社会生活を行う上で、「念書を書いて欲しい」と言われたことがある人も多いと思いますが、「念書」が法的にどのような意味を持つのかについてご存じでしょうか。今回は、念書の法的効力、「覚書」や「契約書」がどのように違うのか等について解説します。
念書とは
念書とは、後日の証拠として念のために作成し相手に渡しておく文書のことで、契約当事者の一方が、相手方当事者に対して約束した内容を書面に明記して差し出すものです。なお、一方の当事者が差し出すものなので、署名または記名押印は１つしかありません。
念書に類似する書類として「誓約書」や「覚書」があります。誓約書は、当事者が遵守すべき事項を文書にしたものです。念書は、形式にとらわれずに柔軟に作成されることが多く、相手に対してある行動をすることを約束する際によく用いられる文書ですが、誓約書はより正式な場面や、特定の行為をすることを法的に約束する状況で作成されることが一般的です。
覚書とは、契約の当事者双方が合意した内容を記載した書面です。契約書の一種で、実務的には、契約書の細則を定める場合や契約の内容を変更する場合に作成されます。契約書の内容をごく一部のみ変えたいときに契約書を作り直すとなると手間がかかるので、覚書で修正箇所のみを定めることは広く一般的に行われています。例えば、契約書で「商品の価格については別途定めるものとする」と規定しておき、価格に関する覚書を定めておけば、取引条件はそのままで商品価格のみを変更したいときに覚書だけを締結し直せばよいので便利です。
念書の法的効力
民法上、契約書を作成しなくても口頭で成立する契約が多いです。しかし、契約不履行が発生した場合に、契約内容について争いたいときには契約書が必要となります。というのも、裁判では、被告（訴えられた側）が原告（訴えた側）の主張した事実について否認してきた場合、その事実の存在を原告側が立証しなければならなくなるため、証拠としての契約書が必要になるからです。
念書も証拠書類のひとつですが、契約書と違うのは、一方当事者の署名または記名押印しかないため、念書を差し出された側の証拠にしかならないということです。契約書は、両当事者が署名または記名押印しているため、両当事者の証拠書類になりますが、念書は、書いた側の当事者は自分で作成、署名・捺印をしただけなので、念書を引き合いに出しても証拠能力が認められないのです。
ビジネスにおいて念書が必要となるケース
ビジネスの場面で念書が使われる例としては、長期にわたって回収できていない売掛金がある場合に、相手先企業に「○月○日時点において、金○円の債務があることは間違いありません」というような債務を承認する内容の念書を書いてもらうことがあります。この念書を書いてもらうことで、時効を更新させることができるからです。
また、金銭消費貸借契約書を作成するまでもないような少額の金銭を貸した場合に、念書という形で「金○円を貸付金として受領しました。○月○日までに返済します。」というような内容の念書を差し出させることがあります。
念書の書き方と作成時のポイント
念書を作成する場合のポイント
念書は、単なる証拠書類にすぎないので、これを書かなければならないという決まりはありません。実際に証拠書類として使う場面を想定して、どのような内容とすべきかを考える必要があります。
最低限書くべき内容としては、①宛名、②念書作成者の氏名、住所、③作成年月日、④約束する内容、⑤署名または記名押印、などが挙げられます。念書は受領する側が作成する場合と、念書提出者が作成する場合がありますが、どちらでも構いません。
念書を作成する上での注意点
企業が労働者に念書を書かせるような場合に、服務規程や秘密保持など「法令や会社のルールを順守します」といった内容であれば差し支えありませんが、「業務命令に従わなかった場合には、解雇されても文句は言いません」「遅刻をしたら罰金として〇〇円支払います」といった労働者にとって不利益な内容の念書は作成しても無効となります。
また、このような念書を労働者から取っていたからといって実行すると法令違反となる恐れがあります。注意しましょう。
印紙税について
印紙税法に定められた「課税文書」を作成した場合、印紙税を納付する必要があります。念書について印紙の貼付が必要かどうかは、タイトルではなく、文書の中身によって決まります。念書によって契約の成立が証明されるものは、一方当事者の署名しかないものであっても「契約書」と認定され、印紙税の納付が必要なります。
以下、念書のサンプルを２つご紹介致します。
退職時の念書
株式会社●●●
代表取締役●●● 殿
念 書
私●●●は、貴社（株式会社●●）を退職するにあたり、在籍中に知り得たいかなる機密情報も公開、漏洩、利用することなく、退職後も守秘することをここに誓約します。
以上
●年●月●日
署名捺印
支払いを約束させる念書
株式会社●●●
代表取締役●●● 殿
念 書
私、株式会社□□□、代表取締役□□□は、貴社（株式会社●●）との●●契約における未払い金◯◯円を、令和◯年◯月◯日までに、利息◯円とともに、必ず支払うことを誓約します。
１．返済期限 令和◯年◯月◯日
２．利息 年◯％
３．振込口座 ◯◯銀行◯◯支店 ◯◯預金 口座番号◯◯ 口座名義◯◯
以上
●年●月●日
署名捺印
まとめ
今回は、念書とは何か、念書の法的効力、念書が必要となるケース、念書の書き方などについて解説しました。念書は、約束事を書面に書いて、一方当事者が差し出すものです。「こういう約束があった」ということを示す証拠書類としての機能しかありません。
証拠書類と言っても裁判でそれが証拠として認められるかはまた別の話です。書面化することで、相手に「こういう約束があるから守らなければならない」という心理的プレッシャーを与えるものとして使われることも多いようですが、強い立場の人が弱い立場の人に対して、一方的に不利な内容の念書を書かせることは、許されるものではありません。
念書を作る場合には、法令に適合していることはもちろん、対等な当事者として公正な内容であることが求められます。相手に無理を言って書かせたり、企業がその立場を利用して労働者に要求したりすると、念書は無効となり、場合によっては、法令違反となる可能性もあるので注意しましょう。
