
閲覧制限
フォルダごとに閲覧範囲を設定できます。そのため、部外秘の文書などの保管にも向いています。
多言語対応
日本語、英語、中国語など、8カ国語に対応しています（2024年2月現在）。
電子印鑑GMOサインのメリット
- コストパフォーマンスに優れる
-
契約印タイプ（立会人型）の1回あたりの送信料が、同等の他社サービスと比較してほぼ半額です。さらに、1カ月単位でも契約可能なため、スモールスタートにも向いています。
- さまざまな機能を搭載している
-
GMOプランなら、上位プランやオプションでしか搭載されていない機能も、標準で搭載されています。
- サポートが充実している
-
導入時だけでなく、導入後も活用方法などを紹介するウェビナー開催などがありサポートも充実しています。
- 大企業にもおすすめ
-
強固なセキュリティ、ガバナンス強化に役立つ機能、コンサルタントによる導入支援などが充実しているため、大企業の導入もおすすめです。
契約大臣とは
契約大臣は、株式会社TeraDoxが提供する、クラウド型の電子契約サービスです。契約書の作成・送受信・締結をワンストップで行え、契約業務の効率化とコスト削減を実現します。
契約大臣の主な機能
電子サイン
電子サインとは、従来の紙の契約書における署名捺印の代わりに、電子データ上で本人性を証明するために用いられる技術の総称です。主に、契約書やその他の電子文書に署名捺印する際に使用されます。契約大臣は、この電子サインが標準で搭載されており「いつ契約書の締結を行ったのか」という情報をPDFファイルに付与できます。
電子署名
電子署名とは、電子文書に本人性を証明するために付加する情報の総称です。従来の紙の契約書における署名捺印に相当する役割を果たし、電子文書の改ざん防止や署名者本人であることを証明します。契約大臣では、事業者署名（立会人）型と呼ばれる電子署名方法を採用しています。「誰が」「いつ」契約書の送信・締結を行ったかの情報が取引データに付与されるため、信頼性の高い契約締結を行えるのです。
複数者間契約機能
複数者の間で契約締結ができます。送付先を最大5件まで設定できるため、他社との契約や社内の承認フローとしても使用できます。
グループ管理機能
文書の種類や部署ごとにグループ分けして管理できます。部署、チーム、職位などによって、閲覧や作成ができる契約書の範囲を限定できます。
ユーザー管理・権限付与
ユーザーごとに権限を設定できます。「管理者」「送付者」「編集者」「閲覧者」の4種類の権限付与が可能で、契約書の作成・送信・閲覧を制限可能です。
2要素認証（メール＋電話番号認証）
2段階かつ2つの要素を用いることで、第三者による不正アクセスやなりすまし防止に役立ちます。本人であることの信頼性を高めてくれます。
契約大臣のメリット
- 低価格で始められる
-
初期費用なしですぐに始められるため、手軽に導入できます。基本料のみで、作成から保管間で可能です。
- 使いやすい
-
シンプルな操作性で、誰でもかんたんに利用できます。
- 法的根拠を証明
-
契約書に「いつ・誰が・何をしたのか」を自動的に記録してくれるため、改ざん防止につながります。
GMOサインと契約大臣の無料プラン比較
GMOサインと契約大臣は、それぞれ「お試し用」として無料プランが用意されています。それぞれ使用できる機能は以下の通りです。
GMOサインと契約大臣の無料プランの主な違い
GMOサインは、お試しフリープランでも電子契約を利用できます。そのため、本格導入前の使い勝手の確認にも適しています。一方、契約大臣はフリープランでは電子署名を使用できません。そのため、法的効力の発生を目的として契約書締結などには向きません。
＼ 月額基本料金＆送信料ずっと0円 ／
GMOサインと契約大臣の有料プラン比較
ここでは、GMOサインと契約大臣の有料料金プランを比較します。
GMOサインの有料料金プラン
（※）表示価格は消費税込みの料金です。
