個人事業主でも、仕事が忙しかったり人手が足りなかったりすると従業員を雇う必要が出てきます。また、個人事業主でも人を雇用する場合、法律に沿って書類を作成し、提出が必要です。

その際、雇用契約書が必要かどうか悩んでいる方もいるでしょう。この記事では、個人事業主が従業員を雇用する場合に必要な手続きについて詳しく解説します。

個人事業主は雇用契約書がないままでも人を雇える？

雇用契約書とは、民法第623条に基づいて作成される書類です。雇用主と従業員との間で成立した雇用契約の成立を証明するために作られるもので、法律上作成する義務はありません。したがって、個人事業主は雇用契約書を作成しなくても、従業員を雇用することは可能です。

雇用契約は口頭でも当事者同士の合意があれば成立します。しかし、雇用契約書を作成しないと、雇用者と従業員の間に雇用契約を巡るトラブルが発生した場合、「言った、言わない」の水掛け論になる可能性があります。

たとえ従業員が友達や親戚であっても、トラブルになる可能性はゼロではありません。雇用契約書はさまざまなサイトでひな形が公開されています。書面で交付するのであれば、ひな形を参考にして作成するといいでしょう。

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雇用契約書と労働条件通知書の違い

雇用契約書とよく似た書類に労働条件通知書があります。労働条件通知書とは、雇用期間・賃金・労働時間などの労働条件を記載した書類のことです。

雇用契約書は、雇用主と従業員双方の合意のうえで作成します。そのため、基本的に双方が署名捺印を行います。しかし、労働条件通知書は雇用主が従業員に通知するので、従業員の署名捺印は必要ありません。

労働条件通知書の内容と、求人の内容が著しく異なった場合、労働者は就労を断る権利があります。記載すべき内容は以下のとおりです。

• 雇用期間
• 従業員が行う仕事の内容や就労場所について
• 1日の労働時間・休憩時間・残業の有無・休日など
• 給与の計算方法、支払い方法について
• 更新の基準やなどについて
• 退職の手続き方法

つまり、労働条件通知書を確認すれば、就労条件から業務内容、給与まで全てが確認できます。労働条件の通知は必要ですが、通知書の記載方法について法律の定めがあるわけではありません。
ただし、厚生労働省がPDF形式でひな形を公開しているため、こちらをダウンロードして記載すれば、間違いはないでしょう。

なお、パートやアルバイトなど、短時間・有期雇用労働者である場合には、上記に加えて以下の事項も労働条件通知書で通知しなければなりません。

• 昇給の有無
• 賞与の有無
• 退職手当の有無
• 雇用管理に関する相談窓口に関する事項

【出典】https://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/keiyaku/kaisei/dl/youshiki_01a.pdf

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個人事業主が従業員を雇う流れ

では、個人事業主が従業員を雇うにはどのようなステップを踏めばいいのでしょうか？　本項では、一般的な雇い入れの流れについて解説します。従業員を雇おうと考えている方は、参考にしてください。

STEP1：労働条件の通知

個人事業主が従業員を雇う場合、労働条件を通知することが必要です。求人を行う場合、法人、個人事業主関わらず労働条件を必ず通知しなければなりません。「どんな条件で雇うかは、求人に応募して決める」といったことはできないので、注意しましょう。

明らかにする雇用条件は、労働条件通知書に記す内容と同じです。ただし、面接などを行って、従業員が労働契約に同意した後、労働条件を同意なしに変更してはいけません。なお、雇用形態の違いは以下のとおりです。

