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デジタル印鑑とは?無料で作成する方法とメリット・デメリット

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この記事ではデジタル印鑑について、電子印鑑との違いや無料で作成する方法、メリット・デメリットなどについて解説します。

目次

デジタル印鑑とは?

デジタル印鑑(デジタルハンコ)とは、日本における伝統的な紙に押印する行為をデジタル化し、インターネット上で電子文書に押印ができるデータ化した印鑑のことです。デジタル印鑑は、パソコンを使って作成したPDFやExcel、Wordなど、デジタル文書に、押印ができます。

デジタル印鑑が登場した背景としては、DX(デジタルトランスフォーメーション)推進の動きがあります。DXを推進していくうえでのペーパーレス化や、リモートワークへの対応などにデジタル印鑑は不可欠です。そのため、近年さまざまなシーンにおいて利用する企業が増えています。

デジタル印鑑の無料の作り方

デジタル印鑑は無料で作ることができます。まずはエクセルでの作成方法をご紹介しましょう。

WordおよびExcelを利用した電子印鑑の作り方

エクセルで作る方法

1. 基本となる図形を決める

ほとんどの印鑑は丸印タイプです。そこで、まずはExcelファイルの挿入の順にクリックし、図形の中から円/楕円を選びます。なお、Shiftキーを押しながら円を描くと、きれいな円が作成できます。

2. 電子印鑑の色を決める

1.で選択した図形の色を決めますが、赤にすると印鑑らしくなります。

図形図形の書式設定タブの順にクリックし、塗りつぶしの色と枠線の色を決めます。 枠線の色のみ赤などにし、塗りつぶしの色はなしを選択しましょう。

3. 印鑑に名前を入力

挿入タブテキストボックスの順にクリックし、名前を入力します。印鑑は縦書きが多いので、縦書きにしたい場合は縦書きテキストボックスをクリックして名前を入力します。

書体は印鑑らしい見た目になる篆書体の利用が多くなっています。しかし、Excelにはデフォルトで入っていないのでダウンロードが必要です。

4. 図形と名前をグループ化

テキストボックスで入力した文字を図形に重ねて、位置を決めます。好みの位置に重ねたら、テキストと図形の両方を選択してグループ化し、電子印鑑を完成させます。

5. デジタル印鑑を保存

完成したデジタル印鑑を右クリックし、図として保存を選択します。保存形式は、PNG形式にしておくと良いでしょう。JPEG形式では背景が透過されず白くなるので、背景が透過されるPNG方式の方がおすすめです。

こうして保存しておけば、必要な都度、ExcelやWordで作成された電子文書上にデジタル印鑑を貼り付けることができます。

ワードで作る方法

続いてワードでの作成方法をご紹介します。

1.図形を選択

Wordを開くと、ツールバーの挿入に図形があります。その中から印鑑に多い丸型もしくは楕円形を選択します。四角い印鑑を作成したい場合には、四角や長方形を選んでもかまいません。

2.図形の線の色や太さを決める

図形の色は、ツールバーホームフォントの順で選びます。印鑑なので朱色を選択するのが一般的です。図形のバランスを考えて、図形の書式から線の太さを決めます。

3.ワードアートで文字を作成

ワードアートは入力した文字部分を自由自在にサイズ変更可能です。図形の中に入れる文字を作成するには、ツールバーの挿入ワードアートの順にクリックします。

さまざまな文字デザインが一覧表示されますが、好みのフォントを選択してかまいません。ただし、あまり複雑なフォントにすると字が読めなくなってしまいます。複雑すぎるフォントの使用は、印鑑登録ができなくなるおそれもあるため注意が必要です。

4.ワードアートの文字を図形の中に入れる

ワードアートを使って作成した文字を図形に重ねて、中に入れ込みます。ツールバーの図形の書式配置の順にクリックすると、お互いの図形の並びをうまく調整して、デジタル印鑑の形を整えることが可能です。

5.完成した印鑑デザインをペイントで仕上げる

図形と文字部分が完成したら、図形全体を円で囲みグループ化します。全体をコピーし、ペイントを起動してコピーした印鑑を貼り付けましょう。無駄な余白部分は、このペイントの画面でトリミングします。

6.保存したデータをデジタル印鑑として使用

完成したデジタル印鑑をペイント画面で保存し、繰り返し押印の際に使用できるようにします。
パソコン上のPDFファイルのみならず、Wordファイル、Excelファイルにも押印が可能です。

