契約書は企業活動において重要な役割を果たします。取引先との契約内容を明確に定め、トラブルを防止する役割はもちろん、企業の財務状況やリスク管理にも影響を与えるものです。しかし、締結した契約書を適切に管理していないと、必要な情報をすぐに探し出せなかったり、更新時期を忘れてしまったりといった問題が発生する可能性があります。
そこで役立つのが、契約書管理台帳です。契約書管理台帳は、締結した契約書に関する情報を一元的に管理するためのツールです。本記事では、契約書管理台帳の必要性とメリット、そして具体的な作り方と活用術について解説します。

契約書管理台帳とは？

契約書管理台帳は、企業が締結した契約書に関する情報を一元的に管理するためのツールです。契約相手をはじめ契約内容、契約期間、金額、更新時期など、契約書の内容を項目ごとに記録することで、必要な情報の検索性を高め、効率的に管理できます。

契約書管理台帳の必要性

企業は、取引先との契約において、契約書を作成し、締結します。契約書は、契約内容を明確に定め、トラブルを防止する役割を果たします。しかし、締結した契約書を適切に管理していないと、以下のような問題が発生する可能性があるのです。

これらの問題は、企業にとって大きな損失につながる可能性があります。契約書管理台帳をうまく活用すれば、これらの問題が発生するリスクを大幅に下げることが可能です。

契約書管理台帳のメリット

契約書管理台帳を活用することで、以下のメリットが期待できます。

必要な情報を迅速に検索できる

従来の紙ベースでの管理では、必要な契約書を探すのに時間がかかっていました。しかし、契約書管理台帳を使えば、契約相手や契約内容、契約期間など、さまざまな条件で横断的な検索が可能になります。必要な情報をすぐに探し出すことができるため、業務効率が大幅に向上するでしょう。

契約の更新時期を忘れない

契約書にはそれぞれ有効期限があり、更新時期を忘れると契約違反となる可能性があります。契約書管理台帳では、契約の更新時期を事前に設定しておくことで、更新時期を忘れることなく、適切なタイミングで更新手続きを行えます。

契約内容を正確に把握できる

契約書の内容を正確に把握しておくことは、企業にとって非常に重要です。契約書管理台帳では、契約書の内容を項目ごとに記録できるので、契約内容を正確に把握し、誤解を防げるでしょう。

紛失や破損を防げる

紙ベースの契約書は、紛失や破損のリスクがあります。しかし、契約書管理台帳であれば、データとして保存できるため、紛失や破損のリスクを大幅に減らすことができます。

業務効率を向上できる

契約書管理台帳を使うことで、契約書に関するさまざまな作業を効率化できます。たとえば、契約書の検索や更新手続き、契約内容の確認などの時間を大幅に短縮できるようになるでしょう。

契約書管理台帳の作成方法

ここでは、一般的な契約書管理台帳の作り方をご紹介します。

契約書管理台帳を作成する際のポイント

作成する際には、以下のポイントを押さえることで、より効果的な管理が可能になるでしょう。

1.目的を明確にする

まず、なぜ契約書管理台帳を作成するのか、その目的を明確にしましょう。

• 契約書の検索・閲覧を容易にする
• 契約期限や更新時期を管理する
• 契約内容を分析し、交渉に役立てる
• リスクを把握し、問題発生を未然に防ぐ
• 内部統制を強化する

