電子契約サービスの本格導入にあたり、どのサービスにすべきか迷うことが多々あります。とくに取引先が多い企業であれば契約相手方に合わせて複数の電子契約サービスを使い分けていることも多く、一本化が難しいこともあるでしょう。また、規模が大きい企業であれば、部署ごとに利用しているサービスが異なるケースもあります。
本記事では、電子印鑑GMOサインとかんたん電子契約 for クラウドという2つの電子契約サービスを例に挙げて、複数の電子契約サービスを使い分ける、すなわち複数サービスを併用する際の、注意点やメリットについて詳しく解説します。さらに記事後半では、複数サービスに散らばった電子文書を一つの場所にまとめて管理する具体的な方法についてもご紹介。ぜひ最後までご覧ください。
電子印鑑GMOサインとは
電子印鑑GMOサインは、GMOインターネットグループであるGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約サービスです。電子帳簿保存法や電子署名法など電子契約に関する法令にも準拠しており、電子証明書やSSLの発行サービスを手掛けているGMOグローバルサインの信頼性と技術力を背景にして、350万社以上（※）の企業が導入。自治体を含む公的機関においても幅広く活用されています。
※ 「電子印鑑GMOサイン（OEM商材含む）」を利用した事業者数（企業または個人）。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ（2023年11月）
GMOサインは社内ガバナンスの強化に役立つ厳密な権限や閲覧制限の設定が可能です。部外秘文書の保管にも安心して利用でき、会社の社判や個人の実印が必要な重要書類にまで幅広く対応しています。印影登録や手書きサインにも対応しているのも特徴です。従来型の商慣習を大切にされる取引先との契約にも、導入しやすい電子契約サービスとなっています。
電子印鑑GMOサインの料金体系
月額9,680円（税込）の契約印＆実印プランは、ユーザー数と署名数に制限はありません。メール認証により本人性を担保する契約印タイプ（立会人型電子署名）が利用できるのに加えて、電子認証局が発行する電子証明書によって高い本人性を担保する実印タイプ（当事者型電子署名）も利用できます。契約印タイプの送信料は1件あたり110円（税込）と、業界水準の半額程度で利用でき、コストパフォーマンスの高いサービスです。
二要素認証、操作ログ管理、三者間以上の契約、文書テンプレート登録、外部サービスとの連携などのデフォルト機能のほか、オプションとしてマイナンバー実印なども利用可能です。契約業務の現場で必要とされるありとあらゆる機能を提供しています。
なお、GMOサインの有料プランは1カ月単位で利用できるため、「電子契約サービスを導入してみたいものの、うまく使いこなせるかわからない」「まずは1カ月間試してみたい」という方におすすめです。
電子印鑑GMOサインの5つの特徴
GMOサインには以下のような大きな特徴が5つあります。
- 部外秘文書でも安心して保管可能
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追加費⽤なしの標準機能として、権限設定や閲覧制限ができます。⼤切な⽂書を確実に管理できます。
- 送信料は1件あたり110円（税込）
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契約印タイプ（立会人型電子署名）の送信料は1件あたり110円（税込）。他社の電子契約サービスと比較して、ほぼ半額とリーズナブルです。
- 法的にも安心な設計
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電子帳簿保存法に準拠している設計ですので、安心して利用できます。より本人性が高い当事者型電子署名の利用や併用をすることも可能です。
- より安心安全な電子契約ができるマイナンバー実印を提供
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マイナンバーカードを活用したマイナンバー実印を提供。より高い本人性を担保しながら、スマートフォンを利用した契約締結を実現します。
※マイナンバー実印はオプションサービスです。
- 導入後も安心な充実のサポートを提供
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導入時のサポートだけでなく、導入後も安心して利用できるよう、さまざまなサービス・コンテンツを用意しています。たとえば、機能別に使い方の説明動画を用意しているほか、便利な活用方法を紹介するセミナーも随時開催しています。また、社内勉強会や各種設定支援など、浸透・定着に向けた個別サポートも用意されています。
月額料金＆送信料ずっと0円
3分でわかるGMOサイン
かんたん電子契約 for クラウドとは
かんたん電子契約 for クラウドは、セイコーグループの一員であるセイコーソリューションズ株式会社が提供するトラストサービス「Seiko Trust」の一つです。電子契約はもちろんのこと、捺印業務の電子化、電子帳簿保存法に対応した書類の保管などの電子化用途で利用できます。
