テレビや新聞などで、契約書偽造に関する報道を目にすることがあります。架空の売り上げ計上のために、押印済み契約書を偽造する事件も起こっています。社内で契約書偽造が行われれば、信用失墜につながるため、偽造対策は必須です。
当記事では、契約書偽造に対する罰則や偽造対策、偽造対策に有効な電子契約サービスについてご説明します。
契約書の偽造とは
契約書の偽造とは、権限がないにもかかわらず、他人の印章や署名を使用あるいは偽造して契約書を作成することです。また、他者が作成した契約書に変更を加える行為は変造と呼ばれます。
契約書の偽造・変造とその行使に対する罰則
刑法では、私文書偽造・変造とその行使に関する罰則が定められています。
契約書の偽造に対する罰則
契約書は私文書に当たり、私文書偽造と変造にはそれぞれ異なる罰則が適用されます。罰則の内容は以下の表のとおりです。
出典：刑法 | e-Gov法令検索
該当条文 罪名 罰則 刑法第159条1項 有印私文書偽造罪 3ヵ月以上5年以下の懲役 刑法第159条2項 有印私文書変造罪 3ヵ月以上5年以下の懲役 刑法第159条3項 無印私文書偽造罪 1年以下の懲役または10万円以下の罰金 刑法第159条3項 無印私文書変造罪 1年以下の懲役または10万円以下の罰金
有印私文書偽造罪は、他人の印章や署名を使用して契約書を偽造したり、偽造した署名や印章を使ったりして契約書を作成した場合に適用される罪です。他人の有印私文書を改ざんすると変造罪になります。
無印私文書偽造罪に問われるのは、署名も印章もない文書を偽造した場合です。郵便局への転居届や履歴書などを偽造した場合が該当します。無印私文書を改ざんすると無印私文書変造罪に問われます。署名や押印のある契約書に関係した罪は、有印私文書偽造罪あるいは有印私文書変造罪になります。
偽造・変造した契約書を行使した場合の罰則
偽造あるいは変造した私文書を実際に使用した場合には、刑法第161条が適用され、以下の罰則が科されます。
（偽造私文書等行使）
第百六十一条 前二条の文書又は図画を行使した者は、その文書若しくは図画を偽造し、若しくは変造し、又は虚偽の記載をした者と同一の刑に処する。
２ 前項の罪の未遂は、罰する。
出典：刑法 | e-Gov法令検索
偽造した有印私文書を行使した場合は、有印私文書偽造罪と同一の罰則が適用され、3ヵ月以上5年以下の懲役になります。有印私文書を変造し行使した場合も、3ヵ月以上5年以下の懲役です。
契約書の偽造を防ぐ方法
契約書の偽造や変造、行使に対しては罰則が設けられています。しかし、契約書が偽造されたことを立証するためには費用も時間もかかります。そのため、最初から偽造されないように対策しておくことが重要です。
契約書を安全な場所に保管する
契約書は多くの場合、施錠ができるキャビネットなどに保管されます。ただ、悪意を持った人物が契約書を持ち出す可能性も考えなければなりません。そのため、従業員が自由に出入りできる場所ではなく、役職者だけが入室できる場所に保管するのが安全です。
改ざん防止機能付契約書を使用する
改ざんの防止には改ざん防止機能付契約書を使用する方法があります。文書をコピーすると複写側の文書にCOPYの文字が浮かび上がる仕組みです。用紙には製造ロットが、肉眼では見えにくいマイクロ文字で印刷されているので、締結時期の改ざんにも対応できます。
電子契約サービスを活用する
電子契約サービスの利用は、契約書の偽造・改造防止に大変効果的です。
電子契約サービスとは
電子契約サービスは、契約書や書面を取り交わす際の手続きをクラウド上で行えるサービスです。電子契約サービスにはクラウドサインやfreeeサイン、電子印鑑GMOサインなどがあります。
電子契約サービスのメリット・デメリット
電子契約サービスを活用するメリットの1つは、コストを削減できることです。紙の契約書の場合は、用紙の購入費用や印刷費用、郵送費用などがかかります。契約の金額が大きければ収入印紙の額も高くなります。
電子契約サービスの活用によって、業務の効率化も図れます。紙の契約書では、分類やファイリングに時間がかかります。また、紙の契約書は検索性が低くすぐに取り出せないこともあります。
しかし、電子契約サービスでは、契約書のデータ化によって、検索性が向上し、閲覧も容易になります。
電子契約サービスを利用すると、契約書の偽造や改ざんのリスクも減らすことにもつながります。データ化された文書では不正アクセス の検知が可能であり、変更者や履歴も把握 可能です。
メリットの多い電子契約サービスですが、デメリットも存在します。
