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介護業界で電子契約を活用!具体的なメリットや導入手順を徹底解説

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日本の介護業界は、少子高齢化により要介護者数が増加し、人手不足が深刻化しています。この問題を解決するためには事務作業の効率化が急務ですが、救世主として注目されているのが電子契約の導入です。今回は介護業界で電子契約を活用するメリットなどをご紹介します。

目次

介護業界の現状と人手不足問題

日本の介護業界は、少子高齢化の進行と共に、要介護者数の増加に直面しています。この状況は、介護現場における人手不足問題をより深刻化させており、施設運営においても業務効率化の必要性が高まっています。

引用元:内閣府「要介護度別認定者数の推移

介護スタッフが事務作業に多くの時間を割かれることは、介護サービスの質向上にも影響を及ぼしています。そのため、電子契約の導入は、業務効率化を促進し、スタッフがケア業務に専念できる環境を整えるために非常に有効な手段とされています。

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介護業界における電子契約の導入背景と目的

電子契約の導入背景には、2021年度の介護報酬改定があります。この改定により、介護事業所での契約書や重要事項説明書、ケアプランなどの電子化が認められるようになりました

電子契約の主な目的は、紙ベースの書類管理にかかる時間とコストの削減、および情報アクセスの迅速化による業務負担の軽減です。これにより、書類作成、保管、検索作業の効率が大幅に向上し、介護スタッフがよりケアに集中できる時間が増加することが期待されます。

電子契約の導入は、介護業界における業務改善のための重要なステップとなり、スタッフと利用者双方にメリットをもたらすと考えられます。

文書負担軽減や手続きの効率化による介護現場の業務負担軽減の推進

署名・押印の見直し、電磁的記録による保存等

  • 利用者等への説明・同意について、電磁的な対応を原則認める。署名・押印を求めないことが可能であることや代替手段を明示する。
  • 諸記録の保存・交付等について、電磁的な対応を原則認める。
引用元:厚生労働省「令和3年度介護報酬改定について

さらに2024年1月から本格的な運用が始まった電子帳簿保存法への対応としても、電子契約の導入は有効です。電子帳簿保存法で定められた電子データの保存要件については、次の記事でも詳しく解説しています。ぜひご一読ください。

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電子契約とは

電子契約とは、紙の契約書を使用せずに、コンピューターやスマートフォンなどのデジタルデバイスを通じて契約を結ぶ方法です。インターネットなどを利用して契約書の作成、送信、保管を行い、紙の契約書に比べて時間やコストを削減できます。とくに介護業界では、電子契約の導入が奨励されており、事務作業の時間を減らすことで、より重要なケアの時間を増やせるため、多くの企業や施設で導入が進んでいます。

電子契約の定義と概要

電子契約とは、紙の文書を使わずに電子的な形式で契約を締結する方法です。主に電子署名や電子サインといった技術を活用して、インターネット上で契約書の作成、送信、そして保管を行います。

従来の紙ベースの契約プロセスと比較して、電子契約は時間とコストを大幅に節約できるため、さまざまな業界で導入が進められています。介護業界においても、業務の効率化と介護サービスの質の向上を目指して、電子契約の使用が推進されています。

2021年度介護報酬改定と電子契約の解禁

2021年度の介護報酬改定を通じて、介護業界での電子契約の利用が正式に許可されました。この改定は、介護サービスの利用者やその家族にとっての利便性を向上させると同時に、事業者の業務負担を軽減することを目指しています。

改定により、契約書や重要事項説明書などの書類の電子化が認められ、電磁的な方法による書類の交付が可能となりました。これによって、介護事業所では書類の作成、保管、検索作業の効率化が進み、スタッフは質の高いサービス提供により集中できるようになることが期待されています。

介護業界における電子契約のメリット

電子契約を導入することによって、まず紙やインクなどが不要となるため、経済的なコストが削減されます。また、書類の紛失リスクも低減されるでしょう。さらに、書類の印刷や郵送する手間も省くことができ、契約関連の業務時間を大幅に短縮することが可能です。

契約業務の効率化

電子契約の導入は、介護業界における契約業務の効率化に大きく寄与します。紙ベースのプロセスに比べ、書類の印刷、署名、郵送、保管といった複数の手間が削減されます。これにより、契約締結までの時間(リードタイム)が大幅に短縮され、介護スタッフはサービスの質の向上や他の重要な業務により多くの時間を割くことが可能となるのです。

電子契約は、迅速な契約プロセスを可能にし、業務の流れをスムーズにします。

コスト削減

電子契約の利用は、介護事業所にとって多大なるコスト削減効果をもたらします。先述の通り、紙やインク、郵送費用、印紙代といった紙ベースの契約プロセスで発生していたコストが不要となります。これにより、介護事業所は経費を大幅に節約することが可能です。

