未だに見積書や請求書を書類で作成し、捺印して郵送していませんか？業務委託契約書や雇用契約書などの書類も同じ手間をかけていませんか？本音ではなんとかしたいと思っているものの、しょうがないと現状を受け入れている人が多いかと思います。
今抱えているその悩み。電子契約を導入することで事務処理の面倒な手間を省くことができます。書類作成後の印刷、印紙の貼り付け、送付書の作成等の全ての作業が不要になるのです。さらに、印紙代や郵送コストも削減でき、個人事業主の方にとって嬉しいことが詰まっています。
ただ、導入までのハードルを高く感じている方も多いことでしょう。そこで本記事では、個人事業主方向けに導入するメリットやデメリットをはじめ、おすすめの電子契約サービスなどを紹介しています。本記事を通して、電子契約に関して抱えている疑問や不安な点を解消していきましょう。
各業界の大企業や中小企業、地方自治体も導入している電子契約サービス。近い将来、車や電車、スマホのように便利な生活に欠かせない存在になるかもしれません。
電子契約とは？
そもそも、電子契約とはなんでしょうか。紙を使わず契約書を交わすというイメージが強いかと思います。電子契約とは、WordやPDF、会計ソフトなどのソフトウェアから作成した文書などの電子文書に、パソコン上で署名と捺印をしたうえで取り交わされる契約のことです。
言い換えれば、パソコンやスマホなどネットに繋げる環境であれば、いつでもどこでも契約を結べるのが電子契約なのです。印鑑はいらず、名前を書く筆記用具すらいりません。契約書の内容確認、押印、署名と全て画面1つだけで契約を締結することができます。
簡単に契約の処理ができるため、証拠力に不安を感じたり、電子上の押印で問題ないか心配になったりする方もいるでしょう。契約書の「証拠力」については法律上で契約成立の有効性が認められており、「本人性の担保」については、実印の印鑑証明書と同じ効力を持つ電子証明書でしっかりと担保されています。
大企業や中小企業、地方自治体が導入している理由も分かるのではないでしょうか。
ここからさらに詳しく知りたい方は、以下のページをご確認ください。
電子文書の法的効果や紙の契約書との違いなどを詳しく解説しています。
個人事業主が電子契約を導入するメリット
多くの業界で導入されている電子契約ですが、具体的なメリットを知っていますか？パッと浮かぶイメージとして、利便性が良い、手間が省けるなどが頭に浮かんだかと思います。以下、5つのメリットを解説していきます。
1.コスト削減につながる
日々の業務における紙の消費量や郵送費は、どれくらいですか？
既にペーパーレス化を推進しているとはいえ、実際のところ紙に頼っている場面がまだまだあると思います。見積書や請求書、契約書がこの代表例でしょう。
そこで、電子契約を導入することで、印刷、郵送ともに不要となり、今までの無駄な費用の削減につながります。なぜなら、電子契約では契約書の他に見積書や請求書も取引先へ送付できるためです。電子署契約ツールを活用すれば印刷が不要であるため、用紙やインクの使用量を減らせ、送付用封筒、切手といった準備物、郵送コストまでも削減できます。
さらには、電子契約を使うと印紙代もかかりません。紙の契約書は課税対象ですが、電子契約の場合は課税文書の対象となりません。印紙税法第2条の「文書」について、内閣総理大臣は「電磁的記録により作成されたものについて課税されない」と回答しています。
このように、電子契約は印刷に伴う諸経費や郵送費用、印紙税、人件費などコスト削減につながるのです。経費を削減したい方にとっては、最も効果的な方法の1つではないでしょうか。
2.業務を効率化しやすい
取引先に業務を依頼する際、契約書や業務委託契約書の製本、郵送を面倒に感じたことはありませんか。本音では紙の契約書を辞めたいと思っているものの、仕方なく従来の方法で契約を締結しているかと思います。
そこで、電子契約を利用することでそのような手間を最小限にすることができます。取引先に契約書を送付するまでの流れとして、
書類の作成 ▶️ アップロード ▶️ 電子署名 ▶️ 通知メール
と基本的に4ステップで完了します。驚くほど簡単に感じませんか。
さらに、取引先にとっても、
