電子帳簿保存法が改正され、2024年1月からは電子取引に関するデータ保存に対応することが義務化されました。もし、電子帳簿保存法を導入しない場合には、どのような支障が生じるのでしょうか？
本記事では、電子帳簿保存法を導入しない場合の罰則や2023年の税制改正で決定した緩和措置について、電子帳簿保存法を導入しない場合のデメリットにも触れながら詳しく解説します。電子帳簿保存法への対応を迫られている中小企業や個人事業主の方は必見の内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。
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電子帳簿保存法の3つの罰則
電子帳簿保存法は2024年1月から本格的な運用が始まりました。電子帳簿保存法を導入していない場合、どのような罰則を受ける可能性があるのでしょうか。本章では、電子帳簿保存法に違反した場合に受ける可能性のある罰則を3つ紹介します。
①青色申告の取り消し
青色申告を行っている事業者が、電子帳簿保存法に対応できなければ、青色申告の承認を取り消される可能性があります。青色申告ができなくなると、最大65万円の特別控除が受けられなくなったり、赤字の繰り越しができなくなったりしてしまいます。
②税金の追加徴収
仕訳帳や総勘定元帳など国税関連帳簿書類に不備が見つかった場合には、推計課税を求められる恐れがあります。推計課税とは、所得税や法人税について税務署で税額を推定して課税する方法です。税務署が判断するため、自分で申告するより課税額が多くなるケースがほとんどです。
また、悪意を持って不正に申告漏れをしたと判断された場合には、本来の追徴税35％だけでなく10％を加重された額が徴収されてしまいます。このようなケースでは青色申告の承認も取り消される可能性が高いため、税負担の大幅な増加が見込まれます。
③会社法違反による過料
電子帳簿保存法に違反していると判断されると、会社法違反に問われる危険性もあります。もし、会社法違反に該当すると判断された場合、100万円以下の過料を求められる可能性があります。税負担の増加と過料などで、会社の金銭的負担は大きなものとなるでしょう。
電子帳簿保存法違反に該当する要件は？
3つの罰則を紹介しましたが、電子帳簿保存法に対応しないからといってただちにこれらの罰則を受けるわけではありません。事業規模なども考慮して、とくに悪質だと認められた場合に電子帳簿保存法違反に問われる可能性があります。
なお、電子帳簿保存法違反に当たるかどうか判断する基準として、2つの要件が示されています。その要件とは、真実性と可視性の2つです。このうちいずれか1つの要件でも満たしていないと、処罰の対象になる可能性があります。
真実性とは、電子データに関する改ざん防止措置が取られているかどうかです。具体的にはタイムスタンプを付与する、もしくは訂正削除の記録が残るような改ざん防止システムを備えたソフトで保管するなどの対処が必要となります。
もう1つの要件の可視性は、保存されているデータをいつでも確認できる、検索で対象のデータをすぐにピックアップできるようにしておくことです。この要件を満たすためには、検索機能の付いているシステムを導入するのがおすすめになります。年月日や取引金額、取引先の3つの属性から検索できるようにしておくと良いでしょう。
【最新】電子帳簿保存法の猶予措置
電子帳簿保存法の本格的な運用が2024年1月から始まりましたが、実は多くの中小企業や個人事業主が対応できない状況が予想されていました。そのため、最新の2023年税制改正では、電子帳簿保存法の猶予措置が新設され、この措置によって多額の費用をかけて専用システムを整えるなどといった必要は当面なくなりました。
ただし、電子帳簿保存法への対応をまったくしなくても良いという内容ではないため、事業規模や帳簿や証憑書類の保存状況によっては罰則を受ける可能性もあります。今後、社会全体のペーパーレス化やDX化はますます進むと考えられます。社内業務や取引先との契約業務を円滑に進めるためにも、電子契約サービスなどの電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討してみてください。
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中小企業や個人事業主はどうすべき？
電子帳簿保存法は全事業者をその対象としており、当然中小企業や個人事業主も含まれます。ただし、2023年の税制改正により2年前（法人の場合2期前）の売上高が5,000万円以下の事業者については、電子帳簿保存法において重要な電子取引データの保存要件が大幅に緩和されました。保存要件の緩和については次の記事でも詳しく解説していますで、ぜひご覧ください。
電子帳簿保存法を導入しない場合のデメリット