また、書類保管スペースも削減できるため、オフィススペースの有効活用が可能となります。

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書類紛失の防止

電子契約システムによる契約書や重要文書のデジタル化は、文書の紛失や破損のリスクを低減します。文書の電子データはクラウド環境で管理されるため、必要な文書へのアクセスがいつでもどこからでも可能となり、業務の効率性とセキュリティが向上します。さらに、バックアップ機能により、データの安全性も確保され、万が一の事態にも迅速に対応できる体制が整います。介護業界における文書管理の問題を、大幅に軽減できるのです。

実地調査への対策

介護事業所で実施される定期的な実地調査や監査において、電子契約の導入は大きなメリットをもたらします。電子化された書類はかんたんに検索が可能で、必要な情報の迅速な提供が可能です。これにより、調査や監査の準備にかかる時間と労力が大幅に削減され、全体的な効率が向上します。

事務作業の負担軽減と人手不足解消

電子契約の導入は、介護業界での事務作業の負担を大幅に軽減します。業務の効率化は、人手不足問題の一部を解消する効果があります。

介護業界における電子契約の導入手順

介護業界で電子契約を導入するには、計画的なアプローチが必要です。

自社のニーズに最も適した電子契約サービスを比較検討しつつ、関連する法律や規制の理解を深めましょう。また、スタッフ全員が新しいシステムについて理解し、協力的になるような事前説明会を行うことが重要です。

電子契約サービスの選定基準

電子契約サービスを選定する際には、介護業界の特性に合った機能を持つサービスを選ぶことが重要です。スマホがない方やご年配の方との契約をスムーズに行える仕組みを持つサービスがおすすめです。

電子印鑑GMOサインは、通常のメール認証タイプに加え、施設・店頭のデバイスを使って手書きサインで署名する「対面契約」ができます。スマホがない方やデジタル機器の扱いに慣れないご年配の方との契約も安心です。

法律・規制の確認

介護サービスの提供における電子契約の利用は、法律に則った形で行われる必要があります。介護業界に適用される個人情報保護法や介護保険法などの規制を遵守することが必須です。これらの法律や規制を事前に確認し、導入後の運用計画を立てることで、合法的かつ効果的な電子契約システムの運用が可能になります。

なお、電子契約の法的有効性は主に電子署名法に基づきます。次の記事では、電子署名法において押さえるべきポイントを解説していますので、ぜひご覧ください。

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導入プロセス

準備が整ったら、電子契約システムの実際の導入プロセスに移ります。この段階では、スタッフのトレーニング、システムのセットアップ、そして運用開始が主要なステップです。各ステップを慎重に進め、介護事業所の既存の業務フローに電子契約システムをスムーズに組み込むことが目標となります。初期段階では、スタッフからのフィードバックを積極的に収集し、システムの運用を改善することが成功につながります。

スタッフの教育・トレーニング

導入が完了したら、システムの基本操作の習得に加えて、業務効率化の利点やセキュリティ対策などを含めた、包括的な教育とトレーニングを実施します。スタッフがシステムを適切に利用できるようになることで、導入の効果を最大化することが可能です。

システムのセットアップ

システムのセットアップでは、介護事業所における現行の業務フローを考慮し、電子契約サービスをカスタマイズします。この時点で、既存の業務システムとの連携や必要に応じたカスタマイズの実施が重要です。

運用開始

運用を開始した後は、スタッフからのフィードバックを定期的に収集し、システムの改善点を洗い出します。初期段階での運用を通じて明らかになる問題点や効率化をさらに進めるための機能追加の検討など、運用を継続しながらシステムを最適化していきます。

お試しフリープランがおすすめ!

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電子契約の導入を検討しているが、資料やホームページ上の情報だけだと、いまいちイメージが湧かない」とお悩みの方に、おすすめしたいプランです。

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電子契約サービスの選び方

介護業界での電子契約導入では、機能性や利便性、セキュリティ面などを考慮し、適切な電子契約サービスを選ぶことが成功の鍵となります。

機能性

電子契約サービスの選定において、機能性は重要な要素です。介護業界では利用者やその家族との間で頻繁に契約が行われるため、わかりやすいシステムであることがポイントとなります。

また、スマホがない方やご年配の方との契約をスムーズに行える仕組みを持つサービスがおすすめです。とくに、手書きサインを利用した対面契約もカバーしている電子契約サービスであれば、デジタル機器になじみがない方であっても安心して利用できるでしょう。

利便性

利便性は、電子契約サービス選定の際に考慮すべき重要なポイントです。直感的に操作が可能なUI(ユーザーインターフェース)とスマートフォンなどモバイル端末への対応は、多忙な介護スタッフがいつでもどこからでも契約関連の業務が可能となる必須の機能です。

契約プロセスの追跡と管理がかんたんにできるような機能が整っているかどうかも、重要な検討点となります。

なお、電子印鑑GMOサインはスマートフォンアプリもリリースしており、パソコンを持たない利用者の方にも電子契約を依頼しやすいサービスとなっています。

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セキュリティ

介護業界では、利用者のデリケートな個人情報を取り扱うため、セキュリティの確保は最優先事項です。選定する電子契約サービスが、国内外のセキュリティ基準に準拠しているか、定期的にセキュリティチェックを実施しているかを確認しておきましょう。

