企業の意思決定プロセスとして避けて通れない社内稟議ですが、書類の回覧に時間がかかり非効率だと感じている方も多いのではないでしょうか？従来の紙ベースの稟議書から、電子メールやワークフローソフトウェアを利用した電子申請方式に移行して業務の大幅な効率化に成功している企業が増えています。
当記事では社内稟議を電子化するメリットや、電子化への移行の際の注意点について解説します。業務改善に取り組んでいる企業経営者や、実務担当者の方はぜひ参考にしてください。
社内稟議とは
社内稟議については前回の記事で解説しましたが、改めて確認しておきましょう。
社内稟議とは、会社における業務の実行に際して、社内で承認権（決裁権）を持つ役職者から承認を得る手続きです。一般的には、複数の承認者から承認を得たうえで、最終的に決裁権者に決裁を求める必要があります。
社内稟議のプロセスと内容
| 順序 | 段階 | 内容 |
|---|---|---|
| ① | 起案 | 起案者が立案・提案・申請等を行う |
| ② | 承認 | 下位職位者からの稟議について異議がない旨を示し、決裁権限者に回議する |
| ③ | 決裁 | 決裁権者が会社としての最終的な意思決定を行う |
社内稟議の例
| 対象 | 社内稟議の種類 | 社内稟議の例 |
|---|---|---|
| 対外的手続き | 契約の締結 | 業務委託契約 |
| 保守契約 | ||
| 不動産賃貸借契約 | ||
| 工事請負契約 | ||
| 物品やサービスの購買および発注 | 製品の購入 | |
| サービスの購入 | ||
| 工事の発注 | ||
| 社内的手続き | 社員の採用や人事異動、昇格 | 社員の採用 |
| 人事異動 | ||
| 役職の昇格 | ||
| 出張や接待交際 ・出張旅費 | 出張旅費 | |
| 顧客への接待費 | ||
| セミナーや講習会の参加費 |
書類による社内稟議のデメリット
本項では、従来の書類ベースの社内稟議で生じるデメリットについて解説します。
起案してから決裁を受けるまでに時間がかかる
稟議書を印刷して回覧する場合は、承認・決裁の過程において物理的に書類を回議しなければならない問題が生じます。関係者間の書類移動に時間がかかってしまい、業務の効率化を阻害する要因となり得ます。また、回議している間は誰の手元にあるかが分かりづらく、多忙な承認者・決裁者の場合は長期間書類が手元に留まってしまう可能性もあります。
企業によっては起案者が各承認者に対面で説明し、押印を求めるルールとなっていることも多いでしょう。さらに、大企業の地方営業所などで本社において承認・決裁の必要がある場合、郵送のコストと手間も発生します。承認者の人数が多いほど回議に時間を要するうえに、差戻しがあれば書類の移動にさらに時間がかかってしまい、非効率であるといえます。
書類の保管場所を必要とする
毎年膨れ上がる稟議書の保管場所を確保するには、それなりのスペースが必要です。書類を分類し、保管する際にかかる人件費も無視できないでしょう。社内の書庫に収まりきらない場合は、外部倉庫などに保管場所を確保せざるを得ない場合もあり、建設費用や賃貸コストもかかってしまいます。
過去の稟議書を探すのが大変
相手先への支払いや契約事項の確認などのために過去の稟議書を参照する必要が生じた場合には、探す手間もかかってしまいます。さらに、自部署と保管場所が離れている場合には、移動の時間とコストも発生します。
テレワークに対応できない
コロナ禍を契機にテレワークが促進されるなど、会社への出社を必要としない多様な働き方に取り組む企業も増えています。テレワークの場合、押印書類を随時郵送するのは非効率であるため、従来のプロセスを見直す必要が出てくるでしょう。
社内稟議を電子化するメリット
社内稟議を電子化することによって、先に挙げた問題点を一気に解決できるメリットがあります。
〈社内稟議を電子化するメリット〉
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
決裁までのスピードの向上が期待できる
社内稟議を電子化することにより、業務スピードを飛躍的に向上できる可能性があります。物理的な書類の移動を伴わず、関係者がPC上で内容を参照して承認・決裁の処理が可能になるためです。
また、承認・決裁プロセスの現在地が分かるため、起案者にとっては業務の流れと先の予定が立てやすいというメリットがあります。特定の関係者のもとで回議が止まっている場合は、その理由を確認して処理を促すことも可能になるでしょう。
業務負担が軽減する