それぞれの雇用条件をよく確認したうえで、どのような条件で雇用するか決めましょう。

STEP2：労働保険・社会保険の手続き

従業員を雇用した場合、労働保険や社会保険の手続きが必要です。加入する条件や手続きの期限は、以下の表のとおりです。

名称	加入の条件	届出先と期限
労災保険	従業員を1人でも雇用したら加入が必要（農業や林業、水産業などの場合を除く）	雇用した日の翌日から10日以内に労働保険関係成立届 保険関係が成立した日の翌日から50日以内に労働保険概算保険料申告書を労働基準監督署に提出
雇用保険	1週間の所定労働時間が20時間以上 31日以上引き続いて雇用される見込の従業員を雇用したら加入が必要（学生や季節的に雇用される場合などを除く）	雇用した日の翌日から10日以内に雇用保険適用事業所設置届をハローワークに提出 雇用した日の属する月の翌月10日までに雇用保険被保険者資格取得届をハローワークに提出
社会保険(健康保険・厚生年金)	適用業種の個人事業主であって、常勤の従業員が5名未満ならば任意加入、5人以上の場合は強制加入（常用で従業員を使用する法人であれば、従業員数を問わず加入）	5日以内に新規適用届・新規適用事業所現況書・被保険者資格取得届・健康保険被扶養者届を社会保険事務所に提出

なお、業務委託の場合は従業員ではないので、労働保険や社会保険の加入は必要ありません。また、社会保険の場合で、当初の従業員数が5名未満であった場合には注意が必要です。5名以上となった時点で加入義務が生じるため、、雇用契約を結んだ日から5日以内に手続きを行ってください。

STEP3：税務署への届け出

初めて従業員を雇う場合、給与支払事務所等の開設届出書を税務署に届けねばなりません。個人事業主になると同時に従業員を雇用する場合は、開業届に記載できます。

期限はありませんができるだけ早く届出をしてください。届出を行うのは、お住まいの自治体にある税務署です。税務署によっては隣の市と合同の場合もあるため、開業届と同時に出す場合は、事前に確認しておきましょう。

STEP4：源泉徴収の準備

従業員を雇用したら、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書を毎年記載してもらいましょう。この申告書を元に、従業員の給料から源泉所得税を天引きして税務署に納めます。

源泉所得税は、原則として毎月税務署に納める必要があります。しかし、常用従業員が10人未満であれば、税務署に源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書を提出することが可能です。この特例を利用すれば、半年に一度で済みます。事務処理の手間が省けるため、条件を満たしている場合には、提出しておきましょう。

STEP5：法定三帳簿の作成

法廷三帳簿とは、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の3つの帳簿を指します。記載する内容や保管期間は以下の表のとおりです。

名簿の名前	記載内容	保管期間
労働者名簿（事業場単位で作成）	労働者の住所氏名 業務内容（30人未満は不要） 勤務地 雇用年月日 退職年月日（死亡年月日） ※変更があった場合は即記入	労働者の死亡、退職又は解雇の日から5年間（当分の間は3年間）
賃金台帳	労働者の住所氏名 賃金計算期間 労働日数 労働時間数 時間外労働時間数 休日労働時間数 深夜労働時間数 基本給、手当その他賃金の種類ごとにその額 賃金控除した場合にはその項目と控除額	最後の記入をした日から5年間（当分の間は3年間）
出勤簿	出勤日及び労働日数 始終業の時刻及び休憩時間 日別の労働時間数 時間外労働を行った日付、時刻、時間数 休日労働を行った日付、時刻、時間数 深夜労働を行った日付、時刻、時間数	労働者が最後に出勤した日から5年間（当分の間は3年間）

なお、保管の起算日は原則として上記のとおりですが、また、記入や完結等した日より当該記録に係る賃金の支払期日が遅い場合は、その支払期日が起算日となります。

労働者名簿は労働基準法107条、賃金台帳は労働基準法108条によって作成が義務づけられています。出勤簿は、労働基準法上明文の規定はありませんが、労働基準法109条の労働関係に関する重要な書類として作成及び保管が義務づけられています。

押さえておくべき雇用形態の種類

前述したように、雇用形態には、正社員・契約社員・パートやアルバイトなどさまざまなものがあります。また、雇用ではありませんが、業務委託という形態も存在します。パートやアルバイトは雇用期間や働いてもらう時間帯の融通がききやすく、繁忙期のみ仕事をしてもらうことも可能です。

しかし、パートやアルバイトには、責任の重い仕事や重要なポジションは任せにくいです。責任あるポジションを任せたい場合や、一緒に事業を発展させていきたい場合は正社員や契約社員で雇用しましょう。ただし、契約社員は雇用期間があるため、応募してくる人材が限られてしまいがちです。

