契約書管理業務に、膨大な時間や人員を割かなければならない企業も多いのではないでしょうか。契約書は重要度の高い書類であるため、管理をおろそかにすることはできません。人手が少ない中でも時間を割いて、管理しなければならないのが実情です。
昨今、業務効率を上げるために注目されているのが、契約書管理にOCR（Optical Character Recognition）を活用する方法です。OCRを活用すれば、これまで手入力で行っていた作業の一部を自動化できます。
しかし、これまでのやり方を変えたり新しいツールを導入する際には、メリットはもちろん、デメリットまで把握しておくことが大切です。とくに契約書という重要度の高い文書の管理に関わることであるため、熟考した上で慎重に決断しましょう。
本記事では契約書管理にOCRを導入する場合について、メリットや注意点などを中心に解説していきます。
OCRとは
OCRというのはOptical Character Recognition（または Reader）の略で、日本語に訳すると光学文字認識という意味です。
OCRの仕組み
OCRは、紙に印刷された文字など対象となる文字をカメラで読み取って解析し、コンピュータで利用できるテキストデータにする技術です。
OCRで読み取った文字は、手入力した文字と同じように、データ化してPC上で編集したりコピーしたりできるようになります。手書きの文字や印刷されている文字などをPCで扱いたいときに便利です。
AI-OCRとは
AI-OCRは従来までのOCRにAIを利用しているもののことです。従来までのOCRだと、手書きで癖のある文字は、正確に読み取れないことが多くありました。そのような場合には、確認や修正などを行わなければなりません。
OCRにAIを利用することで、文字認識の精度が向上し、確認や修正にかかる手間や時間が大幅に削減できます。また、手書きの文字だけでなく、特殊なフォントにも対応できるようになりました。多言語対応も可能で、近年はAI-OCRが主流になりつつあります。
契約書管理にOCRを活用することは可能か
契約書管理においては、契約書に記載されている内容をいつでもすぐに確認できる状態にしておかなければなりません。そのためには、契約書の記載内容を専用のシステムやExcelのファイルなどに入力する必要があります。
一方で、入力作業の大半は契約書に記載されている文言の入力です。そのため、OCRは契約書管理に利用するのに向いているといえます。実際にOCRを利用して契約書を管理できる専用システムは数多くあり、幅広く利用されています。Excelを使用して管理する際にも、OCRを利用可能です。
契約書管理にOCRを使用するメリット
契約書管理にOCRを使用することで、具体的にどんなメリットが得られるのでしょうか。
業務効率化につながる
OCRを使用しない場合には、紙で作成した契約書をデータとして取り込む際に、手入力しなくてはならず、時間と手間がかかってしまいます。その点、OCRを契約書管理に使用すれば、手入力せずにデータとして取り込むことが可能で、業務効率アップにつながります。
ほかのシステムと連携できるものもある
OCRシステムの中でもAI-OCRを使用しているものの中には、ほかのシステムと連携できるものがあります。とくに、同じベンダーで取り扱っているシステム同士の場合、連携して使用できるケースは多いでしょう。連携して使用することで、OCRシステムを単体で使用する場合よりもさらに業務効率化を図れます。
たとえば、電子契約サービス「電子印鑑GMOサイン」が提供する「契約レビューパック」にはAI-OCR機能が搭載されています。契約締結における業務効率化だけでなく、AI-OCRなどの機能を最大限活用しながら契約書の作成・レビューから管理まで契約業務全体を最適化できるのが魅力です。
契約書管理にOCRを活用する際にやっておくべきこと
契約書管理にOCRを活用する際には、次のようなことを行っておく必要があります。
契約書の原本をキレイな状態に保っておく
OCRの文字認識の精度は、OCRツールの性能のほかに原本となる契約書の状態にも左右されます。基本的に、原本となる契約書がキレイな状態なら文字認識の精度が高くなると捉えて良いでしょう。逆に汚れていたりシワが入っていたりすると、精度が低くなってしまいます。そのため、できるだけ契約書の原本をキレイな状態に保って保管しておきましょう。
シンプルなフォントで作成する
明朝体やゴシック体など、シンプルで一般的に広く使われているフォントだと、OCRでも文字認識の精度が高くなります。逆にあまり使われていないフォントや、人間が読むときにもスムーズに読めないような特殊なフォントだと、精度が下がります。契約書の原本を作成する際には、できるだけシンプルなフォントを使用するようにしましょう。
