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契約書管理にはAI活用がおすすめの理由 | 契約書管理の煩雑さを解消し効率化を実現

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新たな企業との取引を開始する、新規に人材を雇用する、既存社員との契約を更新するなどビジネスではさまざまな場面で契約の締結が必要です。契約の場面では基本的に契約書を取り交わし、互いに十分に確認をしたうえで締結します。

ただし、契約は締結して終わりではありません。その後何か問題が発生すれば契約書を参照し問題解決に動く必要があります。またスムーズな契約締結のためには、契約書の作成やレビューも慎重に行わなければなりません。そこで重要となるのが契約書管理と呼ばれるフローです。

本記事では、契約書管理の重要性や課題点を挙げたうえで、煩雑になりがちな契約書管理業務の課題解消につながるAI契約書管理についてお伝えします。契約書管理のミス軽減や効率化を検討されている企業担当者の方はぜひ参考にしてください。

目次

契約書管理とは?

契約書管理は、大きく二つに分けられます。一つは法務部による契約書のチェック(リーガルチェック)作業です。契約内容が法令に違反していないかどうかを確認します。

もう一つが契約締結前後に発生するさまざまな管理業務です。データ入力や保管、更新などを適切に行い、紛失や期限切れなどを防ぐために行います。契約書の作成管理も含まれます。

今回、主に取り上げるのは契約書作成時や締結後の管理作業です。細かい作業が多くどうしても煩雑になりがちなため、いかにミスを減らし効率化を進めるかについて解説していきます。

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契約書管理の重要性

ひと口に契約書といってもその種類は多様です。前述した新たな企業との取引開始や新規雇用の契約以外にも企業との協業、機密保持、知的財産権、不動産の取得や売却などさまざまな契約があり、一つひとつに契約書が存在します。

これらの契約書はそれぞれ契約期間が異なるうえ、契約内容の定期的な見直しが必要なものもあるため、適切な管理が欠かせません。とくに契約書管理が重要な理由として挙げられるのは次の3点です。

契約ミスの軽減

契約書は企業の事業活動を適切に行うために欠かせないものです。しかし前述したように契約書管理業務は細かい作業が多いため、見落としや漏れが発生しやすくなります。

たとえば、契約期限が過ぎているのを見落とせば、契約が継続できず、企業の損失につながってしまうかもしれません。

ほかにも細かい記載漏れや表記違い、日付の入力ミスなどで契約不履行になってしまう場合もあります。

セキュリティの強化

契約書管理がずさんになれば、情報漏えいや契約書の紛失リスクも高まります。とくに企業間取引の契約書には、多くの機密事項が記載されるケースも少なくありません。しかし、適切に管理がされていないと、外部に漏れてしまうかもしれません。

近年、電子契約も一般的になりつつあるため、サイバー攻撃のリスクも高まっています。その際、セキュリティ対策をしっかりと取っていなければ、かんたんにデータ窃取や改ざんをされてしまうでしょう。

契約機会の損失

契約書管理が適切に行われていないと、契約機会の損失につながってしまう場合もあります。一般的に企業同士の契約は、多くの承認作業が必要です。そのため、進捗状況の確認ができていないと、締結期限に間に合わなくなってしまうリスクが高まります。

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契約書管理の課題

契約書管理は企業経営にとって重要な役割を果たすものの、適切に行うには次のような課題があります。

データ入力の手間

電子契約はこれまでの紙での契約に比べ大幅な業務効率化が可能になりました。しかし、電子契約にもいくつかの課題があります。その一つがデータ入力の手間です。

電子契約書の多くは、WindowsやMacOS、iOS、Androidなどプラットフォームによって見た目が変わるリスクのほぼないPDF形式で作成されます。しかし、PDFはテキストデータの抽出が難しく、契約書の内容を自社のシステムやExcelで管理する際、手作業で入力しなければなりません。

企業によるものの、月に何十、何百の契約書管理を行うようになれば、データ入力を手作業で行うだけでかなりの手間を要します。ヒューマンエラーが起きるリスクも高まるため、担当者の心理的負担も増大してしまうでしょう。

