電子契約を学ぶ

2021年11月12日

2021年11月30日

柴山弁護士が解説!電子帳簿保存法の改正もふまえた電子契約の選び方

今回、電子契約導入や電子契約サービス切り替えなどの経験を持つ柴山弁護士から、「電子契約サービスのメリットや選定のポイント」のほか、「電子契約導入に関する社内的な説明」について解説していただきました。

電子契約サービスを検討中の方に向けて、着目すべきポイントをまとめています。

※当記事は2021年10月12日に開催しました、GMOサイン × 柴山吉報弁護士共催セミナーの内容をもとに作成しています。

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電子契約サービスはどこを見て選ぶか?

電子契約サービスの選定ポイント

電子契約サービス選定にあたり着目すべき点としては、大きく分けて以下の4つがあると考えています。

  1. 機能
  2. コスト
  3. 使いやすさ
  4. 契約相手の事情

特に重要なのが「機能」と「コスト」です。ただし、まずは使い方を決めなければ必要な機能の選別、それに応じた料金の比較はできません。そのため、「具体的にどのサービスがいいですか」と聞かれることも多いのですが、一概にどれとは答えづらいところです。

「使いやすさ」に関しては、見やすさ、直感的な操作のしやすさに着目します。無償のトライアル期間が設けられていることもありますので、実際に操作してみて、社内でアンケートをとってみるのもよいでしょう。

「契約の相手の事情」に関しては、市場シェアの大きなサービスを選ぶことが重要です。知名度が高く、多くの人が使っているサービスのほうが相手も対応しやすいといえます。また、海外との取引が多い場合には、海外でも展開しているサービスのほうが受け入れられやすいでしょう。

さらに、関連会社や大口の取引先の事情も重視するべきです。相手が電子契約サービスを導入済みであれば、同じサービスを利用したほうが連携もとりやすくなります。

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電子契約サービスの機能とコストに関して検討すべきこと

電子契約の機能とコストに関して、もう少し詳しく説明させていただきます。

導入する契約や使用見込み

「最終的にどの契約について導入し、年間何件程度使用する見込みか」というところがコストの比較検討にあたっての大前提となります。

特に前者の、最終的にどの契約について導入するのか、というのが難しいテーマです。

トライアルで一部の契約に導入してみて、その後拡大していくという方法が一般的です。例えば、ある程度契約件数が多くリスクが比較的小さい、NDA(秘密保持契約)などから導入するケースが多いようです。実際に導入してみて、問題がなさそうであれば別の契約にも拡大していくという流れです。

▷参考記事:秘密保持契約(NDA)とは?|作成のポイント

また規模の大きな会社であれば、まず一つの部署に導入してみて、その後別の部署へと拡大していくという方法がとられることもあります。

導入する契約を選ぶ際には、契約の類型ごとの法的リスクの分析も必要です。

法的リスクの大小を判断する観点はいくつかありますが、例えば「履行の先後」という観点を挙げることができます。これは、契約の相手方が先に義務の履行をするのか、それとも自社が先に履行するのかという問題です。

例えば下請け先との契約で、相手方が先に成果物を納入し、その後初めてこちらがお金を払うとなれば、契約の効力は否定されにくい(否定されたとしてもリスクは比較的小さい)といえます。そのためまずは下請け先との契約など、相手方が先履行の契約に電子契約を導入するという方法が考えられます。

逆に、先に自社がお金を払ってその後納品してもらうという内容の契約だと、納品してもらう段階で電子契約の効力が否定されてしまう可能性があり、リスクが高くなってしまいます。

閲覧権限を分ける機能の要否

例えば雇用契約など人事系の契約に導入する場合、他部門の従業員も契約を閲覧できるという状況は望ましくありません。そうなると閲覧権限を分ける必要性が出てきます

アカウントを分ける、あるいは権限を分ける必要があるかという点を検討し、必要ということになればそのための機能があるサービスかどうか確認しなければなりません。また、その機能の有無による料金プランの比較も大切です。

当事者型サービスの必要性

サービス提供事業者が電子署名をするようなサービス(立会人型)が一般的ですが、それに加えて当事者型サービス(当事者型電子署名)を導入するかどうかの検討も必要です

例えば、100%の電子契約導入を目指す場合には、より法的リスクの小さい当事者型サービスも選択肢に入ってきます。ただし、当事者型サービスの導入となるとベンダーが限られる上、料金設定も変わってきます。

GMOサインの当事者型署名について(ハイブリッド署名)

契約書審査や稟議システムとの連携の要否

契約書審査や稟議について社内システムを使っているケースも多くみられますが、そのような場合にはAPI連携の可否も確認しておきましょう。これは業務効率という観点から重要であるといえます。

なお、「API連携」はシステムとシステムを繋ぐコネクターのようなものとしてイメージするといいでしょう。

締結済みの契約の管理について

締結済みの契約の管理もしたい場合には、管理機能が備わった電子契約サービスの利用を検討します。他方、すでに別システムで管理をしている場合には、当該システムとの連携(API連携)等の要否・可否も確認すべきです。