起案者にとっては、書類を物理的に持参したり郵送したりする負担が軽減でき、浮いた時間を他の業務に割り当てることができます。また、社内稟議の電子化に際してフォーマットを指定して、申請時に必要項目のチェックを求めることも効果的です。チェックしたうえでの申請であれば、書面の記載内容の不備や社内基準に照らし合わせた判断もしやすくなり、差し戻しの減少も期待できます。多忙な承認者・決裁者にとっても、内容の確認と判断にかかる時間が短縮できて負担の軽減につながります。
書類の検索が容易になり業務スピードが増す
社内稟議を電子化すると、過去に決裁を受けた稟議の検索性が飛躍的に向上します。担当部署・時期・内容など分類項目を整理しておけば、検索業務にかかる時間が削減できるでしょう。社内での情報共有もしやすくなり、過去の稟議を参照して新たな稟議を作成することも容易になります。
社内ガバナンスを強化できる
紙ベースの社内稟議の場合は、書類が机の上に放置されたり、権限外の者が書庫に勝手に入って閲覧されたりするなど、社内モラルおよびセキュリティ上の問題点があります。社内稟議を電子化すると、意思決定までのプロセスにおいて関係者しか閲覧できないようにすることが可能です。企業のガバナンスを強化すると同時に、外部への情報漏洩リスクを防ぐことができるでしょう。
テレワークにも対応しやすい
電子化により、社内ネットワークに接続されたPCさえあれば、勤務場所を問わずに関係者への起案・承認・決裁が可能になります。急速に増加しているテレワークへの対応としても、社内稟議の電子化は避けて通れないプロセスでしょう。
ペーパーレス化によるコスト削減
電子化された社内稟議は印刷を必要としません。社内で使用する紙の量やプリンターの台数を減らすことにつながり、経費節減効果があるでしょう。また、倉庫費用などの保管にかかるコストを抑えることも可能なうえに、火災で重要書類が焼失するリスクも無くなり、企業レジリエンスの強化につながります。
社内稟議を電子化する方法
社内稟議を電子化するには、ファイルを共有する簡易な方法や、専用ソフトウェアを導入する方法などいくつかの方法があります。
ファイル共有
もっとも容易ですぐに導入できる方法としては、社内稟議書類をファイル共有することです。関係者のみ閲覧可能な制限をかけたファイルを社内サーバーやWEB上のサーバーにアップロードし、関係者にメール通知して閲覧してもらう方法です。
自社保有のサーバーが無い場合は、GoogleフォームやGoogleスプレッドシートを使って作成する方法もあります。ただし、起案・承認・決裁へと進む流れが自動化しづらく、ID・パスワードが分かれば誰でもアクセスできてしまうため、権限の管理に難点があるといえます。
ワークフロー
社内にワークフローソフトウェアを導入して、社内稟議を電子化するのが最も一般的な方法になります。ワークフローを導入することにより、申請フォーマットを統一できることと、回議の対象者と順序を明確に設定することが可能になります。
ワークフローでは、ファイル共有と比べて、稟議書へのアクセス権限を厳密に設定するため、社内ガバナンスの向上を図るうえで優れています。また、業務がある程度自動化されるため、処理件数が多いほど稟議にかかる時間を短縮し業務を効率化する効果が高まります。
電子契約システム
外部と締結する売買契約や業務委託契約について、社内稟議を必要とする場合は、電子契約システムとの組み合わせが最適です。電子契約システムでは、指定された承認者・決裁者を通さないと外部への電子署名依頼ができません。そのため、担当者が承認を通さず勝手に相手方へ契約書を送信することを防ぎ、社内ガバナンスの強化につながります。
GMOサインであれば、APIによって各種機能と社内の基幹システムや既存ワークフローソフトウェアを連携できます。連携により、契約書の作成から社内稟議の承認、電子署名による契約締結、その後の書類管理といった一連のプロセスを一貫して管理することが可能です。
まとめ
ここまで、社内稟議を電子化するメリットや方法について解説してきました。
社内稟議の電子化は、作業時間の短縮や業務改善だけでなく、コスト削減につながる可能性もあります。ただし、既存のルールや社内風習を大きく変えることにもなるので、一時的に社内に混乱を招く危険性もあります。トラブルにつながらないように、社内で一定の期間をかけて周知し意見を聴取するプロセスも必要でしょう。
電子契約サービス電子印鑑GMOサインでは、社内の承認者を事前に設定し、決められた承認フローを固定する機能を付加することができます。社員が承認を通さず自由に契約書を送信することを防ぎ、より一層企業のガバナンスを強化することができるでしょう。
