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契約書管理台帳とは?エクセルを使った具体的な作成方法と活用術

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契約書は企業活動において重要な役割を果たします。取引先との契約内容を明確に定め、トラブルを防止する役割はもちろん、企業の財務状況やリスク管理にも影響を与えるものです。しかし、締結した契約書を適切に管理していないと、必要な情報をすぐに探し出せなかったり、更新時期を忘れてしまったりといった問題が発生する可能性があります。
そこで役立つのが、契約書管理台帳です。契約書管理台帳は、締結した契約書に関する情報を一元的に管理するためのツールです。本記事では、契約書管理台帳の必要性とメリット、そして具体的な作り方と活用術について解説します。

目次

契約書管理台帳とは?

契約書管理台帳は、企業が締結した契約書に関する情報を一元的に管理するためのツールです。契約相手をはじめ契約内容、契約期間、金額、更新時期など、契約書の内容を項目ごとに記録することで、必要な情報の検索性を高め、効率的に管理できます。

契約書管理台帳の必要性

企業は、取引先との契約において、契約書を作成し、締結します。契約書は、契約内容を明確に定め、トラブルを防止する役割を果たします。しかし、締結した契約書を適切に管理していないと、以下のような問題が発生する可能性があるのです。

  • 必要な情報をすぐに探し出せない
  • 更新時期を忘れてしまう
  • 契約内容を誤解してしまう
  • 契約違反をしてしまう
  • 訴訟に発展してしまう

これらの問題は、企業にとって大きな損失につながる可能性があります。契約書管理台帳をうまく活用すれば、これらの問題が発生するリスクを大幅に下げることが可能です。

契約書管理台帳のメリット

契約書管理台帳を活用することで、以下のメリットが期待できます。

必要な情報を迅速に検索できる

従来の紙ベースでの管理では、必要な契約書を探すのに時間がかかっていました。しかし、契約書管理台帳を使えば、契約相手や契約内容、契約期間など、さまざまな条件で横断的な検索が可能になります。必要な情報をすぐに探し出すことができるため、業務効率が大幅に向上するでしょう。

契約の更新時期を忘れない

契約書にはそれぞれ有効期限があり、更新時期を忘れると契約違反となる可能性があります。契約書管理台帳では、契約の更新時期を事前に設定しておくことで、更新時期を忘れることなく、適切なタイミングで更新手続きを行えます。

契約内容を正確に把握できる

契約書の内容を正確に把握しておくことは、企業にとって非常に重要です。契約書管理台帳では、契約書の内容を項目ごとに記録できるので、契約内容を正確に把握し、誤解を防げるでしょう。

紛失や破損を防げる

紙ベースの契約書は、紛失や破損のリスクがあります。しかし、契約書管理台帳であれば、データとして保存できるため、紛失や破損のリスクを大幅に減らすことができます。

業務効率を向上できる

契約書管理台帳を使うことで、契約書に関するさまざまな作業を効率化できます。たとえば、契約書の検索や更新手続き、契約内容の確認などの時間を大幅に短縮できるようになるでしょう。

契約書管理台帳の作成方法

ここでは、一般的な契約書管理台帳の作り方をご紹介します。

STEP
管理項目の洗い出し

まず、どのような情報を管理したいかを明確にするために、管理項目を洗い出します。一般的には、以下の項目が管理されます。

  1. 契約番号
  2. 契約相手
  3. 契約内容
  4. 契約期間
  5. 金額
  6. 更新時期
  7. 担当者
  8. 保管場所
  9. その他
STEP
フォーマットの作成

次に、洗い出した項目に基づいて、契約書管理台帳のフォーマットを作成します。フォーマットは、Excelなどの表計算ソフトや専用システムを使って作成できます。

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STEP
情報の入力

フォーマットができたら、既存の契約書の情報を入力していきます。情報を入力する際には、正確性と統一性を意識することが重要です。

STEP
運用ルールの策定

契約書管理台帳を誰がどのように運用するかを明確にするために、運用ルールを策定します。運用ルールには、以下の内容を盛り込む必要があります。

  • 情報の入力方法
  • 更新方法
  • アクセス権限
  • バックアップ
STEP
定期的なメンテナンス

契約書管理台帳は、定期的にメンテナンスを行う必要があります。メンテナンスの内容には、以下の内容が含まれます。

  • 情報の更新
  • 不要な情報の削除
  • バックアップ

契約書管理台帳を作成する際のポイント

作成する際には、以下のポイントを押さえることで、より効果的な管理が可能になるでしょう。

1.目的を明確にする

まず、なぜ契約書管理台帳を作成するのか、その目的を明確にしましょう。

  • 契約書の検索・閲覧を容易にする
  • 契約期限や更新時期を管理する
  • 契約内容を分析し、交渉に役立てる
  • リスクを把握し、問題発生を未然に防ぐ
  • 内部統制を強化する

