テレワークを採用する企業が増えたことにより、より強く求められているのが業務の効率化です。効率化にはツールの導入が便利ですが、ただ導入すれば効率が良くなるものではありません。
導入を誰か一人が主導して進めたり、みんなが使っているツールだからと安易に導入するツールを決めたりするのは、失敗のもとです。
今回は、業務効率化ツールの必要性やツールの選び方、導入に関する注意点など、ツールの導入を成功に導くためのポイントを説明します。
業務効率化ツールの必要性
まず「業務効率化ツール」とはどのようなものなのか、しっかりと確認しておきましょう。ここでは業務効率化ツールについての基礎知識に加え、ツールの必要性が高まっている背景を解説します。
そもそも業務効率化ツールとは？
ビジネスにおいて「業務効率化ツール」とは、主にITを活用したツールのことを指します。例えば、データを蓄積して分析や改善に活かしたり、手作業で行っている作業を自動化したり、またはコミュニケーションを取りやすくしたりするなど、すなわち、テクノロジーの力を使って人の業務を手助けするものが、業務効率化ツールです。
業務効率化ツールを適切に導入すれば、コストの削減や人的ミスの軽減、生産性向上によって業務時間の短縮なども期待できます。これらは慢性化する人手不足問題の解決や、DXへの取り組みなどにも直結することも忘れてはなりません。厳しい経営環境を生き抜く上で、業務効率化ツールの選定と導入必要性が高まっています。
テレワークが業務効率化ツールの必要性を高めている
現在、多くの企業がテレワーク（リモートワーク）を導入、または検討している状況にあります。これは国が推し進める働き方改革関連法法に対応するためであり、また長引く新型コロナウイルス感染症の影響によるものです。
「働き方改革」とは、少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少や育児や介護との両立といった働く方のニーズの多様化といった社会の問題を解決するために、従業員それぞれの事情に応じた、多様な働き方を選択できる社会を目指すものです。
柔軟な働き方を妨げている大きな要因のひとつに「出社」の手間があり、これを解消するのが在宅勤務、いわゆるテレワークなのです。働き方改革関連法は、まず大企業での改革を後押ししてきましたが、いよいよ中小企業もと言われる時期に、新型コロナウイルスによるテレワーク推進が始まったのです。
このような背景から、出社せざるを得ない業界を除き、勤務形態をテレワークに切り替える企業や、テレワークを検討する企業が増えているのです。
一方で、テレワークでの業務は、従来のように対面でのコミュニケーションが取れないこともあり、生産性を下げずに業務を行う工夫が必要となります。そこで活躍するのが業務改善ツールというわけです。新型コロナウイルス収束の見通しが立たない今、企業はITツールを導入することで効率化を徹底し、新しい日常「ニューノーマル」に備える必要があります。
業務効率化ツールの主な種類と特徴
業務効率化ツールは、機能や業務ごとにさまざまな種類があり、多くの企業からツールが提供されています。ここでは主なツールと、代表的なツール名を紹介します。
コミュニケーションを活性化するツール
これまで同僚とのコミュニケーションは直接話しかけるか、電話や電子メールといった手段が中心でしたが、これにはいくつかの問題がありました。まず電話の場合、作業中に電話がかかってくると、作業を中断せざるを得ません。また電子メールはタイムラグが発生しやすく、議論のようなやり取りをするには不向きなツールだといえます。当然、テレワークでは直接話しかけることもできません。そこで、活躍するのがコミュニケーションツールです。
まずチャットツールは、文字でリアルタイムのコミュニケーションを行えるツールで、ビジネスに特化したツールをビジネスチャットなどと呼びます。プロジェクトやチーム単位でグループを作成する機能などもあり、同時に複数名と議論も可能で、ファイルの送信もできます。代表的なツールに「Slack」「Chatwork」「Microsoft Teams」などがあり、大手SNSであるLINEもビジネスに特化した「LINE WORKS」をスタートしています。これらはパソコンだけでなくスマートフォンでも利用可能です。
