改正電子帳簿保存法では、電子取引に関する書類は一定の要件を満たす方法によって適切に保管することが求められています。しかし、なかには本文に注文や明細などが記載されたメールもあります。そのようなメールをどのように取り扱えばよいのか迷うことも多いのではないでしょうか。

電子帳簿保存法では、要件を満たした保存方法を導入し、かつ、法に照らして適切な方法で保存することが必要です。では、具体的にどうやってメール本文を適切に保存すればよいのでしょうか。

当記事では、電子帳簿保存法に定める要件に則ったメール本文の保存方法について解説を行っています。ぜひ参考にしてください。

請求書や領収書などが記載されたメールの取り扱いについて

取引相手から届くメールのなかには、本文に注文書や請求書、領収書に該当する内容が記載されていることがあります。こうしたメールは正しい方法で保存することが電子帳簿保存法で求められています。電子帳簿保存法で規定される保存要件についての詳細を押さえておきましょう。

メールをデータとして保存する際の要件

注文や請求などの取引情報に該当する内容がメール本文に記載されている場合、メール自体を電子データとして保存することが改正電子帳簿保存法により義務付けられています。国税庁の公開するパンフレットによれば、要件は大きく分けて以下の2つです。それぞれに必要となる措置が具体的に説明されています。

出典：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

真実性の要件

真実性の要件とは、そのデータに真実性があることを証明するための要件です。真実性の要件を満たすためには、修正や訂正箇所がなく、改ざんされていないことを証明する必要があります。改ざんや変更のない電子データであることの証明方法は、以下の2つが考えられます。

証明方法①：タイムスタンプ

1つ目の方法はタイムスタンプです。タイムスタンプとは、メールを送受信した日時を証明する電子的な仕組みです。タイムスタンプは、時刻認証業務認定事業者がサービスを提供しています。タイムスタンプを、メールを送受信した自社と取引先が付与することで、そのデータ内容に変更や削除がないことの証明が可能です。

証明方法②：クラウドサービス

もう1つの方法は、クラウドサービスの利用です。クラウドサービスは、データの修正や削除の履歴が残る仕組みを備えている場合があり、履歴から改ざんがないことの証明が可能です。また、保存したデータの変更や削除ができない仕様のクラウドサービスを選ぶのでもよいでしょう。

基本的に、タイムスタンプもクラウドサービスも利用には料金がかかります。定額制のサービスもあるので、自社にとって負担が少ないものを選ぶとよいでしょう。

可視性の要件

可視性とは、肉眼で見て判別できることです。メールであれば、誰が見ても容易に判別可能なことになるでしょう。また、必要なときに速やかに取り出せることも可視性の要件には必要となります。可視性の要件を満たすためには、次に挙げるポイントすべてに該当することが必要です。

マニュアルを用意しておく

1つ目のポイントは、メールを保存するパソコンなどのシステムについて、使い方を説明した概要書となるマニュアルを用意しておくことです。マニュアルを常に備えておき、データ管理の担当者が正しい方法で速やかに取り出せる環境を構築しておく必要があります。

検索性を向上させる

2つ目は、必要なデータを速やかに取り出せるように、検索性を向上させることです。具体的には、取引先、取引年月日、金額を入力すると、すぐに特定できるように検索項目を定めておくことが求められます。また、日付又は金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索や、2つ以上の任意項目について組み合わせて検索条件に指定が可能なことも必要となります。ただし、税務職員の質問検査権に対して、ダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定や組み合わせ要件は不要です。

なお、検索要件を満たさなければならないのは、前々事業年度において売上高1,000万円超だった事業者に限ります。売上高1,000万円以下の小規模事業者の場合、税務職員のダウンロードの求めに速やかに応じられるのならば検索要件は全て不要です。

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メールの保存方法

電子帳簿保存法では、メール本文に請求や明細などの取引情報があるものは、電子データとしての保存が必要です。しかし、満たすべき要件はなかなか複雑です。そこで、メールを適切な形で保存する方法を解説します。

メール保存の選択肢

請求書や領収書に該当する内容が本文に含まれているメールの場合、保存方法には次の2つの方法が考えられます。

クラウドサービスなどに保存する

1つは、メール自体をクラウドサービスなどに保存する方法です。ただし、メールが保存できるかどうかはクラウドサービスによって異なります。事前に使用するサービスが対応しているかどうか確認しておくべきでしょう。

PDFに変換して保存する

もう1つの方法は、メールをPDFに変換して保存する方法です。電子帳簿保存法では、メール自体を保存するだけでなく、PDFに変換した状態で保存することが認められています。

なお、請求書や領収書などが含まれたメールは、紙に印刷する必要はありません。電子取引でやり取りした電子データは、そのまま電子データとして保存することが義務付けられており、紙で保存することは認められていないのです。

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OutlookメールをPDFに変換する方法

メールクライアントにOutlookを使用している企業は多いでしょう。そこで、OutlookメールをPDFに変換する方法をお伝えします。

Adobe Acrobatを使用する

Adobe Acrobatにはさまざまなデジタルプリント機能が備えられていますが、そのなかにメール本文をPDF化する機能も含まれています。

Outlookを起動しファイルを選択、次に印刷を選択してプリンターダイアログを表示させます。プリンターオプションが表示されるので、そのなかからAdobe PDFをアクティブなプリンターに設定しましょう。

実際に印刷するのと同様に用紙の向きや範囲を設定し、印刷をクリックします。保存画面で、任意の名前をつけてOKをクリックすると、PDFファイルとして指定の場所に保存されます。

Adobe Acrobatを使うと、添付ファイル付きのメールもPDFに変換できます。Adobe Acrobatを起動し、ツールからPDF作成を選択します。続いて表示されるコンバーターに、PDF化したいメールと添付ファイルをドラッグアンドドロップするだけです。

GmailをPDFに変換する方法

メールクライアントにGmailを使っている方も多いでしょう。その場合、特別なソフトを使うことなくメールをPDFに変換できます。

ChromeからGmailの印刷機能を使う

ブラウザにChromeを使用しているなら、アプリからGmailを起動してください。PDFに変換したいメールを選択し、メニューから印刷を選びます。送信先のPDFに保存を選択し任意の場所に保存するだけです。

メールをGoogleドライブに保存してPDFに変換する

Googleドライブを使う方法でもPDFに変換することが可能です。メールをGoogleドライブに保存し、Googleドキュメントで開きます。ファイルからダウンロードを選択すると保存したい形式の選択画面が表示されるので、PDFを選べば完了です。

Googleドライブで管理するとファイルの共有がかんたんになります。

スマホでGmailをPDF化する方法

スマホでも、iOS、Androidの双方でメールをPDFに変換可能です。

iOSで変換

メールを開き、印刷を選択します。表示される選択肢からGoogleクラウドプリントを選択してください。次にドライブに保存を選択し、保存をタップするとPDFに変換できます。

Androidで変換

Androidも基本的な手順はiOSと同じです。メールを開き、印刷を選択、印刷プレビューウィンドウが表示されたら、プルダウンメニューからPDF形式で保存を選択します。任意の場所に保存したら完了です。

電子取引のメールは適切に保存

電子帳簿保存法では、取引情報が記載されたメールは、電子データで保存することが義務付けられています。クラウドサービスやPDFファイルへの変換など利用しやすい方法を選んで、ほかの電子書類と同様に適切に保管するようにしましょう。