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契約書管理における重要な3つのポイント | 理想の管理方法を徹底解説

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契約は締結して終わりではありません。契約書の管理もまた重要な業務です。契約書は企業規模を問わずに発行・作成されるもので、管理コストは企業規模によって異なりますが、契約の内容や有効期限などに応じた適切な管理が求められます。一方で、ただ保管するだけが管理業務ではありません。契約内容の確認が必要な時も多いため、いつでもすぐに確認できる環境を整えることが求められます。

本記事では、契約書を管理する際に押さえておくべき3つの重要なポイントを解説します。契約書の管理が不十分だったときに起こりうるリスクについても詳しく紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

目次

契約書の管理が重要な理由

契約書の管理業務は直接的な利益を生むものではないため、軽視されがちですが、非常に重要な意味合いを含んでいます。
なぜなら、取引先・契約先とのルールは契約書にすべて記載されているからです。
取り引きにおいて不明瞭な点が出た場合、その都度話し合うのではなく契約書に記載されている文言がルールです。
業務における基本的ルールとなるため、すぐに確認できる環境を整えておくことで業務の効率化を図ることができます。逆に、契約書の管理を怠ることで、さまざまなリスクが想定されるため契約書管理は重要な業務です。

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契約書の管理時に押さえておくべき3つのポイント

実際に契約書管理に力を入れるとして、何をすればよいのか、何を意識すればよいのか、はじめに押さえておくべきポイントを3つご紹介します。

契約書情報の一元管理

契約書は一元管理が望ましく、管理方法としては電子システムが推奨されます。紙の契約書の場合、丁重に保管しても内容を把握するためには書面を目で確認しなければなりません。
僅か数行に満たない、短い内容ではあっても契約書の文言を確認するためには、契約書に目を通して該当箇所を探さなければならず、非効率的です。
その点、電子化により一元管理することで、インターネット上で必要な情報だけを確認することが可能です。インターネット上だけで管理できるため余計な手間を削減し、契約書管理業務の効率化をもたらします。

有効期限の管理

契約書は有効期限を管理することが重要です。
取引先との契約においてルールとなる内容は、契約書に記載されている有効期限内に限った話であって、有効期限を過ぎれば契約書の内容を順守する必要はありません。
しかし、実務における契約書管理業務で大きな負担となるのが、この有効期限の切れた契約書です。有効期限の切れた契約書は、効力を失い、無用となります。しかし、契約書管理体制が整えられていないと、有効期限内の契約書と有効期限の切れた契約書が同じように保管されており、必要な契約書を探す際に邪魔となってしまいます。
その点、有効期限で管理できるシステムを用いれば、有効期限の切れた契約書を手にすることや、目にする機会がなくなります。紙での保管で有効期限切れの契約書を探し出し、廃棄するとなれば頻繁に契約書の有効期限を確認しなければなりませんが、電子契約であれば検索をかけるだけなため難しいことではありません。

適切なアクセス制限

契約書に記載されている内容が取り引きのルールとなるためで、必ず守らなければなりません。
そのため、いつでも確認できる環境が望ましい一方で、誰もがアクセスできる契約書管理環境では情報漏洩リスクが高まります。
誰もが確認できる一方で、情報漏洩リスクを考慮した環境は相反する特性を同時に獲得しなければならないため、紙での保管で実現することは困難です。
契約書保管書庫の前に人を置き、常に誰が契約書を確認したのかを確認する人間を配置することは非効率です。しかし、情報漏洩は会社の信用問題に関わるため、対処が必要です。
その点電子契約書であれば、データへのアクセス制限を設けるだけで特定の人間だけのアクセスを可能にします。常に契約書の前に人間を配置する必要なく、限られた人間からのアクセスのみを許可できるため、セキュリティだけではなく、効率の点からも優れています。

契約書の管理が不十分な場合の主なリスク

契約書の管理が不十分な場合には、さまざまなリスクが考えられます。そこで具体的に、どのようなリスクがあるのかを以下でご紹介します。

原本の紛失

冒頭でもお伝えしましたが、契約は締結して終わりではありません。
作成した契約書を保管しておくことも重要です。
なぜなら、双方が交わした契約書を保有していることで、双方の合意がとして残されていることになります。
仮に原本を紛失してしまった場合、契約した内容に違反があったとしても契約違反だと指摘することが難しくなります。
双方が交わしたルールを順守するのは契約書があるからこそです。円滑な取り引きを継続するための根拠となる契約書を紛失してしまい、かつ紛失を取引先に知られてしまった場合、悪意のある取引先であれば契約書がないからと悪意を持ったルール違反を行うことも十分に想定されます。

契約書の共有漏れ

契約書に定めた内容がルールとなるため、会社の上層部や話しをまとめた人間だけではなく、社内全体での共有が望ましいです。
適切に保管し、誰もが確認できる状況とすることで契約内容の把握が容易になります。しかし、管理を疎かにすると契約内容の把握が難しくなります。
結果、契約書の中身を知らない社員が増えることにもつながりかねません。
契約したという事実だけは理解していても、契約内容そのものがわからなければ、正常な業務が難しいです。
そもそも契約書の内容は法的に認められたものです。仮に契約内容に違反があったからといって「知らなかった」「把握していなかった」は許されません。
むしろ契約内容を知らない・把握していない社員がいるとなれば「社内での情報共有ができない会社」として、会社の信頼性低下を招きます。

