電子契約を学ぶ

2021年11月15日

電子契約サービスの乗り換えで確認しておくべきポイント・対応方法

電子契約サービスについて調べている企業さまでは、新規で電子契約を導入するケースのほか、他社の電子契約サービスから乗り換え・切り替えを検討したい場合もありますよね。

電子契約サービスの乗り換え自体は可能で、実際にGMOサインでも他社さまから移行してご利用いただいている事例がございます。実際に乗り換えする場合、事前の準備や確認しておくべきことをチェックしておくと、よりスムーズに対応できますのでこちらのページで解説いたします。

電子契約サービスの乗り換えを検討するきっかけ・理由の傾向

電子契約サービスについて乗り換えを検討する理由や背景について、よくあるケースを以下でまとめました。

現行の電子契約サービスのコスト・費用が高い

電子契約サービスは多くの場合、サービスの使用量に応じたサブスクリプション形式で支払うケースが多く、月額で(または年額でまとめて)費用の請求があるかと思います。

  • 固定費用(月額基本料金)が高いのが気になる・・・
  • 登録ユーザー数を増やすたびに、従量課金でコスト高になっている
  • 保管する文書数(データ容量)に制限があり、容量を増やすと長期的なコストが懸念となる

など、料金プランに対する費用面の課題から乗り換えを検討する企業さまも一定数いますね。

機能面での不満

電子契約サービスによっては利用できる機能が異なり、実際に導入してみたものの使いたい機能がないから不便・・・といった声もあるでしょう。

  • より信用性の高い、実印相当の法的効力が認められている署名で契約締結したいけどできない
  • BtoCの契約が中心になるため、その場ですぐ署名できるスマホへの依頼をしたい(SMS送信で対応したい)
  • ガバナンス対策で重要視される操作ログの管理・保存ができるようにしておきたい

など、電子署名に関するご要望や使い勝手などに影響する機能で不足している場合、他の電子契約サービス乗り換えをするきっかけ・大きな要因となりますね。

操作面での使いにくさ

電子契約の運用では使いやすさも重要で、契約書の署名を依頼する側だけでなく署名をする相手先にとってもかんたんに手続きができることが求められます。

そのため、電子署名を依頼した取引先やお客さまより「紙での契約より面倒だから原本での取引に戻してほしい」とか「管理画面の使いにくさ、運用のしにくさから電子化が社内に浸透しない」など課題がある場合、見直しが必要となるでしょう。

現状の電子契約サービスだと電子帳簿保存法に対応していない

また、2021年からお問い合わせ・ご要望が増えている要件として、電子帳簿保存法への対応の可否もございます。

2022年1月の電子帳簿保存法改正により電磁的記録(データでの書面保管)が必須となったため、検索性の要件など満たしていない場合など、電子帳簿保存法に対応していない電子契約サービスだと今後の電子化において大きな懸念があります。そのため、他サービスへの乗り換えといった選択肢も出てきます。

電子帳簿保存法の概要や改正を踏まえた電子契約サービスの選び方など、詳しくは柴山弁護士による解説コラム記事でご紹介していますので、あわせてご参考ください。

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他社サービスの電子契約へ乗り換えする手順・流れ

電子契約サービスの乗り換えを実際にする場合、対応の流れについて具体的に確認しておくといいですね。

運用状況によって多少異なりますが、具体的な対応の流れ・進め方については以下の通りとなります。

  1. 現在利用している電子契約サービスの契約期間をチェック
  2. 電子契約サービスにある契約書面のデータをダウンロード、保管
  3. 新しい電子契約サービスについてフリープランなどで試し、社内や社外で切り替えについて通知
  4. 新しい電子契約サービスへ管理したい契約書面をアップロード
  5. 現在契約しているサービスの解約、新しいサービスの有料契約で本格的に運用

1.電子契約サービスの契約期間を確認

現行の電子契約サービスについて、契約期間を事前に確認しておくことをおすすめします。

特に年間契約になっている場合には、二重支払いをなるべく避けるように乗り換えのタイミングを検討するといいですね。ただ、電子契約をまったく使えない期間にリスクがあったり、乗り換え後の運用で懸念がある場合には1カ月ほど両方の電子契約サービスを使えるように調整する手もございます。

2.契約書面のデータをダウンロード

新しい電子契約サービスで今後書面を管理するために、今までの契約書面についてPDFファイルでダウンロードをしておく必要があります。

契約期間が切れた後だと書面データがダウンロードできない可能性もありますので、乗り換え予定が決まったら早めに対応するといいですね。

3.新しい電子契約サービスを試す

乗り換え先の電子契約サービスについて、従来通りの契約締結業務が可能かどうか確認しておくことが重要です。

使い方や管理画面の確認、文書送信(署名依頼)などの作業について、フリープランから段階的に試すとより確実です。運用上問題なければ有料プランで契約をして、使い方などを社内や社外の取引先にお知らせするなどの準備もあります。

4.新しい電子契約サービスへ書面をアップロード

あらかじめダウンロード・保管しておいた従来の契約書面を、新しい電子契約サービスへインポートをします。

書類のインポート機能について、電子契約サービスによってはない場合もありますので、こちらも事前に確認しておくといいでしょう。たとえば、GMOサインでは「スキャン文書管理」といった名称の機能で、PDF化した紙文書のデータをアップロード・保管できるようになっています。

