従業員に対して時間外労働を課する場合には、36協定が必要となります。労働基準法によって定められているため、ルールに従って適切に行わなければなりません。

当該制度の利用にあたっては、労働基準監督署に書類を提出する必要があります。しかし、36協定では届出において新様式の書類を使うように変更されました。そこで本記事では、新様式に対応するために新様式について詳しく解説しますので、ぜひご覧ください。

36協定について

1日8時間、週40時間という法定労働時間を超える残業を行うためには、36協定を締結して届け出をする必要があります。そのため、ほとんどの企業では労働組合や従業の代表などに対して36協定を結ぶ必要があります。そこで、36協定について詳しく解説します。

従業員との締結

労働では、基本的に残業させてはいけない原則が存在します。しかし、法定労働時間では十分な業務量を遂行できず、時間外労働や休日労働などをさせる場合にあくまでも例外的な措置として残業を従業員に課しているのです。

このような例外的な労働を行わせる場合には、労使間での協定を結ぶ必要があるのです。この残業の法的根拠となる協定が「36協定」であり、労働基準法第36条から名付けられています。

36協定は定款のように企業側だけで定められるものではなく、基本的に労働組合と締結します。労働組合が存在しない場合は、労働者の過半数を代表する人と締結することになります。36協定の締結によって、労使合意のもと残業を行えるようになるのです。

労働基準監督署に届出

36協定を労使間で締結した後には、労働基準監督署への届出が必要です。法定労働時間を超えた残業をさせるわけですので、労働基準監督署の監督のもとで協定を遵守しなければなりません。労使間で協定を締結していた場合でも、届出していないと残業が違法行為になってしまいますので要注意です。

また36協定の提出は締結時だけでなく、毎年続ける必要があります。もし締結や届出を怠って残業をさせてしまうと、懲役や罰金といった重い罰則を受ける可能性がありますので確実に行いましょう。

36協定の改正について

もともと労働基準法では時間外労働に関するルールがあり、労働基準監督署に提出すべき書類もありました。しかし、法改正によって残業時間に関するルールが変更され、提出書類も新様式に切り替えられています。こうした変更が行われた背景や重要なポイントについて詳しく解説します。

新様式適用の背景

労働基準法の改正で特に重要なポイントは、時間外労働における上限時間の規制です。以前の労働基準法でも、月に45時間までの残業を上限とする規定はありましたが、特別条項として「この上限時間を超えることがある」という項目を記載すれば、上限を撤廃できることになっていたので、事実上上限時間はないに等しかったのです。また明らかに悪質な残業が発覚した場合でも、行政指導という軽い処分で済んでいました。

しかし、法改正によって36協定の通常条項や特別条項において残業時間の明確な上限が示されました。また違反が発覚した企業に対しては、重い罰則を科されるように定められたのです。こうした大きな変化に伴って、協定の届出の内容も新様式となりました。

改正のその他のポイント

その他にも押さえておくべき変更点として、時間外労働や休日労働をさせる時には明確な理由を挙げる必要ができたことに注意しましょう。どの業務を行わせるかなど業務区分を示し、残業でどの範囲の業務をさせるのかを明記しなければなりません。この変更によって、企業側があいまいな理由で従業員を残業させて様々な雑務をさせるといった問題を防ぐことができます。

また特別条項付きの36協定を締結する場合には、上限時間の遵守だけでなく、従業員の安全配慮義務を果たすことも求められています。なぜなら長く働かせる分、心身の健康をケアする必要があるからです。

具体的には、産業医によるヒアリングや相談窓口の開設、夜勤の制限が挙げられます。このような具体的な措置についても、新様式では記載が求められます。単に上限時間を守っているだけでは認められず、こうした労働者を保護するための措置も行わないと、承認が下りない可能性があります。

36協定新様式の特徴

従来の36協定の書式から新様式に切り替えられたため、すべての企業は新しいフォーマットを使う必要があります。そこで新様式の特徴をご紹介しますので、ぜひご覧ください。

一般条項と特別条項の区別

労働基準法の改正によって、通常の36協定と特別条項を付ける際の違いが明確になりました。上限時間についても、2段階の規制がかけられることになりましたので、届出もその2つに対応する必要があります。そのため、新様式では一般条項用と特別条項用の2つの様式に分けられています。

特別条項付き36協定について

特別条項付きの36協定では、残業時間の上限規制が詳細に指定されています。具体的には、年間で時間外労働が720時間となり、月間ベースでは時間外労働と休日労働を足して月100時間未満にしなければなりません。そのうえで、月の平均が80時間以内に収まるようにする必要があります。

こうした特別条項に該当する上限を適用できるのは、年に6ヶ月までという規定もあります。こうした条件が特別条項付きの新様式ではすべて明示されていますので、正確にチェックしてから提出しなければなりません。