法令違反、契約違反

取引先と交わした契約は、取引先とのビジネスにおいてルールとなるものです。
しかし、契約書管理がずさんで共有ができない場合、取り引きのルールを把握できません。結果、悪意なく契約違反を犯してしまうリスクがあります。
特に細かい条件を附した契約を締結した場合、契約内容の共有が重要なため、社内の人間が確認できる保管体制の構築が必須です。しかし、確認できなければ「何がルール違反になるのか」がわからない状況となってしまいます。
何となく頭で覚えているとしても、正しく把握していなければ細かい部分で契約違反や法令違反を犯す可能性もあります。
ルール違反は取引に悪影響を及ぼします。
その結果、取り交わした契約に基づいた取り引きが行われていないことにつながりかねず、会社としての信頼性低下を招きます。取引先からの悪印象だけではなく、契約内容によっては契約違反としてペナルティを科せられる可能性もあります。しかし契約書の内容を把握していなければ、そもそもどのようなペナルティが待っているのかさえわかりません。
違反を犯さないためには正しいルールの把握が必須です。
では正しいルールはどのように把握するのかといえば、適切な管理を行い、契約書を確認しやすい環境を構築することです。
特に多くの取引先を抱えている会社の場合、契約によってルールが微妙に異なることが珍しくないため、契約内容を確認できる環境を構築できないこと自体がリスクとなります。

業務効率の低下

取引先との業務は、契約内容に基づいて行われるものです。
細かい条件を附した契約の場合、契約に沿った正しい行動なのか、ルール違反はないのかなども細かくチェックしなければなりません。その際、ルールとなるのは契約書となるため、こまめに契約書を確認することが必要です。
ただ、その都度「どこにあるのか」と契約書を探していては非効率です。毎回時間をかけて探すよりも、特定の場所にあるとわかっている契約書の方が探しやすいため、必要な内容確認が容易となり、効率化をもたらします。

機密情報の漏えい

近年は情報漏洩リスクが増加傾向にあります。
情報漏洩には作為的なものから偶発的なものまで多々ありますが、いずれの形であれずさんな管理は情報漏洩リスクを高めます。
情報漏洩は、情報が洩れる事実もさることながら会社の評判を低下させることにもなります。
正しい管理ができないことから、「重要な契約は結べない」「自社の情報も漏れるリスクのある相手」といった会社とのイメージが付いてしまう可能性があります。
ましてや契約書が何らかの形で外部に漏れてしまった場合、自社だけではなく契約を交わした取引先の情報まで洩れることになるため、会社としての信頼性を低下させます。

責任の所在の不明瞭化

契約書管理が不十分な環境は、契約書管理の責任も不明瞭なケースが多いです。
契約書管理を誰が責任を持って行っているのかが不明瞭なため、問題が起きた際も責任の所在が明らかになりません。つまり、曖昧なままでは問題解決が進まず、再発防止策の策定も責任者がいないため進みません。
このような環境は「何となく保管されている」ケースが多いため、契約書管理という概念そのものがありません。
つまり、リスクを想定していないため、実際にリスクが起きた際に何をすべきなのかが定められていないということです。このような環境では、ただ問題が起きたという事実に直面して困惑することしかできません。

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契約書の管理を電子化するメリット

現在、電子管理システムはめずらしいものではなく、電子印鑑GMOサインのように、管理システムも用意されている電子契約システムもあります。紙の契約書では難しいことも、電子契約書であれば可能なことが多いです。
先にもお伝えしたように、契約書管理に求められることは、電子化によって可能なことが多く、契約書管理の電子化には他にも多くのメリットが存在します。

物理的な保管スペースを削減できる

紙の契約書は、契約が増えれば増えるほど、より広い保管するスペースを必要とします。
多くの契約を締結する会社の場合、契約書を保管するスペースを確保しなければなりません。しかもただ保管すればよいのではなく、先述したように確認しなければならない機会もあるため人の閲覧を想定した管理体制が求められます。その場で閲覧してもらうとなれば、人が立ち入るスペースも必要になります。
その点、電子契約書であれば、たとえどれだけ多くの契約を締結したとしても、すべて電子データのため物理的な場所を用意する必要はありません。契約書管理のスペースを無駄、あるいは他に有効活用したいと考えていた会社にとっては、これだけでも大きなメリットとなります。

