電子契約を学ぶ

2022年11月24日

【2022年11月最新まとめ】法改正による電子契約の変更ポイントは?

2021年、2022年と立て続けに電子契約に関わる法律が改正・施行されています。これによって電子契約はどのような影響を受けるのでしょうか。

この記事では、電子契約に関わる法律の概要、法改正による変更ポイントなどについて解説していきます。



電子契約とは?

電子契約とは、インターネットや専用回線などによって電子データで締結する契約方法のことです。書面への押印に代えて、電子契約では電子データに電子署名または電子サインを付与します。

契約業務の効率化、コスト削減、コンプライアンス強化などのメリットがあり、近年、企業・組織での導入率は高まっています。

【参考】電子契約とはhttps://www.gmosign.com/about/

電子契約に関する法律

電子契約に関わる法律としては、次の3つを挙げることができます。

  • 電子署名法(正式名:電子署名及び認証業務に関する法律)
  • 電子帳簿保存法(正式名:電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)
  • デジタル改革関連法

電子署名法

電子署名法は、2001年4月に施行され、この法律によって電子署名が手書きの署名や記名押印と同じ役割を持つ法的基盤が整備されました。

電子署名法により本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書や電子データは、真正に成立したものと推定されますます。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、1998年7月に施行されました。

同法は、税法で原則として紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、一定の要件を満たした上で特例として電子データによる保存を認めるとともに、電子的に授受した日々の取引情報の保存義務を定めた法律です。

2022年1月に改正法が施行され、帳簿書類を電子的に保存する際の手続等について、抜本的な見直しがなされました。

デジタル改革関連法

デジタル改革関連法は、流通するデータの多様化・大容量化が進展し、データの活用が不可欠となったこと、データの悪用・乱用による被害防止の重要性が増大していることなどを背景に、2021年5月に施行されました。

新型コロナウイルス対応においてデジタル化の遅れが顕在化したことも大きく影響しています。関連法は、デジタル化推進政策の理念や基本方針を規定するデジタル社会形成基本法(2021年9月施行)を含め、6つの法律で構成されています。

法改正で変更になった電子契約のポイント【電子帳簿保存法】

新しい電子帳簿保存法は2022年1月に、デジタル改革関連法は2021年9月に施行され、また、これらに関連する法律もあわせて改正されています。以下、電子帳簿保存法の改正ポイントについてみていきましょう。

電子取引の電子保存の義務化

電子帳簿保存法の対象となる電子帳簿等には、仕訳帳や総勘定元帳などの国税関係帳簿、貸借対照表などの決算関係書類や、自己が作成した契約書、相手方から受領した契約書などのほか、電子的に取引した取引情報のデータが該当します。

電子帳簿保存法では、電子データによる保存を、①電子帳簿等保存②スキャナ保存③電子取引の3つに区分しています。

①の電子帳簿等保存は、電子的に作成した帳簿・書類を電子データのまま保存するものであり、②のスキャナ保存は、紙で受領・作成した書類を画像データで保存するものです。電子データあるいは画像データで保存することが法律上、義務化されていないとういことです。

③の電子取引は、EDI(電子データ交換)取引、インターネット取引などで電子的に授受した取引情報を電子データで保存するものですが、改正により、紙に出力する方法による保存が認められなくなりました。電子取引の取引情報には、契約書に通常記載される事項も含まれます。

なお、改正により、電子取引の電磁的記録に関して、隠蔽または仮装された事実により生じた申告漏れ等があった場合には、重加算税が10%加重されることになりました。

事前承認制度の廃止

従来は、国税関係帳簿や国税関係書類を電子データにより保存する場合、事前に税務署長の承認が必要でした。

改正後は、事業者の負担を軽減するため、事前承認が不要となりました。この措置は、スキャナ保存についても適用されています。

スキャナ保存での適正事務処理要件の廃止

スキャナ保存については、事前承認制度の廃止のほかにも、適正事務処理要件の廃止、タイムスタンプ要件・検索要件などの緩和が行われました。適正事務処理要件とは、相互けん制、定期的な検査および再発防止策の社内規程整備などのことです。

タイムスタンプ要件については、改正前はデータの日時を証明するためのタイムスタンプの付与期間が、書類を受領してから概ね3営業日以内とされていましたが、記録事項の入力期間と同様、最長約2カ月と概ね7営業日以内(最長約60日+おおよそ7営業日)とされました。

また、必須とされていたタイムスタンプの付与については、電子データについて訂正または削除を行った場合に、これらの事実および内容を確認することができるクラウドなどで入力期間内にその電子データの保存を行ったことを確認できるときは、タイムスタンプの付与に代えることができるとされています。

検索要件については、従来は取引年月日、勘定科目、取引金額によって検索できる必要がありましたが、改正後は、税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要となりました。

