文書管理では、ルールを定めて分類すればよりスムーズに管理できます。またスペースの有効活用やコスト削減にも関わる重要な作業ですので、本記事では文書管理の方法や管理基準、ポイントなどについて詳しく解説します。

文書管理が重要な理由

文書管理は省スペース化やコスト削減などにも関わる重要な作業です。そこで、文書管理が企業において重要である理由について詳しく解説します。

文書を保管するスペースを縮小できる

管理する文書が増えれば、保管に必要なスペースも多くなります。企業によっては、社内で文書を管理しきれずに倉庫を借りているところもあります。しかし、管理方法に気をつければ保管スペースを最小限に抑えられるでしょう。

コスト削減が期待できる

探している文書を迅速に見つけられるようになれば、業務の効率化や生産性の向上につながります。また保管スペースを縮小して倉庫を借りる必要がなくなれば、コスト削減にも役立つでしょう。

文書の紛失リスクが軽減する効果も

文書の保管ルールを定めていない場合などでは、紛失リスクが高まっている可能性があります。保管ルールの設定やファイリング方法などに気をつければ紛失リスクが軽減できるはずので、もし明確なルールを定めていない場合は対応することをおすすめします。

おすすめの文書管理方法

文書管理方法には、大きく分けて以下の3種類があります。

・わりつけ管理方式
・つみあげ管理方式
・ハイブリッド方式

それぞれの方法について詳しく解説します。

部署や組織で文書を管理する「わりつけ管理方式」

わりつけ管理方式とは主に総務や経理で採用されており、具体的なルールやレギュレーションをあらかじめ細かく設定したうえで、部署や組織の中で統一した分類方式を徹底する分類方法です。

わりつけ管理方式には、管理体制を整えやすい特徴があります。たとえばプロジェクトに関する文書を管理する場合には、プロジェクトの設計から実行、運用まで一括して管理できる、必要な文書をすばやく見つけられるというメリットが期待できます。

しかし、わりつけ管理方式では現場でよく使うような文書は管理しづらいデメリットがあります。そのため、通常のルールを適用しづらい文書の場合は特別なルールを作る方法などで対応する必要があります。

現場ごとに文書を管理する「つみあげ管理方式」

つみあげ管理方式とは、現場ごとにそれぞれルールを決めて文書の管理をする方法です。そのため、現場で働く従業員は必要な文書を見つけやすいメリットがあります。

しかし、部署や組織レベルで必要な文書を探す場合には、どの現場にあるのか探すのに手間がかかるデメリットが考えられます。

2つの方式をコラボさせた「ハイブリッド方式」

ハイブリッド方式とは、わりつけ管理方式とつみあげ管理方式を合わせて最大限にそれぞれのメリットを生かした文書管理方法です。わりつけ管理方式のように組織や部署レベルでおおまかなルールを決めたうえで、管理は現場に任せるような方法です。

文書の具体的な管理基準

文書管理では、具体的にどのような基準を採用するかによって分類方法が変わります。そこで管理基準の種類についてご紹介します。

文書の種類別に分類する方法

文書管理では、文書の種類別に分ける方法がもっとも一般的です。たとえば契約書や請求書、領収書などに分けてまとめけておけば、探している文書をすばやく見つけやすくなるでしょう。

ロケーションによる分類方法

広い地域や範囲に事業展開している企業なら、市町村や都道府県、国ごとに文書を分けて管理する方法がおすすめです。特にグローバル企業では、ロケーションによる分類方法を採用している企業が採用しているケースが多いです。

顧客別に管理する方法もわかりやすい

顧客の種類ごとに文書を管理する方法も、わかりやすい分類方法でしょう。顧客の年齢や性別、嗜好などによって文書を分けておけば、ニーズ分析などに役立ちます。

文書管理ではルールを決めることも大切

文書管理では、ルールを徹底することによって管理や運営がしやすくなります。そこで、どのようなルールが使われているのかについて詳しく解説します。

一時保管の場所を設定しておく

文書を管理する場合には、社内で決めたルールや分類方法に基づいて文書を分類したうえで適切な場所に保存します。その際には、文書の重要度も考慮しなければいけませんが、文書の重要度は担当者でなければ分からないケースが多いため、基準が統一しづらい面があります。

そのような場合には、一時的に文書を保管するスペースを決めておき、自身ではどこに保管すれば良いか分からない文書を置いたり、進行中のプロジェクトに関する文書を保管したりする方法がおすすめです。

ファイリング方法を見直す

ファイリング方法は、企業ごとに統一されているケースが多いです。たとえばクリアファイルに入れて文書を保管していたり、ファイルボックスを使っていたりするでしょう。しかし、既存のファイリング方法を見直せば、分類や管理がしやすくなるだけでなく、文書の紛失リスクも抑えられる場合もあります。

たとえばクリアファイルでは文書を確認しやすいですが、文書がほとんど固定されないため紛失リスクが高いといえます。そのような場合には、バインダーと合わせて使って文書をなくさないように工夫することをおすすめします。

破棄に関するルールも重要

文書の中には、法律で保管期限が定められているものもあります。そのため、文書の破棄に関しては、組織で厳密にルールを決めておくことが重要です。罰則が科されるケースもありますので、企業内で周知しておきましょう。

文書管理で押さえておきたいポイント

文書管理では、収納時だけでなく保管中にも気をつけておくべきポイントがありますので、詳しく解説します。

定期的に文書を確認する

文書管理では定期的に保管している文書をチェックして、古いものは破棄したり、分類が間違っているものは訂正して正しい場所へ移したりするなどの作業が必要不可欠です。定期的なチェックによって、文書を適切な場所に保管できます。

ルールを周知しておく

文書管理におけるルールは事前に設定しておき、社員に対してどのようなルールや基準で保管しているかについて周知しておきましょう。文書の種類や企業の業種によっては、法律で文書の管理や破棄に関するルールが定められるケースもありますので、自身の企業における法律を確認しておくことも重要です。

法律の改正時には、変更点をチェック

企業における文書の保管期間は、法律によって最低期間が規定されているケースがあります。法律が改正された場合には文書の保管期間が変更されている場合もあるため、変更点はチェックするようにしましょう。

文書管理には、電子化もおすすめ

保管文書の数が多いならば、電子保存の検討をおすすめします。「電子印鑑GMOサイン」では、あらゆる文書を電子化して保存できるため、必要な文書をすぐに見つけられます。

また保管に使っていたキャビネットや倉庫などのスペースが不要となるので、コスト削減やスペースの有効活用が可能となります。さらに社外からでも必要な文書を確認できるようになれば、リモートワークや出張中などの社員にも利便性が高まるでしょう。

ぜひ「電子印鑑GMOサイン」を導入して、経済活動のパフォーマンス向上にお役立てください。