公的機関のサービスをオンラインで利用する際、正規に登録された証明 があれば、手続きがスムーズになります。
その際に役立つのが、商業登記電子証明書です。
商業登記や公証を行う際には、商業登記電子証明書によってオンラインでの手続きが可能となり、非常に便利です。
そもそも商業登記電子証明書は、どこで発行するのでしょうか？ また、オンラインで 申請取得することはできるのでしょうか？
商業登記電子証明書とは
商業登記電子証明書は、法人に対して発行されるマイナンバーカードのような存在です。この証明書には、法人の代表者が誰かを証明する役割があります。
商業登記のオンライン申請では必要不可欠
近年では公的機関のサービスをオンラインで利用できる法人向けサービスが普及しており、商業登記法や規則に関する改正も進められています。商業登記に関する申請手続きをオンラインで行うには、その法人に関する事前認証が必要となります。その役割を果たすのが、商業登記電子証明書です。
法人の代表者が窓口で申請をする場合には、商業登記の確認作業はその場で行うことができます。しかしオンラインサービスとなると、対面での直接的な確認ができません。そこで、確認作業の代替として使われているのが、商業登記電子証明書なのです。
商業登記電子証明書とは何を証明するものなのか？ オンラインで取得する方法！
発行するのは法務局のみ
商業登記電子証明書を発行できるのは、公的機関の中でも法務局のみとなっています。証明書の発行に際しては、法務局が管理するデータベースと登記内容を照らし合わせ、法人の代表者に対して電子証明書を発行します。
オンラインで申請することも可能
商業登記電子証明書は、従来の書面申請だけでなく、令和4年からはオンライン申請もスタートしました。忙しく法務局へ足を運ぶことが難しい法人代表者にとっては、オンラインでの申請は大きなメリットといえるでしょう。
商業登記電子証明書でオンライン申請できる書類
商業登記電子証明書の使用で、オンライン申請が可能となる書類は、数多くあります。
確定申告
商業登記電子証明書を取得すると、国税を電子申告するe -taxや地方税を電子申告するeLTAXの電子申告が可能となります。確定申告の時期は、どこの税務署も混雑しています。しかしオンライン申告ができれば、忙しい法人代表者にとっての業務効率化やコスト削減にもつながるでしょう。
各種登記
商業登記や法人登記だけでなく、不動産登記、および動産や債権の譲渡登記に関しても、商業登記電子証明書があれば電子申請が可能です。また、成年後見登記や、供託の手続きもオンラインで可能です。
印鑑証明
従来の印鑑証明は、役所の窓口もしくは出張所などで直接請求することが必要でした。しかし、商業登記電子証明書があればオンラインでかんたんに請求ができます。
公証
証明により法律関係を明確化させる公証も、商業登記電子証明書があれば電子公証をオンラインで申請できます。公証が必要な書類を多く抱える法人にとっては、人件費の削減や業務効率化が期待できるのではないでしょうか。
社会保険
社会保険や労働保険などに関する手続きも、商業登記電子証明書があればオンラインで可能です。 雇用の際に必要となる手続きや、労災の申請などもオンラインで行えることは、大きなメリットといえます。
総務省の届け出システム
商業登記電子証明書を使うと、総務省が管理運営している電波利用の申請や届け出に関しても、オンラインでの手続きが可能となります。
また電子自治体が管理する申請や届け出に関しても、オンラインでの手続きが可能となり、業務効率化が進みます。
その他にも多くの手続きがオンラインで可能
上記以外にも、特許出願や自動車保有手続き、電子調達システムGEPSなども、商業登記電子証明書があればオンラインでの手続きが可能です。こうした行政 サービスのオンライン化は、今後さらに進むと考えられているため、商業登記電子証明書による業務の効率化もますます進むでしょう。
商業登記電子証明書の発行にかかる手数料
商業登記電子証明書の発行には、手数料がかかります。必要となる証明期間に応じて設定された手数料を支払わなければいけません。
令和3年の改正で手数料が値下げ
令和3年に行われた法改正により、商業登記電子証明書の発行手数料が大幅に値下げされました。 たとえば改訂前には2,500円だった3カ月間有効な証明書は、改定後は1,300円となっています。
証明期間の選択肢は多い
商業登記電子証明書の有効期間は、最短のもので3か月から、最長で27カ月まで選択できます。3カ月 、6カ月、9カ月、12カ月と約3カ月ごとに証明期間を選ぶことができ、手数料は期間ごとに少しずつ変わります。
1カ月当たりの手数料を少しでも安く抑えたいなら、証明期間が最長の27カ月がおすすめです。こちらの手数料は9,300円で、1カ月当たりにかかる料金は345円程度です。
商業登記電子証明書を取得しよう
商業登記電子証明書の申請はオンラインで行いますが、何が必要なのでしょうか？
ネット環境につながるパソコンが必要
商業登記電子証明書の取得申請はオンラインで行うため、申請を行うためのパソコンは必要不可欠です。
