電子契約を学ぶ

2021年7月2日

2021年7月29日

電子契約に移行しやすい契約の種類・特徴|電子化対象文書の選定ポイント

こちらのページでは、電子契約への移行で知っておくべきことや、電子化への移行が比較的容易や契約書の種類などをまとめております。

電子契約について漠然には検討しているけど、「何から対策すればいいのか分からない...」といった方はぜひご参考ください。

契約の電子化に必要なこと

契約書をスキャンしてPDFにすれば、契約を電子化できるというわけではありません。それはあくまで「契約書のデータ化」です。契約という行為そのものを電子化するには、どのような対応が必要なのでしょうか。

契約の電子化にはどのようなことが必要なのか

日本では、契約は口約束・口頭でも成立するので、必ずしも契約書を作る必要はありません。しかし、口頭で交わした約束の内容は双方の記憶の中にしか残らないため、もしトラブルが起こっても、どのような取り決めをしていたかがわからなくなってしまいます。

このため、私たちはどのような約束をしたか、つまり、契約の証拠を残すために「契約書」という書面を作成し、記名押印や署名を行ってきました。このように、記名押印や署名には、契約当事者双方が契約内容を確認し、確かに契約した証とするとともに、改ざんや偽造を防ぐ役割があります。

それでは契約という行為そのものを電子化する場合、どのような対応が必要なのでしょうか。紙で作成した契約書をスキャンし、PDFでやり取りすることは電子化とは言えません。契約書をスキャンしてPDFにすることは、契約書の原本をコピー機で複製するのと同じです。

また、一般的な電子ファイルは改ざんがしやすいため、契約の証拠としても不十分です。「契約の電子化」とは、契約内容が書かれた電子ファイルに電子署名やタイムスタンプなどのIT技術を用いて、紙の契約書における記名押印や署名の機能を付与することです。そして、この電子署名やタイムスタンプを法律が定める要件に従って付与していれば、紙の契約書と同じ法的効力を持つ、電子契約のデータ(電子契約書)を作ることができます(電子署名法)。

▶参考記事:電子契約に関する法律まとめ

電子契約は、書類から解放されてデータで契約内容や期限が管理できますし、電子署名やタイムスタンプの機能は、契約書の改ざんされていないこと(非改ざん性)の確認にも大いに役立ちます。しかし一方で、電子署名などを付与した電子ファイルの契約書を作成するためには、さまざまな技術的投資や担当者のスキルが必要です。また、契約書が偽造、あるいは改ざんされていないかどうかを確かめるためにも同様の投資が必要となるため、一企業だけで対応することは難しいと言えます。そこで導入したいのが「電子契約システム」です。

電子契約システムの導入

電子契約システムとは、契約の交渉や締結などをすべて電子ファイルで行い、保管などもできるシステムのことです。特別な知識を必要とせず、契約の電子ファイルに電子署名やタイムスタンプなどを施すことで、法的効力のある契約書(契約データ)が作成できます。

もちろん、相手から送られてきた電子署名付きの契約書を解析し、改ざんが行われていないか、あるいは、本当に本人が作成した契約書であるかということも確認可能です。また、作成や確認だけでなく、作成した契約書を契約相手に送付して契約を締結したり、その契約データを保管したりする機能も備えています。

このように、企業がこれまで紙の契約書で行っていた契約行為を電子化する、すなわち電子契約に移行する場合、電子契約システムの導入は必須といっても過言ではありません。電子契約について、詳細を確認したい方は以下のページよりご確認ください。

電子契約とは?

電子契約に移行するメリット・デメリット

電子契約に移行した場合、企業にはどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。契約の電子化は企業にとって多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットもあります。しかしこのデメリットを解消することができる電子契約システムを導入すればすべて解決できるものです。

契約の電子化によるメリット

まず、紙の契約書とは異なり、物理的な保管場所に困りません。電子ファイルの契約は、ファイルサーバやクラウド上に保管できるからです。さらに、紙の契約書では時間や手間がかかってしまう、書類を探すという作業においても、PCなどから検索することで簡単に目的の契約を見つけられます。

さらに、電子化によって大きく削減できるのが契約に関わるコストです。紙の契約書では、その内容や金額に応じて収入印紙を貼付する必要がありますが、電子契約では収入印紙が不要になるため、印紙代を大きく削減できます。また、契約書を郵送する必要もないため、封筒、切手といった輸送コストや、輸送作業に関わる時間も削減できます。もちろん、印刷や製本に関わるコストもかかりません。