電子署名 ▶️ クラウドに自動登録
とたった2つの手間しかかからないというメリットがあります。
3.契約書の保管場所に困らず、検索しやすくなる
業務において契約書を見返すこともしばしばあるかと思います。契約書の整理を後回しにした結果、探し物が見つからないように、目的の契約書を探すのに時間がかかった経験は誰でもあるでしょう。
そこで、電子契約を使うことで、あっという間に目的の契約書を見つけることができます。検索時間短縮の秘密は、文書管理システムにあります。文書管理システムには、文書の種類や取引先毎に分けられるフォルダ保管、文書名、取引先や締結日などの情報設定、文書名や締結日などから検索する文書検索などの機能があります。
また、紙の契約書をスキャンし電子契約と一緒に保管する機能も兼ね備えています。電子契約と紙の契約書を併用している方にとっては、嬉しいサービスではないでしょうか。
電子契約は、「コスト削減」や「手間の削減」に加え、「保管場所不要」で「すばやい検索機能」とメリットが多く、個人事業主の方の負担を減らしてくれます。
4.電子契約を推進するクライアントの求めに応じやすい
この記事を読んでいる方のなかには、クライアントから電子契約の締結を求められ導入を迷っている方もいると思います。
しかし、電子契約の事業を手がけるドキュサイン・ジャパン社が行った調査「電子署名レポート2022」によると、電子契約や電子署名サービスの利用率は、1年前の調査と比較して約2倍に達したと分かっています。そして、2021年の9月には、不動産取引も電子契約が可能となったことから、ますます電子契約を利用する企業は増えていくと推察されます。
これらの背景からも、早い段階で電子契約を始めることをおすすめします。多くの企業が電子契約のメリットを感じているため、近い将来、電子契約の導入が契約の条件になることも考えられます。
5.電子契約（電子印鑑GMOサイン）の口コミ
電子契約の導入は自社だけでなく取引先にもメリットがあるものの、「取引先が電子契約に納得するだろうか」と不安を抱えていませんか。以下では、「電子印鑑GMOサイン」に寄せられたお客様の声を確認しながら、そのような不安を解消していきましょう。
まず、「電子印鑑GMOサイン」の導入を検討中のお客様（企業）は取引先が電子契約について難色を示していることを懸念されていました。そこで、弁護士の方による見解書を作成し交渉のサポートを行いました。
電子契約に関して知識がない取引先にあっては、電子契約には証拠力があるのか、本人性は担保されるかといった点に、不安や心配になられる方が多いです。そこで、弁護士を通じた見解書を作成し説得材料を提供した結果、お客様（企業）から「電子印鑑GMOサインを選んだ大きな理由の1つです」との声を受け取りました。
また、使い方で困った場面を想像される方もいらっしゃいますかと思います。そこで電子印鑑GMOサインでは各機能の使い方について、YouTubeで動画コンテンツを提供しており、導入者様向けに機能活用ウェビナーも開催しています。加えて、使い方のマニュアル資料も作成可能なため、導入時のハードルを下げられます。
実際に導入して頂いたお客様からは、「マニュアルが非常に助かりました」との声も頂いております。
その他多数、実際にGMOサインを導入いただいているお客さまの事例がございますので、下記ページをご覧ください。
個人事業主が電子契約を導入するデメリット
経費削減や人件費削減を期待できる電子契約ですが、導入における課題は当然あります。あえてデメリットを挙げると、次の3つになるでしょう。
1.社員への浸透に時間がかかる
導入に際しては、社員への十分な説明が必要不可欠です。紙の契約書での締結方法と全く違うため、社員への浸透に時間がかかります。ITに苦手意識がある方が文書管理をしているのであれば、導入当初は抵抗感を感じるかもしれません。
そのため、導入する際にはマニュアル作成や操作説明を直感的に理解できる動画説明などを活用し、抵抗感を下げる時間が必要になるでしょう。
2.紙の契約書の管理も必要
電子契約を導入する企業が増えているものの、やはりこれまでの紙の契約書の保存もしていくことになるかと思います。そのため、紙の契約書と電子契約書を並行管理する場合もでてくるでしょう。