2020年6月からスタートした電子契約サービスですが、セイコーソリューションズでは以前からパッケージ型の電子契約サービスを提供しています。この「かんたん電子契約 for クラウド」は、パッケージ型サービスをクラウドで提供したものになります。
セイコーソリューションズは、現在、国内に4社しかいないTSA（時刻認証業務認定事業者）の1つであるセイコータイムスタンプサービスとして、2006年からタイムスタンプの検証に必要な電子証明書を発行しています。
- セイコータイムスタンプサービス
- MINDタイムスタンプサービス
- アマノタイムスタンプサービス3161
- 認定タイムスタンプ byGMO
参考：総務省「タイムスタンプについて」
総務大臣認定のタイムスタンプを発行しているセイコーソリューションズの電子契約サービスであれば、電子契約書の作成後になりすましや改ざんなどで変更されていないことの証明にも信頼がおけます。
Seiko Trustとは、時計で世界的に有名なセイコーグループ株式会社の100％子会社であるセイコーソリューションズ株式会社が提供する、信頼できる時刻インフラをもとにしたタイムスタンプや電子署名、eシール、eデリバリー向けトラストサービスの総称です。
電子契約や電子帳簿保存法対応だけでなく、金融業務電子化やインボイス対応などを取り入れたサービスを展開しています。
かんたん電子契約 for クラウドの料金体系
かんたん電子契約 for クラウドには無料で利用できる無料お試し版のほか、有料となるビジネス版IIが用意されています。無料お試し版は月額料金0円で1カ月間だけトライアル利用ができます。
かんたん電子契約 for クラウドの有料プランであるビジネス版IIは1企業あたり月額11,000円（税込、年間契約が必要）で電子契約サービスの基本機能を標準で装備しています。
そのほかの機能は従量料金となっており、利用するにはそれぞれ以下の料金が必要です。
| 登録料金（タイムスタンプ付与含む） | 1ファイルあたり22円 |
| 電子契約送信 | 1契約あたり110円 |
| 保管ファイルの送信 | 1ファイルあたり11円 |
| SMS送信 | 1通あたり33円 |
また下記サービスはオプションとなります。このオプションについては、利用検討時にセイコーソリューションズに問い合わせてみてください。
- 電子契約導入サポート
- 当事者型署名
- WEB面談契約（近日公開予定）
- 送付先情報収集機能
かんたん電子契約 for クラウドの5つの特徴
かんたん電子契約 for クラウドには以下のような大きな特徴が5つあります。
- 日本のトラストサービスを牽引
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セイコーソリューションズは、安心できるデータ社会を目指して、データの信頼性担保に向けたビジネスを20年以上実施しています。総務大臣による認定タイムスタンプサービスとして、信頼性が高く、強固なサービスであり、企業の正当性を担保するeシールなど、電子取引の信頼性を高める電子認証サービスである日本のトラストサービスを牽引しています。
- 金融機関への導入実績が多数
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Seiko Trustには、数十年にわたる長期的で多額の契約を扱う金融機関向けに「融資クラウドプラットフォーム」というサービスがあります。住宅ローンなど個人・法人向け担保付きの融資の受け付けや契約までの電子化や自動化を長く支援しているため、高い信頼性を持っています。
- 各社タイムスタンプ・電子署名の一括検証
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自社サービスだけでなく、各社電子契約サービスでタイムスタンプや電子署名を付与した電子書類の取り込み、検証、タイムスタンプ延長が一括で可能です。これによりユーザーは利用している電子契約サービスごとにデータの管理を行う必要がなくなり、業務ごとに適切なサービスを使い分けながら、最終的なデータの保存・管理の一元化ができるようになります。
- 紙のファイル保管も一元化可能
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紙の契約書のスキャンデータや締結した契約書なども一元的に保管できます。タイムスタンプや署名の有無の選択ができ、保管後の送信も可能です。
- 送付先情報収集機能（オプション）を提供
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請求書などを紙から電子配信へ切り替える時、書類送付先でメールアドレスなどの情報入力がWeb画面上でできる送信先情報収集機能があります。これまで多数の取引先からの情報収集作業にかかっていた負担を減らすことができ、スムーズな電子配信への移行が可能です。
- 雇用契約に特化した「かんたん雇用契約 for クラウド」も用意