▶参考記事:電子契約で収入印紙が不要になる理由

契約交渉を含めたプロセスから電子化した場合、ビジネスの加速化も実現できます。契約書を郵送でやり取りする場合、相手方に到着するまでのタイムラグが発生してしまいますが、電子契約ではリアルタイムで送付できます。当然、相手からの返送もリアルタイムですから、契約業務のスピードは大きく向上するのです。もちろん前述したように、契約書の検索もスピーディに行えます。

このように、契約を電子化することによって、金銭的コストと時間的コストを同時に削減できるのです。これは企業にとって、利益率の向上と、効率化によるビジネスの加速化を両立できる、とても大きなメリットと言えます。

契約の電子化によるデメリット

一方でいくつかのデメリットもあります。

まず、契約電子化の運用に一定のリテラシーが必要となることや、電子署名などのような専門用語が多いこともあり、導入が難しそうだというイメージを従業員が持っている可能性がある点が挙げられます。次にコスト面です。電子契約システムの導入を検討しているものの、初期費用やランニングコストが高いサービスもありますし、導入の費用感が見えず社内の導入がなかなか決まらないという問題も起こるかもしれません。

しかし、これらの問題は「電子印鑑GMOサイン」などの電子契約システムを導入すれば解決できる問題ばかりです。

GMOサインについて【公式サイトで詳しく解説】

電子契約に移行しやすい契約書/書類の種類

これまで行ってきた契約や書類のやり取りを電子化しようと考えた場合、一度にすべてを電子化しようとするのは間違いです。同時にすべてを電子化しようと試みた場合、実際に作業を行う担当者はもちろんのこと、相手方も混乱してしまう可能性が考えられるからです。電子契約への移行は、移行しやすい契約書や書類から段階的に進めるのが、最もスムーズでしょう。

電子化が容易な契約書/書類の種類

電子化が簡単な書類の1つに、相手先に送付する請求書があります。請求書は本来、捺印不要で、電子ファイルでの送付でも問題がないからです。また、契約書のように電子署名を施す必要もなく、通常のPDFを送付すればOKです。このように、請求書は電子化のハードルが低い書類と言えるため、まずは請求書の電子化から進めてみるのもよいでしょう。

また、比較的電子化しやすい契約書には次のようなものがあります。

・売買契約書
・リース契約書
・秘密保持契約書
・取引基本契約書
・業務委託契約書

秘密保持契約などは、相手方との交渉開始前に締結したりすることも多く、素早く交わしておくことに価値があるため、電子契約の良さを発揮できるでしょう。また、売買契約やリース契約のように多くの取引先と同様の内容の契約を交わしたいという場合も、電子契約の導入には向いているでしょう。

▶参考:電子署名が利用可能な文書一覧

法律上電子契約が難しい契約書の種類

一方で、電子化の難しい契約書もあります。法律によって紙の契約書でのやりとりが必須と定められているものです。

(1) 不動産関係

1 借地借家法第22条、第38条1項によって定期借地契約、定期借家契約について、紙の契約書でのやりとりが必要と定められています。

2  重要事項説明書(宅地建物取引業法第35条)と、37条書面(同第37条)も紙の書類である必要があります。なお2021年9月には、宅地建物取引業法の改正によって、重要事項説明書や契約書への宅地建物取引士の押印が廃止されるほか、重要事項説明書、契約書、媒介契約書のデータ送付が認められるため、電子化が可能となります。

(2) 投資信託関連

投資信託契約の約款など、投資信託及び投資法人に関する法律第5条で定められているものは電子化できないため、注意が必要です。

契約を電子化する前にすべきこと

実際に紙で行ってきた契約を電子契約に移行する場合、どのような準備をしておけばよいのでしょうか。ここでは4つのポイントを紹介します。

 

(1)電子化可能な契約書の主な種類を把握する

まずは、自社に存在する紙の契約書や書類を洗い出しましょう。このとき、洗い出した契約書や書類を取り交わす頻度や、社内向けなのか、社外向けなのかなども併せて調査し、整理しておくと、次のステップで役立ちます。

 

(2)電子化する契約書の範囲や優先順位を決める

洗い出した契約書や書類から、どの書類をどの範囲から優先的に電子化するのかを決めていきます。決め方は、前述したように請求書などの電子化しやすいものから取り組む、あるいは、取引先相手単位で移行するなどが考えられます。

一部の契約書や書類は、法令によって電子化が認められていませんが、コロナ禍がきっかけとなり電子化される方向で法改正などが急速に進みました。繰り返しになりますが、一度に広範囲にわたって電子化しようとせず、少しずつ段階的に行うのがトラブルや混乱を避けるコツです。