次に、ビデオ会議システム（Web会議ツール）です。パソコンやスマートフォンのカメラとマイクを利用し、リアルタイムで会話できるツールで、テレワークには欠かせないツールだといえます。代表的なツールには「Zoom」「Google Meet」「Skype」などがあります。
業務を自動化するツール
手作業で行っていた業務を自動化するツールは、生産性向上を目指せるばかりか人材不足にも役立ちます。ここではいくつかの自動化ツールについて解説します。
まずは、RPA（Robotic Process Automation）ツールです。RPAは、自動化ツールなどとも呼ばれる、PCで日頃行っている定型業務を自動化してくれるツールです。例えば、データを集めてExcelにまとめ、フォーマットを整えるといった定型業務も、RPAツールを使うと自動で行うことができます。代表的なツールには「WinActor」「BizRobo!」「Blue Prism」「Coopel」などがあり、なかでもCoopelはプログラムスキルを必要とせず、高機能な作業の自動化を実現できるといった特長があります。
次に、SFA（Sales Force Automation）です。SFAは、営業担当を支援するツールで、営業支援ツールなどとも呼ばれます。顧客情報を記録し一元管理することで、過去の商談内容や進行中の案件の情報、アポイントメントやスケジュールなどを自動で共有できるツールです。代表的なツールには「eセールスマネジャー Remix」「SalesForce sales Cloud」などがあります。
営業活動に役立つツールにはMA（Marketing Automation）もあります。MAは、いわばマーケティング活動を自動化するツールです。さまざまな顧客情報をMAに投入すると、それだけで見込み客を抽出したり、個々のニーズに合わせたタイミングを教えてくれたりします。代表的なツールには「Marketo」「Salesforce Pardot」などがあります。
プロジェクト管理ツールやタスク管理ツール
仕事の予定を手帳やExcelなどで管理している方も少なくないと思いますが、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを使えば、生産性向上に役立ちます。Excelなどの管理と違い、同僚やチームの進捗状況を共有して可視化できるため、仕事やタスクの抜け漏れを防ぐことが可能です。ツールを選ぶ際は、他のツールと連携しやすいものを選ぶと良いでしょう。代表的なツールには「Trello」「Redmine」「Time Krei」[Backlog]などがあります。
名刺管理ツール
取引先から受け取った名刺を、個人の名刺入れにしまうのではなく、電子化して社内に共有できるツールが名刺管理ツールです。担当者が個人的にExcelなどで管理をしていると、いくらデジタル化されていたとしても他の社員が確認したくてもできません。
しかし、名刺管理ツールを使えば、すべての名刺を社内で共有できるため、円滑な営業活動が実現できます。名刺情報の他にも、営業履歴などの情報を登録することでより便利に使えます。代表的なツールには「Sansan」「Eight」などがあります。
脱印鑑を実現する電子契約システム
業務効率化を考える場合、書類に印鑑を押印してもらう作業は煩雑といえます。普段はテレワークなのに承認や決裁、押印のためだけに出社するのは手間でしょう。こうした問題を解決できるのが電子契約システムです。
電子契約システムは、社外との契約も法的効力を持つ電子契約書で行うことができます。また社内稟議などのように、社内で確認の証として押印するといった作業もツール上で行えます。さらに、導入以前の紙の書類も電子契約システム上で管理できるため便利です。
電子契約システムの導入によって、書類の印刷コストはもちろん、郵送コストや時間も削減できるばかりか、契約書に添付する必要のある収入印紙も必要がないため、業務効率化とコスト削減を両立できるといったメリットがあります。おすすめの電子契約システムは、クラウドサービスである「電子印鑑GMOサイン」です。これは使いやすさがポイントであり、初期費用が無料で、ランニングコストが安価であることが特長です。
業務効率化ツールを選ぶポイント