目的によって、必要な項目や管理方法が変わってくるため、事前に明確にしておくことが重要です。

2.項目を洗い出す

次に、管理台帳に記載する項目を洗い出しましょう。

必須項目
  • 契約書名
  • 締結日
  • 相手先名
  • 契約内容
  • 有効期限
  • 更新時期
  • 担当者

など

あれば便利な項目
  • 契約金額
  • 支払方法
  • 解約条件
  • 関連資料
  • リスク評価

など

3.管理方法を決める

台帳の管理方法は、主に以下の2つがあります。

スクロールできます
紙ベースコストを抑えられるが、検索や更新が煩雑
電子データ検索や更新が容易だが、ツールやサービスの利用にコストがかかる

それぞれメリット・デメリットがあるため、自社の規模や体制に合った方法を選びましょう。

4.ルールを決める

誰が台帳を管理するのか、どのようにアクセスできるのか、更新時の手順など、運用に関するルールを定めておきます。

5.定期的な見直し

契約書の増減に合わせて定期的に台帳を見直し、必要に応じて修正や更新、それから管理方法の改善を行いましょう。

6.ツールの活用

Excelや専用システムなど、契約書管理ツール(契約書管理システム電子契約サービスなど)を活用することで、効率的に台帳を作成・運用できます。

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7.セキュリティ対策

契約書には機密情報が含まれるため、台帳へのアクセス権限を管理するなど、セキュリティ対策を徹底する必要があります。

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Excelなどの表計算ソフトによる契約書管理台帳はコストがかからず、導入のハードルも低いのですが、アクセス制限や権限管理ができない、属人性が高いなどの理由から企業の規模などによってはおすすめできません。

契約書管理台帳のセキュリティを重視している、管理だけでなく契約業務全体の効率化を図りたい、電子帳簿保存法に対応した文書管理を行いたい、そのような場合におすすめなのが電子契約サービスによる契約書管理です。

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電子契約サービスで契約書管理を行うメリット

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電子契約機能を持たない契約書管理に特化したサービスも存在しますが、契約締結から契約書の保管までシームレスに行える電子契約サービスであれば、契約業務の抜け漏れが発生するリスクを大幅に下げることが可能です。

また、従来の紙文書も電子契約サービスで一元管理できます。GMOサインではオプションパック「スキャン文書管理」という機能を提供しており、PDF化した紙文書を電子契約とともに保管・検索・管理できます。

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※1 「電子印鑑GMOサイン(OEM商材含む)」を利用した事業者数(企業または個人)。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ(2023年11月)
※2 電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数(タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より)。自社調べ(2023年12月)

電子契約サービスで契約書管理を行う際のポイント

契約書管理システムを活用するには、以下の点がポイントになります。

リマインダー機能を使う

電子契約サービスの文書管理においてリマインダーを設定することは、重要な契約期限や更新日などを逃さずに管理するために非常に有効です。しかし、設定する際には以下の点に注意する必要があります。

リマインダーの種類

リマインダーには、以下のような種類があります。

アラート

契約期限や更新日が近づいた時に、自動的に通知を送信する機能

タスク

契約書に関するToDoリストを作成し、期限を設定する機能

それぞれの特徴を理解し、目的に合ったリマインダーを選択する必要があります。

通知方法

リマインダーの通知方法は、以下のようなものがあります。

メール

担当者のメールアドレスに通知を送信する

ポップアップ

画面上に通知を表示する

チャット

社内チャットツールで通知を送信する

それぞれのメリットとデメリットを比較検討し、適切な通知方法を選択することで、運用がスムーズになるでしょう。

GMOサインにおけるリマインド通知の設定方法

アクセス制限を設定する

電子契約サービスの保管データのなかには、企業にとって重要な情報が多く含まれているため、アクセス制限を設けることは非常に重要です。設定する際には以下の点に注意しましょう。

アクセス権限の設定

誰がどのような権限でシステムにアクセスできるのかを明確に設定する必要があります。

アクセス権限の例
閲覧権限

台帳の内容を閲覧できるのみ

編集権限

台帳の内容を編集できる

管理権限

アクセス権限の設定など、台帳全体を管理できる

アクセスログの管理

誰がいつ台帳にアクセスしたのかを記録し、監査できるようにしましょう。

セキュリティ対策

パスワード設定や暗号化などのセキュリティ対策を講じます。

定期的な見直し

社員の異動や契約書の状況に合わせて、定期的にアクセス権限を見直す必要があります。

なお、GMOサインでは、閲覧制限役割・権限設定(ロール設定)、操作ログ管理など権限管理・ガバナンス強化に役立つ機能を標準機能として提供しています。

まとめ

契約書管理台帳は、企業にとって非常に重要なツールです。契約書を適切に管理することで、企業の安全と成長を守れるでしょう。また、電子契約サービスを利用することでクラウド上で管理できれば、災害などの緊急時でも契約書にアクセスできます。多くのメリットがありますので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
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