リモートワークなどが推奨される現在、企業のデジタル化が強く求められています。デジタル化された社会や企業とはどのようなものなのでしょうか。
ここではデジタル化について、社会や会社への影響を解説するとともに、企業がデジタル化を進めるときに知っておきたいポイントを、主に書類や契約に関して紹介します。
デジタル化した社会とはどのようなもの？
これまで紙媒体で読んでいた書籍は、スマートフォンやタブレット、パソコンなどで読める電子書籍へと変化が進んでいます。鉄道を利用するときに使用していた紙の切符も、ICカードやスマートフォンなどにデータとして格納し利用できるようになり、また、現在位置にタクシーを呼べるアプリケーションも多数あります。
このようなさまざまなデジタル製品やサービスが登場し、わたしたちの社会や生活は日々便利になっています。これこそが、社会のデジタル化なのです。
デジタル化が進む社会では、生活が便利になる一方、それを取り巻く犯罪も増えています。具体的にはデータを盗む、他者になりすますといったものです。個人や企業はこうした犯罪から身を守る術を考えなくてはなりません。
こうしたデジタル化が進む背景には、デジタルデータの持つ特徴が関係しています。アナログデータと比べて、コピーしても劣化しない、処理が速い、蓄積と分析が容易であるなどが挙げられ、これらを生かした新しいビジネススタイルも定着しつつあります。
デジタル化の実現による企業へのメリット
デジタル化を実現すると、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは2つを紹介します。
書類のペーパーレス化によるメリット
これまで紙の書類で蓄積していた顧客情報や資料などがデジタルデータで管理できるため、保管場所に困りません。目的の資料を探す場合も、紙媒体では大変な手間がかかりますが、デジタルデータなら検索機能を使って簡単に見つけられます。
契約書などの他社とやり取りする書類にも、デジタル化によって大きなメリットが生まれます。まず、印鑑による押印は電子印鑑に代わります。印鑑を持ち歩いたり印鑑を盗まれないように管理したりする必要がなくなります。もちろん、書類を郵送することもなく、メールなどで送ることが可能です。
このようにビジネスにおけるペーパーレス化によって、印刷費や郵送費、保管費といったコストが削減できるほか、書類データを検索したりメールで送付したりすることも可能になるため、ビジネススピードの向上を図ることもできます。
また、ペーパーレス化(DX化)は社会全体のトレンドとも言えます。今後、間違いなく書面での契約は淘汰され、電子契約に置き換わっていくことでしょう。取引先などが電子契約を導入すれば、自社も対応せざるを得なくなると考えられます。国も書類の電子化や保存を認める「電子帳簿保存法」を改正し、ペーパーレス化の推進に舵を切っています。
AI、IoTを導入したデータ活用によるメリット
人の手によるデータ分析には、要する時間や扱える件数などに限界がありますが、AI技術の活用などデジタル化が進めば、大量のデータを容易に分析できるようになります。なお、こうしたAI技術は、ユーザーからのチャットを使った問い合わせへの対応などにも利用されています。
また、センサーなどを活用したIoT（物をインターネットに接続する）を利用することで、大量のデータを蓄積することも容易になり、AIによる分析と組み合わせた、大量データのリアルタイム分析をも実現できます。
このようにAI、IoTを導入すれば、大量データの分析、蓄積の高速化、人件費の削減といったメリットも生まれるのです。
デジタル化が企業にもたらすデメリット
ただし、企業にとってデジタル化はメリットばかりでなく、当然、課題や問題点もあります。ここではデジタル化におけるデメリットを、主に書類の電子化に注目して紹介します。
デジタルデータのセキュリティリスク
デジタルデータの場合、共有サーバ上に保管してネットワーク越しに利用するため、十分なセキュリティ対策が必要です。
セキュリティ対策が不十分だと、格納していたデータの改ざんや紛失、個人情報や重要な技術情報などの社外流出といった、重大な問題を招くおそれがあります。このため、しっかりしたサーバ運用スキルを持つ技術者がセキュリティ対策を施し、常に状態を把握するといった運用が必要なのです。
ネットワークやコンピュータが必須となることによるリスク
さらに、大きなデメリットとなるのが、デジタル化によって必要となる機器の整備です。デジタル化されたデータは、共有サーバなどに格納され、ネットワークを介してPCやタブレット、スマホといったコンピュータ端末で閲覧や作業を行います。そのため、ネットワークや関連機器を適切に管理、運用することが必要です。
また、社内に共有サーバを置く場合、停電や災害といった場合に、データの破損や消失リスクがあります。こうしたケースに備えるため、費用が必要になるといったデメリットも存在します。
企業がデジタル化を進めるうえでの注意点
企業がデジタル化を進める場合、このようなさまざまなリスクやデメリットをどのように乗り越えればよいのでしょうか？ここでは大きく2つのポイントを解説します。
デジタルデータのセキュリティ対策
まず、デジタルデータ化された書類を保管するサーバに、アクセスできる従業員を限定します。このとき、業務に不必要な書類などを持ち出されないよう、書類ごとに付与する権限を設定する必要があります。
また、書類の改ざんを防ぐために、閲覧権限と、編集権限を設けたり、編集された書類に履歴を残したりといった工夫も必要です。
セキュリティのしっかりしているクラウドサービスの利用も検討
自社でセキュリティの強固なシステムを一から構築するのはかなり大変です。
しかし、世の中にはセキュリティ対策がしっかりとされているクラウドサービスが存在します。
そういったものを活用することで、素早く、そして安全にデジタル化を進めることが可能です。
デジタル化によって企業には多くのメリットが生まれますが、同時にデメリットも発生します。メリットだけをうまく生かせるよう、デジタルデータの保管はクラウドサービスを利用するとよいでしょう。
デジタル化の実現による企業へのメリット
ここまで、書類のペーパーレス化についてお話してきましたが、契約書の電子化ができるクラウドのサービスもあります。
契約書の電子化は契約相手への郵送の手間が省けたり、契約締結後の管理も楽になるので、コスト削減や業務効率化などメリットを特に実感していただけると思います。
契約業務のデジタル化には「電子印鑑GMOサイン」がおすすめ
契約書のデジタル化、電子印鑑の導入を検討しているのであればクラウドサービス「電子印鑑GMOサイン」がおすすめです。このサービスは、電子署名を使った契約書締結だけでなく、契約書などのデータの保管も可能なのです。
もちろん、保管した書類の閲覧権限設定も備わっています。
また、「電子印鑑GMOサイン」は安心して利用するためのセキュリティ機能も万全です。例えば、クラウドサービスには必須となる、IPアドレスによるアクセス制限、ワンタイムパスワードによるログイン認証やクライアント認証などを実装できます。
このように、「電子印鑑GMOサイン」を導入すれば、ペーパーレス化のデメリットを解消し、メリットだけを享受できるようになるのです。
電子印鑑GMOサインを活用し、ペーパーレス化に成功されたユーザー様も数多くいらっしゃいます。例えば、情報管理事業に携わられている株式会社ワンビシアーカイブズ様は、使い勝手の良さから電子印鑑GMOサインを選んでくださいました。電子契約を導入することで、契約はもちろん見積もり業務などの効率化も実現されました。今では弊社と協業し、電子契約と書面を一元管理するサービスも販売されています。