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セイコーソリューションズには、雇用契約手続きに特化したクラウドサービス「かんたん雇用契約 for クラウド」も用意されています。これは入社手続きに必要な個人情報の収集や雇用契約締結・管理を、すべてオンラインで完結できるサービスです。リモートでの契約締結だけでなく、契約管理の効率化やセキュリティ対策の機能を搭載しているため、雇用契約の際の繁雑な業務手続きを軽減し、オンライン契約を完結します。
電子印鑑GMOサインとかんたん電子契約 for クラウドの料金比較
GMOサインの有料プランである契約印＆実印プランは月額基本料金9,680円（税込）です。このプランでは、契約印タイプ（立会人型電子署名）だけでなく、より高い本人性を担保する実印タイプ（当事者型電子署名）による契約締結も可能です。
一方、かんたん電子契約 for クラウドの有料プランであるビジネス版IIは月額11,000円（税込）です。電子契約でよく使われるタイムスタンプや立会人型電子署名、契約書の保管・検索機能など、基本的な機能を有しています。なお、当事者型電子署名はオプションサービスとして対応しています。
はじめは無料プランの併用がおすすめ
GMOサイン、かんたん電子契約 for クラウドともに、無料プランが設けられています。利用可能期間や機能に差はありますが、電子契約の導入を検討されている方は両サービスの無料プランを併用しながら検討を行ってみてください。契約締結フローや管理画面の操作性の確認が行えます。
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電子契約サービスの比較検討ガイド
電子印鑑GMOサインとかんたん電子契約 for クラウドを併用するメリット
トップレベルのセキュリティ技術を持ち、電子契約サービスにおいて国内シェア率が高く、契約業務の利便性が高まる機能が多く搭載されているGMOサイン。また、高いタイムスタンプのシェアを持ち、日本のトラストサービスを牽引してきたセイコーグループがリリースしているかんたん電子契約 for クラウド。両サービスを併用することには次のメリットがあります。
一方のサービスにトラブル発生しても迅速にカバーができるようになる
GMOサインとかんたん電子契約 for クラウドのどちらか一方の電子契約サービスにトラブルが発生した場合でも、もう一方のサービスをバックアップとして利用できます。電子契約サービスを併用することで、問題があった時でも、セーフティーネットとして役立つでしょう。
さまざまなニーズへの対応ができるようになる
GMOサインとかんたん電子契約 for クラウドを併用することで、さまざまなニーズに対応できます。
GMOサインは電子契約サービス提供業者の署名鍵をもって署名を行う立会人型電子署名のほか、署名者本人の署名鍵をもって署名を行う当事者型電子署名という保証力が高い署名タイプも利用できます。また手書きサインや印影登録など、これまでの商慣習を尊重するための機能も使えます。さらに利用可能言語に関しても日本語、英語を含め計8カ国語に対応しているため、外国人労働者や海外企業との契約業務でも利用できます。
一方、かんたん電子契約 for クラウドは、金融機関への導入実績を多数持っている融資クラウドプラットフォームを運営するセイコーソリューションズが発売する電子契約サービスです。
業界や分野によっては特定の電子契約サービスを共通項として利用するケースもあるでしょう。GMOサインとかんたん電子契約 for クラウドは、多くの企業から厚い信頼を得ているサービスのため、両サービスを電子契約ツールとして併用しておくことでありとあらゆるニーズへの対応が可能になります。
無料プランを利用して本格導入への比較判断ができる
電子契約サービスにはそれぞれ無料プランが用意されています。GMOサインではお試しフリープランという1ユーザー、送信数は月に5件まで利用できる、月額基本料金0円のプランが用意されています。
また、かんたん電子契約 for クラウドには、最初の1カ月間のみ、多くの標準機能を利用できる無料お試し版が用意されています。
電子印鑑GMOサインとかんたん電子契約 for クラウドの口コミ・評判比較
電子印鑑GMOサインの口コミ・評判（導入事例）
契約書を印刷、製本、押印、そして郵送するといった従来の契約事務と比べて、電子契約では工程が少なく、作業時間が削減されています。しかも、紙と電子契約では、業務フローや担当権限に大きな変更点があるわけではありません。そのため、はじめて電子契約に携わる職員の間に混乱もなく、運用できています。
また、受注者にとっては収入印紙が不要になるというメリットがあります。とくに工事契約では案件の額によって、十数万円の印紙税を負担しなければならないケースがあり、その負担軽減は受注者にとって大きなメリットになっているはずです。
さらに、契約書を持参する必要がなくなったこともあり、来庁する受注者の数が明らかに減少しています。乗用車で来庁され、手続きされた方に対して、駐車券を発行していますが、この発行枚数が半減しています。
出典：電子印鑑GMOサイン導入事例「神奈川県川崎市役所」
自動化する以前は、専属のデジタルサインオペレーションチームが手作業で角印画像を差し込んでいましたが、完了するのはおよそ2時間後。就業時間を過ぎた依頼については翌日に回されるという状態でした。