契約書管理にOCRを使用する際の注意点
契約書管理にOCRを使用すれば便利ですが、次のような点に注意が必要です。
100％正確とは限らない
手書きの文字をOCRで読み取る場合の精度は高くても7割程度です。AI-OCRでも98％程度といわれており、どうしても2％程度は誤読が発生してしまいます。
そのため、OCRで契約書の内容を読み取らせてデータ化したあとは、人間の目でチェックし、誤りを発見したら修正する必要があります。もし、チェックしていない状態で保管すると、誤って読み取った部分が誤ったままになってしまいます。あとから内容を確認する際にも、誤った情報を見てしまうことになるため注意しましょう。
読み取れない形式の契約書もある
OCRシステムの種類にもよりますが、すべての形式の契約書に対応しているとは限りません。契約書の形式や種類によっては、OCRシステムが対応しておらず、データとして取り込めない可能性もあります。
契約書の形式などを自社で決められる場合には、OCRシステムで対応可能な形式に合わせることが可能です。しかし、契約の相手方が形式を決める場合には、OCRシステムで読み取れない可能性があることに留意しておきましょう。もし、非対応の形式だった場合には、一部を手入力しなければなりません。
慣れるまでに時間がかかる
手入力で契約書を管理していた企業がOCRシステムを導入した場合には、これまでと大きくやり方が変わることになります。担当部署の社員はOCRシステムの使い方なども覚えなければなりません。
セキュリティリスクがある
契約書には企業秘密や顧客の個人情報などが記載されています。OCRシステムで契約書の内容を読み取る際には、情報が漏洩してしまわないように、十分な対策を講じておかなければなりません。万が一、情報漏洩が起こってしまった場合には、取引先からの信頼を損ねることになってしまいます。
コストがかかる
OCRシステムを導入するのにはコストがかかります。とくにAI-OCRだと月額料金制のものが多いため、管理する契約書の数などによっては、コストパフォーマンスが良くないと感じられることもあるでしょう。
OCRを活用して読み込んだ契約書を整理する方法
OCRを活用して読み込んだ契約書データを整理する主な方法を紹介します。
フォルダを活用して整理する
同じ取引先と継続して取引している場合には、何度も契約書を交わしているでしょう。類似した内容の契約書も多いかもしれません。そのため、フォルダを作成して、OCRで変換したデータを整理するとわかりやすくなります。取引先ごとのフォルダを作成すれば、あとから参照するときなどに、見つけやすくなるでしょう。
タグ付けをする
OCRでデータ化した契約書の数が多い場合にはタグ付けをすると、より細かく分類できて、必要なときに探しやすくなります。異なる取引先との契約書でも、類似した内容のものもあるでしょう。類似した内容の契約書には、おおよその内容が分かるタグを付けておくと、すぐに見つけられるようになります。
データベースに格納する
データベースを作成して、契約書のデータを格納する方法もあります。データベースに格納すれば、より効率的に管理できるようになり、検索などもしやすくなります。ただし、データベースを作成するのには専門的な知識が必要になります。専門的な知識のある人材が社内にいない場合には、データベースに対応しているシステムを導入するのがいいでしょう。
まとめ：契約書管理の効率を改善するならOCRを導入しよう
OCRは手書きの文字や印刷された文字を読み取ってデータ化できるツールのことです。契約書管理においては、契約書に記載されている内容をデータ化する際にOCRを活用できます。手入力するのと比べて時間が短縮でき、必要なときにすぐに探せるようになります。業務効率が向上するでしょう。
しかし、OCRでの文字認識の精度は完全ではありません。精度の高いAI-OCRでも2〜3％程度の誤読が発生してしまいます。OCRシステムによっては読み取れない形式の契約書もあります。
それでも、業務効率アップの効果が大きいツールです。契約書管理の効率が悪いと感じているなら、OCRの導入を検討してみましょう。
OCRでの契約書管理をしたいと検討している企業には、電子印鑑GMOサイン「契約レビューパック」がおすすめです。契約レビューパックは、契約に関わるすべてのやり取りが自動保管される仕組みになっています。契約の進捗状況がどのフェーズにあるのかも一目で確認可能です。
契約レビューパックはAI-OCR機能を搭載しています。通常のOCRよりも高精度な文字認識が可能です。契約に必要な情報が自動的に抽出されるため、大幅な業務効率アップが期待できるでしょう。