データの暗号化、アクセス権限の管理、セキュリティ監視機能など、データ保護のための機能が充実しているかも、サービス選定時には欠かせない判断基準となります。

コストパフォーマンス

コストパフォーマンスは電子契約サービス選定時の重要な考慮事項です。導入コストだけではなく、長期的な運用コストも考慮に入れ、総合的なコスト効率を評価することが必要です。サービスの質と提供される機能をコストと照らし合わせ、介護事業所の予算に応じて最適な選択をすることが求められます。

サポート体制

サポート体制の充実度は、電子契約サービスを選ぶ際に欠かせません。とくに導入初期や運用中に遭遇する可能性のある技術的な問題に対して、迅速かつ適切なサポートを提供してくれるかどうかは、サービスの信頼性を大きく左右します。サポートの質、対応の速さ、利用可能なサポートの種類(電話、メール、チャットなど)などについては、事前に詳細を確認しておくことが重要です。

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導入にあたっての留意点

ここでは、導入にあたってとくに注意すべき点を詳しく解説します。

利用者やその家族への説明

電子契約の導入を進める際には、そのメリットや使用方法、安全性に関して利用者やその家族に説明することが非常に重要です。デジタル技術に不慣れな高齢者や家族も多いため、電子契約のプロセスを理解しやすいよう、わかりやすく説明する必要があるでしょう。

丁寧な説明は、利用者やその家族との信頼関係を深め、電子契約への理解と受け入れを促進するための重要な要素です。

法的な有効性と証拠能力

電子契約の導入にあたっては、その法的な有効性と証拠能力を確認することが必須です。電子契約が各国の法律においてどのように扱われ、紛争発生時に証拠としてどの程度の力を持つのかを理解することが重要と考えてください。

電子署名法や個人情報保護法など、電子契約に関連する法律の知識を持つことは、介護業界での電子契約導入の際に不可欠です。

データの安全管理

電子契約システムを介護業界に導入する際、データの安全管理は最も重要な検討事項の一つです。利用者の個人情報を含む契約書類は、高度なセキュリティ対策を講じて管理する必要があります。このためには、データの暗号化、アクセス権限の厳格な管理、定期的なセキュリティチェックといった措置が不可欠です。

なお、電子印鑑GMOサインは、非常に高いセキュリティ技術を誇る電子契約サービスです。取得済みの認証や証明書のセキュリティに関する取り組みについては、次のページをご覧ください。

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今後の展望

要介護者の増加や人手不足が課題とされる介護業界において、業務効率化の実現に有効な電子契約の導入は今後ますます進むでしょう。

電子契約導入の重要性と将来性

電子契約の導入は、介護業界における効率化とサービスの質の向上に不可欠な役割を担っています。契約プロセスの迅速化、コスト削減、エラー率低下により、介護サービスの提供がよりスムーズになる効果が期待できるでしょう。

利用者の家族が遠隔地にいる場合はとくに、契約手続きが容易になることのメリットは大きなものとなります。将来的には、電子契約が介護業界の新しい標準となり、業務効率とサービス品質のさらなる向上が期待されています。

介護業界におけるデジタルトランスフォーメーションの推進

介護業界での電子契約の導入は、デジタルトランスフォーメーションを加速させる重要な要素です。デジタル技術を活用した業務改革は、単に介護サービスの質を向上させるだけでなく、新たなサービスモデルの創出にもつながります。

AIやビッグデータの活用による個別化されたケアプランの提供など、電子契約はこれらの先進技術と組み合わせることで、介護サービスの可能性を大きく広げます。

まとめ

介護業界での電子契約の導入は、業務効率の向上、コスト削減、サービス品質の向上に大きく貢献しており、この分野における救世主ともいえる存在になりつつあります。

紙ベースの契約から電子契約への移行は、契約関連業務の時間短縮、エラー率の低下、書類の紛失リスクの軽減など、数多くのメリットが期待できるでしょう。

電子印鑑GMOサインは、介護業界に最適な電子契約サービスです。スマホがない方やご年配の方との契約も安心して行える「対面契約」も提供しており、国内シェアNo.1(※)の実績の通り、多くの事業者様から信頼できるサービスとして評価されています。

導入前のご相談や導入にあたってのサポートも充実していますので、まずはぜひお気軽にお問い合わせください。

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※1 導入企業数は「電子印鑑GMOサイン(OEM商材含む)」を利用した事業者数(企業または個人)。1事業者内のユーザーが複数利用している場合は1カウントとする 。自社調べ(2023年11月)
※2 電子署名およびタイムスタンプが付与された契約の送信数(タイムスタンプのみの契約を除く。電子署名法の電子署名の要件より)。自社調べ(2023年12月)

 

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この記事を書いた人

GMOサインが運営する公式ブログ「GMOサインブログ」の編集部です。
電子署名/電子サイン/電子印鑑(デジタルハンコ)/脱印鑑(脱ハンコ)/電子文書/電子証明書/電子帳簿保存法など、電子契約にまつわる様々なお役立ち情報をお届けします。

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