それがGMOサインの導入による自動化で、最短5分で完了するようになりました。しかも、人を介さないため、24時間いつでも受付可能です。加えて、署名するファイルを手動でアップロード、ダウンロードする際に発生するミスのリスクもなくなりました。
自動化によって各社の担当者が自ら、角印画像を差し込む作業をできるようになったため、デジタルサインオペレーションチームも解散し、現在は別の業務にあたっています。
自動化によって、請求書や領収書の発行にともなう手作業が月に57時間ほど削減された計算になります。
出典：電子印鑑GMOサイン「グリー株式会社」
ちなみに角印が必要となる文書はグループ会社全体で見ると、年間1万5,000ほど発生していますが、そのうち90%は電子に切り替わっています。
かんたん電子契約 for クラウドの口コミ・評判（導入事例）
導入効果としては､一番は事務の業務改善につながったことです。 毎日の注文書郵送作業と注文請書ファイリング作業から解放されたことが何よりも大きな効果です。 もちろん､郵送コストも年間で1万通､今後はその数倍が削減されますから､大きな削減と言えるでしょう。 業務フローとしては､なくなったものはありますが､増えたものはありません。また､書類の紛失といったトラブルも発生しにくくなったと感じています。
出典：かんたん電子契約 for クラウド導入事例「関電プラント株式会社 」
複数の電子契約サービスを併用する際の注意点
複数の電子契約サービスを併用することには場合によって多くのメリットが生じますが、併用する際には気を付けなければならない点もあります。
固定費の増加
電子契約サービスにはそれぞれ月額費用などが発生しますので、併用することで固定費が増加します。紙の契約書を電子化することで大幅なコストカットを実現しますが、電子契約サービスを併用することで無駄なコストが出ないよう、併用についてはよく考慮する必要があります。
電子契約サービスの管理が複雑化する
複数の電子契約サービスを併用することで、管理業務が複雑化する恐れがあります。それぞれサービスごとに独自のユーザー管理方法や文書管理方法などのシステムがありますので、当然、管理業務が複雑化するのです。また、サービスごとに操作方法が異なりますので、操作方法習得のために社内でのトレーニングが必要となり、運用コストが増加する可能性もあります。
電子契約サービスの併用に向く企業と向かない企業
電子契約サービスを併用はすべての事業者におすすめできるものではありません。以下に電子契約サービスの併用に向く企業と向かない企業の特徴をまとめてみました。
電子契約サービスの併用に向いている企業
電子契約サービスの併用に向いている企業は、多種多様な顧客と取引する企業や複数の業界・地域で事業を展開する企業、独自のニーズや商慣習がある企業という特徴があります。電子契約サービスにはそれぞれ特徴がありますので、企業が求めるニーズに対してカバーできる範囲が異なります。そのため、多種多様な顧客と取引する企業や複数の業界・地域で事業を展開する企業が併用に向いているわけです。
電子契約サービスの併用に向いていない企業
一方、電子契約サービスの併用に向かない企業は、小規模な企業や単一の市場・業界のみで事業を展開している企業、シンプルな契約プロセスを持つ企業という特徴があります。多くの電子契約サービスは、複数の企業と契約をしている企業向けですので、自社における現在の契約状況を把握しながら、不要なコストを削減するようにしましょう。
複数の電子契約サービスで作成した契約書類を一本化する方法
現在、電子契約サービスは数多く存在します。そのため、契約相手の利用サービスに合わせて複数のサービスを使い分けている方も多いのではないでしょうか。相手方に合わせることでスムーズな取引が行えるメリットはありますが、保存書類が分散されることで、文書の検索性が落ちるなどのデメリットも存在します。
そのような方におすすめなのが、GMOサインの署名互換機能（※）です。他社サービスにて署名済みの文書をGMOサイン内でまとめて管理ができます。
※「署名互換機能」対象のサービスはこちらからご確認ください。
「相手方とどの電子契約サービスで署名するか調整しなくてはならない」「署名したサービスごとに契約文書がバラバラに保管される」といった悩みをお持ち方でも、今後はGMOサインでまとめて署名・保管することが可能です。
まとめ
これからますます社会に必要とされるようになる電子契約サービス。ニーズに伴い、サービス自体もさらなる新規機能の追加や外部サービスと連携ができるようになり、電子契約サービスの利便性は高まっていくことが考えられます。
電子契約サービスをすでに導入はしているものの、新たに必要となる新機能を求めているというユーザーや課題が生じているというユーザーは、現在利用しているものとは別の電子契約サービスとの併用を考えることで、それらの課題解決につながっていくでしょう。
電子印鑑GMOサインでは、電子契約サービスをこれから導入されるユーザーの個々の状況に応じた機能や最適プランを探すお手伝いをいたします。電子契約サービスの併用に関するご相談はもちろん、乗り換えや導入サポートについてのお問い合わせも随時受け付けております。ぜひお気軽にご連絡ください。
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電子契約サービスの比較検討ガイド
