企業が経済活動を行うには、契約書などの重要書類を適切に管理する必要があります。そこで役立つのが、文書管理台帳です。文書管理台帳には様々な形式があるため、自社に合ったものを作成しなければなりません。
そこで本記事では、文書管理台帳の目的や作成方法、文書管理における重要なポイントについてお伝えします。
文書管理台帳を作成する目的
自社にとって適切な文書管理台帳を作成するには、目的を明確化する必要があります。文書管理台帳には、主に以下の3つの目的が挙げられます。
- 業務の効率化
- リスクマネジメント
- コンプライアンスの徹底
それぞれ詳しく解説します。
業務の効率化
文書管理台帳を用意しておけば、必要な書類がどこにあるかすぐに確認できます。そのため、業務効率化の目的で文書管理台帳を作成するケースが多いです。
また文書管理台帳を作っておけば作成した文書の内容も一目で分かるため、同じ内容の書類を誤って作成してしまう事態などを防止できるメリットもあります。
リスクマネジメント
必要な書類をすぐに見つけられるため、リスクマネジメントにも役立ちます。税務調査などで急に書類が必要になる場合があるので、文書管理台帳を作成しておけば適切に対応できるでしょう。
コンプライアンスの徹底
ビジネス文書の中には、一定期間の保管が義務付けられている書類があります。また書類の種類によって期間が異なりますので、文書ごとに分けて保管しなければなりません。
そこで法的な保管期間を守るために文書管理台帳を作成しておけば、コンプライアンスの遵守に役立ちます。
文書管理台帳の作り方の手順をご紹介
次に文書管理台帳の作成方法をご紹介します。具体的な手順は、以下の通りです。
- 文書を分類する
- 重要度を判定する
- 文書管理台帳に記載する項目を決める
- 文書管理台帳の形式を決める
- 文書管理台帳に必要な情報を記載する
それぞれの手順について詳しく解説します。
① 文書を分類する
まずは会社にある文書を仕分ける必要があります。文書を仕分ける際には、基本的に以下の3種類で分類します。
- 社内外で共有すべき情報が記載されている文書
- 法律によって保管期間が決められている法定保存文書
- 作成完了している文書
また部署によっては独自で保管している文書が存在する可能性があるので、そのような文書もきちんとチェックして保存しておきましょう
② 重要度を判定する
文書を分類した後は、重要度別に分けていきます。基本的には、以下の5段階で判定するといいでしょう。
出典：https://it-trend.jp/document_storage/article/720-533
- バイタルレコード
- 法定保存文書の機密文書
- 法定保存文書の非機密文書
- 法定保存文書以外の機密文書
- 法定保存文書以外の非機密文書
バイタルレコードとは、会社経営や事業活動の根幹に関わる最重要書類を指します。そのため、漏洩させないように厳しいセキュリティの下で管理しなければなりません。
③ 文書管理台帳に記載する項目を決める
文書の種類を確認するために、台帳に記載する項目を統一しておきましょう。以下のような項目を記載するケースが一般的です。
出典：https://it-trend.jp/document_storage/article/720-533
- 文書の名前
- フォルダ名
- 文書の分類
- 文書の概要
- プライバシー情報の有無
- 閲覧できる範囲
- 作成部署
- 作成者
- 作成日
- 管理担当部署
- 保管期間
- 保管期間満了日
- 保管期間満了時の措置
- 保管媒体
- 保管場所
- 備考
文書管理台帳は文書を手早く取り出すために作成しますので、過不足なく必要な情報を記載するようにしましょう。また文書は当初の場所とは異なるところで保管されたり、破棄されたりする場合もあります。このようなケースでは、できるだけ早く台帳に記載されている情報を更新しなければなりません。
そのため文書の見つけやすさや情報の更新しやすさなども考慮して、項目を検討しましょう。
④ 文書管理台帳の形式を決める
文書管理台帳の作成形式には、主に以下の3種類が挙げられます。
- 紙の台帳
- Excelやスプレッドシートなどの電子データ
- 電子契約サービス
紙の台帳は用紙に直接項目を記入する方法であり、パソコンが苦手な従業員でも作成できます。しかし情報の更新や文書の検索に時間や手間がかかるだけでなく、台帳を紛失してしまうリスクもあります。そのため、保存すべき文書が多い企業には不向きと言えます。
Excelやスプレッドシートなどで管理する方法では、電子文書で作成しますのでスピーディーに作業が進められます。しかし、電子データの量が多い場合には必要な文書が見つけづらくなる場合が考えられます。特に電子データの名称は似たようなものになりがちなので、注意が必要です。
電子契約サービスを利用すれば、様々な形式の文書を 一括管理できます。カテゴリーやタグ分けが可能なので、必要な文書を検索しやすいメリットもあります。そのため、保管する文書が多くても対応しやすいです。
⑤ 文書管理台帳に必要な情報を記載する
最後に文書管理台帳に必要な項目を記載します。決めておいた記載項目に沿って文書管理台帳に必要事項を記入して、文書を保管しましょう。
しかし、その後も文書管理台帳を適切に運用できているか定期的にチェックすることに気をつけてください。課題や問題点があれば自社に合うように改良して、より使いやすいようにブラッシュアップしましょう。
文書管理における重要なポイント
文書管理には、押さえておくべきポイントがあります。
リスクマネジメントに役立つポイントが多いので、ぜひチェックしてください。
不必要な文書は破棄する
文書管理台帳に記載する文書は、必要なものだけに絞り込みましょう。今後使わない文書や古くなった文書など不必要な書類を対象から除外すれば、管理コストを減らせます。
ただし、不要となった書類でもセンシティブ情報や社外秘情報が記載されている可能性がありますので、適切な方法で処分する必要がある点に注意してください。
文書の取り扱いに関するルールを周知する
文書が複製されて外部に持ち出されたり、いつの間にか文書が編集されていたりする事態を防止するために文書の取り扱いに関するルールを決めておきましょう。複製や編集された文書の取り扱いについて明文化しておき、社内に周知しておくことが重要です。
管理者権限の設定
文書管理台帳を作成する場合には、管理者権限の設定も大事です。書類の重要度によって閲覧できる権限を設定しておかないと、漏洩リスクが高まってしまいます。
紙の文書や電子データでは管理者権限の設定は難しいので、電子契約サービスを使うのがおすすめです。
文書管理には、「電子印鑑サービスGMOサイン」が便利
文書管理には多くの時間や手間がかかるだけでなく、厳重なセキュリティが求められます。そこで便利なシステムが電子契約サービスである電子印鑑サービスGMOサインです。
電子印鑑サービスGMOサインでは、作成した文書や契約書を一元管理できます。また検索機能がありますので、必要な書類をすぐに見つけられます。さらに電子文書の作成者証明と改ざんを防止するシステムを整備しており、各種法令にも準拠していますのでコンプライアンスにも徹底したサービスです。
そして管理者権限を設定して閲覧できる文書をユーザーや部門ごとに設定できます。どのような企業でも便利にお使いいただけますので、ぜひ導入をご検討ください。
