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ワークフローを電子化するメリット・デメリット、システムの選び方やより便利に活用が可能になるサービス連携とは?

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目次

ワークフローとは?

ワークフローとは、業務の流れをシステム化したものです。
会社・組織によって仕事への取り組み方、マニュアル、目標 などは異なりますが、それぞれを定義・構築したものがワークフローです。
ワークフローを構築することで属人性を排除し、誰が業務に取り組んでも同じ方法にて目標を目指すことが可能になります。
流れに沿ってそれぞれの担当者が仕事をこなすので、無駄な作業や属人性が省かれ、業務の効率化をもたらします。
そのため、近年はワークフローの構築に力を入れている組織・会社が増えています。各々が勝手に、作業を行うのではなく、根幹となるワークフローをもとに仕事を進めることで、効率化や利益の最大化を狙えるからです。

紙によるワークフローの課題点

ワークフローを構築することで業務効率化が実現しますが、アナログ(紙を使った)でのワークフローにはいくつものデメリットがあります
ワークフローそのものはシステム化された素晴らしいものでも、紙では多くのデメリットがあるため、ワークフローのメリットを最大限に享受できません。

時間・手間がかかるので効率が悪い

紙のワークフローでは報告、連絡、確認を手作業で処理する必要があるため、煩雑になりがちです。
紙に連絡事項をメモする時間・手間だけではなく、相手に渡す手間もかかります。
承認が必要なワークフローの場合、承認が出るまで先に進めることもできません。
これでは効率的なワークフローを構築できたとしても、ワークフローを実践する都度手間がかかるので、効率の良さを求めて効率の悪いことを行うミスマッチが発生します。

進捗状況の正確な共有できない

紙のワークフローでは、誰が何をしているのか、どこまで進めているのかがわかりづらくなります。
報告を受けることで把握できるのは、報告時点のものだけであり、最終報告段階からどれだけ進んでいるかリアルタイムでは一切把握できません。
ワークフローを紙で作成し、相手に渡すまでの間に進捗があった場合、報告と実態に乖離が生まれてしまいます。
また、確認する相手が忙しい状況だったり 、多くの人間が携わっているプロジェクトの責任者であったりすれば、一度に大量の紙が送られて来ることもあります。このような場合、確認が遅れてしまうだけでなく、疲労による見間違えなどのミスが発生することもあり得ます。そのため、紙のワークフローでは、進捗状況の正確な共有が難しいです。

損失リスクと保管・管理の手間

紙には紛失リスクが付き物です。相手に渡したものの、相手が紛失してしまうこともあれば、災害時、あるいはミスによって書類が損傷してしまうリスクもあります。
確認後であれば良いですが、確認前に紛失・損傷してしまった場合、何も確認できないばかりか、提出者に再度作成を要請する手間もかかります。
リスクヘッジを含めて届けられた書類を誰がどこに保管・管理するのかも決めておく必要があります。広いスペースがあれば良いのですが、狭い会社・組織では保管スペースの確保だけでも大変な作業です。

ワークフローを電子化するワークフローシステムとは?

ワークフローは業務効率化を目指したものですが、紙のワークフローでは余計な手間が必要になる点や進捗状況にタイムラグが生まれてしまう点など、かえって効率の悪化を招くデメリットがあります。 
そこで必要となるのがワークフローの電子化です。
電子化とは、ワークフローをクラウドで取り扱うものです。Excelなどのローカルデータをメールで相手に渡すのではなく、クラウドシステムによって、リアルタイムでの進捗状況の確認が可能です。 
また、紙のように作成者と確認者だけではなく共有メンバー全員が確認できるワークフローシステムもあります。このようなワークフローシステムでは、IDとパスワードさえあればログイン が可能です。そのため、会社内のPCだけではなく、出先でもスマートフォンから状況を確認できます。
承認や申請機能が搭載されているワークフローシステムであれば、 社内だけではなく出先でもプロジェクトを進めることができます。