また特別条項付きの36協定では、残業の延長は突発的な事態に対する措置に限られる点が強調されています。たとえば、サービス業で繁忙期にお客様が増えるため、業務量が増加することを残業の理由として届出を行うとします。しかし、このような事態は予測できることから、承認を得られない可能性があります。

つまり、あくまでも予測できずやむなく残業せざるを得ないような事情でなければ特別条項が適用されない点に注意しましょう。

押印や署名は不要

行政関連の手続きにおけるデジタル化が進んでいることから、新様式では押印や署名は不要となっています。そのため書類に必要事項を記入して、企業の名称や代表者の氏名などを記載すれば提出できます。

ただし、労働基準監督署に提出する届出書をそのまま労働者と締結する協定書とする場合には、押印や署名が必要となります。あくまでも労働基準監督署に提出する書類だけが押印や署名が不要となっている点に注意しましょう。

チェックボックスの設置

以前の様式にはなかった特徴として、いくつかの項目でチェックボックスが設置されている点が挙げられます。たとえば、以下のような確認事項でチェックする必要があります。

・管理監督者に該当しないこと
・36協定の締結者を選出することを明らかにし、投票や挙手などのやり方で選出していること
・雇用者の意向に沿って選出された締結者ではないこと

チェックするだけですので、新様式ではよりスムーズに書類を作成できるようになっています。

電子申請が可能

デジタル化に伴って、電子申請も可能となっています。同じ企業の中で複数の事業所がある場合、労働者との36協定締結はそれぞれの事業所で行う必要があります。

しかし、労働基準監督署への届出では電子申請の場合、本社でまとめて届出ができるようになったのです。手続きが非常にスムーズになりますので、可能ならば電子申請のシステムを利用することをおすすめします。

ただし、電子申請する場合でもそれぞれの事業所で行った労使間の36協定の書類は別途保管しておき、必要な時にすぐに参照できるようにしておきましょう。なぜなら、労働基準監督署から届出後に確認を求められる可能性があるからです。

7種類の新様式書類

36協定の新様式では、7種類のフォーマットが用意されています。それぞれの協定の内容によって用いる書式が異なりますので、あらかじめ自社で提出すべき書類を確認してから作成しましょう。

様式第9号

36協定届の基本となる様式で、労働基準法で決められた休日労働や時間外労働をさせるために作る書類です。項目が必要最小限であるシンプルな様式で、必要事項が漏れなく記入されている場合には他の様式でも兼用できます。

様式第9号の2

法定労働時間以上の時間外労働や休日労働を課す場合に必要な書類です。この様式を使用する場合は、「限度時間内の時間外労働についての届出書」と「限度時間を超える時間外労働についての届出書」の届出書も作成する必要があります。

様式第9号の3

特別条項の対象となっていない業務に就いている従業員について、法定労働時間外の残業や休日労働をさせる場合に作る書類です。行わせる業務の種類と範囲、残業をさせる具体的な理由、もともとの就業時間、残業時間、安全配慮義務に関する措置などを詳細に記載する必要があります。

様式第9号の4

36協定による上限時間の規制が猶予されている業種について、その範囲で働く従業員が時間外労働や休日労働をする場合の書類です。該当する業種としては、医師や自動車運転業務、建設業などが挙げられます。

こうした業種では残業時間の上限規制が現時点（2023年9月時点）ではあてはまらないのですが、無制限に残業をさせて良いわけではありません。上限を超える業務となる場合には、この様式を用いて届出することに気をつけましょう。

様式第9号の5

様式第9号の4と同様に、上限時間規制の適用が猶予となっている事業に関係する書類です。ただし、その業種における「みなし労働者」と結ぶ協定に関して、36協定と紐付けるために使う書類となります。

様式第9号の6

残業時間の上限規制猶予対象となっている事業について、その範囲で働く従業員が休日労働や時間外労働をする際に、労使委員会に対して決議を求めるために使う書類です。他の届出専用の様式とは趣旨が多少異なりますので、使用目的に合わせて書類を選ぶ必要があります。

様式第9号の7

上限規制猶予対象となっている事業について、その範囲で働く従業員の休日労働や時間外労働をするための書類であり、様式第9号の6と趣旨が近いです。ただし、労使委員会ではなく、労働時間等設定改善委員に対して決議を求める際に使う書類となっています。

新様式の申請方法を確認してから36協定を締結・届出しましょう

労働基準法の改正によって、残業時間の上限規制が明確化されました。また36協定の届出も厳格化されており、以前より条件を詳細に設定して確認しなければなりません。さらに36協定の書類の種類や労働基準監督署に提出する届出書の内容も変更されています。

届出をする内容によって異なる様式が用意されていますので、自社で行う届出の種類をきちんと確認してから提出することが重要です。本記事では新様式で求められている内容について詳しく解説しましたので、漏れなく記載して的確に届出を済ませましょう。