電子帳簿保存法や電子署名法への対応可否

「電子帳簿保存法に対応していますか」と聞くと、単に「対応しています」と回答されることが多いのですが、具体的にどういった形で対応しているのかしっかり確認しておくことが重要です。特に2022年1月1日には改正電子帳簿保存法が施行されるため、注意が必要です。

 

また、「電子署名法上の、契約の真正推定効が認められる要件を満たしているのか」ということも確認しておいてもよいと思います。電子契約サービスを使って締結した契約について、真正の推定効が認められるか否かに関わってきます(この点に関連する電子署名法の解釈については、総務省・法務省・経産省からQ&Aが出されています)。

電子契約の利用にあたり、推定効が認められることは必須ではないと考えますが、上述の総務省・法務省・経産省のQ&Aにおいて、推定効が認められるための要件として一定のセキュリティ水準などが課されているため、この要件を満たしているかを確認することで、サービスのセキュリティ水準などを確認することができます。

▷関連記事:電子帳簿保存法とは?|改正の背景など解説

その他

サポートの内容も確認しておくべきです。ベンダーによっては無料のサポートを提供していたり、有償のコンサルティングが用意されていたりします。

ほかにも、導入する会社により考慮すべきセキュリティ面等の法的観点以外の要素があるかもしれません。会社によっては、SaaSサービスを導入する場合のセキュリティ要件などが定められている場合もありますし、各社の運用にしたがって検討をしていきましょう。

導入検討の参考事例|GMOサインの導入効果・課題解決ケース

電子帳簿保存法で特に問題となる要件

電子帳簿保存法が電子契約サービスにおいて重要な検討要素となってくるため、簡単に概要を解説させていただきます。

電子帳簿保存法が適用される場合、いくつかの要件を満たす形での保存義務が課されます。特に「真実性の要件」「検索性の要件」が大切です

真実性の要件について

「真実性の要件」を満たすには、以下のいずれかの対応が必要です。

  1. 認定タイムスタンプ付与
  2. 改ざん防止等のための事務処理規定の作成・運用
  3. 受領者側がデータを自由に改変できないシステム・サービス等の利用

認定タイムスタンプの付与(1)および受領者側がデータを自由に改変できないシステム・サービス等の利用(3)については、システム側の話ですので、ベンダー側に確認をとる必要があります。

これらを満たさない場合、改ざん防止等のための事務処理規定の作成・運用(2)を目指すことになり、自社で適切な社内規定を作成・運用しなければなりません。

抽象的に「電子帳簿保存法に対応できますか」と聞いて「できますよ」と回答されても、よくよく話を聞くとサービス側ではタイムスタンプ等の機能はなく、利用者側で規程を作成・運用する必要がある(2)ケースもあります。そのため「具体的にどの方法で要件を満たしていますか」と掘り下げて聞くことが大切です。

検索性の要件について

「検索性の要件」とは、締結をした契約を検索できるようにしておかなければならないというものです。以下の情報等を検索条件として設定できることが求められます。

  1. 取引年月日
  2. 金額
  3. 相手方の名称

取引年月日(1)、金額(2)については範囲指定での検索ができること、また2つ以上の項目を組み合わせた条件設定での検索ができることが求められます。

これらもサービスの仕様の問題ですので、契約の管理機能について確認が必要です。

従来は、これらの要件を具備していなくても、電子契約で締結したものを紙で保存しておけば問題はありませんでした。しかし、2022年1月1月に改正法が施行されることで、電子契約で締結したものについて紙で保存することができなくなります。そのため、真実性、検索性の確認がこれまで以上に重要になってきます。

電子契約導入のメリットを社内的にどのように説明するか?

電子契約導入の際、社内で説明を求められることがあり、そのようなときどう対応すればいいのか、といったご質問をいただくことがよくあります。こちらに関しても簡単に解説させていただきます。

一気通貫のデジタル化による業務効率化と品質向上の提示

法務業務全般の電子化に必須

「契約書の審査・稟議、契約締結、締結済みの契約書の管理までを一気通貫で電子化できる」ことのメリットは大きいといえます。

そのため、電子契約導入の必要性を説明する上では単に「出社業務を減らせる」といったことだけでなく、法務業務全般の電子化に必須であると強調することが大切です。

電子契約導入前も審査・稟議や管理に関してはデジタル対応できていたものの、契約締結においてはハンコが必要であったため、一度アナログに落とす必要がありました。これにより業務の効率化が妨げられていたのです。

しかし導入後はすべてをデジタル化できて、業務効率化はもちろん、リーガルテックの導入などにより、法務業務の品質向上も期待できます。

法務業務の削減される時間の提示

電子契約導入で、事業そのものや法務業務の無駄が削減され、企業活動全体のスピードアップがかないます。

契約書作成に要する作業としては以下のようなことが挙げられます。

  • 製本・押印
  • 印紙貼付の要否・金額の確認
  • 宛名書き・送付状作成・封入・送付
  • 返送の有無等のステータス管理
  • 返送された契約書の内容確認
  • PDF化・フォルダ格納
  • ファイリング

事業のスピードアップ

それぞれの作業で要している時間を算出し、これを年間契約締結数と掛け算することで業務にかかる年間の時間がわかります。ある会社の例では、年間3000件の契約を電子契約に置き換えた場合、そこから合計で1500時間程度が削減されると試算されています。

このように、具体的に削減できる時間を示して費用対効果を伝えることも重要でしょう。

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よくある質問

最後に、電子契約に関して寄せられた質問に対する柴山弁護士の回答をまとめていきます。

電子契約締結の代行は可能?


