電子契約を学ぶ

2020年9月10日

2022年7月13日

書類を電子化するメリット・デメリット、改正電子帳簿保存法の要件

テレワークが広がり、書類の電子化(ペーパーレス化)が進む昨今ですが、書類の電子化は企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは書類の電子化によるメリットやデメリットを説明するとともに、書類の電子化に関わる電子帳簿保存法の改正内容についても解説していきます。

また、改正法が施行される令和4年1月1日からルールがどのように変わるのか、当記事で整理していきましょう。


書類を電子化するメリット・デメリット

書類の電子化により、保管スペースの縮減やコスト削減といったメリットが得られることは以前から言われていましたが、ほかにもさまざまな利点があります。

一方で、場合によってはデメリットが生じることもありますので、何ら対策をとらずに電子化を進めるのは得策ではありません。

書類を電子化することによるメリットとデメリットをまとめます。

電子化のメリット

電子化は、手間、スペース、コストの縮減に役立ちます。

第一に、紙に印刷する必要がないため、複合機、インク、紙といった印刷に関わるコストを削減でき、書類を保管しておくスペースも必要なくなります。

第二に、電子化された書類は、データとしてサーバーに保管すれば、保管スペースも必要なく、簡単に検索できるようになります。

第三に、サーバーに接続できる環境であれば、社内外問わず、テレワークでも書類の閲覧が可能となるため、出社しなくても業務を遂行する環境が整います。会議に備えて資料を参加人数分印刷して配布するといった手間や時間もかかりません。

このように、電子化は、手間、スペース、コストといった観点から考えると企業に大きな恩恵をもたらすのです。

さらに、書類の電子化は、企業のより高度なセキュリティ対策や機密管理にも貢献します。紙の場合は、保管場所を施錠したとしても鍵さえあれば持ち出すことが可能ですが、サーバー上の書類は、閲覧や編集などの権限を管理できる上、書類にアクセスした人や時刻の記録を取得する機能を追加もできます。このように書類の電子化は、紙の書類では難しかったことを実現してくれるのです。

その他のメリットもまとめると、下表のようになります。

書類電子化のメリット 詳細
コスト削減 ・印紙税が不要になる

・印刷や郵送にかかるコストが不要になる

・保管に使用していた場所の費用が不要になる

管理性向上 ・物理的な保管スペースが必要ない

・システム上で検索をかければすぐに目当ての書類が見つかる

・災害等が発生しても紛失が起こりにくく事業継続性も向上

業務フローが効率化 ・書類の作成から送付といった作業が不要になる
テレワークの促進 ・書類のやり取りがシステム上で可能になり、リモート環境で働きやすくなる
セキュリティの高度化 ・書類の閲覧や利用を制限できる
事業改革 ・書類の利活用が進みDX推進に寄与する

電子化のデメリット

書類の電子化に、デメリットはあるのでしょうか。

例えば、電子化した書類について、紙の書類のように気軽に付箋を貼りたい、手書きでメモしたいといった場合には、専用のツールが必要となることがあります。さらに、パソコンなどに不慣れな人にとっては、最初のうちは書類を閲覧するだけでも使い勝手が悪く感じられるかもしれません。紙と異なる使い方やデータの作り方に徐々に慣れていく必要があるでしょう。

ただ、企業が書類を電子化する際、もっと重要で忘れてはならないことがあります。それは法令による規制内容に準拠できているか、ということです。後述するように、書類を電子化するにはその取得方法や書類の種類に応じてルールが決まっています。このルールに沿った運用をしなければならず、対応に戸惑うこともあるでしょう。

その他のデメリットについてもまとめると、下表のようになります。

書類電子化のデメリット 詳細
アナログ対応が難しい ・手書きするには専用のツールが必要

・紙のように気軽に付箋を貼れない

・パソコンに不慣れだと作業に時間がかかる

法令への準拠 ・ルールが複雑

・頻繁に改正がなされており、変更内容に追随する必要がある

新たな社内ルールやシステムの導入に手間がかかる ・社内にルールを理解した者がいないと苦労する

・システムの導入にコストがかかる

・そもそも何から手をつければよいのかわからない

書類を電子化する前に押さえておくべき2つの法律

書類を電子化する前に押さえておくべき2つの法律、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」について解説します。

e-文書法とは

「e-文書法」とは、紙で保存する必要があった書類を、電子データとして保存できるように定めた2つの法律の通称です。

「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」から構成されています。

e-文書法が施行されたことにより、企業で保存するほとんどの書類について電子保存が認められました。特に電子化に対するニーズが高い契約書や請求書、納品書といった書類などはもちろん、数々の書類が電子化できるようになりました。

電子化された請求書の基礎知識について詳しく!