ただ漠然と「業務効率化ツールを導入したい」と考えても、ビジネスは成功しません。導入とビジネスを成功させるためには、ツールの選び方にもポイントがあるのです。
現在の労働環境の課題を洗い出す
いきなり「どの業務効率化ツールを導入しようか」と考えるのではなく、最初に、自社にどのような課題があるのか洗い出しすることから始めます。
洗い出し作業は経営層だけで行うのではなく、必ず現場の人間と一緒に考え、アイデアを出し合うことがポイントです。現場の課題は現場の人間が一番良く知っており、最終的に業務効率化ツールを導入した場合、実際にユーザーとなるのは現場の人間であるからです。
課題を把握したら、優先順位をつけます。どの課題の優先度が高いのか、また重要なのかを見極め、実際に導入するツールの検討を行います。優先順位をつけない場合、すべての課題に対してツールの導入を検討することになり、無駄な時間がかかってしまいます。また、限られた予算で効率化を目指すのであれば、しっかりと優先順位を決めましょう。
それでは企業にはどのような課題があるのでしょうか。下記の例に当てはまったら、それは業務改善のチャンスであるととらえましょう。
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・経費精算の承認のためにその都度出社し、印鑑をもらう必要がある ・担当となって初めて会う顧客だったが前任者がすでに挨拶していた、しかもこちらの 対応に不備があり連絡が途絶えていた ・プロジェクト完了間際、あるメンバーのタスクが全く進捗していないことがわかった ・毎日午前中はデータを集めてExcelにまとめる作業で終わってしまう ・顧客からの見積り依頼を失念してしまい失注した ・以前の見積りを確認したいのに、書類保管庫を探しても見つからない ・テレワーク中に進捗確認の電話が多く集中できない |
運用イメージと得たい効果を明確にする
ツールを導入した場合に、実際の業務でどのような効果が生まれるのか、できるだけ具体的に数値化して明確にしましょう。数値化できないものであっても、具体的に改善できる内容を想像することが大切です。例えば、ツールの導入によって移動時間が◯時間削減できる、半日がかりの定型業務を自動化し他のコア業務を行う、営業時には他の社員がすでに会っているか、取引があったかなどを確認して受注を増やすなどです。
こうした運用イメージについても経営層だけで考えるのではなく、現場の人間と一緒に考えます。こうすることで、ツールの導入によるメリットが共有されるため、いざ導入することになった場合でもスムーズな運用が期待できます。
また、ツールの種類によってはパソコンにソフトをインストールするオンプレミス型と、インストールが不要なクラウド型のサービスがあります。得たい効果を明確にし、どちらのタイプが自社に合っているか選択しましょう。
実際に役立つか試してみる
課題を洗い出し、導入するツールを選定する段階でやっておきたいのが、ツールのテストです。実際にツールを試し、期待する効果が得られるかチェックしましょう。触ってみることで、選定段階では気がつかなかった問題が見つかったり、もしくはより良い機能を見つけられたりすることもあるでしょう。
試用するときにしっかりと確認しておきたいポイントは、UI（ユーザーインターフェース）やUX（ユーザーエクスペリエンス）です。分かりやすい画面か、操作がしやすいか、などの確認はとても重要です。これまで使ったことのあるツールやソフトウェアに操作感が似ていたりすれば、導入後の操作に戸惑わず、使いこなすまでの期間を短縮できるでしょう。
業務改善ツールには無料のものもありますが、ツールによっては高価なものもあります。価格を気にせず無料トライアルで試せるというのも、ツール選択における重要なポイントともいえます。
業務効率化ツール導入時の注意点
業務効率化ツールは、その運用方法や使い方を間違えると、効率化どころか業務が遅延するなど、ビジネスに悪影響を与えてしまうこともあります。
セキュリティ対策を意識する
業務効率化ツールがどのような動作をし、どこにデータを保存しているか確認しましょう。クラウド型のツールは、データをツールの提供者側に預ける形で動作しています。そのため、社内のセキュリティ規約やプライバシーポリシー、個人情報保護方針などを社外に持ち出すことを禁止している場合は利用できません。