Q:現在、決裁権限者が電子契約の署名を行っておりますが、数が多くなり(またサービスも多様になり)対応が難しくなってきました。社内規定で「押印の代理権限」のような形で対応したいと思っていますが、具体的な事例に触れる機会がないため困っております。

電子署名に関する規定を新しく定めたいのですが、どのように定めるのがいいでしょうか。(印章管理規定とは若干性質が違う気がしていて、別の規定で対応したいと考えています)


契約締結代行に関するご質問はよくいただきます。

印鑑は誰が押しても同じ印影になるため社長が押しても総務担当者が押しても同じ外観になるのに対し、電子契約の場合は、どのメールアドレスに紐づいて締結されたかが記録として残ります。そのため、社長の代わりに総務担当者が締結してしまうとその形跡が残ってしまうため、印鑑とまったく同じに考えることはできないでしょう。したがって、やはり権限者ご本人が締結すべき、というのが原則論です。

しかし、現実的には総務担当者が締結するという会社も一定数存在しています。そのような運用は、法的には意思表示の「使者」として構成できるのではないかと考えます。

このような運用をする場合、以下のような運用とするのが望ましいでしょう。

  • 電子契約の締結専用アカウントを作り、締結行為をする従業員個人のアカウントとは別にする
  • 社内規定にて、当該アカウントの管理責任や締結手続きを明確にする

ここで定める規定は確かに、印章管理規程とは性質が異なるものです。しかしイメージとしては近いものであり、ハンコの管理責任者を定めるのと同じようにアカウントの管理責任者や締結手続きについて定めます。

この規定は印章管理規程に含めてもよいですし、別途規程を作ってもよいと考えます。

なお、以上の契約締結代行を認める私見に対しては、「このような運用では電子署名法の真正推定効が認められないため、採用すべきではないのではないか」といったご意見をいただくこともあります。この点はおっしゃるとおりで、やはり理想は上述の原則論である「権限者本人が締結する」ということになると思います。

二要素認証ができなくなることからセキュリティ面の問題もないとは言えないでしょう。しかし、現実問題として急にそういった運用に転換することは難しく、それがために電子契約の導入が遅れるということは避けるべきです。ひとまずは上記のような「使者」構成で導入を進めることにも十分な合理性があるといいうると考えます。

関係書類の保存期間はどのように考えればいい?


Q:工事請負契約関係書類の保存期間の考え方について、教えてください。

7年とか10年とかいいますが、工事物件の場合、債務不履行の時効等をふまえると疑問があります。


法定の保存期間と実際問題の保存期間は別の話です。工事物件における債務不履行の場合にもやはり長く保存する必要があります。また、ライセンス契約のように何十年にも及んで長期間保存が必要な契約もあり、その場合には別途考慮が必要だと思います。

この点、「電子署名の有効期間が短い」というのは電子契約の欠点としてよくいわれることです。有効期間が「5年以内」といった形で定められていることもあり、その後の効力に不安を感じる方もいるでしょう。このような場合には長期署名という技術を使う、あるいは紙での契約にするといった対応が考えられます。

なお、電子署名の効力がなくなったからといって、電子契約で締結した契約の効力がなくなるわけではありません。現実的には、例えば締結から5年が経過し、それに沿って履行がなされてきた契約について、電子署名の効力が切れたことを理由に契約相手が突然効力を争ってくる、ということは考えにくい場合も多いでしょうから、リスクの大小を見極め、対応方法を検討することが必要だと考えます。

電子帳簿保存法改正のインパクトはどれほど?


Q:2022年1月施行の電子帳簿保存法の影響を知りたいです。例えば、電子取引に関するデータ保存について定める現行10条但し書が削除される認識です(改正後第7条)。

これにより、電子取引の場合には「保存要件を満たして電子保存すること」が義務化されると理解しております。この改正のインパクトのほどを知りたいです。

積極的に電子帳簿保存対応を希望せず、書面での税務調査対応を続ければ問題ないと考える企業にとっては意図せず「電子取引」該当性が認められた結果、電子保存をしていないことが法令違反状態になる危険をはらんでいるのでしょうか。


これまでは、電子契約で締結したものでも印刷して紙で保存しておけばよかったのですが、今回の電子帳簿保存法改正により電磁的記録の保存義務が課され、真実性や検索性の要件を満たしたサービスを利用しないと違法になってしまいます

電子契約を利用すると、契約内容にもよりますが多くが電子取引に該当しえますので、今回の改正によるインパクトは大きいと思います。

なお、電子帳簿保存法の改正の概要については、中央経済社から出版した「経験者が語る Q&A電子契約導入・運用実務のすべて」のWebページにて、「追加情報」を掲載しています。必要に応じてご参照ください。

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筆者

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