2022年1月に改正された電子帳簿保存法によって、会計に関わる書類の電子化が必要となりました。そのため電子データを保管する体制を整えることが求められていますが、その過程ではタイムスタンプを意識しなければなりません。
本記事では、電子帳簿保存法の改正内容や重要な要素であるタイムスタンプの概要および付与要件などについて分かりやすく解説します。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは国税の会計処理に関わる法律であり、2022年1月の改正では請求書や領収書の書類を電子データで保存することが義務化されました。そのため、企業や個人事業主は電子データで取引や契約の内容を保存する体制の整備が求められています。

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概要は以下の通りです。

電子帳簿保存法の概要
1. 国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等の制度の概要
(1)　国税関係帳簿書類の保存義務者（以下「保存義務者」といいます。）は、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、一定の要件の下で、その電磁的記録の備付け及び保存をもってその帳簿の備付け及び保存に代えることができることとされています（電子帳簿保存法41）。
(2)　保存義務者は、国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合には、一定の要件の下で、その電磁的記録の保存をもってその書類の保存に代えることができることとされています（電子帳簿保存法42）。
(注1)　「保存義務者」とは、国税に関する法律の規定により国税関係帳簿書類の保存をしなければならないこととされている者をいいます（電子帳簿保存法2四）。
(注2)　「電磁的記録」とは、電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいいます（電子帳簿保存法2三）。具体的には、ハードディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テープ等の記録媒体上に、情報として使用し得るものとして、情報が記録・保存された状態にあるものをいいます。
【引用】電子帳簿保存法の概要

2022年1月の法改正では「電子データ保存の義務化」だけでなく、「税務署への事前申請の廃止」や「電子データの検索要件の緩和」などもポイントとして挙げられますが、本記事ではタイムスタンプの付与要件にフォーカスして解説します。

タイムスタンプとは？

タイムスタンプとは、付与した時刻にそのデータが存在していた事実とその時刻以降データが改ざんされていない事実を証明する技術です。電子化された書類の原本性を担保する技術であるため、コピーが容易である電子データにおいて真実性を担保するために大きく役立ちます。

なぜタイムスタンプが原本性の保証に役立つのか？

一見すると、タイムスタンプは書類の押印や封筒の封緘と変わらないと思うかもしれません。しかし、電子帳簿保存法におけるタイムスタンプは一般財団法人日本データ通信協会から認定を受けた時刻認証業務認定事業者（時刻認証局、TSA）から発行されていることから、信頼性が担保されています。

また電子データにハッシュ値という改ざん不可能な文字列を残しておく役割もあるため、当該データが唯一無二だと証明できるのです。

タイムスタンプの付与要件について

電子帳簿保存法のデータ保存方法には、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つがあります。それぞれの方法によって、タイムスタンプを付与する条件が異なりますので分かりやすく解説します。

スキャナ保存における付与要件

スキャナ保存では、書類を受け取った日または作成した日から一定期間内にタイムスタンプを入力しなければならないルールが定められています。一定期間の長さは、会社の業務サイクルによって異なります。

基本的には、おおむね7営業日以内の対応が必要です。重要書類に関しては早急な対応が求められます。また月締めで処理するケースでは、最長2ヶ月＋おおむね7営業日以内に対応する必要があります。

ただし、保存先のシステムが履歴を残せるタイプならば、タイムスタンプは不要です。

電子取引における付与要件

電子取引でも、基本的にすべてのデータにタイムスタンプを付与する必要があります。しかし、タイムスタンプを付与したデータを相手に送信した後に受領した時点でタイムスタンプが付与されていない場合には、相手と連絡してタイムスタンプを付与したデータを残すように対応しなければなりません。

ただし、システムを用いてやり取りして取引記録を残せる場合や訂正削除防止の事務処理規定を設けている場合には、タイムスタンプは不要です。

電子帳簿等保存における付与要件

電子帳簿等保存に関しては、タイムスタンプは必要ありません。

タイムスタンプの利用方法

タイムスタンプを利用するには、以下の2つの方法があります。

• 時刻認証局（TSA）と直接契約する
• 付与に対応した会計システムを導入する

それぞれ詳しく解説します。

時刻認証局（TSA）と直接契約する

時刻認証局による日本データ通信協会から認定されているため、信頼性が高いです。また様々なサービスから自社に合った最適なものを選べます。

料金プランには定額制と従量制がありますが、電子データをやり取りする機会が多い場合は定額制を利用するといいでしょう。

付与に対応したクラウドシステムを導入する

タイムスタンプ付与に対応した会計システムや電子契約システムを利用すれば、直接付与できます。その他にも対応しているシステムがあるため、自社が取り入れやすいものを検討してみるといいでしょう。

タイムスタンプの発行手順

タイムスタンプを発行するには、まず付与する書類をパソコンなどで作成します。手書きの書類でもスキャンやカメラで取り込んで電子データにすればOKです。電子化された書類をタイムスタンプ付与できるシステムにアップロードすれば、自動的にタイムスタンプが付与されます。
ただし、システムの仕様などによってはファイル形式が指定されている場合があるため注意しましょう。

タイムスタンプの注意点

電子契約システムを利用する時のタイムスタンプは書類の原本性を担保する優れた技術ですが、以下のような注意点もあります。

• 原本を保存しておく
• 第三者のタイムスタンプ付与に注意

それぞれの注意点と対策を解説します。

原本を保存しておく

電子契約が完了した後も、原本となる電子データを削除したり紙の書類を処分したりしてはいけません。なぜなら、契約トラブルが発生した場合には原本の確認が必要になるからです。そのため、電子データや紙の書類の原本はどこに保管しているか分かるように整理しておきましょう。

第三者のタイムスタンプ付与に注意

タイムスタンプは自動的に付与されるため、本来契約に関係ない第三者が書類をやり取りするとタイムスタンプを付与してしまうケースが考えられます。こうした事態になってしまうと、法的トラブルにつながりかねません。

そのため、会計システムや電子契約システムを使うパソコンはパスワードでロックしておくなど当事者のみがタイムスタンプを付与できるように対策しておく必要があります。

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このようにタイムスタンプは電子契約の利用増加や電子帳簿保存法の施行に伴って、利用する機会が増えていくと考えられます。

タイムスタンプ付与を検討する際には、タイムスタンプを付与する機能がある、会計システムや電子契約サービスの導入を検討しましょう。

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