| プラン名 | 契約印＆実印プラン |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 9,680円（税込） |
| 署名タイプ | 契約印タイプ（立会人型） 実印タイプ（当事者型） マイナンバー実印（オプション） |
| 送信料 | 契約印タイプ（立会人型）110円（税込）/件 実印タイプ（当事者型）330円（税込）/件 |
| 電子証明書 | 1枚⽬無料 2枚⽬以降8,800円（税込）/枚/年 |
| オプションパック | セキュリティ・内部統制パック 初期費用 55,000円（税込） 月額費用 55,000円（税込） ワークフロー固定機能 IPアドレス制限 スキャン文書管理（10GB） ⼀括ユーザー管理ほか |
| アカウント統合管理パック 初期費用 55,000円（税込） 月額費用 33,000円（税込） グループアカウント機能 ⼀括ユーザー管理 フォルダCSV一括登録 ほか | |
| 本人確認パック 初期費用 110,000円（税込） 月額費用 22,000円（税込） ファイル添付 本人確認書類添付 運転免許証の様式チェック SMS送信機能 ほか | |
| 契約レビューパック 初期費用 330,000円（税込） 月額費用 55,000円（税込） 契約レビュー 全文検索機能 カスタム項目機能 ワークフロー機能 GMOサイン連携機能 |
契約大臣の有料料金プラン
（※）表示価格は消費税込みの料金です。
| プラン名 | スタータープラン | ベーシックプラン | プレミアムプラン |
|---|---|---|---|
| 年額払い | 24,240円（税込） | 72,600円（税込） | 108,900円（税込） |
| 送信件数 | 10件/月 | 50件/月 | 100件/月 |
| ユーザー数 | 1名 | 無制限 | 無制限 |
| ユーザー付与権限 | なし | 管理者 送信者 編集者 閲覧者 | 管理者 送信者 編集者 閲覧者 |
| 基本機能 | 電子契約書の作成・送信・締結 締結済み書類の保管（無制限無料） タイムスタンプ合意締結証明書 メール認証メール＋電話番号認証 契約書テンプレート グループ管理 複数者間契約 ファイル添付機能 | 電子契約書の作成・送信・締結 締結済み書類の保管（無制限無料） タイムスタンプ合意 締結証明書 メール認証 メール＋電話番号認証 契約書テンプレート グループ管理 複数者間契約 ファイル添付機能 | 電子契約書の作成・送信・締結 締結済み書類の保管（無制限無料） タイムスタンプ合意 締結証明書 メール認証メール＋電話番号認証 契約書テンプレート グループ管理 複数者間契約 ファイル添付機能 |
| 署名タイプ | 電子サイン…無料 電子署名…220円/件（※オプション） | 電子サイン…無料 電子署名…220円/件（※オプション） | 電子サイン…無料 電子署名…220円/件（※オプション） |
| オプション | 書類保管機能（スキャナ保存） | 書類保管機能（スキャナ保存） | 書類保管機能（スキャナ保存） |
GMOサインの料金プランの特徴
契約印＆実印プランは、GMOサインの有料プランの一つで、実印に相当する証拠力を持つ電子証明書を利用できるのが特徴です。さらに、以下のような特徴が挙げられます。
- 高い証拠力
-
契約印＆実印プランは、電子署名法に基づく当事者型電子署名に対応しており、実印と同レベルの証拠力を持っています。そのため、賃貸借契約や売買契約など、重要な契約書にも安心して利用できます。
- 豊富な機能
-
契約印＆実印プランは、電子署名法に基づく当事者型電子署名に対応しており、実印と同レベルの証拠力を持っています。そのため、賃貸借契約や売買契約など、重要な契約書にも安心して利用できます。
- 高いセキュリティ
-
GMOサインは、高いセキュリティ対策を施しており、第三者による不正アクセスやデータ改ざんを防ぐことができます。GMOサインで取得済みの認証は以下の通りです。
- ISO/IEC27001（情報セキュリティ）
