2022年に電子帳簿保存法の改正によって、電子データ化が適切に管理されていない場合の罰則が強化されました。そのため、電子データ化における要件を正確に把握する必要があり、そのための対策を講じておかなければなりません。
そこで本記事では、電子帳簿保存法の罰則や対応するための対策などについて詳しく解説します。
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電子帳簿保存法の罰則とは
電子帳簿保存法の改正によって、罰則規定が強化されました。主に以下の3つの罰則があり、もしペナルティを科された場合には大きな影響を受ける可能性がありますのでチェックしておきましょう。
青色申告の取り消し
青色申告で確定申告の手続きを行っている場合、この承認が取り消される可能性があります。
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務に関する今般の改正を契機として、電
引用元：お問合せの多いご質問（令和３年 11 月）| 国税庁
子データの一部を保存せずに書面を保存していた場合には、その事実をもって青色申告の
承認が取り消され、税務調査においても経費として認められないことになるのではないか
との問合せがあります。
これらの取扱いについては、従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて申告に
も反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認でき
るような場合には、それ以外の特段の事由が無いにも関わらず、直ちに青色申告の承認が取
り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。
以上の文面は、国税庁が発行している文書の補足説明です。つまり、書面など電子データ以外でも取引の事実が確認されれば、すぐに青色申告を取り消されるわけではありません。
しかし、万が一青色申告の承認が取り消しになってしまうと特別控除がなくなったり、赤字が発生した場合に翌年の黒字部分と相殺して節税したりする方法が使えなくなってしまうので、大きなマイナスになるでしょう。
追加で課税を受ける
国税関連の帳簿書類に不備が見つかった場合には、推計課税が求められる恐れがあります。推計課税とは、所得税や法人税について税務署で税額を推定して課税する方法です。税務署が判断するため、自分で申告するより課税額が多くなる可能性が高くなります。
また電子データに対して改ざんや隠ぺいが見つかり、悪質と認定された場合には追徴課税35％に加えて10％加重して納税する必要があります。青色申告の取り消しも合わせておこなわれる可能性が高いため、特別控除も受けられなくなってこの部分も実質的に増税されることになるでしょう。
会社法違反の罰則も
電子帳簿保存法に違反にした場合、会社法にも抵触する可能性があります。
（過料に処すべき行為）
第九百七十六条
四 この法律の規定に違反して、正当な理由がないのに、書類若しくは電磁的記録に記録された事項を法務省令で定める方法により表示したものの閲覧若しくは謄写又は書類の謄本若しくは抄本の交付、電磁的記録に記録された事項を電磁的方法により提供すること若しくはその事項を記載した書面の交付を拒んだとき。
引用元：平成十七年法律第八十六号会社法
つまり、国税関連の帳簿書類を適正に保存しなかった場合には、100万円以下の過料を求められるケースが考えられるのです。
電子帳簿保存法で罰則が科されるケース
電子帳簿保存法は内容の複雑さから、知らないうちに違反してしまって罰則対象になるケースが考えられます、そこで、罰則対象になる主なケースをご紹介します。
それぞれのケースについて詳しく解説します。
保存要件を満たしていない
電子帳簿保存法の電子データによる保存方法の一つには、スキャナ保存が挙げられます。スキャナ保存とは、請求書や領収書など取引に関係する書類をスキャンして画像データとして保存する方法です。
しかし、スキャナ保存にはいくつか要件があり満たしていないと罰則の対象になる可能性があります。たとえば、200dpi以上の解像度かつ赤・青・緑それぞれ256階調のカラー画像であることやタイムスタンプを一定の条件で付与するなどの要件があります。このようにスキャナ保存には厳密なルールが定められていますので、この保存方法を採用する場合には注意しましょう。
検索要件の不備
改正後の電子帳簿保存法では、電子文書の検索項目は取引した年月日と取引先の会社名、金額に限定されました。そのため、データ保存する際にはこの3つの項目で検索できるファイル名にしておくことをおすすめします。