電子化が認められる書類かどうかは、内閣官房情報通信技術(IT)総合戦略室が公開する「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」に記載されています。

参考:e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった書類と要件

なお、電子データとして保管する際は、以下の要件に沿って保存する必要があります。

  • 見読性:電子化された書類が、パソコンなどの画面できちんと読めること
  • 完全性:電子データの紛失や改ざんを防ぐために、消去や変更の履歴を確認できること
  • 機密性:アクセスできる人を限定、特定できること
  • 検索性:必要なデータをいつでも検索して取り出せること

電子帳簿保存法とは

「電子帳簿保存法」は、1998年に施行された、会計帳簿や国税関係書類の電子データでの保存を認める法律です。

同法では保存の形態を「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引により生じたデータの保存」 の3つから考えます。

  • 電子帳簿等保存         :データとして作成した書類をそのまま保存
  • スキャナ保存          :紙で受領・発行した書類をスキャンして保存
  • 電子取引により生じたデータの保存:電子的に受け取った情報をそのまま保存

この分類が非常に重要です。同じ“書類の電子化”といっても、どの保存形態であるかによって同法における取扱いが変わるからです。

たとえば、「紙をデータ化して保存」するのと「パソコン上で作成したものをそのままデータで保存」することは、別の保存方法として扱われます。

▷参考:電子帳簿保存法の改正内容を解説!

e-文書法と電子帳簿保存法の違いと注意点

e-文書法は、法律上保存が要求される書類のうち、見読性などの条件を満たせば電子データでの保存が可能である書類について定めたもので、約250の法令に関する書類について認められています。

一方、電子帳簿保存法は、国税庁が管轄する帳簿の保存に関する法律です。いずれも、従来書面(紙)での保存が義務付けられていた書類について電子化を認めたという意味では共通しています。

しかし、幅広い文書を対象とするe-文書法に対し、電子帳簿保存法は特に国税関係書類を対象とした法律です。各種帳簿のほか、契約書や領収書、請求書、見積書、納品書などのエビデンスについて定めています。e-文書法はこれらの書類に加え、建築図書や人事関係の書類、医療情報などにも広く適用されます。

▷参考:e-文書法と電子帳簿保存法の基本を解説!

書類電子化に関する改正電子帳簿保存法の変更点

企業の担当者の方は、2022年(今年)1月1日に施行された改正電子帳簿保存法の内容が気になるところでしょう。基本的に同法の改正は企業が運用しやすい方向へ行われており、今回の改正も例外ではありませんが、運用面の変更が一部で必要となるので注意したいところです。

このうち最も留意すべきは、「電子データとして作成されたものを紙に出力して保存することが認められなくなる」ということです。

本来、すでに電子化されている書類について紙に出力する必要はそもそもないのですが、紙での運用に慣れている企業だと一度紙に印刷するという運用をしているケースも少なくありません。ただ、改正法施行後は、早急に運用体制を変える必要があるでしょう。

その他の改正ポイントとしては、「電子化要件の緩和」「事前承認制の廃止」が挙げられます。タイムスタンプの付与や検索条件に関する要件が緩和されるとともに、事前に税務署長の承認を得る必要がなくなることで、電子化を進めやすくなります。

その他変更点を簡単に以下に整理しました。

保存形態 変更点
電子帳簿等保存 ・事前承認制度の廃止

・保存要件緩和

スキャナ保存 ・事前承認制度の廃止

・タイムスタンプ要件、検索要件の緩和

・適正事務処理要件(社内の相互牽制や定期チェックの体制)の廃止

電子取引 ・重加算税

・タイムスタンプ要件、検索要件の緩和

・紙の出力による保存措置が廃止

書類を電子化するフロー

では、実際に書類を電子化するにはどのような手順で進めればよいのでしょうか。電子化を行う際に押さえておくべきポイントを説明します。

電子化する書類の選定

これまで紙で保管してきた書類をすべて一気に電子化しようとすると手間と費用がかかります。そのため、電子化が十分に進んでいない企業に関しては段階的に取り組んでいくとよいでしょう。

そこで、よく使うファイルやテレワークで社員が必要とする書類から優先的に電子化することを検討してみましょう。

データ保管方法の策定

電子化したデータをどのように管理するのか、あらかじめ決めておきます。このとき、ファイル名や格納するフォルダ階層のルールも決定しておくとスムーズに電子化作業を進められます。同様に、データの解像度やサイズ、ファイル形式(PDF、画像等いくつかの形式があります)などを決定しましょう。

