不動産業での電子署名サービスの導入にあたり、どのサービスにすべきか迷うことが多々あるかと思います。規模が大きい企業では、部署ごとに利用しているサービスが異なるケースもあります。

本記事では、不動産賃貸業向け電子署名サービス「IMAoS（イマオス）」を例に挙げて、メリットや利用時の注意点について解説します。

掲載内容は【2024年9月】時点の情報を基に作成したものです。最新の情報はIMAoS公式サイトにてご確認ください。

不動産賃貸業向け電子署名サービス「IMAoS（イマオス）」とは

引用元：IMAoS（イマオス） ～不動産賃貸業向け電子署名サービス～

IMAoS（イマオス）は、2017年にソフトバンクC&S株式会社（現：SB C&S株式会社）とGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提携して提供を開始した日本初の不動産賃貸業向け電子契約サービスです。

2022年より提供元はgooddaysホールディングス株式会社となりましたが、引き続きGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が技術提供を行っており、共同でシステム・サービスの強化を進めております。

不動産賃貸契約の業務に必要な細かな機能を盛り込んでおり、新規の賃貸契約や更新契約はもちろん、Zoomと連携したIT重説機能や、重要事項説明書の電子交付機能などが利用できます。また、不動産賃貸業や不動産管理業での契約締結業務に特化したサービスを提供することで蓄積したノウハウを活かした機能やUI/UXに強みがあります。

管理受託契約や建築請負契約などの一般的な契約業務でも使えるようになっています。

IMAoSの機能

本章では、IMAoSの機能を説明します。

署名タイプ

立会人型署名と当事者型署名どちらも利用できます。

ハイブリッド署名

自社は当事者型署名、相手方は立会人型署名といったように立場によって署名タイプを分けることが可能です。

三者間以上の契約

特別な設定を行うことなく、三者間以上の契約を締結できます。

印影登録・手書きサイン

紙の契約と同じような見た目を再現する印影を登録できます。また、タブレッドなどのモバイル端末を利用した手書きサインも可能です。

差込文書一括送信

CSVファイルにデータを入力してアップロードすることで、宛先や内容の異なる契約書を一括送信できます。大量の契約書を扱う更新契約で活躍する機能です。

電子交付機能

IMAoSは宅地建物取引業法35条、37条で定める書面を電子交付するための便利な機能が搭載されております。また、Zoomミーティングとの連携機能を使うことで、事前に郵送を行わなず、ペーパーレスにIT重説と電子契約を行えるようになっております。

上記はあくまでも機能の一例です。このほかにも便利な機能を多数搭載しています。

IMAoSの利用料金

IMAoSは、多彩な機能を提供している電子契約サービスです。本章では、IMAoSの料金プランについて深掘りしてみたいと思います。

IMAoSの料金プランにおける特徴は、SMS（ショートメッセージサービス）機能の月額基本料や送信料が込みになっている点です。また、利用料は送信時に100円（税別）だけ課金されるようになっており、更新契約書を送信したけど退去することになって、電子契約の締結が不要になった場合などには必要最低限の課金がされるようになっております。

スタンダードプラン（税別）
初期費用	100,000円
月額基本料	25,000円 ※SMS基本料込み
利用料	電子契約250円 電子交付300円 ※SMS送信料込み ※送信時に100円、完了時に150円/200円を課金

業種や業務に特化した電子契約サービスを利用する際の注意点

業種や業務に特化した電子契約サービスを利用することで大幅な業務効率化やDXの実現が期待できます。一方で以下のポイントに注意しなければなりません。

・複数の電子契約サービスを利用することのよるランニングコストの増加
・書類の管理方法や運用手順の複雑化
・電子帳簿保存法への対応

本章では、デメリットについて詳しく解説します。

複数の電子契約サービスを利用することのよるランニングコストの増加

部門によって別々の電子契約サービスを利用する企業もありますが、電子契約サービスの利用には、それぞれ月額費用などの固定費が発生します。

紙の契約書を電子化すれば大幅なコストカットが実現できますが、「重複するサービスにかける費用を抑えたい」と考える方は多いと思います。そのため複数の電子契約サービスを利用する際は、どの業務でどのサービスを利用するのか、費用も含めて定期的に見直すことが肝要です。

