近年、業務の効率化や生産性の向上などを目的にあらゆる書類の電子化が進んでいます。これは民間のみならず行政も対象となっており、古きハンコ文化、紙文化からの脱却が進んできています。その中でも、自治体では公印を電子化する動きが進んでおり、業務の簡略化やセキュリティ性の向上など、あらゆる効果が期待されています。
本記事では電子公印の基本や法的効力、電子署名との違い、電子公印の作り方など詳しく解説します。電子公印を用いるメリットについてもあわせて紹介していますので、公印を使用する業務に携わっている方はぜひご一読ください。
電子公印とは何か
電子公印とは、公印の印影を電子データ化したものです。公印とは官公庁や地方自治体などで使用される印鑑の総称で、運転免許証や健康保険証、マイナンバーカードといった公的書類が発行される際、正式に発行されたことを証明するものとして押印されることもあります。
似た意味を持つ単語に職印というものもあります。しかし、行政機関において職印と公印は区別されてはおらず、基本的には職印も公印とみなして扱われます。
印鑑を押して紙に写った印鑑の跡を印影と呼び、公印の印影を電子データにして利用可能にしたものが電子公印だと覚えておきましょう。
電子署名との違い
電子公印と似ているものに電子署名があります。どちらも意味合い的には同じようなものですが、細かな内容としては違いがあります。
電子署名は電子データ化された契約書などに記す署名で、本人が確認したこと、内容に関して偽りがないことを証明する役割を持っています。これに対して電子公印などの電子印鑑に該当するものは、印影を電子化したものそれ自体を指す言葉です。
電子公印＝行政機関から正式に発行された書類であると証明する仕組み
電子署名＝署名した人物の担保やデータの改ざん防止の仕組み
といった役割があると覚えておきましょう。
電子公印導入の背景
電子公印をはじめ、印鑑の電子化が進んだ背景にはビジネスにおけるDXが推進されていることが挙げられます。DXとはデジタルトランスフォーメーションのことで、ITなどのデジタルツールを利用して新しいビジネスを創出して、顧客価値や会社の成長を促す活動全般のことを指します。
このDXの一環として、ペーパーレス化や、デジタルツール活用による業務効率化などに資する印鑑の電子化が進んできました。導入には電子印鑑サービス導入などの手間やコストがかかるものの、長期的な運用を考えるとコスト削減や業務効率化が図れることで注目されています。
印鑑の電子化は、DX活動の中でも取り組みやすいため、さまざまな企業がDX活動の第一歩として印鑑の電子化を推し進めています。
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電子公印に関する法律や規程
民間の場合、昔からの商慣習を尊重する意味で電子印鑑による印影が使われる機会がありますが、実はこの印影に法的な必要性はありません。一方、公文書の場合、法的に印影の必要があると考えられている文書が存在し、電子公印も例外ではありません。
たとえば、戸籍証明書に関しては戸籍法施行規則第4章第73条に記載がある通り、コンビニなどで発行される電子化された戸籍証明書などにも「職印を押さなければならない」とされています。
第四章 電子情報処理組織による戸籍事務の取扱いに関する特例
引用元：戸籍法施行規則 | e-Gov法令検索
（略）
第七十三条 戸籍法第百二十条第一項の戸籍証明書又は除籍証明書（以下「戸籍証明書等」という。）には、次の各号の区分に応じ、それぞれ当該各号に掲げる事項を記載する。
（略）
③ 戸籍証明書等には、市町村長が、その記載に接続して付録第二十三号書式による付記をし、職氏名を記して職印を押さなければならない。
また、電子公印と戸籍証明書に関する話題でいえば、2023年7月に岡山市の区役所で発行された戸籍謄本や抄本に電子公印の漏れがあったと、岡山市が公表しています。
岡山市は２４日、中区役所が１１～１８日に交付した戸籍証明書１４件について、電子公印（区長印）が漏れていたと発表した。
中区役所市民保険年金課によると、戸籍謄本や戸籍抄本などに約２センチ四方の電子公印が印字されていなかった。証明書作成時に職員がシステムの操作を誤ったことに加え、交付時の審査でも見落としていた。
１８日に審査した職員が気付いて発覚。中区役所は誤った証明書を渡した人に謝罪し、公印漏れは基本的に無効となるため差し替えることを伝えた。システムの正しい操作方法を徹底するとともに、複数人で審査をするなどして再発防止に努めるという。
引用元：山陽新聞「戸籍証明書１４件 電子公印漏れ 岡山市中区役所 システム操作誤る」
電子公印の作り方
電子公印自体は、通常の電子印鑑と同様に、画像作成ツールなどを利用して作成できます。
なお、電子公印（印鑑）を作成するうえで大切なことは、法的効力を持たせられるかどうかです。印影をただ画像化しただけでは「本人性の証明」や「改ざん防止の措置」を講じているとはいえません。