電子帳簿保存法の本格的な運用開始にともない、2024年1月以降、すべての事業者が電子取引におけるデータ保存に原則対応しなければなりません。PDFファイルなど電子データとしてやり取りしたものに関しては、紙ベースではなく、電子データのままで保存しなければならないのです。
なお、ペーパーレス化やDX化が進む社会において、電子帳簿保存法を導入しない場合、罰則だけでなく次のようなデメリットが発生します。
経理業務の非効率化
電子帳簿保存法の本格的な運用が始まったことで、帳簿類や証憑書類の保存にはさまざまな要件が定められています。そのため、書類などを管理する経理業務はより複雑化しています。場合によっては、紙ベースのまま管理を続けることで、経理業務の非効率化が進んでしまうという恐れさえあるのです。
今多くの企業で経理業務や契約業務の電子化が進んでいます。見方を変えれば、契約業務・経理業務の短縮が当たり前の時代になっているのです。取引先から電子契約などを求められるケースが確実に増えるでしょう。電子帳簿保存法を導入しないことで、こうした社会の波に乗り遅れる可能性があります。
セキュリティリスク
文書の改ざん問題が国会で取り上げられているシーンを見たことがある方も多いのではないでしょうか。紙文書のまま管理することはこうした改ざんリスクや紛失リスクと隣り合わせということを意味します。もちろん、データの電子化にセキュリティ上の不安を抱えている方も多いでしょう。たしかに可能性がゼロとは言えませんが、電子データはタイムスタンプや履歴の追跡機能があるため、改ざんが起きにくい仕組みになっています。今後はAIを活用した監視システムの発展も期待できることから、人的ミスなどインシデントの発生予防にも貢献するでしょう。
保管スペースの確保
領収書や請求書などを従来の紙ベースで保管しようとすると、広い保管スペースが今後も必要となり続けます。取引先や契約数が多ければ多いほど、その量も膨大になるでしょう。一方、電子データであれば、クラウドやHDD上に保存するため、物理的なスペースを確保する必要はありません。
電子帳簿保存法まるわかりガイド
電子帳簿保存法について詳しく知りたい方におすすめ！
電子帳簿保存法違反に問われないための主な対策
電子帳簿保存法違反に問われると、会社にとっては大きなペナルティを科される危険性があります。そうならないためにも、可能なところから対策を講じておきましょう。
保存方法を明確にしておく
領収書など電子データの証憑（しょうひょう）書類は、自社もしくは取引先でタイムスタンプが付与されている、訂正削除防止機能の付いているもので保存するようにしておきましょう。また、保存する場所も証憑保存に対応したシステムの中で保存するのがおすすめです。そうすれば違反条件の1つである可視性を担保できるからです。
契約書類を電子化する
事業者が業務で取り扱う書類は多岐にわたります。いきなりすべての書類を完璧に電子化するというのはなかなか難しいかもしれません。そのため、まずは電子印鑑GMOサインなどの電子契約サービスを利用して、業務委託契約書などの契約業務の電子化から進めるのがおすすめです。
通常、契約を取り交わすには、郵便などを利用して契約書にそれぞれ署名・押印を行うというプロセスが必要となるため、少なくとも1週間程度の時間を要します。一方電子契約であれば、メールで署名依頼をするだけで済むため、最短当日に契約が完了します。さらに、郵送にかかる経費や場合によっては印紙税の負担もなくなるため（※）、コスト面でも優位性があるのです。
※電子契約は印紙が不要となっています。
このように契約業務から電子化を進めると、電子化のメリットを感じやすいため、社内への浸透も早まります。そのため、会社全体のDX化を推し進めやすくなるのです。
なお、電子印鑑GMOサインでは、契約書類の電子化だけでなく、領収書や請求書、納品書といった証憑（しょうひょう）書類の電子化にも対応しています。電子帳簿保存法に準拠した電子契約サービスですので、難しい保存要件を覚える必要もありません。お試しフリープランなら、基本料金と送信料が永年無料でお使いいただけます。この機会にぜひ導入を検討してみてください。
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まとめ
本記事では電子帳簿保存法を導入しない場合の罰則やデメリットを具体例とともに紹介しました。
さらに、2023年税制改正による猶予措置の新設の話題や、中小企業・個人事業主がいま何をすべきかについても解説しました。
電子帳簿保存法の要件は非常に細かいため一体何をすべきかわからなくなるかもしれませんが、社内のペーパーレス化、DX化を推し進める良いきっかけだと考えることもできます。この機に電子帳簿保存法に準拠した電子印鑑GMOサインをぜひご検討ください。
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