目的によって、必要な項目や管理方法が変わってくるため、事前に明確にしておくことが重要です。

2.項目を洗い出す

次に、管理台帳に記載する項目を洗い出しましょう。

3.管理方法を決める

台帳の管理方法は、主に以下の2つがあります。

紙ベース	コストを抑えられるが、検索や更新が煩雑
電子データ	検索や更新が容易だが、ツールやサービスの利用にコストがかかる

それぞれメリット・デメリットがあるため、自社の規模や体制に合った方法を選びましょう。

4.ルールを決める

誰が台帳を管理するのか、どのようにアクセスできるのか、更新時の手順など、運用に関するルールを定めておきます。

5.定期的な見直し

契約書の増減に合わせて定期的に台帳を見直し、必要に応じて修正や更新、それから管理方法の改善を行いましょう。

6.ツールの活用

Excelや専用システムなど、契約書管理ツール（契約書管理システムや電子契約サービスなど）を活用することで、効率的に台帳を作成・運用できます。

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7.セキュリティ対策

契約書には機密情報が含まれるため、台帳へのアクセス権限を管理するなど、セキュリティ対策を徹底する必要があります。

電子契約サービスなら契約書の作成・レビューから契約締結、契約書の保管まで一元管理ができる

Excelなどの表計算ソフトによる契約書管理台帳はコストがかからず、導入のハードルも低いのですが、アクセス制限や権限管理ができない、属人性が高いなどの理由から企業の規模などによってはおすすめできません。

契約書管理台帳のセキュリティを重視している、管理だけでなく契約業務全体の効率化を図りたい、電子帳簿保存法に対応した文書管理を行いたい、そのような場合におすすめなのが電子契約サービスによる契約書管理です。

電子契約サービスは、インターネットを通じて契約書の作成、締結、保管が行えるサービスです。従来の紙ベースの契約手続きをデジタル化することで、時間やコストの削減、業務の効率化が図られます。また、法的にも電子署名の有効性が認められており、セキュリティ面での信頼性が高いことが特徴です。

電子契約サービスで契約書管理を行うメリット

電子契約サービスのなかには、基本機能として契約書管理台帳の役割が提供されているものがあります。たとえば、国内シェアNo.1（※）の電子印鑑GMOサインであれば、月額8,800円（税抜）の基本プランのなかで、電子帳簿保存法対応の文書検索機能やフォルダ作成機能などが提供されています。

電子契約機能を持たない契約書管理に特化したサービスも存在しますが、契約締結から契約書の保管までシームレスに行える電子契約サービスであれば、契約業務の抜け漏れが発生するリスクを大幅に下げることが可能です。

また、従来の紙文書も電子契約サービスで一元管理できます。GMOサインではオプションパック「スキャン文書管理」という機能を提供しており、PDF化した紙文書を電子契約とともに保管・検索・管理できます。

※1 「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年11月）
※2 電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数（タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より）。自社調べ（2023年12月）

電子契約サービスで契約書管理を行う際のポイント

契約書管理システムを活用するには、以下の点がポイントになります。

リマインダー機能を使う

電子契約サービスの文書管理においてリマインダーを設定することは、重要な契約期限や更新日などを逃さずに管理するために非常に有効です。しかし、設定する際には以下の点に注意する必要があります。

リマインダーの種類

リマインダーには、以下のような種類があります。

それぞれの特徴を理解し、目的に合ったリマインダーを選択する必要があります。

通知方法

リマインダーの通知方法は、以下のようなものがあります。

それぞれのメリットとデメリットを比較検討し、適切な通知方法を選択することで、運用がスムーズになるでしょう。

アクセス制限を設定する

電子契約サービスの保管データのなかには、企業にとって重要な情報が多く含まれているため、アクセス制限を設けることは非常に重要です。設定する際には以下の点に注意しましょう。

アクセス権限の設定

誰がどのような権限でシステムにアクセスできるのかを明確に設定する必要があります。

アクセスログの管理

誰がいつ台帳にアクセスしたのかを記録し、監査できるようにしましょう。

セキュリティ対策

パスワード設定や暗号化などのセキュリティ対策を講じます。

定期的な見直し

社員の異動や契約書の状況に合わせて、定期的にアクセス権限を見直す必要があります。

なお、GMOサインでは、閲覧制限、役割・権限設定（ロール設定）、操作ログ管理など権限管理・ガバナンス強化に役立つ機能を標準機能として提供しています。

まとめ

契約書管理台帳は、企業にとって非常に重要なツールです。契約書を適切に管理することで、企業の安全と成長を守れるでしょう。また、電子契約サービスを利用することでクラウド上で管理できれば、災害などの緊急時でも契約書にアクセスできます。多くのメリットがありますので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。