また、保管場所が違うことで、探すのに時間がかかってしまうこともあります。そこで、電子契約を導入する際には、紙の契約書をスキャンし電子で保管できるかも視野に入れておくと良いです。保管場所を統一できれば、探す時間を短縮でき管理も簡単にできるでしょう。
3.取引先との調整が必要
電子契約で締結を進めたいと思っても、取引先が直ぐに応じてくれないことが考えられます。もしかすると、取引先の社内規定において、紙の契約書での署名を必要としていたり、押印のルールが厳しく決められていたりするかもしれません。
そのため、契約に進む前に、取引先が電子契約でも対応可能か確認する必要があります。
おすすめの電子契約サービス
ここまで電子契約のメリット、デメリットを学んできました。感覚的に便利そうだと感じている方もいるかと思います。以下では、おすすめの電子契約サービスを3社紹介していきます。
電子印鑑GMOサイン
| 特長 | ・導入企業数No.1の実績 ・1件あたり110円の送信料（他社と比較して、ほぼ半額） ・あらゆるシーンの文書に対応できる機能を搭載 |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 無料プランの有無 | 〇 |
| 月額基本料 | 9,680円 |
| 送信料 | 110円 |
| サポート | 電話、メール、導入 |
| 導入がおすすめな企業 | ・個人事業主：◎ ・中小企業：◎ ・大企業：◎ |
| 公式サイト | https://www.gmosign.com/ |
やはり、導入企業数No.1の「電子印鑑GMOサイン」がベストでしょう。以下、その３つの理由を紹介します。
① 取引先は導入せずに電子契約を進められる
② 複数の文書を一括送信できる
③ 高いセキュリティで守られる
取引先にかかる負担を軽減できる点で、電子印鑑GMOサインは優れています。他社の電子契約サービスの中には、双方が電子契約を導入する必要があるものがありますが、電子印鑑GMOサインではその必要がありません。
また、複数の文書を一括送信できるため、契約書と合わせて他の文書も一緒に送付可能です。自社と取引先の両方が、コスト削減と手間を省くことができる点で、電子印鑑GMOサインがおすすめです。
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【動画で解説】
3分で簡単解説！
クラウドサイン
| 特長 | ・市場認知度No.1の実績 ・各種認証制度をクリアした万全のセキュリティ ・ITに不慣れな方でも直感的に操作できるUIデザイン |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 無料プランの有無 | 〇 |
| 月額基本料 （コーポレートプラン） | 30,800円 |
| 送信料 | 220円 |
| サポート | 電話、メール、導入 |
| 導入がおすすめな企業 | ・個人事業主：〇 ・中小企業：〇 ・大企業：〇 |
| 公式サイト | https://www.cloudsign.jp/ |
導入先も官公庁や企業が多く、セキュリティの高さや信頼性が伺えます。
ユーザー数・送信件数無制限、書類作成・送信、電子署名＋タイムスタンプ、テンプレート作成・管理といった基本的な機能が月額11,000円で使える「Light」、これに加えて英語・中国語での契約締結やAPI連携、紙の書類のインポート機能などを備える月額30,800円の「Corporate」、さらにカスタマイズ性に富んだ「Enterprise」の4つのプランがあります（Enterpriseの料金については問い合わせが必要です）。
また、文書管理サポートの充実もサービスのポイントです。AIを用いた文書管理機能があり、締結した文書やインポートした文書の情報（取引先企業名、取引金額など）を自動で入力してくれるため、少しの手間でも省きたい方にはメリットとなるでしょう。
freeeサイン
| 特長 | ・初めての方でも使いやすい操作性 ・freeeサインをはじめとしたさまざまなサービスを展開 |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 無料プランの有無 | 〇 |