PDFで作る方法

続いてPDFでの作成方法をご説明します。Acrobatには電子印鑑機能がデフォルトで備わっているため、WordやExcelよりも作成がかんたんです。

手順1.2

1.ツールスタンプの順にクリック

2.ドキュメントスタンプの順のクリックし、好きな電子印鑑を選択

手順3. 自分の名字をテキストに入力

この時、デフォルトの白を赤に変更します。また、レイアウトテキストの方向の順にクリックし、横書きを縦書きに変更しておきましょう。

手順4.5

4. 基本情報欄に氏名や部署名などの情報を入力

5. 電子文書の押印したい場所にクリックすると、日付入りの電子印鑑の押印が完成

なお、デジタル印鑑以外にもマル秘、重要、済などのスタンプも作成できます。

印影をスキャンする方法

続いて印影をスキャンする方法を解説します。

1.白紙に実物の印鑑を押印する

白い紙を使うのは、後々加工がしやすいためです。

2.白い紙に押印した印影をスマートフォンで撮影するか、スキャナーで取り込む

スマートフォンのカメラで撮影する場合は、影が写らないように真上から印影を撮影しましょう。

3. Excelにデータを取り込む

まず、Excelシートの挿入、画像、画像ファイル、挿入の順にクリックします。
その後に、撮影またはスキャンした画像の中から選択すれば、Excelのシート上に取り込んだデジタル印鑑の画像が表示されます。

4. 画像の余白をトリミングする

ツールバー図の書式設定トリミングの順にクリックし、画像の余分な部分をカットします。

5. 背景を透過・画像のサイズの調整

画像を選択したまま、ツールバー、図の書式設定、背景の削除の順にクリックします。紫色になっていれば透過されているので、変更を保持をクリックします。

無料ツールで作る方法

電子印鑑ソフト(フリーソフト)などの無料ツールを使ってデジタル印鑑を作る方法もあります。

しかも、自分の好みに合わせて色やフォントなどもカスタマイズ可能です。

電子印鑑ソフトは、インターネットで検索すれば見つけることができます。また、先述したように、ExcelやWordなどでも無料でデジタル印鑑を作成可能です。

デジタル印鑑とは?

無料でデジタル印鑑を作成するメリット・デメリット

メリット

無料でのデジタル印鑑作成には、どういったメリットがあるのでしょうか。

まず第1にコストがかからない点です。無料で作成したデジタル印鑑は、簡易的なデジタル印鑑にすぎません。しかし、セキュリティを気にしないのであれば、無料のデジタル印鑑でも問題なく電子文書に使用可能です。

2つ目のメリットとしては、手軽に試すことができる点です。無料のデジタル印鑑は、そのほとんどが作成すればただちに電子印鑑として使用できます。

デメリット

無料で作成したデジタル印鑑にはデメリットもあります。

デメリットの1つはセキュリティ面の脆弱性です。無料のデジタル印鑑は、第三者によって簡単に悪用されてしまいます。印影の画像さえ入手できれば、コピーして使用することもできます。

また、同じ無料ソフトを使って同じデジタル印鑑を作成することも可能です。そのようなセキュリティ上のリスクがあるため、無料のデジタル印鑑は重要書類に不向きです。

もう1つのデメリットは、作成までに時間や手間がかかる点です。自分で印影の画像を取り込んで作成する場合、印影が粗くならないように、印影の透過処理などを行わなければなりません。また、デジタル印鑑のアプリを使用する場合は、初期設定やソフトのインストールといった手間もかかります。

契約までデジタル化するなら有料サービスの利用がおすすめ

無料のデジタル印鑑の効力は認印と同じです。誰でも複製できますし、インターネットにアクセスさえできれば、どこでも押印ができてしまいます。

無料のデジタル印鑑はセキュリティが脆弱で、実物の印鑑に比べてもなりすましが容易です。そのため、法的な効力は弱いと言わざるを得ません。一方、有料のデジタル印鑑は、実印や銀行印、角印に近い効力があり、法的な信頼度は高いものとなっています。

有料のデジタル印鑑は、印影の画像データの使用者情報や、押印した日時がわかるタイムスタンプ情報を付与できますし、押印の本人性も証明可能です。電子契約事業者に毎月使用料を払う必要がありますが、契約書までデジタル化するなら、断然、有料サービスをご利用いただく方がおすすめです。

適切なデジタル印鑑の導入を

インターネット環境に対する脅威は日々増大しており、それに対応するためにセキュリティもバージョンアップしています。常に高いセキュリティ品質を維持するためには、デジタル印鑑の役割をしっかりと理解し、セキュリティを考慮したうえで導入することが重要です。

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さらに、電子印鑑GMOサインであればお試しフリープランを使って、デジタル印鑑のスモールスタートも可能です。
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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
電子署名/電子サイン/電子印鑑(デジタルハンコ)/脱印鑑(脱ハンコ)/電子文書/電子証明書/電子帳簿保存法など、電子契約にまつわる様々なお役立ち情報をお届けします。

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