これまでの登記申請は、法務局の窓口に必要な書類を全て持参して手続きを行わなければいけませんでした。混雑している窓口での手続きは時間がかかります。また、書類に不備があれば再提出することも珍しくありませんでした。
しかし2021年の商業登記規則改正により、これまでは窓口申請のみだった登記申請が、オンラインでも可能となりました。具体的にどのような方法で申請すればよいのでしょうか？ また電子申請の際に、注意しなければいけない注意点やポイントはあるのでしょうか？
オンラインでの登記申請
オンラインでの登記申請には、印鑑証明を提出する代わりに電子署名を使って本人確認を行います。そのため、電子署名を行う前に、認証局から電子証明書を取得しておく必要があります。
印鑑届書の提出は必要なのか
以前は、オンラインでの登記申請でも印鑑届書を提出しなければいけませんでした。電子証明書の事前取得など、手間がかかる作業が多かったため、オンラインでの申請手続きは面倒だと考える人も多くいたのです。
しかし2021年の商業登記規則の改正によって、印鑑届書の提出は義務ではなく任意となりました。その結果、電子申請が、便利でかんたんになったわけです。
商業登記電子証明書の代わりとして使える署名もある
商業登記電子証明書は、法務局に事前に申請をして発行してもらわなければいけません。そのため、ある程度の時間がかかってしまいます。しかし2021年からは、公的個人認証サービスの電子証明書や、特定認証業務電子証明書を使った電子署名でもokとなっています。
電子申請が利用できる登記の種類
法的手続きとなる登記申請では、個人及び法人の権利に関して登録して登記簿へ公示する作業を行います。登記申請により、自身の権利や財産が保護され、その後の取引をより安全に行えるメリットが期待できます。
登記申請には、商業登記や法人登記、不動産や動産の登記や譲渡登記など、さまざまな種類があります。すべてが電子申請に対応しているわけではないものの、大半の登記申請は、オンラインで可能です。以前はすべて窓口申請を行っていたことを考えると、とても便利になったのではないでしょうか。
電子申請のメリットとデメリット
登記の電子申請には、メリットとデメリットの双方があります。窓口や郵送での申請など、従来の申請方法も電子申請と並んで受け付けています。しかし、あえて電子申請という方法を選択することには、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか？
忙しい人でも申請しやすいことが最大のメリット
オンラインでの申請は、自宅のパソコンを使えば24時間いつでも可能です。郵便局や法務局の窓口へ行く必要もありません。忙しい人にとっては、オンライン申請は効率的な申請方法といえます。
オンラインで完結できない点がデメリット
電子申請では、書類などもオンラインで添付できます。しかし、ファイル容量に制限があるため、制限を超える場合には添付書類を郵送で送るか、窓口まで持参しなければいけません。オンラインで完結しないケースは意外と多く、想定していたよりも面倒だったと感じる人も多くいます。
オンラインを使った電子申請の方法
オンラインでの登記申請では、登記・供託オンライン申請システムを使って行うことができます。具体的にどんな方法で申請したらよいのでしょうか？ 本項では、最もベーシックな商業登記に関する電子申請方法をご紹介します。
まずは事前に必要な書類の準備
商業登記の電子申請では、電子証明書が必要となります。電子証明書は、事前申請のうえで、法務局の認証局から発行してもらわなければいけません。電子申請の前に取得しておけば、以後の登記手続きがスムーズに進みます。
申請書の作成
登記申請は、法務局が提供している申請用の総合ソフトを使って行います。法務局のサイトから無料でダウンロードできますが、パソコンのosはwindowsでなければいけません。macosには対応していないので、注意してください。
ソフトをインストールしたら、必要なテンプレートを選択して申請者の情報を入力していきます。作成方法はそれほど難しくありません。もしも難しくてよく分からなければ、民間の業者が電子申請の代行サービスを行っているので、チェックするとよいでしょう。
電子申請においては、電子署名も付与しなければいけません。いくつかのテンプレートが準備されているので適切なものを選択し、付与しましょう。
添付書類も申請書と共に添付
電子申請では、必要な書類もすべてサイト上にアップロードし、添付したうえで申請書を提出します。申請用総合ソフトの添付書類としてアップロードできるファイルのタイプは、電子署名が付与されているpdfファイルに加えて、画像イメージなら.bmpファイル（ビットマップファイル）、そして公文書向けの.xml（xml電子公文書ファイル）の3種類です。ファイルの形式が異なると、アップロードできません。あらかじめ、ファイルの形式は上記の3つに変換した上で、総合ソフトへアップロードしましょう。
電子申請した！次のステップは？