| 月額基本料 （Standardプラン） | 32,780円 |
| 送信料 | 220円 |
| サポート | 電話、メール、導入 |
| 導入がおすすめな企業 | ・個人事業主：〇 ・中小企業：〇 ・大企業：〇 |
| 公式サイト | https://www.freee.co.jp/sign/ |
ソーシャルログイン機能を持つ、freeeサインもおすすめです。ソーシャルログイン機能は、GoogleやApple等の他社サービスのIDやアカウントを活用して、登録やログインできる機能のことです。
会計ソフトやホームページ制作ツールなど、使うツールによってIDやパスワードを管理している方もいらっしゃいますかと思います。ソーシャルログイン機能を使うことで、IDやパスワードの管理業務を減らすことが可能です。
なお、料金プランについては、利用者のニーズに合わせて、個人事業主向けに3プラン、法人向けの4プランが用意されています。
個人事業主が電子契約サービスを選ぶポイント
ここからは、個人事業主の方が失敗しない選び方を5つ紹介していきます。
費用対効果に見合うか
まずは、費用対効果です。導入費用に対してコストを想定通り削減できそうか、導入前に必ず押さえておきましょう。主に企業向けの料金プランを設定している会社が多いため、余分な機能がついていたり、そもそもの料金が高かったりします。料金と機能を合わせて確認するのがポイントです。
具体的にシミュレーションしてみたい方は、シミュレーション可能なコンテンツを用意しておりますのでお気軽にシミュレーションしてみてはどうでしょうか。
業務量は軽減できるか
次に、取引先との調整時間を短縮できるか、社内への浸透時間を短縮できるかといった点が懸念されると思います。郵送の手間を省ける、文書管理を簡単にできるなど、分かりやすい部分で業務量の軽減をアピールする電子契約サービス会社が多いですが、見えない部分で業務量が増えては意味がありません。
そのため、総合的に業務量を軽減できるのか考えて選定するのもポイントです。
セキュリティ対策はできているか
また、セキュリティ面も気になる方が多いと思います。官公庁や地方自治体、企業と取引をしている電子契約サービス会社であれば、高いセキュリティ対策を施していると考えて良いでしょう。一方で、料金が相場より安すぎるといった場合、セキュリティが甘いかもしれません。
電子契約の導入では、費用対効果も大切ですがセキュリティも同様に重要です。第三者からのアクセスを拒否できる機能を合わせ持つのかも必ず確認しましょう。
自分にとって利用しやすいか
電子契約サービスはたくさんあります。電子契約の基本的なサービスはどれもさほど変わらないでしょう。ただ、それぞれのサービスで特徴が異なるため、どのサービスが利用しやすいか試してみるのをおすすめします。
また、操作画面が直感的に操作できるようデザイン設計されているかが気になる方もいらっしゃるでしょう。操作方法を調べるのに時間をかけていては、導入した意味がなくなってしまいます。
電子化が認められている業種か
2022年5月には、不動産業界でも電子契約の利用が全面解禁となりました。このように国も電子契約の導入を推し進めていますが、まだ電子化が認められていない分野もごくわずかながらですが残っています。代表的な例として、任意後見契約書や農地の賃貸借契約書が挙げられます。このように、全ての書類で電子化が認められているわけではないため、導入前に必ず自身の事業上において電子契約が難しいものがないか、確認しておきましょう。
個人事業主も電子契約の時代
本記事では、電子契約の概要を始め、メリット・デメリット及びおすすめの電子契約サービス会社など網羅的に解説してきました。改めて、ポイントを振り返りましょう。
電子契約による利点
今後、電子契約はスマホや車のように、私たちの生活に欠かせない存在になると思います。
そして、電子契約を始める際には電子印鑑GMOサインが取り組みやすいでしょう。GMOサインでは、個人事業主の方も試しやすいお試しフリープランを提供しており、少し試してみたい、気軽に始めてみたい方にとって最適ではないでしょうか。
＼ 月額料金＆送信料ずっと0円 ／