法的効力の証明のためには、第三者機関による電子証明書を発行できるサービスを利用する必要があります。
全国1,120の自治体に導入されている（※）電子印鑑GMOサインは、デジタル庁・法務省・財務省から電子署名法に適合することを認められた電子契約サービスです。
※2023年7月21日時点。連携利用を含む。
国内シェアNo.1の電子認証局と連携しており、証明書の発行元（認証局）の正当性を客観的に証明するルート証明書や、書面の非改ざん性を証明する認定タイプスタンプが標準付与されています。さらに導入から浸透・定着までの専門チームによる支援も行っています。
官公庁・地方自治体向けプランを提供していますので、導入を検討されている担当者の方は、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。
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電子公印のメリット
電子公印への移行は、さまざまなメリットが得られます。これは公印だけでなく通常の印鑑にも当てはまることであるため、自治体の方はもちろん企業の方もメリットについては知っておいてください。
書類の紛失や改ざん防止
紙の書類では、管理不足による紛失や改ざんのリスクもあります。実際、こうした自治体や企業の書類は押印ミスや紛失などで、数多く問題になってきました。
電子公印を利用することで、紙として書類を保管する必要がなくなるため、紛失の危険性はありません。また、電子公印のサービスによっては、押印時にタイムスタンプを保存してくれます。書類へのアクセス履歴や変更履歴が分かるものもあるため、セキュリティ性は紙よりも大幅に向上するといえます。
ペーパーレスの促進
電子化とは、紙の書類を作成する必要がなくなるということです。書類をプリントアウトする手間がなくなり、紙の消費も抑えられるためペーパーレス化を促進できます。
近年、社会貢献による社員のモチベーションや仕事の満足度向上が期待できるSDGs(持続可能な開発目標)の取り組みが国内でも推進されており、ペーパーレス化はとくに関連が深いテーマとして注目されています。
これは自治体においても同様で、電子公印の導入によるペーパーレス化は大きな貢献となっています。
時短による業務効率化
通常紙の書類に押印する場合は、対象書類を印刷し、実際に押印するといった作業が必要です。また、書類によっては社内メンバーやクライアントの承認印が必要になるため、紙の書類を回して承認印を集めるといった手間も発生します。
複数人の印鑑を必要とする場合、その人が業務で忙しい場合は中々押してもらえず、自身の業務が滞る場合などもあり大変非効率です。こうした書類のやり取りは自治体などの公的機関でとくに多く、効率の悪さが課題となっている自治体も多く存在します。
電子公印を導入して書類をすべてデータ化できれば、こうした作業はすべてオンライン上で完結できるため、場所を選ばずに承認が可能となり時短につながります。時短は業務効率化に大変効果的であるため、電子公印の導入が推進されています。
なお、電子印鑑GMOサインの導入自治体の一つである神奈川県横須賀市の実証実験によると、契約の起票から締結完了までの時間が、紙の契約書の場合と比べ、GMOサインなら約95%短縮されたという結果が出ています。
※1 市が契約書を契約相手先企業に渡してから、双方押印後、副本を契約相手先企業に渡し、契約締結が完了するまでの時間について1契約あたりの平均値を求めたもの。
出典： 横須賀市とGMOグローバルサイン・HDによる 電子契約に関する実証実験の結果および年間効果の試算について
利用時の注意点
電子公印は便利でセキュリティ性も高いというメリットがある反面、選ぶサービスによってはこれらのメリットが十分に得られません。また、正しく使わなければかえってリスクになる場合もあります。
たとえば、紙の書類よりも改ざん防止やなりすまし防止に効果的であるとはいえ、データ自体を改ざんされて悪用されるケースもゼロではありません。改ざんやなりすましの防止機能など、セキュリティ対策がしっかり施されているサービスを選択しましょう。
また、こうした電子公印のサービスは一定のランニングコストがかかるものも多いため、予算に見合ったサービスを選択するよう心がけましょう。
まとめ：さまざまな観点で電子公印の導入は推奨
電子公印の導入は、業務をスムーズに進められるだけではなく、セキュリティ性の向上やSDGsに配慮したペーパーレス化の促進などさまざまな観点から推奨されています。紙の書類でやり取りをしていた従来のシステムを一新するのは勇気と労力が必要となる部分もありますが、導入すれば長期的なメリットが得られます。
国内行政機関は、ハンコ文化からいまだ脱却できていません。しかし、多くのリスクを回避して安全な行政サービスの提供を実現するためにも、電子化をはじめとするDXが推進されています。