期限切れ
請求書など紙ベースの書類を受け取った際には、最長2ヶ月とおおむね7営業日以内に電子データ化しなければなりません。この期間を過ぎて電子データ化した場合、違反行為に該当する恐れがあります。
保存期間不足
電子帳簿保存法では書類の保存期間が決められているため、当該期間中に紛失や破棄してしまった場合には法律違反に該当します。書類によって保存期間が異なりますが、一例として紹介すると請求書なら法人は7年・個人事業主だと5年間の保存が義務付けられています。
保存期間についてもう一点注意しなければならないのは、その起点です。同じく請求書を一例にすると、法人の場合、事業年度の確定申告書提出期限の翌日が起算日となります。請求書では発行した日や受け取った日を起点と誤解しがちですので、注意しましょう。
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電子帳簿保存法に違反しないための対策
電子帳簿保存法に違反してしまうとペナルティを受けるだけでなく、社会的信用力の失墜や電子化に対応できていない実態の露呈などの事態を招きかねません。そのため、電子帳簿保存法に違反しないための対策をご紹介します。
電子帳簿保存法に対応したシステムの導入
電子帳簿保存法にもとづいて文書を保存するには、要件を把握する必要があります。しかし、定められている要件はさまざまであるため、担当者だけで管理、保存する方法は現実的ではないでしょう。
そこでおすすめなのが、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入です。書類を保存する際には自動的に要件を満たした形で保存してくれるので、チェック体制を構築する負担が大幅に軽減されます。初期導入時にコストはかかりますが、適切な運用のためにシステムの導入を検討するといいでしょう。
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保存方法を決めておく
電子帳簿を保存する場合には、システム上でそのまま保存すればいいのでそれほど手間や時間はかかりません。しかし、スキャナ保存や電子取引の場合には保存方法の選択肢があります。タイムスタンプの付与された書類を受け取る方法や、書類を受け取ったら自社でタイムスタンプを発行した後で保存する方法などがありますので、自社にとってベストな方法を採用しましょう。
電子データの保存場所を決めておく
電子化したデータを保存する場所も決めておきましょう。電子データが紛失する心配はあまりありませんが、どこにあるかわからなくなる可能性は考えられます。
電子データの保存場所は、真実性と可視性の要件を満たさないといけません。これらの要件を満たすためには、クラウドサービスもしくは自社サーバー内に専用フォルダを作ってその中に保管しておけば、必要な時にすぐにデータを取り出せるのでおすすめです。
なおクラウドサービスを利用する際には、証憑（しょうひょう）の保存が可能なものを選んでください。証憑とは、取引や契約が行われたことを証明できる書類であり、契約書や請求書、納品書などが該当します。
コンプライアンスの徹底
電子帳簿保存法に対応したシステムを導入しても、従業員が適正に使用しなければ法律に違反してしまう恐れがあります。そのため、コンプライアンス教育を進めて、全従業員に電子帳簿保存法に関する理解を徹底させるといいでしょう。
また、事務処理マニュアルの作成もおすすめです。国税庁によるサンプルが公開されていますので、こちらを参考にして自社に合ったマニュアルを作成してください。
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電子帳簿保存法の改正によって、多くの企業で対処すべき課題が出てきています。電子データ化では要件を満たす必要があり、もし要件を満たしていなければ罰則を科される可能性があります。追徴課税や税務上の優遇措置が受けられないなど金銭的な負担が増えるリスクもあるので、要注意です。
電子帳簿保存法に合った体制を適切に運用するには、対応しているシステムを導入する方法がおすすめです。そこで便利なのが、「電子印鑑GMOサイン」です。GMOサインは、電子帳簿保存法に標準対応しており、スピーディーに帳簿や証憑書類のペーパーレス化を実現できます。
また、トップレベルのセキュリティ技術によって情報漏えいや改ざんのリスクを最小限に抑えています。電子帳簿保存法の規定に対応したシステムをお探しなら、ぜひ「電子印鑑GMOサイン」をご検討ください。
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