あわせて、記録項目は、取引年月日その他の日付、取引金額および取引先に限定されました。このほか、受領者等がスキャナで読み取る際の国税関係書類への自署が不要となっています。

重加算税の加重措置はスキャナ保存でも規定され、国税関係書類に係る電磁的記録に関して隠蔽し、または仮装された事実があった場合には、その事実に関し生じた申告漏れなどに課される重加算税が10%加重されます。

最近、導入企業が増えている「電子印鑑GMOサイン」は、以上のような改正にも対応しています。

【参考】電子印鑑GMOサインhttps://www.gmosign.com/

法改正で変更になった電子契約のポイント【デジタル改革関連法】

デジタル改革関連法には、デジタル社会形成基本法を含め、デジタル庁設置法など6つの法律の施行によってデジタル強靱化社会の実現に向けた改革を加速させる狙いがあります。

特に電子契約との関係では、デジタル社会形成整備法において押印・書面に関する48もの法律の一括改正が盛り込まれました。

押印義務の廃止

金融庁関係、総務省関係、法務省関係、財務省関係、厚生労働省関係、国土交通省関係の22法律で押印が廃止されました(6法律は書面の見直しと重複)。

文書の成立の真正を証明する手段として、電子署名・電子認証サービスやそれらに準じるような暗号化による改ざん防止策が普及してきたことに加え、押印は書面を前提としており、テレワークを阻害する要因となっていたことも廃止の背景にあります。

書面化義務の緩和

書面化義務の見直しは、内閣府関係、金融庁関係、総務省関係、法務省関係、農林水産省関係、経済産業省関係、国土交通省関係の32法律で行われました。

押印・書面原則の見直しは、競争力強化・生産性向上に向けて、官民一体となった社会全体の取り組みとして必要であるとされています。

2022年5月には、改正宅地建物取引業法が施行され、不動産取引における電子契約が全面解禁されました。宅地建物取引業法は、押印廃止・書面の見直しにおいても改正されています。

国土交通省は、ガイドライン『重要事項説明書等の電磁的方法による提供およびITを活用した重要事項説明実施マニュアル』を公開しました。

不動産取引の際の重要事項説明書やいわゆる37条書面への押印が不要となっただけでなく、不動産事業者はこれらの文書を電磁的方法で交付することが可能になりました。

電子印鑑GMOサイン」は国土交通省のガイドラインに完全対応しており、安心して利用できる電子契約サービスです。

電子契約導入時の注意点

実際に電子契約を導入する場合、どのような点に注意すべきなのでしょうか。社内での事前準備として必要なポイントを2点ご紹介します。

社内調整・ルールの策定

日本には「ハンコ文化」が根強く残っており、押印廃止やその前提となる書面の見直しに抵抗感を持つ人も少なくありません。

IT系企業のように普段からICTに馴染んでいる企業は別として、十分な根回しがなければトラブルにつながる可能性もあります。

電子契約について、社内だけでなく、取引先なども含めた周知と合意のとりつけが重要になってきます。

社内向けには研修の実施、取引先には丁寧な説明をする必要があります。その際、社内の対応部署を明確にするとともに、対応マニュアルなどを作成しておくとよいでしょう。

また、電子契約の利用に関するルールを社内規程として整備することも忘れてはなりません。

電子帳簿保存法に基づく整備

電子契約書の電子保存のためには、電子帳簿保存法への対応も必要です。電子帳簿保存法改正後も、事業用定期借地権設定のための契約書など、一部電子化できない書面もあります。

また、契約書をスキャンしてデジタル化する場合は、一定水準以上の解像度とカラー画質による読み取りであることが必要です。具体的には、解像度が200dpi相当以上であることが要件となります。国税関係書類の場合、加えて赤色、緑色および青色の階調がそれぞれ 256階調(24ビットカラー)以上であることも求められます。

加えて、見読可能装置として、14インチ(映像面の対角線が35cm)以上のカラーディスプレイおよびカラープリンタ並びに操作説明書を備え付けることなどの要件もあります。画面サイズが13インチのPCはよく出回っていますが、A4サイズの紙の対角線の長さは36.4cm(14.32インチ)ということもあり、法律はA4を等倍または等倍以上で表示できるサイズのカラーディスプレイを要求していることを意味しますので注意が必要です。

そして、電子契約サービスを提供するベンダーやアプリが電子帳簿保存法に対応しているのか確認することが大切です。

電子契約に関する法律の改正点について知っておこう!

電子契約に係る法律の概要、法改正による変更ポイントなどについて解説してきました。生産性の向上は、競争力強化のために不可欠であり、官民ともにデジタル化の方向に進んでいます。今後、電子契約は書面による契約に代わって主流になる可能性もあります。

電子印鑑GMOサイン」は導入事例も多く、ベンダーとしての経験が豊富です。電子契約の導入を検討する際に相談の上、最適な移行方法の提案を受けることをおすすめします。

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筆者

ハンコ脱出作戦 編集部

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