書類の電子化を進めるにあたり、電子契約書のひな形をどのように作成すれば良いか悩んでいる方はいないでしょうか。スムーズに契約を締結できる電子契約のメリットを活かすためには、基本となるひな形の作成が必要です。
当記事では、電子契約書のひな形作成のメリットから、注意点や文言の変更例までを解説します。最後まで読めば、正しい電子契約書のひな形作成方法がわかり、企業の業務効率化実現の助けとなるでしょう。
電子契約書とは？
電子契約書とは、書面の代わりに電子データで作成される契約書のことです。
電子契約とは、電子契約書に電子署名をして取り交わされる契約のことをいいます。
インターネット環境があれば、どこにいても契約をスムーズに取り交わせるのが特徴です。
また、電子契約は、印紙代や郵送などのコスト削減にも貢献します。契約データはインターネット上で管理されるため、社内での物理的な保有も必要ありません。
電子契約では、紙媒体での契約で使われるハンコの代わりとして電子署名が用いられます。そのため、紙の契約書と同じ法的効力を有しており、ビジネスの場でも活用されています。
電子契約について詳しく知りたい方はこちらを参照してください。
電子契約でひな形を作成するメリット
電子契約書のひな形 を作成すると、契約プロセスが効率化し、時間の短縮につながります。ひな形作成の重要性を理解するためにも、メリットについて解説していきます。
毎回登録する必要がない
電子契約書のひな形を作成しておけば、契約書の作成時間が大幅に短縮されるだけでなく、 ミスの防止につながります。多くの契約書には、共通する事項が存在します。そのため、ひな形を用意しておくことで、必要な部分の変更のみでスムーズに契約を交わせるでしょう。
押印位置を固定化できる
押印位置が固定されているため、押印済みかどうかの確認がかんたんにできます。紙媒体の場合は、 位置が固定されていない割印が必要になる場合があり、チェックの手間が増えてしまいます。
また、押印位置の固定化により、迷いなく電子署名を施せるようになるでしょう。紙媒体での契約の場合、押印位置がずれたり押印漏れが起こったりする可能性があります。
さらに、 押印位置を固定化すれば、契約担当者が代わった場合でもミスのない契約が可能です。
最新のものを管理者がテンプレート化することで契約書の更新がスムーズ
契約書は、更新によって日付や文言が変わります。管理者が契約書をテンプレート化しておけば、必要部分の更新だけで、スムーズな取引を実現できるでしょう。
紙の契約書の場合、担当者のパソコンにのみテンプレートデータが保管されている場合があります。電子契約であれば、クラウド上にテンプレートを保存できるため、検索性が向上し、スムーズな更新が可能です。
電子契約書でひな形を作成する際の注意点
電子契約書のひな形を作成する際は、電子契約ならではの注意点が存在します。注意点を知っておくだけでトラブルを避けられるようになるため、順番に解説をしていきます。
ネット上のテンプレートをそのまま使用しない
ネット上にはさまざまなテンプレートが存在しますが、そのままの使用はおすすめできません。
一般的な内容を掲載しているだけであり、契約の内容にあわせて、条項を追加・変更する必要があるためです。
契約内容によっては、特別な条項が必要になるケースもあります。また、テンプレートのまま使用すると、契約書の内容に不備が生じる場合もあります。不備のある内容では、契約が無効となる可能性もあるため注意してください。
電子データと書面での保管の併用を避ける
2022年の電子帳簿保存法改正により、電子取引での紙保存が原則禁止されることになりました。そのため、書面との併用を避け、電子データのみでの保管をおすすめします。
電子帳簿保存法とは、企業が電子データを適切に保存する方法を定めた法律です。また、電子取引とは、インターネット上でやり取りをしたデータのことです。主に、以下のようなものが電子取引に該当します。
- 電子メールにて授受したデータ
- Web上でダウンロードしたデータ
- 電子請求書データ
インターネット上でやり取りが完結する電子契約書の場合は、紙での保存を避ける必要があります。
電子契約では、契約書の冒頭に印影の座標位置を固定する
もし座標を文末に設定していた場合、本文の内容を変更する時に、印影箇所も同時に変えなくてはなりません。契約書の冒頭に印影の座標を固定しておけば、内容変更によって位置を調整する必要がなくなります。
また、座標位置の固定により、複数の電子契約を一括で締結する時の手間がなくなるのもメリットといえるでしょう。
電子契約サービスの電子印鑑GMOサインには、文書テンプレート登録機能が備えられています。頻繁に利用する契約書をテンプレート化できるため、スムーズな契約が可能です。印影の座標位置を冒頭に固定しておけば、契約内容の変更をしてもテンプレートを崩さずに使用ができます。
スムーズな契約締結が可能な電子契約のメリットを最大限に活かすためにも、電子印鑑GMOサインの活用をご検討ください。
電子契約時に変更すべきひな形の文言の主な例
紙の契約書を電子契約書に変更する場合、文言を電子契約の内容に合った表現に変える必要が出てきます。ひな形を作成する時点でチェックしておけば問題ないため、変更すべき主な例を確認しておきましょう。
「本契約の成立の証として、本書を二通作成し」
紙の契約では、書面を二通作成しそれぞれが保管することを取り決めるのが一般的です。しかし、電子契約の場合は、データ上に保管するため、二通作成する旨の文言は必要ありません。また本書のような契約書を意味する文言は、電子契約にふさわしい表現にするため電磁的記録に変更してください。
「各自で電子署名を施し、電磁的記録として保存する」のような文言に変更すると良いでしょう。
「事前の書面による承諾」
秘密保持の開示の取り決めでよく使われる「事前の書面による承諾」は、電子契約に対応できる文章に変更する必要があります。対応方法として書面だけでなく電磁的記録の文言を追加すれば問題ありません。
「事前の書面や電磁的記録による承諾」と記載しておけば、書面と電子契約どちらにも対応できるひな形になるでしょう。
「記名押印のうえ」
電子契約では、記名押印の代わりに、電子署名を施します。電子署名は、紙媒体の契約におけるハンコの代わりを意味します。
そのため「それぞれ電子署名のうえ」のような表現の変更が必要です。
「保有」
紙の契約では、書面を各当事者が保有をしていました。しかし、電子契約においては、契約書を物理的に保有する必要がありません。そのため、電子上での保存や保管がふさわしい表現になります。
電子契約書のひな形を正しく作成して業務効率化をしよう
電子契約書のひな形を作成すれば、契約の都度内容を確認・作成する必要がありません。電子契約のメリットである締結のスムーズさを活かすためにも、電子契約のはじめの一歩としてひな形の作成をおすすめします。
紙の契約書を電子契約書に変更する時は、電子契約としてふさわしい内容になっているかの確認が必要です。電子契約に即した文言に変更し、正しいひな形を作成したうえで電子契約を行いましょう。
電子契約サービスの電子印鑑GMOサインを活用すれば、文書テンプレート機能により、システム上でひな形の保管・呼び出しが可能です。更新したひな形も管理者で共有できるため、企業全体でスムーズな契約締結の実現ができます。
ひな形を活用して業務効率化をしたい方は、まずは無料で試せるお試しフリープランからご検討ください。
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