スキャナで書類を読み取る際に、同時にOCR処理を行うとデータ内のテキストを検索できるようになります。特に電子帳簿保存法に基づいて書類を電子化しようとする場合、タイムスタンプの付与やデータの検索性が求められます。改正により緩和はされますが、一定の水準は超えていなければなりません。

法令対応を支援するクラウドサービスもありますので、活用するのもよいでしょう。

実際のスキャン作業

実際に書類をスキャンし電子データにする際は、ページが抜けていないか、文字が判読できるかなど、適宜確認しながら進めましょう。

最後に、電子データにあらかじめ決めておいた名前をつけ、フォルダに電子データを格納すれば電子化が完了です。

書類を電子化する際の注意点

書類を電子化するにあたって最も注意すべきことは、電子帳簿保存法に則り、書類の種類に応じて適切な保存方法を選択するということです。

電子データとして存在しているものを紙に出力して保存することはできなくなると説明しましたが、「元々紙で受領したもの」に関しては原本の保存も認められます。むしろこの保存方法が原則であり、スキャナ保存は例外的な保存方法としての立ち位置なのです。

また、タイムスタンプの付与が求められる場合には、これを約2ヶ月以内に済ませなくてはなりません。
※改正により「遅滞なく」から「約2ヶ月以内」にまで伸長

加えて「取引年月日」「取引金額」「取引先名称」の3項目から検索できるようにしなければなりません。システムを導入して対応する場合にはこれらの項目で検索できることを確認しましょう。

なお、これらのルールは今後さらに改正される可能性があります。これまでも電子帳簿保存法は1998年の施行から2005年、2016年、2019年、2020年、そして2022年と改正を繰り返しています。今後も大きな変更が起こり得るため、現行法を理解して安心するのではなく、将来的に変動していくものだと捉えて改正の度に内容を追いかけていく姿勢が大切です。

電子化した書類の効率的な管理方法

電子化した書類はサーバーなどで保管・管理しますが、閲覧や管理を効率化するにはどうすればよいでしょうか。

この観点から重要と考えられるのは、電子化された書類の「検索性」です。ファイル名やフォルダ名のわかりやすさだけでなく、テキスト検索のしやすさを高めることが大切です。

このように、法令への準拠だけを考慮するのではなく、利用者が簡単に必要なファイルを取り出せるように配慮しましょう。

こうした書類管理に便利なサービスとして、クラウド型の書類管理システムがあります。検索性にすぐれ、閲覧権限の管理などもあらかじめ機能として組み込まれているためセキュリティ面での課題も解決されます。電子化に合わせて文書管理サービスの導入を検討するのもおすすめです。

書類の電子化作業を効率化する方法

電子化を始めると、慣れるまでの間は生産性を落としてしまう可能性があります。そこで、以下の方法によりできるだけ書類の電子化作業を効率化しましょう。

代行業者を利用する

効率的に電子化する方法の1つに、代行業者の利用が挙げられます。

スキャニングや入力代行サービスを展開している業者もあり、このサービスを利用することで自社の手間を削減することが可能です。

具体的な対応範囲は業者によって異なりますが、電子化から保管、廃棄までワンストップ対応をしてくれるところも存在しますので予算を勘案しながら検討するのもよいでしょう。

スキャナ代わりにスマートフォンを利用する

紙の書類もスキャナ保存によって電子化が可能です。

そしてこのスキャナ保存に特別な装置は必要ありません。スマートフォンを使った撮影でも要件を満たすことは可能です。

わざわざ専用のスキャナを用意してオフィス内で共有していたのではスムーズな電子化はできず、テレワークも進めにくくなりますが、スマートフォンを利用することでこれらの問題を解決できます。なお、スキャナ保存をする際は、200ドット以上(200dpi)相当以上かつ256階調(24ビットカラー)以上という基準を満たすようにしましょう。

クラウドサービス・ITツールの利用

上でも少し触れましたが、クラウドサービスやITツールの活用は業務の効率化に非常に効果的です。手作業で一つ一つ対応していくのではなく、書類の電子化、業務フローの電子化などに特化したシステムの活用も積極的に検討すべきです。検索性の要件など、電子帳簿保存法への適応もスムーズになります。

コストは発生するものの、クラウド型であれば初期費用が比較的少なく済む上、大きな費用対効果が期待できます。

書類の電子化は法律の確認と検索性がポイント

書類の電子化には多くのメリットがありますが、タイムスタンプの付与や一定の検索性を持たせるなど、法令に準拠した運用をしなければなりません。

未然にトラブルを防ぐためにも、この記事を参考にしていただけたら幸いです。

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