会社や職場で、「ドラフト」という言葉を聞いたことはありますでしょうか？

ビジネスシーンでは、契約書の作成時に「ドラフト」を使うケースが多いはずです。しかし、ドラフトという言葉に不慣れな方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、ビジネスにおけるドラフトの意味やドラフト版契約書のチェックポイントなどについて詳しく解説します。

ビジネスにおける「ドラフト」の意味とは

ドラフトとは、ビジネスで契約書の下書きを意味します。

ドラフトで作成した契約書は、ドラフト版契約書やドラフトと呼ばれます。ドラフト版契約書は、当事者間または弁護士や行政書士といった法律の専門家が作成します。

ドラフト版契約書が存在する理由は、以下の通りです。

・口頭では気付けなかった問題を発見する
・契約に間違いがないか確認する

契約内容を口頭で確認していたとしても、改めて書面にすると契約期間や例外ケースの確認が必要になる場合があります。そのため、詳細まで詳しく確認する必要があります。また、相手方が作成したドラフト版契約書を確認すれば、契約書の内容に関して相手方に質問できるようになるメリットもあります。

したがって、ドラフト版契約書は正式な契約書を作成する前に、契約内容を確認する目的で作成される書面といえます。

ドラフトとひな形の違い

ドラフトに似た概念として、ひな型が挙げられます。ドラフトは下書きを意味しますが、ひな形はテンプレートを指します。具体的にひな形は、定型文を用いた契約書などの書類のテンプレートを意味するのです。

ひな型は、雇用契約や業務委託契約など契約の種類に応じて用意するケースが一般的です。また、契約書のひな形を用いてドラフト版契約書を作成する場合もあります。

一方ドラフトとは、契約書を確認するために作成される下書きです。つまり、ひな型は様々な書類におけるフォーマットを指しますが、ドラフトは正式版契約書を作成する前に内容を確認するための書類といえるのです。

契約書でドラフト版を作成したほうが良い理由

ビジネスでは、基本的にドラフト版契約書を作成したほうが良いとされています。ドラフト版契約書を作成したほうが良い理由は、以下の通りです。

・変更しやすい
・契約内容を細かく決めやすい

ドラフト版契約書を作成すべき理由について詳しく解説します。

変更しやすい

ドラフト版契約書は、契約内容のすりあわせやブラッシュアップに役立ちます。当事者双方が仮の契約書と認識しているため、自社に不利な条件や間違いがあった場合でも変更を伝えやすいです。

また、ドラフト版契約書を複数名で確認すれば、認識の相違や誤字などをチェックできるメリットもあります。そのためドラフト版契約書を作成しておけば、正確な契約書が作成できるでしょう。

契約内容を細かく決めやすい

ドラフト版契約書を作成しておけば、契約書を細かく決められます。契約時には契約書の内容確認だけでなく、契約内容に対しての交渉が行われる場合があります。

なぜなら契約についての話し合いが始められた段階では口頭で大枠を決めますが、話を進めるうちに事情が変わるケースも多いからです。特に例外ケースに対する対応などでは、契約書を作成する段階で気付く場合もあるでしょう。

そこでドラフト版契約書を作成すれば、気になる点について相手方に確認または提案ができますので、柔軟な対応が可能になります。

ドラフト版契約書のチェックポイント

ドラフト版契約書のチェックポイントは、以下の通りです。

・自社に不利な条文がないか
・法令上必要な条項の抜け漏れがないか
・取引内容に誤りがないか

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

自社に不利な条項がないか

相手方がドラフト版契約書を作成した場合には、自社に不利な条文がないか確認しましょう。ドラフト版契約書の段階で指摘しておかなければ、自社が不利益を被ってしまうリスクがあります。

相手方が作成したドラフト版契約書は、相手方に有利な内容で作成されているケースも見られます。また認識の違いなどから、意図せずに有利な条件を提示している場合もあります。

そのため相手方がドラフト版契約書を作成した際には、自社に不利な条項がないか確認しておきましょう。

法令上必要な条項の抜け漏れがないか

契約書の内容は、当事者間の合意があれば自由に決められます。ただし、法令上必要な条項が抜けていると不利益につながるリスクがあるため注意しましょう。

法令で必要な条項には、以下のようなものが挙げられます。

・契約の目的に関する条項
・契約期間に関する条項
・反社会的勢力の排除に関する条項
・損害賠償に関する条項

また個別の契約書では、主要条項や個別条項にも注意が必要です。必要な条項の抜け漏れの確認が難しい場合には、法律に詳しい専門家に確認することをおすすめします。

取引内容に誤りがないか

取引内容と契約書の内容が合っているかどうか必ず確認しましょう。なぜならドラフト版契約書の作成者の知識不足や安易なひな形の流用などによって、ミスが生じる可能性があるからです。そのため、契約時には改めて双方の担当者が内容を詳しくチェックしましょう。

契約書のドラフトの主な修正方法

ドラフト版契約書は試作品といえるため、修正を前提として作成されます。そこでWordで作成したドラフト版契約書の修正方法をご紹介します。

便利な3つの方法をお伝えしますので、ケースごとにベストな方法をご活用ください。

コメント機能を使う

コメント機能を使えば、オリジナル文章で気になった点を残しておけます。コメントを残しておけば、修正した場合にどのような理由で変更したのかすぐに把握できます。

コメント機能を使うには、校閲タブをクリックします。コメントを挿入したい箇所にカーソルを当てて、新しいコメントという項目を選べば記入できます。

コメント機能は、修正の回数が多くなってもすぐに確認できる点がメリットです。またコメント機能のスレッドによって、その点に注目してやり取りできます。

変更履歴の記録をオンにする

変更履歴の記録をオンにしてから修正すると、加筆や削除した箇所の文字色が変わります。手を加えた箇所の変更前後の記録が残るため、どのように変更されたかがわかります。

ただし、デフォルトの状態では変更履歴の記録はオフになっています。オフの状態で契約書を変更してしまうと、履歴が残らず文字色も変わりませんので、気をつけましょう。

文書に追記する

相手が修正した文章に対して、こちらが修正内容を追記すれば双方の意見を一目で把握できます。そのため、どの点で認識の相違があるのかが明確になり、話し合いがスムーズに進むようになるでしょう。

ビジネスにおけるドラフトの意味を理解しよう

本記事では、ビジネスにおけるドラフトの意味やドラフト版契約書のチェックポイントなどについて解説しました。ドラフト版契約書を作成する場合には、条項や内容について双方で確認することが重要です。またWordの修正方法を使えば、気になった点をすぐに見つけ出せるでしょう。

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