書類の管理方法や運用手順の複雑化

複数の電子契約サービスを利用することによって、書類の保管場所が分からなくなったり、どの業務でどのサービスを利用するか迷ってしまったり、便利になるどころかかえって書類の管理方法や運用手順が複雑化する恐れがあるので、注意が必要です。

サービスによって操作方法や仕様が異なるため、操作マニュアルを社員全員に共有することも大切です。電子契約サービスは定期的な機能のアップデートがあるため、操作マニュアルは定期的にメンテナンスしましょう。

電子帳簿保存法への対応

電子契約サービスを利用する場合は、電子帳簿保存法に対応しているかを確認しておきましょう。なお、法改正により、2024年1月から電子帳簿保存法の本格的な運用が開始しています。書類は7年間保存しなければならないので、流出しないよう、強固なセキュリティ環境に保管する必要があります。

また、電子帳簿保存法の保管要件として、すぐに書類を検索できることと、書類内容が作成時から変更されていないことを証明しなければなりません。具体的には、ファイル名に取引日や取引金額などを入力してすぐに書類を探し出せるようにする、書類にタイムスタンプを付与するなどの方法があります。

IMAoSは、電子帳簿保存法に対応しています。タイムスタンプの付与・書類を保管するフォルダの作成や検索機能を用意しているため、法令を順守して電子契約を行えるでしょう。

電子契約サービスの併用に向いている企業とは？

業種や業務に特化した電子契約サービスの併用に向いている企業もあれば、向いていない企業もあります。企業の特徴から向き・不向きがわかるため、ここで解説しましょう。

部署が多い企業は併用に向いている

部署が多い企業に、電子契約サービスの併用は向いています。サービスによって使える機能が異なり、利用できる電子契約方法も変わります。署名方法の形式ひとつとってもサービスによって内容が異なる可能性があります。

立会人型署名のみ用意しているサービスから、認証局による電子証明書によって身元確認を行う当事者型署名が可能なサービス、さらにマイナンバーカードの電子証明を利用することで高い本人性を担保した電子契約が可能なサービスまで、さまざまな電子契約サービスが存在しています。自社の運用やガバナンスに合わせた署名タイプを選択できるサービスをしっかりと選定することが重要です。

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契約頻度が少なく事業規模が小さい企業は向いていない

契約頻度が少なく、事業規模が小さい企業は併用ではなく、単体で使うことがおすすめです。併用によってさまざまな機能を活用できるものの、契約数が少なければ費用対効果が得にくくなるので、併用のメリットをあまり感じられません。

契約数が限られている場合は、電子契約サービスを一つだけ導入しましょう。

複数の電子契約サービスで作成した契約書類を一本化する方法

現在、電子契約サービスは数多く存在します。そのため、部署ごとに複数のサービスを使い分けているケースもありますが、保存書類が分散されることで、文書の検索性が落ちるなどのデメリットも存在します。

そのような方におすすめなのが、GMOサインの署名互換機能（※）です。

他社サービスにて署名済みの文書をGMOサイン内でまとめて管理ができます。

※「署名互換機能」対象のサービスはこちらからご確認ください。

といった悩みをお持ち方でも、今後はGMOサインでまとめて署名・保管することが可能です。

まとめ

IMAoSは、多彩な機能を用意する不動産業に特化した電子契約サービスです。電子契約の締結だけではなく、国土交通省のガイドラインに即した重要事項説明書や契約締結時書面（37条書面）の電子交付にも対応しています。また、賃貸管理業に関する契約の締結など不動産業のさまざまなシーンで幅広く活用されています。

「電子契約サービスの種類が多くてどれを選べばいいのかわからない…」という方は、IMAoSにぜひお問い合わせください。