紙の契約書であればデータ入力の手間に加え、郵送された契約書の開封、ファイリングの手間も発生します。

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過去の契約書検索の手間

紙の契約書の場合、過去の契約書を探すのにも多くの手間を要します。電子契約書であれば、データ入力の手間はかかるものの、一旦、データ化してしまえば検索は容易です。

しかし、紙の契約書はファイリングされたなかから必要な契約書を探し出す必要があるため、多くの時間を費やすことになります。

契約書は契約期間ごとに見直しが必要であったり、法改正により書き換えが必要であったりと過去の契約書を使う機会は少なくありません。その都度、探す手間がかかるのは契約書管理の大きな課題です。

差分比較の手間

取引先と契約を行う際には、契約内容に齟齬がないかについてドキュメントファイルの修正・変更を取引先との間で繰り返します。そして、最終的に合意が取れた契約書ファイルと実際の契約書ファイルの内容を目視で確認しなければなりません。

もし最終合意ファイルと実際の契約書ファイルに齟齬があったまま契約をすれば、トラブルに発展する場合もあるため、厳重な確認は欠かせないものですが、担当者にとっては大きな手間であり、契約書管理の課題といえます。

更新期限のチェック漏れ

企業規模によるものの、日々、新たな契約業務が発生するようになれば、それぞれで更新期限が異なるため、そのチェックだけでも膨大な手間です。

新たな契約書のデータ入力業務と並行して過去の契約書のチェック業務も行うとなれば、担当者の負担は大きく、早急に解決が必要な課題といえるでしょう。

進捗状況の確認にかかる手間

同時に複数の契約書を作成するようになると問題となるのが進捗状況の管理です。契約書ごとに取引相手と合意は取れているのか、リーガルチェックは済んでいるのかなどがわからないと契約書の作成も進みません。

スムーズに契約書を作成するには、作成に関わる全員が情報を共有している必要があります。しかし、管理が十分にできていない状態では情報共有もできず、一カ所で契約書が滞ってしまうリスクも高まるでしょう。

契約書管理を行う主な方法

契約書管理で生まれるさまざまな課題を解決するには、それぞれの企業で適切に管理を行うルール策定が欠かせません。

また、担当者の負担を軽減し、ミスを減らすには手作業をできるだけ減らし、システムやツールを効果的に活用することが重要です。ここでは、契約書管理をスムーズかつ効率的に行う3つの方法を紹介します。

Excelを使って管理する

Excelを使った契約書管理のメリットはコストを抑えられる点にあります。また、フォーマットを選ぶことも自分で1から作成することも可能です。もっとも扱いやすいフォーマットを自作して管理できるのもExcelを使うメリットといえるでしょう。

デメリットとしては、関数やマクロの知識がないと管理に手間がかかる点、大量の契約書を管理するとなると重くなってしまい固まってしまうことがある点です。

また、共有設定は可能なものの、複数人で同時に作業するとデータの上書きや編集内容に競合が生じてしまう場合もあります。重要な契約内容や更新期限が誤って消えてしまうリスクがあるため、大量の契約書管理には向いていません。

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文書管理システムを使って管理する

文書管理システムとは、電子文書の作成から廃棄にいたるまでのライフサイクルを管理するシステムです。

文書管理システムは文書管理を専門に行うシステムのため、Excelのような手間をかけずに効率的な管理を可能にします。また、契約書以外にも請求書や見積書、領収書など社内で扱うあらゆる電子文書の管理を一元管理できるのも大きなメリットです。

ただ、あらゆる電子文書が一元管理できるのはメリットである半面、契約書の管理が煩雑になってしまうリスクが高まるデメリットでもあります。事前に管理のルールを明確化し、担当者間で共通しないとかえって管理の手間が増えてしまう場合もあるでしょう。

契約書管理システムを使って管理する

契約書管理システムとは、企業間取引や売買、不動産取引、業務委託、機密保持などの契約書に特化した管理システムです。作成の進捗管理はもちろん、更新通知も行えるため、契約書管理の大幅な効率化を可能にします。