このほか、純粋に業務のみ委託したい場合は業務委託を利用しましょう。業務委託であれば、雇用契約を結ぶ必要はなく、これまで紹介した手続きは全て不要です。
また、雇用保険や労災保険に加入する必要もありません。しかし、業務委託できる仕事は限られているため、注意が必要です。

雇用契約書に記載する内容

雇用契約書には、法的に定められた様式がありません。本項では、雇用契約書と労働条件通知書を兼ねる場合に記載すべき内容について解説します。初めて雇用契約書を作成する個人事業主の方は参考にしてください。

絶対的明示事項

絶対的明示事項とは、必ず書面に記載しなければならない事項の総称です。昇給に関する事項を除く絶対的明示事項は、口頭では足りず、書面での交付が必要となります。
絶対的明示事項を記載していない契約書を労働条件通知書として使用することはできません。絶対明示事項は以下のとおりです。

• 労働契約の期間に関する事項：期限がある場合は契約開始から終了の年月日、期限がない場合はその旨を記す
• 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準に関する事項：契約に期限があり、かつ更新の可能性がある場合にその旨を記す
• 就業場所及び従事すべき業務に関する事項：雇い入れ直後の業務内容や業務場所、また、将来的に業務や勤務地に変更があることが確定している場合はその旨も記す
• 労働時間等に関する事項：労働時間、残業の有無、休日などを記す
• 賃金に関する事項：賃金やその計算方法、退職金に関する事項を記す
• 退職に関する事項：退職の理由や手続き方法、解雇の条件などを記す

なお、雇用形態がアルバイトやパートタイムの場合は、以下の項目の追記が必要です。

• 昇給の有無
• 退職手当の有無
• 賞与の有無
• 短時間労働者の雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口

相対的明示事項

相対的明示事項とは、絶対的明示事項と異なり、定めがある場合に記載を要する事項です。口頭で明示することが認められていますが、トラブルを防ぐためにも書面に記載しておくといいでしょう。なお、業務の種類によっては当てはまらないものもありますが、それに関しては明示する必要はありません。

• 退職手当に関する事項
• 臨時に支払われる賃金（退職手当を除く）に関する事項
• 労働者に負担させる食費、作業用品その他に関する事項
• 安全及び衛生に関する事項
• 職業訓練に関する事項
• 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
• 表彰及び制裁に関する事項
• 休職に関する事項

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雇用契約書を交わしておいたほうが良い理由

雇用主と従業員は、双方ともに雇用契約を遵守する義務を負います。もし、雇用契約が労働基準法に違反している場合には、罰則が科せられる可能性もあるでしょう。

また、労働条件通知書は雇用主が従業員に通知するものですが、雇用契約書は双方の合意の上で作成するものです。したがって、口頭の約束のみだった場合、何かトラブルが起きたときに双方の主張が食い違ってしまう可能性もあります。意見の食い違いから大きな争いに発展してしまうこともあるでしょう。
後日の争いを避けるためにも労働要件通知書と雇用契約書の両方を作成することが必要です。また、紛争を予防するためには、雇用契約書に雇用主と従業員の双方が署名捺印することが理想です。

雇用契約書がない場合の罰則

雇用契約書がなくても、労働要件通知書があれば法的には問題はありません。ただし、後日の紛争を防止するためにも雇用契約書を作成することが多くなっています。

また、雇用条件通知書と雇用契約書は兼用することも可能です。実際に兼用しているケースは多く、本記事でも兼用の際に記載すべき事項について解説しました。

雇用契約書を作成しなくても罰則の適用はありません。しかし、労働条件通知書を作成していない場合は問題です。労働条件通知書を作成していない場合には、労働基準法15条1項違反として同法120条により30万円以下の罰金が科せられる恐れもあるため、しっかりと作成交付しましょう。

雇用契約書はあった方がトラブルを未然に防げる

個人事業主が従業員を雇用する場合、雇用契約書は必須ではありません。しかし、作成しておいた方が後日の紛争を防ぐことにつながるでしょう。また、労働条件通知書は必ず作成しなければなりませんが、両者を兼ねた書類を作成しても問題ありません。

雇用条件通知書や労働条件通知書は、書面のほか電子的方法で作成してクラウドサービスに保管しておくことも可能です。電子化すれば、保存の手間や費用も節約できます。

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