電子化できない契約書が存在することが、その1つです。 電子化できない契約書としては、公正証書が必要となる事業用定期借地契約書や任意後見契約書などがあげられます。
また、電子契約システムの導入によって業務内容が変わるため、従業員の順応にも時間がかかります。そのため、スムーズに導入するには、導入後の業務の流れについて説明しておく必要があるでしょう。
電子契約サービスの選び方
どの電子契約サービスを選ぶかを決める時には費用対効果を考えることが必要です。電子契約サービスを利用することで、印紙税やそのほかの製作に要する費用を削減できます。しかし利用には、サービス提供事業者との契約が必要なため、新たに費用が必要になります。紙の契約書における費用と電子契約サービスの利用費用を十分比較したうえで決めなければなりません。
電子契約サービスを選ぶときにはタイムスタンプと電子署名の機能を備えているものを選びましょう。タイムスタンプの付与は契約がいつから有効なのかを示し、改ざんされていないことも証明できます。電子署名は契約が本人によって締結されたことと、改ざんされていないことを証明するものです。タイムスタンプと電子署名は、契約書に法的な効力を持たせるために大変重要です。
電子契約サービスには、電子証明書を必要とする実印タイプ（当事者型）と電子契約サービスを提供する企業が立会人となる契約印タイプ（立会人型）があります。コストがかかってもより強固な法的効力とセキュリティを求める場合は、実印タイプ（当事者型）にも対応している電子契約サービスを選択してください。リーズナブルかつスピーディに電子契約を締結したいなら、契約印タイプ（立会人型）のサービスを選択できます。
＼ 実印タイプと契約印タイプの両方が使える／
電子契約サービス会社では電子契約をかんたんに行えるだけでなく、ほかにもさまざまなサービスを提供しています。海外企業との契約をスムーズに締結するための多言語対応や、スマホ・タブレットでの操作対応、既存システムとの連携などさまざまなサービスが提供されています。自社に必要なサービスを提供している会社はどこかよく検討しましょう。
電子契約サービス会社3選
人気の高い電子契約サービス会社を3社ご紹介します。
導入企業数No.1(※)の電子契約サービス【電子印鑑GMOサイン】
電子印鑑GMOサインは、GMOインターネットグループのGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供している電子契約サービスです。実印タイプ（当事者型）の電子契約にも対応しており、権限設定や閲覧制限も標準機能として備えています。
料金は契約印&実印プランが月額9,680円(税込)となっています。ユーザー数も送信数も無制限でしっかりとしたサポートが特徴です。お試しフリープランは、無料で利用できユーザー数は1名、送信数は毎月5件までです。本格的に導入する前に仕様を確認するために活用してください。
(※)導入企業数は「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントする。
【電子契約GMOサインでは無料で使えるお試しフリープランもあります！まずはお試しが可能】
弁護士ドットコムが運営する【クラウドサイン】
クラウドサインは弁護士ドットコム株式会社が展開する電子契約サービスであり、国内を代表する大手企業や有名企業が多数使用しています。弁護士がサービス全体を監修していることが特徴です。そのため、セキュリティに対する要求基準が高い金融機関などにも利用されています。
権限管理やテンプレート、API連携などの機能がありますが、実印タイプ（当事者型）には対応していません。費用はLightプランが月額11,000円（税込）で、Corporateプランが月額30,800円(税込)です。
リーズナブルな【クラウドコントラクト株式会社】
中小企業や個人事業主が利用しやすい電子契約サービス会社にクラウドコントラクト株式会社があります。電子署名とタイムスタンプ、ファイル名検索機能のほかに契約状況確認やテンプレート作成機能も備えています。
使い方も簡単で2週間の無料トライアルで使用感を確認可能です。初期費用は0円で月額1,980円(税抜)から利用できます。大企業には向きませんが、機能はシンプルでよいので費用を抑えたい場合には導入を検討してもよいでしょう。
効果的な契約書偽造対策をする
どれだけ気を付けていても契約書の偽造が絶対に起こらないとはいい切れません。偽造に対する罰則があっても、不正行為を完全になくすことはできていません。こうした状況を考えるなら、事前に契約書が偽造されない対策をしておくことが賢明です。電子契約サービスを含め自社にとって最善の方法を検討し、実施するようにしましょう。