契約書を検索しやすくなる

電子管理とすることで、契約書をデータとして管理できるため、契約書の検索も容易となります。たとえば社内クラウドに保管しておくことで、デスクに座りながら必要な契約書を検索し、閲覧することも可能です。
紙にて契約書管理を行っている場合、契約書を確認するためには目視での作業が必要です。
紙の契約書であれば、契約書保管スペースまで足を運び、該当契約書を探さなければなりません。足を運ぶ手間、さらには該当契約書を探す手間も必要ですが、データであればデスクから座って検索できます。
また、検索できるからこそ把握しやすい点もメリットです。
紙で契約書を保管している場合、契約書を持ち運ぶことを許している会社は少なくっています。セキュリティの観点から、コピーさえ許していない会社も珍しくありません。つまり、契約書を確認したらメモを取るか、あるいは頭の中で把握しなければならないため、デスクに戻ったら忘れてしまう恐れや、メモだけでは一字一句把握できないケースもあります。
一字一句間違えずにメモを取ろうと思えば時間がかかります。しかし、電子化してデスクで確認できれば、PCで契約書を確認しながらの作業も行えるため、検索しやすいだけではなく、結果的に仕事の精度・確度を高めます。

ガバナンス強化につながる

契約書管理を電子化することで、気軽に契約書を確認できる環境が構築されるため、
結果として、ガバナンス強化をもたらします。
企業経営健全化、法律順守といったガバナンスは、現代社会においては、利益確保と並んで重要な事項です。
だからこそ、ガバナンス強化に力を入れている会社も珍しくありません。そして、電子化はガバナンス強化の一環と成り得る施策です。契約内容を確認できる点はもちろんですが、データ化して共有することで会社の一員であることを自覚してもらいやすくなります。

スピーディーに締結できる

電子契約であれば、相手先に出向く必要や、契約書を郵送する必要がないため、スピード感のある契約締結が実現します。
電子印鑑GMOサインのように、相手先はメールアドレスさえあれば契約締結可能な電子契約システムも多いため、相手の状態に依存しません。
ビジネスの現場においては、スピード感のある契約が求められる場面も存在します。その点において、電子契約であれば、メール・チャットなど、WEB上で話しをまとめた直後に契約を締結することも可能です。

契約書管理システムの主な機能

契約書管理システムに搭載されている機能はそれぞれシステムによって異なるのですが、以下では、一般的な契約書管理システムに搭載されている機能をご紹介します。

紙の契約書の電子化

紙の契約書を読み込むことで、電子化する機能が搭載されています。。
カメラ、あるいはスキャナーで取り込んだデータをPDFなどに変換し、契約書として保管します。
撮影するだけでファイル名を自動で生成してくれるタイプのものも用意されているため、紙の契約書を締結した際にも電子化して保管できます。

契約書管理台帳への入力の自動化

契約書管理台帳に自動で入力される機能が搭載されているシステムもあります。
読み込んだ契約書のテキストを認識し、自動で入力されるため入力業務の負担が軽減されます。

更新期限のアラート通知

これまでもお伝えしたように、契約書には有効期限が定められているものです。
有効期限を迎えた後は契約を順守する必要はありませんが、その後も関係を維持するのであれば契約の更新が求められます。
いずれにせよ有効期限を把握しておくことが大切です。管理システムであれば有効期限が近付いている契約書をアラート通知するものもあるため知らない間に契約の有効期限が切れてしまうことを防止します。

契約書のバージョン管理

契約書は修正されることが珍しくありませんが、電子化することで契約書のバージョン管理も可能です。
バージョン管理することでかつてはどのような契約だったのか、どこが変わったのかを把握できるため、契約内容をこまめに変更している会社にとっては重宝する機能です。

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契約書の管理システムを比較するポイント

電子契約管理システムには多くのメリットがありますが、一方で電子契約管理システムも数多く登場しているため、「どの電子契約管理システムを選ぶのか」も考慮しなければなりません。
システムを選ぶ際のポイントは下記の通りです。

  • 費用
  • 求める機能の有無

電子契約管理システムは初期費用無料のもの、月額制のものまで多種多様です。
予算には限りがあるため、自社の予算内に収まるのかは大切な要素となってきます。
そして会社が求める機能が搭載されているのかも重要です。
会社によって、導入にあたって用意できる予算や外部ツールとの連携、外国企業との取引への対応など、求める要素や機能はさまざまです。そのため、会社として何を求めているかを踏まえて選ぶことが大切となってきます。
どれだけ評判の良い電子契約管理システムでも、自社のニーズとずれていては、折角の魅力も台無しとなり、メリットを最大限に享受することはできません。

まとめ:契約管理の重要度が高まるからこそ電子契約に移行しよう

電子契約管理システムを導入することで、紙の契約管理では難しいとされていたことが実現可能となります。
電子契約管理システムの導入は、メリットが多い点に加え、政府が推進するIT・DX化とも合致したものです。必要となる紙の削減はコスト削減だけではなく環境面にも好影響を及ぼすことになります。
一方で電子契約管理システムは数多くあるため、どの電子契約管理システムを利用するのかも大切なテーマです。

もしくは電子契約サービスを導入すると、契約書の管理のみではなく署名依頼なども可能になるため契約業務を全て電子化することが可能になります。

電子契約サービスを比較している記事もございますので是非、参考にしてみてください。

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
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