- ISO/IEC27017（クラウドサービスセキュリティ）
- SOC2 Type1保証報告書を受領
さらに、署名時にGMOグローバルサイン株式会社より発行された以下の証明書が利用されています。
- WebTrust（国際的な電⼦商取引認証局監査プログラム）
- 公的個⼈認証サービスにおける主務⼤⾂認定
契約大臣の料金プランの特徴
契約大臣の有料料金プランは「スタータープラン」「ベーシックプラン」「プレミアムプラン」に分けられます。
- スタータープラン
-
電子契約を初めて導入する方や月間送信件数が少ない方向けのプラン
- ベーシックプラン
-
月間送信件数が50件までの方におすすめ
- プレミアムプラン
-
月間送信件数が50件以上100件以下と大変多い方におすすめ
GMOサインと契約大臣の機能面での主な違い
電子印鑑GMOサインと契約大臣の機能面において、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。ここでは、主な機能面での違いをご紹介します。
電子署名の種類の違い
GMOサインは、契約大臣と比較して電子署名の種類が多いのが特徴です。GMOサインの署名方法は、「契約印タイプ」「実印タイプ」「マイナンバー実印」の3タイプがあり、多くの文書に対応できます。
一方、契約大臣の電子署名方法は、事業者署名（立会人）型と呼ばれる1種類です。これは「誰が」「いつ」契約書の送信・締結を行ったかなどの情報を含んだ電子署名とタイムスタンプを、契約書のPDFファイルに付与するものです。また、サーバーにも、締結日時とメールアドレス情報が残ります。
対応言語
GMOサインは、日本語・英語・中国語・スペイン語・ポルトガル語・タイ語・ベトナム語・ミャンマー語表記に対応しています。
一方、契約大臣は日本語以外に対応している言語の記載がありません。外国人労働者との契約を想定しているような場合は、より多くの言語に対応しているGMOサインがおすすめです。
>> GMOサインの多言語対応
GMOサインと契約大臣を併用するメリット
GMOサインと契約大臣は、それぞれ異なる強みを持つ電子契約サービスです。これらのサービスを併用することで、それぞれの強みを活かし、以下のメリットを得られるでしょう。
業務効率のさらなる向上
- 用途に応じた使い分け
-
GMOサインは機能が豊富で、高度な契約業務に適しています。一方、契約大臣はシンプルで使いやすいので、簡易的な契約業務に適しています。用途に応じて使い分けることで、業務効率をさらに向上させられるでしょう。
- 業務分担
-
GMOサインと契約大臣を異なる部署で利用することで、業務分担が可能になります。たとえば、営業部は契約大臣で簡易的な契約を締結し、法務部はGMOサインで高度な契約を締結するといった使い分けができます。
コスト削減
- プランの最適化
-
GMOサインと契約大臣を併用すれば、豊富な料金プランを利用できます。それぞれのサービスのメリットを活かしながら、最適なプランを組み合わせることで、コストを削減できます。
リスク管理の強化
- セキュリティ対策の二重化
-
GMOサインと契約大臣は、それぞれ高いセキュリティ対策を施しています。両方のサービスを利用することで、セキュリティ対策を二重化し、リスクをさらに低減できます。
- 事業継続性の向上
-
万が一、どちらか一方のサービスに障害が発生しても、もう一方のサービスで契約業務を継続できます。
柔軟性と拡張性
- ニーズに合わせた柔軟な運用
-
GMOサインと契約大臣は、それぞれ異なる機能を提供しています。ニーズに合わせて両方のサービスを組み合わせることで、柔軟な運用が可能になります。
- 将来的な拡張性
-
将来的に契約業務が増加した場合、ユーザー数や送信件数に応じて、プランを変更したり、別のサービスを追加したりすることもできます。
電子契約サービスを併用するデメリット
電子契約サービスの併用にはメリットがありますが、以下で紹介するようなデメリットも存在します。そのため、メリット・デメリット両方を比較検討する必要があります。