その他、自社又は取引先の重要なデータの持ち出しを禁止している場合もあります。ツールが便利だからといって、すべての情報を考えなしに預けるのは危険です。たとえば翻訳ツールなどを使用する際は発明や特許、秘密保持の観点から自社や他社の情報が含まれないような形に直してから使用するなど、自社のビジネスにあった利用ルールを決めることも必要です。
一方で、明確な理由なしに、すべてのデータを社外に保存することを禁止するルールを定めている会社もあるかもしれません。このような場合はルールを見直し、クラウド型サービスを利用できるように方針を変えることも検討しましょう。
ベンダー・代理店の導入・運用支援に期待しすぎない
導入を検討しているツールにサポート体制があるからと採用するのはNGです。極論になりますが、サポート体制が常に必要なほど使い勝手が悪い可能性もあります。しかし、まずはサポートに頼らず、社内でツールを使いこなすことを前提にしなければなりません。必要であれば、社内向けにマニュアルを作成しましょう。
マニュアル作成の手間がかかる場合がある
実際に社員がツールを使い始める場合、マニュアル作成やワークフローの設定が必要です。その理由は大きく2つあります。
一つは、新たなツールの使い方に慣れていないからです。使いこなすまでに多くの時間を費やしてしまうと、かえって非効率です。もう一つは、導入当初に発生しやすい問合せやミスを減らすためです。
そのため、ワークフローをしっかりと定め、マニュアルに落とし込むことが重要です。マニュアルはツールを提供する会社からも配布されるはずですが、これにはすべての機能が網羅されている一般的なものです。自社の運用に合わせて、オリジナルの業務マニュアルを作成しましょう。これには手間がかかることもありますが、ツールを効果的に使うためには必要な作業です。
導入に社内の理解を得られるようにする
ツールの導入時には、社内全体の理解を得ておく必要があります。業務効率化ツールは、社内すべての社員が利用しないと、効果が得にくいためです。また、経営層の理解も重要です。業務改善ツールを導入したからといって、即効果が出るわけではありません。ツールの初期費用やランニングコストはもちろん、導入初期からデータ投入の段階、そして本格的に運用し効果が得られるまでの期間をシミュレーションし、投資額がどの程度で回収できるか提示しておくとよいでしょう。
以上から、ツールの選定や導入は、社内全体で行う必要があるのです。「とりあえず便利そうだから」「いろんな会社が使っていて、実績があるから」という安直な理由でツールを選び導入してしまうと、ツールが自社に上手く適合しない場合があります。
社員のリテラシーに注意する
ツールを正しく安全に使う方法を利用する全ての社員に対して周知させる必要があります。実際に以下のような問題も起こっています。
名刺管理ツールのデータを個人的にバックアップし、別のツールに入れたことで顧客情報が流出
プロジェクト管理ツールの公開範囲を「すべて」にしていたため、社内の情報が世界中の誰もがアクセスできるようになっていた
ツールを使いこなせば、業務は効率化できますが、使うのは人間です。人的ミスなどにより、大きなトラブルにも発展しかねません。ツールの導入にあたっては、ツールそのものの利用方法をレクチャーすることも重要ですが、リテラシーを向上させる取り組みも同時に行うとよいでしょう。
また、レクチャー係は複数名用意しましょう。導入時の初期設定の確認を含め複数の目でチェックできたり、レクチャー係間で意見交換ができたりするような体制は、トラブル防止に役立ちます。
▶参考：企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）特集記事
正しく業務効率化ツールを利用して自社の体力強化に役立てよう
業務効率化ツールは主にITを活用したツールのことを指します。手作業を自動化したり、社員同士のコミュニケーションを向上させたり、情報共有や分析がしやすくなったりするなど、業務の効率化を担う重要なものです。
働き方改革やテレワークへの対応には、こうした業務効率化ツールの導入が欠かせませんが、ツールの導入は社内全体で一眼となって取り組む必要があります。正しく業務効率化ツールを利用して自社を強化し、将来のビジネスに役立てましょう。