デメリットとしては、電子文書がほぼPDF形式であり、テキストデータの抽出が難しいため、データ入力の手間がかかる点です。契約書管理システムのなかにはPDFのテキストデータを抽出できるOCR機能を持ったシステムもあるものの、読み取り精度に問題があり、どうしても一定の手間はかかってしまいます。

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契約書の効率的な管理はAI-OCR機能を持ったシステムがおすすめ

Excel、文書管理システム、契約書管理システムのなかで、どれが扱いやすいかは、企業規模や契約書の量により異なります。たとえば、個人事業主やスタートアップ企業で契約書の量が月に10枚に満たない程度であればExcel管理でも問題はありません。

しかし、ある程度の企業規模になるとExcelでの管理では非効率になるため、文書管理システムか契約書管理システムの二択となります。ただし、より効率的な契約書管理を検討しているなら、契約書の管理に特化した契約書管理システムが良いでしょう。

前述したようにデータ入力の手間は一般的なOCR機能での解決は困難なため、AI-OCR機能を持った契約書管理システムがおすすめです。

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AI-OCRとは?

AI-OCRとは、AI(人工知能)技術をOCRに組み込んだもので、一般的なOCRに比べて高い読み取り精度を実現します。

AI-OCRは一般的なOCRでは難しい前後の文脈を理解した読み取りが可能です。たとえば「契約本数100本」というテキストデータを一般的なOCRは文脈を理解できず「契約本数IOO(ローマ字のIとO)本」と認識してしまう場合もあります。しかし、AI-OCRであれば、前後の文脈から「数字の100」を正確に読み取ります。

PDFで作成された電子文書でも正確にテキストデータとして読み取れるため、契約書管理システムの問題点である、データ入力の手間も大幅に削減することが可能です。

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OCRでの契約書管理をしたいと検討している企業には、電子印鑑GMOサイン「契約レビューパック」がおすすめです。契約レビューパックは、契約に関わるすべてのやり取りが自動保管される仕組みになっています。契約の進捗状況がどのフェーズにあるのかも一目で確認可能です。

契約レビューパックはAI-OCR機能を搭載しています。通常のOCRよりも高精度な文字認識が可能です。契約に必要な情報が自動的に抽出されるため、大幅な業務効率アップが期待できるでしょう。

契約レビューパックの主な機能
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  • 契約書作成の進捗状況可視化
  • 書類の修正やレビュー履歴の自動保存
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  • 担当部署や契約内容に合わせ柔軟に設定できる承認フロー設定機能
  • 修正されたドキュメントの変更箇所や履歴の比較を行える差分比較機能

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GMOサイン契約レビューパックの紹介資料

まとめ:効率的かつミスの少ない契約書管理はAI機能を持った管理システムの活用がポイント

企業経営に欠かせない契約書は、適切な形で管理をしなければ契約機会の損失や社会的信用の失墜など多くのデメリットが生じます。しかし、作成から更新まで細かい作業が多く担当者の負担は少なくありません。

紙文書の電子化が進むなか、電子契約も一般化しつつあり、以前より効率化されました。ただ、電子文書の多くはPDF形式であり、テキストデータの抽出が難しいため、データ入力の手間は紙文書の頃と大きく変わっていません。

そこで、電子契約書管理の効率化実現におすすめなのが、高い読み取り精度を持つAI-OCR機能を備えた契約書管理システムです。電子印鑑GMOサイン「契約レビューパック」なら、AI-OCR機能に加え、さまざまな機能により契約書管理の効率化を可能にします。

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※1 「電子印鑑GMOサイン(OEM商材含む)」を利用した事業者数(企業または個人)。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ(2023年11月)
※2 電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数(タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より)。自社調べ(2023年12月)

 

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
電子署名/電子サイン/電子印鑑(デジタルハンコ)/脱印鑑(脱ハンコ)/電子文書/電子証明書/電子帳簿保存法など、電子契約にまつわる様々なお役立ち情報をお届けします。

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