電子申請すると、法務省から申請データを受け付けた旨の通知が届きます。もしも通知が来ない場合には、何かしらの理由でデータが送信できていない可能性があります。再送信などを試みてください。
電子申請では申請料金の納付もオンラインで可能
申請書が受け付けられると、登記免許税の納付を行うことになります。納付はインターネットバンキングを使った電子納付ができるほか、従来と同じように金融機関の窓口で納付することも可能です。
書類に不備があったらどうなる？
もしも申請した書類の中に不備や記入漏れなどがあった場合、申請用総合ソフトで補足情報や修正情報を示した書類を作成してアップロードできます。すでに申請した書類には電子署名が付与されているため、申請書に直接修正を加えることはできません。
電子申請ではどんな電子証明書が有効か？
登記の際に必要な電子証明書については、登記の種類ごとに有効な電子証明書が決まっています。これは商業登記規則の中で規定されており、複数の電子証明書が利用可能となっています。
商業登記電子証明書は法務省が発行
法人の代表者に発行される証明書といえば、法務省が発行する商業登記電子証明書ではないでしょうか。電子証明書が必要な場面があれば、商業登記電子証明書の利用が安心です。
ただし、商業登記電子証明書を申請して発行してもらうためには、時間がかかります。そのため、登記の電子申請を行うタイミングで電子証明書の申請をしても、間に合わないので注意しましょう。
マイナンバーカードに付与された電子証明書
法人の代表が個人で所有しているマイナンバーカードには、電子証明書が付与されています。商業登記電子証明書の代替証明として、このマイナンバーカードの電子証明書も利用することができます。
その際には、電子証明書の有効期限を必ず確認してください。もしも有効期限切れとなっている場合には、自治体窓口で電子証明書の更新手続きを行ったうえで、電子申請を行う必要があります。期限切れの電子証明書は、登記申請では受け付けていないので、注意してください。
セコムパスポートfor g-idも利用可能
セコムパスポートfor g-idは、特定認証業務電子証明書として利用されています。セキュリティ性が高いという点において、この電子証明書も登記の電子証明に利用が可能です。
電子申請での注意点
登記の電子申請を行う際には、いくつかの注意点があります。
電子申請に電子実印は必要か？ なくても登記申請は可能？
従来のオンライン申請においては、電子実印を付与する必要がありました。しかし法改正によって、この電子実印は必要なくなったため、現在では電子実印を登記の電子申請書に付与する必要はありません。
電子実印はなくても問題ありませんが、電子証明書による電子署名は必要です。本人確認ができる電子証明書がなければ、登記申請を受け付けてもらうことはできません。申請する登記の種類によっては、官職証明書や指定公証人電子証明書など特定の電子証明書が求められる事があります。この点は、事前に理解しておきましょう。
印鑑届出はなくてもok
法改正前は必要だった印鑑届出の提出ですが、現在では必須ではなく任意となりました。印鑑届出を提出する作業もオンラインでできるので、手続きがより簡素化されたといえるでしょう。
すでに提出した申請の取り下げは可能か？
電子申請を行ったが、事情が変わり、申請を取り下げたいという事態が起こるかもしれません。基本的に、申請を取り下げることは不可能ではありません。申請総合システムの中から取下げ書の様式を選択し、必要な事項を記入して送信すると、法務局側で適切に処理してもらえます。
ただし、登記の種類や手続きの種類によっては、取り下げが不可能な場合もあります。その際には、個別の対応となるため、法務局の相談窓口まで問い合わせて対応してもらいましょう。
申請できるデータに上限がある
登記申請では、申請書に必要な書類を添付したうえで電子申請します。どんな書類を添付するかによって、申請に必要なデータ容量は異なります。登記の種類ごとに送信できるデータ容量に上限がある点は、知っておいた方がよいでしょう。
不動産登記や法人登記、商業登記の場合には、1申請あたりに送信できるデータの容量は15mbまでと制限されています。もしも15mbを越えてしまいそうな場合には、画像のデータを変更するなどして、15mb以内に収まるように工夫してください。
動産の譲渡登記や債券の譲渡登記に関しては、データ容量の上限は１申請あたり20mbまでとなっています。
登記以外のその他の手続きでは、１申請あたり10mbを超えない範囲での容量に抑えなければ、申請を受理してもらうことはできないので注意してください。
窓口で申請する際には従来通りの書類が必要
登記の申請手続きが簡素化されたのは、オンラインでの電子申請が対象です。法務局の窓口で従来通りの書類申請を行う際には、必要となる書類も従来通りとなります。
たとえば、オンライン申請では印鑑の提出が任意となっていますが、窓口申請の場合には従来通り印鑑証明書の提出が求められます。