ワークフローを電子化するメリット

ワークフローを電子化するメリットは、先程ご紹介した特徴以外にも多々あります。
そこで代表的なメリットをいくつかご紹介しましょう。

リアルタイムで誰もが進捗を確認できる

電子化されたワークフローであれば、進捗状況を設定することでワークフローのシステムに参加している人間全員が進捗状況を確認できます。状況を見て、計画通りに進んでいるのか、送れているのか、誰がリソースに余力があるのかなどを把握が可能です。進捗状況を見ることで適宜対応できますので、より効率化が実現します。

紛失リスクがない

紙のワークフローには紛失リスクがあるとお伝えしましたが、電子化されたワークフローには紛失リスクがありません。
全てクラウド上で展開されていますので、誰かが紛失してしまうことは有り得ません。
もちろんクラウドのデータそのものがなくなる可能性はゼロではありませんが、紙を紛失するリスクと比べたら、クラウドデータが紛失リスクは低いです。

多様な働き方に対応している

申請や承認まで可能なワークフローであれば、出社の必要性が低下します。
紙のワークフローの場合、作成するだけではなく「相手に渡す・届ける」の工程が必要です。
しかし、電子化されたワークフローであれば全てがデータなので、相手に直接渡す必要はありません。
在宅でも仕事を進めることができますし、ビジネスの業態によっては完全在宅も可能です。

ワークフローを電子化するデメリット

ワークフローの電子化にはメリットもあればデメリットもあります。
ここでは 電子化における3つのデメリットをご紹介します。

メリットは「使いこなしてこそ」

ワークフローの電子化のメリットをご紹介させていただきましたが、それらはすべて「使いこなしてこそ」です。
ワークフローに参加するすべての人間が機能を使いこなしてこそ得られるメリットです。
新しい環境・システムへの順応性の高い方ばかりであれば良いのですが、導入したシステムを使いこなせない場合、お伝えしたメリットを活かすことはできません。使いこなせない人間が多数いる場合、紙のワークフローの方が良い場合さえ考えられます。

導入コストがかかる

ワークフローシステムは無料のものと有料のものがあります。
機能に優れているのは一般的に有料のワークフローシステムです 。無料のワークフローシステムは機能に制限のあるものが多いことから、実用性を求めると有料版となってしまい、導入コストがかかります。
金銭的なコストはもちろんですが、導入するための講習、システム構築といった時間的なコストもかかります。

社内フロー・ルールの見直しが必要

ワークフローシステムをより効率的に運用するために、社内フロー・ルールの見直しが求められます。
それまでの体制で運用できればよいのですが、そのようなケースは稀です。
ある程度、ワークフローシステムに合わせた社内フロー・ルールの見直しが求められます。

ワークフローシステムを選ぶポイント

自社の環境にマッチしたシステムなのかがポイントです。
使いこなせるのか、予算内で運用できるのか、自社が目指す方向性とワークフローシステムのシステムが合致しているのか、といった点がポイントとなっています。
さらに、導入当初は分からないことも多くでてくるため、サポートも大切となってきます。導入だけではなく、運用面でのサポートが用意されているワークフローシステムであれば、何か起きたとしても相談できるため安心です。

 

また、すでに社内で導入している他のシステムとの連携が可能かも確認が必要です。
例えば、電子契約ツールとワークフローシステムを連携させることで社内の承認をワークフローツールで行いそのままスムーズに電子署名まで行い契約依頼をすることなどが可能になります。他のデジタルツールと連携をすることでますます便利に活用できます。

ワークフローシステムの電子化を検討しよう

ワークフローシステムの電子化にはメリット・デメリットのそれぞれがありますが、使いこなすことでデメリット面が薄まり、メリット面が強まります。
一方でワークフローシステムも多くの種類があります。ワークフローシステムの電子化は、電子化が目的ではなく、電子化で得られるメリットを活かして自社の環境を改善することが目的になります。そのため、自社の目的・環境に合わせてワークフローシステムの電子化を検討してみましょう。

 

また、ワークフローシステム導入と関連してどの業務の電子化をするか検討してみるのもいいのではないでしょうか?
たとえば 、契約の電子化を検討しているのであれば、手軽に利用できる電子印鑑GMOサインがおすすめです。
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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
電子署名/電子サイン/電子印鑑(デジタルハンコ)/脱印鑑(脱ハンコ)/電子文書/電子証明書/電子帳簿保存法など、電子契約にまつわる様々なお役立ち情報をお届けします。

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