費用負担と運用コストの増加
電子契約サービスを併用する場合、それぞれ月額料金がかかります。また、複数のサービスを併用する場合、システム管理やユーザー管理の手間が2倍になり、運用コストが大きくなる点もデメリットです
GMOサインと契約大臣は、それぞれ操作方法が異なります。両方のサービスを使い分けるには、それぞれの操作方法を覚える必要があり、ユーザーとなる社員にとって負担が大きくなります。
保管データの分散
電子契約サービスごとに電子データの保管方法や保管場所が異なります。併用によって保管データが分散するため、データ管理が複雑になる点もデメリットです。
なお、保管データを一元化したい場合は、GMOサインの署名互換機能（※）がおすすめです。他社サービスにて署名済みの文書をGMOサイン内でまとめて管理ができます。
※「署名互換機能」対象のサービスはこちらからご確認ください。
「相手方とどの電子契約サービスで署名するか調整しなくてはならない」「署名したサービスごとに契約文書がバラバラに保管される」といった悩みをお持ち方でも、今後はGMOサインでまとめて署名・保管することが可能です。
GMOサインと契約大臣の併用がおすすめの企業
2つのサービスを併用することで、それぞれの機能を活かしたメリットを得られるでしょう。ここでは、併用をおすすめの企業をご紹介します。
契約件数が多い企業
簡易的な契約は契約大臣で、重要な契約はGMOサインで締結することで、コストとセキュリティのバランスを最適化できます。また、部門ごとに利用サービスを分けることで、業務分担と効率化を実現可能です。
GMOサインの高度な機能で複雑な契約業務を効率化し、契約大臣で簡易的な契約業務を処理することで、全体的な業務効率を向上させることができます。さらに、契約内容や相手先によって使い分けることで、リスク管理を強化できます。
異なるニーズを持つ複数の部署がある企業
ある部署ではGMOサインで高度な契約業務を行い、違う部署契約大臣で簡易的な契約業務を行うなど、部署ごとに最適なサービスを利用できます。さらに、部門間の連携もスムーズに行うことが可能です。
＼ 月額基本料金＆送信料ずっと0円 ／
GMOサインと契約大臣の併用が向いていない企業
GMOサインと契約大臣を併用することは、多くのメリットがありますが、以下の企業には向いていない可能性があります。
契約件数が少ない企業
GMOサインと契約大臣は、それぞれ月額料金がかかります。契約件数が少ない企業にとって、両方のサービスを併用するのはコスト負担が大きくなるでしょう。
シンプルな契約業務のみを行う企業
GMOサインは機能が豊富で、高度な契約業務に適しています。一方、契約大臣はシンプルで使いやすいので、簡易的な契約業務に適しています。シンプルな契約業務のみを行う企業にとってGMOサインは機能過多であり、コストパフォーマンスが低くなるかもしれません。
複雑なシステム環境を持つ企業
GMOサインと契約大臣は、それぞれ異なるシステム環境が必要です。複雑なシステム環境を持つ企業にとって、両方のサービスを導入・運用するのは負担が大きくなります。
予算が限られている企業
GMOサインと契約大臣は、それぞれ月額料金がかかります。予算が限られている企業にとって、両方のサービスを併用するのは難しい場合があります。
まとめ
契約件数が多い企業、複雑な契約業務を行う企業、複数のシステム連携が必要な企業は、GMOサインと契約大臣を併用することで、それぞれの強みを活かし、業務効率化、コスト削減、リスク管理強化、柔軟性・拡張性、二刀流によるシナジー効果などのメリットを得られるでしょう。
電子印鑑GMOサインでは、電子契約サービスをこれから導入されるお客さまのニーズに合わせ、サポートいたします。電子契約サービスの併用や切り替え、導入に関するご質問などがあれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。
3分でわかるGMOサイン
電子契約サービスの比較検討ガイド