 

(3)社内のルールを規定しマニュアル化する

いざ契約書や書類を電子化すると決めても、社内できちんと運用できなければ意味がありません。電子化によって変わる運用についてマニュアル化するとともに、導入した電子契約システムの使い方についてもマニュアル化します。電子契約システムの中には社内向け研修や社内マニュアル作成の支援などを行っているところもありますので、導入コストとあわせて確認することをお勧めします。

電子契約に関するお役立ち資料【無料ダウンロード】

 

(4)電子契約システムを適切に設定する

電子契約システムを導入したからといって、社内の誰もがシステムを使って契約書を発行できてしまうという状況は問題があります。電子契約システム上で契約書を発行できる部署や社員を制限するといった設定や社内規定の見直しも場合によっては必要となります。

紙の契約書でも行っていた、社内承認フローの設定も重要です。電子契約システムには、既存の社内承認フローを再現できる機能を持っているものもあります。これはこれまで行ってきた、紙の契約書を上司に確認してもらい、捺印をもらってから送付するといった、一連の承認フローをシステム上で実現するものです。

たとえば、社員が作成した契約書をシステム上で上司が確認し、承認することで相手方に契約書を送付するといったことが実現できるのです。電子契約システムを選ぶ場合には、こうした柔軟な社内承認フロー機能を持つシステムを選択すれば、スムーズに契約を進められます。

契約の電子化におすすめ「電子印鑑GMOサイン」

電子契約に移行する上で、おすすめしたい電子契約システムが「電子印鑑GMOサイン」です。電子印鑑GMOサインは充実した機能を搭載したクラウドサービスで、導入しやすい価格で提供されています。

電子印鑑GMOサインでは、会社実印に相当する電子印鑑と、認印に相当する電子印鑑を使い分けることができて、対外的な取引から社内承認まで幅広く電子化が可能です。これにより、まず社内文書を電子化し、続いて社外との取引も電子化するといった段階的な移行も、簡単に実現できます。また、柔軟な社内承認フローを実現できる「ワークフロー固定機能」も搭載されています。この機能を活用すれば、これまで社内で行っていた承認フローを変更することなく、電子印鑑GMOサイン上で社内承認を再現できるのです。

GMOサインの特長

電子契約への移行には下準備と電子契約システムの導入が重要

電子契約へ移行する場合、まずはどの契約書が電子化できるのか、また電子化しやすいのかを把握したり、社内の運用ルールを定めたりするなど、きちんと下準備を行うことがトラブルを避けるコツです。また、混乱を避けるためにも、一度に全てを電子化しようとするのではなく、段階的に行うことが重要です。

また、契約書に法的効力を持たせるために必要な要件を、一企業が独自に満たすことは困難であるため、電子契約システムの導入は必須と言えます。そこで、おすすめの電子契約システムは「電子印鑑GMOサイン」です。電子印鑑GMOサインを導入すれば、特別なスキルを必要とせずに、法的効力を持つ契約書を作成して相手先に送付し、契約締結するといった電子契約の一連の流れを実現できます。

また、既存の社内承認フローを、そのままシステム上で再現できる機能を持っていることも、おすすめポイントのひとつです。電子契約による多くのメリットを享受するなら、電子印鑑GMOサインの導入が最大の近道であることを覚えておきましょう。

収入印紙の必要がない電子契約の導入ガイドを配布中!

導入ガイドのイメージ画像

導入ガイドをダウンロードする

関連記事

ハンコ脱出作戦 編集部

筆者

ハンコ脱出作戦 編集部

このライターの記事一覧を見る

  • 電子印鑑GMOサインが選ばれる理由
  • 電子契約とは
  • 脱印鑑ブログ 公式Twitter

公式SNS

電子印鑑GMOサインのサービス情報や電子契約に関わる様々な情報を配信!

「ハンコ脱出作戦」とは?

日本の脱印鑑文化を応援するブログメディアです。
電子印鑑GMOサインのサービス情報や電子印鑑、電子契約の最新情報をお伝えしています。

電子契約サービスを検討中の方向けに、
役立つ資料を提供しています。

電子契約サービスの基礎知識や選び方、導入ステップなどを分かりやすく紹介しています。
無料でダウンロードいただけます。ぜひご活用ください。

資料請求

印鑑の完全廃止に関するグループの取り組みと関連リンク集

印鑑の完全廃止に関するグループの取り組みと関連リンク集