会社で物品を購入したり契約を締結したりする際のプロセスとして「社内稟議」は避けて通れません。しかし、何かと手続きが煩雑で非効率に感じている方も多いと思います。
この記事では、社内稟議の役割と企業において社内稟議が必要な理由について解説します。社内稟議を円滑に通すためのポイントについてもご紹介しますので、ぜひご参考にしてください。
社内稟議とは
社内稟議とは、会社での業務の実行に際して社内で承認権（決裁権）を持つ役職者から承認を得る手続きです。一般的には、複数の承認者から承認を得たうえで、最終的に決裁権者に決裁をもらうことになります。
社内稟議の役割
社内稟議の役割と必要性について考えてみます。会社で行う業務の実行には、全て会社としての意思決定が必要になり、個人の考えで勝手に業務を進めることは許されません。
重大な意思決定は、原則として取締役会や株主総会などの決議が必要であると会社法で規定されています。しかし、細かな決定を行うために毎回会議を開くことは現実的ではありません。そこで、会議を開くまでもない内容を、案件の種類に応じた決裁権者を設定してスムーズに承認を得るために活用されるプロセスが社内稟議です。
社内稟議のプロセス
社内稟議のプロセスは、一般的に起案⇒承認⇒決裁という流れになります。社内稟議の具体的なプロセスと承認者および決裁者は、稟議の内容や金額によって社内規則で規定されます。
社内稟議のプロセスと内容
| 順序 | 段階 | 内容 |
|---|---|---|
| ① | 起案 | 起案者が立案・提案・申請などを行う |
| ② | 承認 | 下位職位者からの稟議について異議がない旨を示し、決裁権限者に回議する |
| ③ | 決裁 | 決裁権者が会社としての最終的な意思決定を行う |
社内稟議が必要なケース
社内稟議が必要なケースとしては、取引先との契約の締結や物品の購入といった対外的な業務の承認を得る場合と、人事や経費の精算といった社内的な手続きの承認を得る場合の二つのパターンがあります。
社内稟議の例
| 対象 | 社内稟議の種類 | 社内稟議の例 |
|---|---|---|
| 対外的手続き | 契約の締結 | ・業務委託契約 ・保守契約 ・不動産賃貸借契約 ・工事請負契約 |
| 物品やサービスの購買および発注 | ・製品の購入 ・サービスの購入 ・工事の発注 |
|
| 社内的手続き | 社員の採用や人事異動、昇格 | ・社員の採用 ・人事異動 ・役職の昇進 |
| 出張や接待交際 | ・出張旅費 ・顧客への接待費 ・セミナーや講習会の参加費 |
稟議と決裁の違い
稟議とよく混同される言葉として、決裁があります。決裁は、決裁権限を持つ役職者が提案や申請の内容に関して最終的に承認するか否かを判断する行為です。一方で稟議は、承認および決裁をもらうために書類を作成し、上役に回覧を行うという書類回議のプロセスそのものを指すという違いがあります。
稟議と申請の違い
もうひとつ稟議と混同されやすい言葉として申請があります。稟議と申請は似たような意味であり違いは明確ではありません。しかし、検討する内容の重要度と決裁金額の大小で使い分ける企業が多いようです。
たとえば、内容の審議を伴う重要な意思決定が必要とされるものを稟議とし、社内基準で必要性が認められれば、決裁される簡単な手続きを申請とするようなケースです。
社内稟議が必要な理由
社内稟議が企業に必要な理由について、改めて考えてみましょう。
会議時間を削減し業務をスピード化できる
社内稟議は原則として書類の回議であり複数の意見を調整する必要が無いため、意思決定に至るまでの業務をスピード化できるという利点があります。そのことにより、会議を開いてさまざまな人に説明し意見交換の上で決議する、という手続きに掛かる時間が削減可能です。
しかし、紙ベースでの書類回議は期限を明確にしづらいという難点があります。一所で滞ってしまい、なかなか先に進まないというケースもあるでしょう。その解決策として、社内稟議を電子化し、回議の進捗をリアルタイムで可視化したワークフローの導入が進んでいます。
文書化することにより確認が容易になる
社内稟議として回議書類を作成することで記録が残り、後から確認できるというメリットもあります。決裁が終わった稟議書はファイリングして書庫に保管します。しかし、規模の大きな企業では大量の書類ストックがたまってしまい、過去の決裁書類の検索が困難になる点が問題です。
その問題を解決するためには、社内稟議をPDFファイルなどの電子データにすることをおすすめします。後からの検索も容易になり、書類の保管場所も不要になるでしょう。
意思決定のプロセスと責任の所在を明確にできる
社内稟議を通じて意思決定のプロセスが明確になり、事案についての承認者および決裁権者が明らかになるという利点があります。経営者側の視点から見ると、トラブルが生じた際の責任の所在が明らかになり、社内ガバナンスを強化することにつながるといえます。
社内稟議を通すための5つのポイント
ここでは、起案者が社内稟議をスムーズに通すために注意すべきポイントを5つ紹介します。
シンプルな記述を心掛ける
社内稟議では、要点を絞ったシンプルな記述を心掛けましょう。回りくどく長い文章は頭に入らず、承認者や決裁者に必要性が伝わりづらくなってしまいます。
社内稟議はあくまでビジネス文書ですので、叙述的なレトリックは徹底して排除し読みやすく平易な文章で記入すべきです。
結論から書く
社内稟議では、決裁の対象となる内容から先に記載します。承認者、決裁者が短時間で把握しやすいように結論から述べることが大切です。経緯や結論に至るまでの理由、思考のプロセスを伝えることは当然必要です。しかし、それはあくまでサブ的な部分であり、記述は最小限に留めると内容が伝わりやすくなります。
数字で説明する
決裁の結果得られるメリットを、具体的な数字のデータで説明することが大切です。作業改善につながる機械の導入であれば、その費用対効果などが該当します。
たとえば、「この機械を導入するとコストが○円掛かるが、売り上げが△％向上し生産時間が□％減少するため、●年で投資回収が可能」といった記述です。
デメリットにも言及する
社内稟議の内容が決裁されることのメリットを説明するのは当然ですが、デメリットについても言及しましょう。この場合のデメリットとは、この稟議を通さないことによる機会損失や減益などのデメリットのことです。競合他社の先行導入事例などを挙げて危機感をあおることも、時には必要です。
稟議の前に根回しをする
社内稟議をスムーズに通すためには、定例会議の場などで関係各所にあらかじめ根回しを行うことも大切です。通したい事案や、懸念されている問題点の提起などを機会があるたびに説明し、取り組み状況を知ってもらう努力をしておきましょう。
また、企業には年度ごとの計画予算があります。大きな費用が掛かるものについては前年度のうちに社内コンセンサスを得て、あらかじめ年度予算を取っておくことが必要です。
まとめ
ここまで、社内稟議の概要と企業で必要とされる理由、スムーズに社内稟議を通すポイントなどについて解説してきました。近時では、更なる業務の効率化を目指して、社内稟議や取引先との契約を電子化する取り組みが活発です。
電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」では、社内の承認者を事前に設定し、決められた承認フローを固定する機能を付加することができます。社員が承認を通さず⾃由に契約書を送信するといったことを防ぎ、より一層企業のガバナンスを強化することができるでしょう。