▷参考:GMOサインのスキャン文書管理機能

5.電子契約サービスの本格的な乗り換え・運用

新しい電子契約サービスで本格的に運用できる準備ができれば、現行の電子契約サービスの解約をします。

乗り換えして終わりでなく、安心して電子契約対応を継続することが大事ですね。

乗り換え時に確認しておくべきこと・対応の注意点

乗り換え後もスムーズに電子契約での締結業務を進める上で、以下のポイントや注意点についてもチェックしておくといいでしょう。

無料プランなどから段階的にテストできるかどうか

電子契約サービスについて試す上で、いきなり有料プランからの導入だとコスト面での懸念もありますね。

そのため、実際に文書送信をすることで確認したりし、署名依頼相手の操作が難しくないかなどユーザビリティ面でのチェックをする目的で無料プランからはじめられるかが重要となります。

また、本格的に運用をしたい場合において、無料プラン・フリープランレベルの機能だと足りない場合、トライアルといった名目で試せるかどうか確認しておくといいでしょう。

新しい電子契約サービスに関する操作マニュアルなど、サポートが万全であるか

電子契約サービスが切り替わる場合、社内の総務や人事担当だけでなく、電子署名をする社外の取引先にも変更内容について通知することが求められます。

その際、使い方に関するマニュアルが不十分であったり、わからない場合のサポートが微妙であると、継続的な運用で不安がありますよね。

  • 資料や動画など、使い方に関するマニュアルが整っているか?
  • 社内だけでなく署名をする社外向けの操作マニュアルもあるか?
  • チャットや電話などですぐに問い合わせられるか?

など、サポート面で問題ないか事前に確認しておくことで、新しい電子契約サービスでも安心してご利用いただけます。

電子契約サービス解約時におけるデータの取り扱いをチェック

電子契約サービスによっては解約後、システム画面より書類データが確認できなくなったり、保管文書について削除扱いになるため、基本的には解約前にPDF書面のダウンロードを済ませておくことを推奨します。念のため、解約時・解約後のデータ取り扱いについてチェックしておくといいでしょう。

また、解約後も電子署名およびタイムスタンプは有効でご確認いただけますので、契約の効力は問題なく継続しますが、乗り換え後の電子契約サービスで保管する際の法令対応の必要性は引き続きございます。

2022年1月に施行される電子帳簿保存法改正では、これまで印刷して紙で保存することで電磁的記録の保存義務は課されないとされていましたが、改正後では印刷などの例外はなく電磁的記録の保存義務が課されます

そのため、電子取引を行った場合での保管方法や、電子帳簿保存法改正で必須となる検索性の要件など満たす必要がありますので、乗り換え先の電子契約サービスについても電子帳簿保存法への対応可否を確認しておくのが確実です。

GMOサインは電子帳簿保存法に対応!

ご参考までに、GMOサインでは2022年1月の電子帳簿保存法改正に対応しており、具体的な内容は以下表の通りです。

詳細につきましては、個別お問い合わせや以下でもご紹介していますGMOサイン乗り換え支援のご相談より、担当者からご説明させていただくことも可能です。

改正後 GMOサインの対応
電子取引を行った場合の
保管方法
電子取引について、印刷等の例外なく電磁的記録の保存義務が課される。 GMOサインに保存することで、保存義務を充足しています。
また、契約相手もフリーアカウントで署名依頼文書を同法に則った形で保管可能です。
検索性の要件 ①取引年月日、取引金額および取引先を検索の条件として設定できること。

②日付、または金額の範囲を指定して条件を設定できること。

③二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

取引年月日、金額、取引先の項目で範囲指定した上で、絞り込み検索が可能です。

 

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GMOサイン乗り換え支援について詳しく

参考:他社サービスからGMOサインへの乗り換え事例

GMOサインでも、他社の電子契約サービスから乗り換えでご利用いただいている事例もございますので、参考までにご紹介いたします。

株式会社ココナラさまの導入事例

日本最大級のスキルマーケット「ココナラ」などを開発・運営されている株式会社ココナラさまでは、雇用契約書や業務委託契約書など人事回りの書面にてGMOサインを使われております。

GMOサインの導入前は国内他社の電子契約サービスをご利用されていましたが、コロナ禍による影響もあり本格的な電子契約の運用をご希望の際に、サービスの見直しをされました。

GMOサインに乗り換えしてから、他社サービスの時に問題であった使いやすさ・UIUXの部分も解決できるなど、使い勝手の良さという点もありスムーズに移行できているとのことです。

▷参考:ココナラさまの導入事例詳細

乗り換え以外でも、新規ご利用のお客さまなどの導入事例・課題解決のケースなど導入事例まとめページよりご紹介していますので、あわせてお読みください。

電子契約の乗り換えで不安な企業さまへ

電子契約サービスの乗り換え時の注意点や流れについて一通りご紹介しました。要点をおさえておけば、他社サービスへの移行は可能ではありますが、以下のような懸念でお悩みの企業さまも中にはいるでしょう。

  • 乗り換えを検討しているものの、面倒でなかなか検討が進まない
  • 管理・保存している書類の量が多く、データインポートなど準備が大変
  • 新しい電子契約サービスの設定や運用に対応できるかどうか不安

そこで、GMOサインでは「乗り換え支援」のオプションより、各種設定代行やデータインポートのほか専任のコンサルタントによるご相談が可能です。導入・乗り換えに関する手厚いサポートや、充実したマニュアル資料のご利用により運用がスムーズに進みます。

詳しくはGMOサインの「他社からの乗り換えページ」にて詳しくご紹介していますので、ぜひご確認ください。乗り換え支援の具体的なサポート内容やご利用料金など、無料ダウンロード資料にて掲載しています!

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ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

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