パソコンに求められるスペックは、OSなら最低でもWindows8.1もしくはWindows10がおすすめです。MacOSからの申請は受け付けていません。その他のスペックとしては、CPUは最低でも800MHz以上が推奨されています。また、メモリは１GB以上あると、スムーズに申請作業が進むでしょう。ハードディスクの空き容量は、最低でも300MB以上が必要です。
法人代表者の電子証明書が必要
商業登記電子証明書を取得するためには、法人代表者の電子証明書の事前取得が必要です。必要となる電子証明書は、公的個人認証サービス電子証明書、特定認証業務電子証明書（例：セコムパスポートforG-ID）のいずれかとなります。
商業登記電子証明書の申請には、有効期限内の電子証明書が必要なため、期限切れに注意しましょう。もし、期限切れの状態であれば、更新のうえで申請を行ってください。
読み取り機器も必要
オンラインで商業登記電子証明書の申請を行う際には、電子証明書を読み取れるICカードリーターなどが必要です。各メーカーから販売されていますが、これを利用できる状態にしておきましょう。
オンラインで申請する手続き方法
必要なものがすべてそろったら、いよいよオンラインで商業登記電子証明書の申請を行う準備が整いました。具体的に、どのような順序で申請すればよいのでしょうか？
ステップ1：JPKI利用者クライアントソフトをダウンロード
最初に、パソコンにJPKI利用者クライアントソフトをダウンロードしたうえで、インストールしましょう。JPKI利用者ソフトは、公的サービスを電子申請する際に、個人認証を行う専用のソフトです。マイナンバーカードに搭載されている電子証明書を使うことで署名を付与できる点が、このソフトの大きな特徴です。
ステップ2：商業登記電子認証ソフトもダウンロード
次に、商業登記電子認証ソフトをダウンロードし、インストールしましょう。このソフトは無料で配布されており、法務省の登記供託オンライン申請システムからダウンロードできます。
このソフトは、商業登記電子証明書を請求する際にファイル作成に使われるほか、商業登記電子証明書をダウンロードする際にも必要となります。
ステップ3：鍵ペアと申請ファイルを作成
インストールした商業登記電子認証ソフトを起動させ、そこで鍵ペアファイルとオンライン申請書、添付するための証明書発行申請ファイルを作成します。ソフト内で、何を作成するかを選択できるため、この3つを選択して作成実行すれば、 かんたんにファイル作成ができます。
ステップ4：申請者の情報を登録
次に、登記供託オンラインシステムを起動させます。システム内で、申請者の情報を新規登録できるので、情報を正確に入力して登録してください。
この登録作業には、手数料などは一切かかりません。しかし登録できる時間帯は、法務省の指定する時間帯に制限されており、平日の午前8時30分から午後９時までとなっています。
ステップ5：申請用総合ソフトをダウンロード
次に行うことは、申請用総合ソフトをインストールする作業です。このソフトも無料で提供されており、ダウンロードやインストールに手数料は一切かかりません。
このソフトを利用することで、商業登記電子証明書の請求だけでなく、印鑑証明書のオンライン請求なども行えるようになります。
ステップ6：いよいよ申請作業
各種のソフトをインストールしたら、いよいよ申請作業に入ることができます。インストールした申請用総合ソフトを開き、IDやパスワードを入力したら、ICカードの切り替えを選択したうえで登録作業を始めましょう。
ICカードから必要な情報を抽出して設定を終えたら、その情報を使って申請書の作成が行えます。必要な情報を入力していき、最後に完了ボタンを押して入力内容を保存しましょう。
ステップ7：SHINSEIファイルを添付
最初に商業登記電子認証ソフトを使って作成したSHINSEIファイルを選択し、商業登記電子証明書の申請用紙に添付します。添付を忘れると、書類不備として申請を受理してもらえませんので注意してください。
ステップ8：電子署名
電子申請の際には、電子署名が必要です。これは、マイナンバーカードを使うとかんたんに可能です。申請書作成の際に電子署名付与の項目を選択し、カードリーダーにマイナンバーカードを差し込んでください。そうすると、電子証明書のパスワードを求められるため、入力しましょう。電子署名は自動的に付与されます。
必要なファイルやデータをすべてそろえたら、そのままオンライン上で申請ができます。
ステップ9：手数料を納付
申請書を送信すると、手数料を納付するための納付情報が発行されます。それを使って、2日以内に手数料を納付しましょう。手数料は、証明期間に関わらず前払いです。
まとめ
本日は、商業登記電子証明書について解説いたしました。
商業登記証明書とは、法人の代表者が誰かを証明するものです。商業登記電子証明書とは、電子的に発行される商業登記証明書のことを指します。
商業登記電子証明書を利用することで、商業登記や公証を行う際、その他様々な書類の取得でオンライン上の手続きが可能となり、非常に便利です。
